Trois ans de CD-Rom dans une bibliothèque universitaire

Après 3 ans d'existence d'un service de CD-ROM dans une section de bibliothèque universitaire scientifique, il est possible de dresser un bilan et de tirer quelques principes généraux sur la meilleure façon de procéder, afin d'éviter de recommencer certaines erreurs. Le succès d'un tel service est évident et il n'est certainement plus possible de revenir en arrière. Cependant, ce succès est le fait d'une minorité d'utilisateurs, utilisant un petit nombre de CD-ROM mis à leur disposition. L'étape suivante sera la mise en service d'un réseau, qui permettra d'interroger les CD-ROM non seulement depuis la bibliothèque, mais aussi depuis les laboratoires du campus.

After three years in a scientifical library, it is possible to take stock of the use of CD-ROM and to draw some general rules on the best way to proceed, in order to avoid to make again some mistakes. The success of such a service is obvious and it is not possible to look back any more. However this success is the work of a few users, using a few number of CD-ROM. The next stage will be the setting up of a network, which will allow to consult the CD-ROM not only in the central library but also from all the university.

Depuis trois ans, un service de CD-ROM gratuit fonctionne à la bibliothèque de Luminy, section de la bibliothèque de l'Université d'Aix-Marseille II. Un compte rendu historique trop technique ou trop détaillé de cette expérience serait sans doute fastidieux et peu intéressant. A partir de cette expérience, et sans cacher les erreurs commises ni les défauts de cette réalisation, j'essayerai de déboucher sur les problèmes généraux que pose l'utilisation des CD-ROM en bibliothèque universitaire et je poserai les questions qui se posent à tous - sans forcément donner les réponses.

La bibliothèque de Luminy dessert une Faculté des sciences, une UFR STAPS 1, de nombreux laboratoires du CNRS (dont 3 laboratoires propres), de l'INSERM et de l'INRA 2, ainsi que quelques laboratoires privés, dont le très important Immunotech. Soit un public potentiel d'environ 4 500 personnes.

Les locaux

Les bibliothèques universitaires françaises ne sont pas des modèles d'architecture et de fonctionnalité, surtout les bibliothèques construites selon les « instructions de 1962 », dont la structure s'apparente à celle de hangars. Il est donc souvent difficile de trouver un emplacement satisfaisant pour un service de CD-ROM. Plusieurs conditions sont impératives (1) :
- ce service doit être à proximité immédiate - à vue - du personnel qualifié, à défaut d'avoir un personnel spécifique qui y travaille en permanence - ce qui serait souhaitable -, pour pouvoir aider les utilisateurs et, le cas échéant, les surveiller afin de prévenir le vol ;
- pour éviter le bruit, ce service doit être dans un local indépendant et fermé (donc vitré pour être à vue) afin de ne pas gêner les autres lecteurs de la bibliothèque. De nombreuses causes peuvent en effet générer du bruit.

Le personnel est très souvent amené à intervenir, soit pour donner des formations, soit pour aider un lecteur en difficulté. Les imprimantes matricielles sont très bruyantes et peuvent gêner les lecteurs. D'autres solutions sont possibles qui sont moins bruyantes : imprimantes à jet d'encre ou laser. Autre source de bruit : l'arrivée des CD-ROM multimédias. Des sons nouveaux très divers peuvent troubler l'atmosphère d'une bibliothèque. Cela peut aller de La flûte enchantée de Mozart au son du canon de Desert storm (2) en passant par le chant des oiseaux de Birds of America ou d'Aves. Un palliatif possible est l'installation de casque pour l'écoute, mais cela ne semble pas très hygiénique.

Quelle dimension donner à l'espace consacré à ce nouveau service ? La réponse peut être dictée par les locaux eux-mêmes : si vous avez peu de place disponible, vous y consacrerez peu de place. Si vous avez de la place, la réponse dépendra à la fois de vos moyens financiers et de la confiance ou du manque de confiance que vous avez dans l'avenir du CD-ROM... Quoi qu'il en soit, la surface doit être suffisamment grande pour pouvoir faire face à toutes les évolutions prévues et imprévues des nouvelles technologies de l'information (3).

Dans le cas de Luminy, bibliothèque de type 1962, des travaux de rénovation du niveau de recherche avaient lieu, et une salle de 5 x 5 m, vitrée, était prévue pour les microformes. Les CD-ROM sont arrivés entre-temps : les microformes ont cédé la place aux CD-ROM.

C'est dans cette même salle qu'ont été regroupés les CD-ROM, les Current Contents sur disquette et le service d'interrogation de bases de données en ligne - que ces interrogations soient faites par un bibliothécaire ou par le lecteur lui-même -pour en faire une salle de bibliographie moderne.

Mais l'installation électrique n'était pas l'installation que j'aurais fait faire pour un service de CD-ROM : il faut donc toujours en quelque sorte prévoir l'imprévisible lorsqu'on construit ou rénove une bibliothèque. Ou en d'autres termes avoir des locaux dont l'équipement permet de changer la destination très rapidement sans avoir à faire de frais supplémentaires.

L'ergonomie

L'ergonomie (1) doit être la règle, entendue au sens le plus large du terme : non seulement le confort de l'utilisateur d'un équipement, mais aussi l'utilisation la plus efficace de l'équipement en prenant soin de la santé des utilisateurs. Il ne faut pas non plus oublier qu'une installation ergonomique ne coûte pas plus cher qu'une installation non ergonomique...

Cela inclut :
- une surface de travail à la bonne hauteur et suffisamment grande, sur un poste de travail informatique, si possible à deux niveaux. L'utilisation d'un matériel de bibliothèque traditionnel (tables de lecture) ne peut être que transitoire, car les tables ne sont pas à la bonne hauteur. La surface disponible doit être assez grande : l'utilisateur doit pouvoir prendre des notes et utiliser des manuels ou des documents. (Il ne faut pas oublier, en cas de réseau, de prévoir aussi un poste de travail pour gaucher, où la place libre sera à gauche) ;
- des chaises ajustables en hauteur. Les chaises de bibliothèques ne sont pas réglables et de plus ne donnent pas une position de travail confortable devant un micro-ordinateur. Des chaises de dactylo sont le meilleur choix. Je n'entrerai pas plus avant dans le détail, que tout bibliothécaire connaît (roulettes en fonction de la nature du sol, etc.) ;
- l'éclairage : l'éclairage est un point important qui ne peut pas forcément être résolu si l'on doit occuper des locaux prévus pour d'autres occupations. La lumière directe, les néons, la proximité d'une fenêtre, les reflets peuvent gêner de façon très importante des lecteurs qui n'oseront pas se plaindre. La lumière doit être moins intense que dans une salle de lecture, mais cependant suffisante pour pouvoir lire la documentation imprimée comme des manuels d'utilisation ;
- l'imprimante : le choix de l'imprimante est fonction de plusieurs considérations : le bruit, comme on l'a vu plus haut ; le coût de l'imprimante et le coût de l'impression à la page ; la configuration de l'équipement : monoposte ou réseau. L'imprimante à jet d'encre et l'imprimante laser sont certes moins bruyantes et plus rapides que les imprimantes matricielles, mais aussi plus coûteuses. Dans une installation monoposte, une impression par imprimante matricielle sur papier en continu, de la qualité la plus basse, est suffisante. Sur un réseau, une imprimante plus rapide - laser ou jet d'encre - est nécessaire, puisqu'elle dessert plusieurs postes de travail. Autre considération non triviale : le service est-il gratuit ou payant ? En cas de service payant, on peut se permettre de s'équiper de matériel plus coûteux. Mais il faut savoir qu'un listing lisible est suffisant puisqu'il ne s'agit que d'un document de travail qui n'est pas destiné à être réutilisé à l'identique.

A Luminy, l'idéal est loin d'être atteint : les tables sont des tables de bibliothèque et les chaises aussi. L'éclairage consiste en tubes au néon. L'imprimante est une Epson X 800 matricielle avec papier en continu. Donc jusqu'à présent, rien n'est conforme à l'idéal.

La sécurité

La sécurité concerne à la fois les micro-ordinateurs et les CD-ROM. Chaîner les micro-ordinateurs aux tables prévient le risque de vol sans l'empêcher totalement. La sécurité et l'intégrité des CD-ROM sont plus difficiles à assurer. En l'absence de réseau, à moins d'avoir un micro-ordinateur par CD-ROM, il faut prêter les CD-ROM. Le CD-ROM peut être prêté à la banque de prêt, comme n'importe quel document, ce qui rend l'emprunteur responsable de l'emprunt, c'est ce qui se pratique par exemple à Caen (4). Mais, en cas de disparition, il peut être impossible à l'emprunteur de remplacer un CD-ROM qui peut valoir plusieurs dizaines de milliers de francs (SCI, Pascal). Et le marquage des CD-ROM par des systèmes antivol ne semble pas recommandé (5). Le CD-ROM doit être le moins possible manipulé : l'idéal est le caddie 3 qui évite la manipulation directe du disque, donc les risques de l'endommager physiquement.

A Luminy, c'est le self service pour les personnes connues, et le prêt d'un disque pour le lecteur inconnu. Mais tous les CD-ROM sont dans des caddies.

Le matériel

La bibliothèque de Luminy a reçu le matériel standard attribué par le ministère de l'Education nationale : un micro-odinateur Philips 286 avec disque dur de 20 MégaOctets, un lecteur de CD-ROM interne et un moniteur CGA qui a été remplacé par un moniteur VGA (avec la carte correspondante). Le service a fonctionné trois ans avec ce matériel, qui peut sembler plutôt rustique, lent et ancien ; mais comme tout matériel rustique, il a le mérite de bien fonctionner 4. Le micro-ordinateur n'a pas eu de pannes, non plus que le lecteur de CD-ROM, qui a un MTBF 5 excellent. Il est évident qu'un seul micro-ordinateur pour plusieurs disques pose quelques problèmes que l'on verra plus loin.

Les CD-ROM

Sans parler des CD-ROM Téléthèses et Myriade, la bibliothèque a acheté progressivement de nombreux titres, essentiellement grâce à une subvention de 220 000 francs du Conseil régional.

Tout d'abord quatre abonnements réguliers à des bibliographies :
ASFA (1978 -->) ; Science Citation
Index (1980 -->) ; Social Science
Citation Index (1990 -->) et Sportdiscus, soit un total d'environ 35 disques.
Un abonnement à Computer Select (1991 -->), qui, outre une partie bibliographique, donne le texte intégral de plusieurs revues d'informatique ainsi que de nombreux programmes.

Un abonnement au Journal of Biological Chemistry (1992 -->), qui donne le texte intégral de la revue sur papier du même titre, et permet par ses index de retrouver facilement n'importe quel texte paru.

Dix-sept autres CD-ROM, qui ne sont pas des abonnements, ont été acquis ou reçus en don.

Soit un total de près de 60 disques représentant 23 titres.

Les plus importants sont des CD-ROM bibliographiques, qui reproduisent des bibliographies papier - avec quelques apports originaux dans certains cas : SCI ou Computer Select. On peut faire au passage une critique aux producteurs de CD-ROM : si le CD-ROM est effectivement un médium révolutionnaire, le contenu des premiers CD-ROM n'est pas révolutionnaire. Il se contente de reproduire des bases de données papier, déjà informatisées, sans originalité. Ces produits tirent profit de la grande capacité de stockage du CD-ROM, mais on est encore loin d'exploiter toutes les possibilités, ne serait-ce que la norme XA, sans parler du multimédia. On est encore loin du nouveau papyrus qu'annonçait Microsoft il y a quelques années.

Le personnel

La bibliothèque universitaire avait pour tout personnel « professionnel » un conservateur et deux bibliothécaires-adjoints. Surtout au début, le type de formation nécessaire n'était pas évident, pas plus que les possibilités de l'assurer. La formation s'est faite essentiellement par la pratique, sur le tas. Mettre en place le service, charger les CD-ROM n'était pas aussi simple que cela paraît aujourd'hui... Les premières versions de certains CD-ROM posaient des problèmes : utiliser Edlin pour modifier certains paramètres n'était pas d'une simplicité évidente ; d'autant moins que le matériel livré n'avait pas de programmes comme PC-tools, qui ont été ajoutés par la suite. Quoi qu'il en soit, il n'y a pas eu réticence de la part du personnel mais au contraire un intérêt certain.

L'utilisation et les utilisateurs

Les utilisateurs sont en général plutôt enthousiastes surtout lorsqu'ils apprennent que ce service est gratuit. Malgré cet a priori très favorable, il ne faut pas croire que tout soit simple et que toutes les recherches effectuées soient bonnes.

Depuis le début, il est demandé à chaque utilisateur de remplir une feuille de statistiques, après chaque interrogation de CD-ROM. Cette feuille mensuelle, classée par titre, comporte les principaux éléments suivants :
- l'état civil de l'utilisateur, c'est-à-dire : étudiant de 1er, 2e ou 3e cycle, ou bien enseignant-chercheur ou chercheur ;
- le laboratoire de rattachement, pour les chercheurs ou enseignants-chercheurs ;
- la durée de la recherche ;
- le nombre de références imprimées ou déchargées sur disquette.

Les disques n'ayant pas tous été achetés en même temps, les statistiques montrent donc une montée progressive de l'utilisation des disques et une utilisation différente selon l'utilisateur 6.

Première constatation : la nature même, le contenu des CD-ROM scientifiques orientent déjà leur utilisation. Ainsi les étudiants de 1er cycle ne les utilisent absolument pas. De plus, la pédagogie française dans l'enseignement supérieur - au moins le premier cycle, pour rester un peu optimiste - ne laisse que peu de place à l'initiative individuelle et relève plutôt du gavage ; dans ces conditions, même s'il existait des CD-ROM plus pédagogiques et plus originaux, ils ne seraient pas utilisés. On peut toujours espérer que cet état de fait changera un jour...

Les étudiants de 2e cycle utilisent les CD-ROM de façon variable selon les disciplines. Les étudiants en Activités physiques et sportives (APS) les utilisent dès la maîtrise, les étudiants en sciences exactes ne les utilisent pratiquement pas. Or la maîtrise est en théorie une initiation à la recherche, donc aussi - en théorie, mais hélas seulement en théorie - à la recherche bibliographique. On peut constater qu'il n'en est rien, et qu'un effort serait donc nécessaire pour initier les étudiants de maîtrise à la bibliographie, en relation avec les enseignants. D'autant que le cas des étudiants en APS démontre que les résultats peuvent être très bons 7.

Seconde constatation : les plus gros utilisateurs sont les étudiants de 3e cycle, donc les doctorants. Ils font plus de la moitié des interrogations, alors qu'ils représentent moins d'un tiers des utilisateurs potentiels. En revanche les chercheurs et enseignants-chercheurs utilisent relativement peu les CD-ROM, et, en tout état de cause, infiniment moins que les étudiants doctorants. Que faut-il en conclure ? Que les doctorants sont plus modernes que les chercheurs ? Qu'ils sont plus habitués aux micro-ordinateurs ? Que les enseignants et chercheurs n'ont pas besoin des CD-ROM parce qu'ils ont la science infuse ?

L'étudiant qui commence sa carrière de doctorant semble se diriger naturellement vers la bibliothèque, soit parce qu'il en a conservé un bon souvenir, soit parce qu'il a déjà expérimenté le CD-ROM ou qu'il en a entendu parler, soit parce qu'il ne sait comment faire autrement pour sa bibliographie. Et le CD-ROM devient un outil habituel, qui s'intègre naturellement au travail de recherche. Cela signifie aussi autre chose, en négatif : sans doute que l'étudiant n'a pas atteint le niveau d'information des chercheurs, mais aussi qu'il n'est pas intégré pleinement à l'équipe de recherche dans laquelle il travaille. En effet, s'il était parfaitement intégré, il bénéficierait indirectement et implicitement de l'information que semblent avoir les chercheurs, puisqu'ils n'utilisent pas beaucoup plus les CD-ROM que les recherches en ligne. Il semble que l'on se trouve devant un cas de « rétention de l'information », qui, dans les facultés de médecine, permettait aux « mandarins » de « régner » et qui est supposée avoir disparu, si on en croit le professeur Gouazé (6).

Pour ce qui est du chercheur, je pense qu'il ne faut pas porter de jugement hâtif, comme on a pu en porter au vu de la maigre utilisation des banques de données scientifiques en ligne. En effet les chercheurs - dignes de ce nom, bien entendu - tirent une très grande part de leur information, sinon toute leur information, dans certaines disciplines, de ce qu'on a appelé le « collège invisible ». Ce concept d'« invisible college », utilisé pour la première fois par Derek John de Solla Price dans Little science, big science (7) permet de comprendre le peu d'intérêt de nombreux chercheurs pour les bibliographies, fussent-elles informatisées ou « CD-romisées ». L'information circule entre chercheurs sous des formes diverses, congrès, preprints, communications variées - dont le fax - et maintenant les réseaux internationaux, sur lesquels sont les mails, ou courriers, qui permettent de diffuser instantanément des résultats de recherche, de poser des questions à la communauté internationale et d'obtenir des réponses aussi rapidement, si quelqu'un a la réponse, évidemment (Internet, Bitnet). Ils permettent même d'avoir accès à des banques de données privées ou non privées gratuitement. Donc, dans bien des cas, étant donné les délais divers nécessaires à la mise en œuvre d'une banque de données ou d'un CD-ROM, le chercheur, s'il consultait ces banques de données ou CD-ROM, y découvrirait ce qu'il sait depuis plusieurs mois. Cela n'est pas systématiquement le cas pour toutes les disciplines, mais cette tendance se généralise en sciences exactes. Par exemple, en physique des hautes énergies, on a même utilisé le nom de « village global » (global village) pour définir les rapports de communications entre participants (8). Donc, si les chercheurs n'utilisent pas les CD-ROM (ou les recherches en ligne) autant qu'on s'y attendrait, c'est que des réseaux d'information parallèles se sont créés ou plutôt développés grâce aux télécommunications, en marge des bibliothèques, ce qui posera un problème aux bibliothèques de recherche scientifique sous peu.

Troisième constatation : le nombre de plus en plus important d'utilisateurs qui déchargent les références sur disquettes au lieu de les imprimer. Les étudiants de 3e cycle sont les premiers et les plus nombreux en nombre et en pourcentage à le faire. A l'origine, l'impression était le mode de travail le plus fréquent. Mais, rapidement, les utilisateurs possédant personnellement un micro-ordinateur ou en ayant l'utilisation, ont préféré décharger les données. Et ensuite se pose la question de la réutilisation de ces données, lorsqu'il s'agit de données bibliographiques. En effet, à la différence de programmes informatiques ou de jeux, que l'on peut utiliser directement sur un micro-ordinateur après déchargement, les références bibliographiques sont plus difficiles de réutilisation.

Quatrième constatation : les interrogations sur les CD-ROM sont le fait d'une minorité. Les utilisateurs ont indiqué leur nom sur les feuilles de statistiques, alors que cela ne leur était pas demandé ! Cela a permis d'étudier qui interroge : en fait, un petit pourcentage d'utilisateurs fait la majorité des interrogations. Constatation intéressante mais non surprenante et qui demanderait à être confirmée dans d'autres bibliothèques 8. L'utilisation des CD-ROM est donc le fait d'une minorité.

Cinquième constatation : les CD-ROM les plus utilisés sont peu nombreux. En gros, 90 % des interrogations sont faites sur trois titres : ASFA, SCI, Sportdiscus, le plus utilisé étant SCI, qui fait à lui seul plus de 50 % des interrogations. Un abonnement comme Computer Select est très peu utilisé, malgré son intérêt évident. Et les autres le sont encore moins, même les disques de programmes informatiques. Manque de publicité auprès des utilisateurs potentiels ou manque de curiosité desdits utilisateurs ? Les deux sans doute.

Les répercussions sur les interrogations en ligne

Très rapidement, les interrogations en ligne ont diminué, pour ne devenir qu'épisodiques et pour des cas très spécifiques. Ne subsistaient plus, au premier trimestre de 1992, que trois profils sur Biosis, demandés par deux laboratoires, qui, manifestement, vivaient sur une autre planète, où l'existence des CD-ROM de la bibliothèque universitaire n'était pas encore connue. Ces trois profils ont été annulés : pour la première fois, au second trimestre de 1992, il n'y aura plus ni interrogation en ligne ni profil.

On ne peut pas tirer de conclusions universelles de ce phénomène. D'abord parce que la comparaison ne s'établit pas toutes choses égales : les interrogations en ligne sont payantes. Les interrogations sur CD-ROM sont gratuites. Ensuite, elle concerne essentiellement les sciences. Enfin cette expérience, si elle a des équivalents (9, 10), est également contredite par d'autres expériences déjà décrites dans la littérature professionnelle américaine (11).

Répercussion sur le prêt entre bibliothèques

L'année qui a suivi l'introduction des CD-ROM a montré une augmentation importante des demandes de prêt entre bibliothèques : presque 30 %, mais qui n'a pas continué l'année suivante. Les chiffres sont revenus à l'état antérieur. Cela peut s'interpréter de deux manières : soit comme un retour à plus de sagesse devant le coût du prêt entre bibliothèques, soit comme une adaptation des interrogations au fonds de la bibliothèque. Certains CD-ROM donnent la possibilité d'indiquer l'état des collections de la bibliothèque. Il n'y en a pas à Luminy, mais plusieurs lecteurs ont créé des profils d'interrogation sur disquette, dans lesquels ils ont fait entrer les titres en cours de la bibliothèque : cela permet de n'obtenir que des résultats immédiatement utilisables sur place. C'est une façon d'interroger dangereuse puisqu'elle peut conduire à des lacunes, à moins que le choix des périodiques de la bibliothèque soit parfait et suffisant, ce dont je doute.

Les limites diverses

Le matériel tout d'abord : limites de la ram 9 et du disque dur. Des capacités réduites limitent les possibilités de chargement de programmes nombreux. On peut augmenter la ram, mais le coût assez élevé de l'opération n'est pas toujours justifié sur un système d'interrogation monoposte.

Il faut donc essayer d'acheter si possible, des bases de données chez le même producteur, pour que le même logiciel serve à l'exploitation de plusieurs CD-ROM. Par exemple Silver Platter ou Compact Cambridge offrent chacun un très grand nombre de bases scientifiques ou biomédicales exploitées par leur logiciel propriétaire.

Problèmes de conflit : plus on charge de programmes, plus on risque les conflits : dans certains cas, il faut décharger certains programmes pour que d'autres puissent tourner.

La formation du personnel

Comme cela a été dit plus haut, il n'y a pas eu de difficultés : le personnel était volontaire et compétent. Ce qui est important dans ce domaine et plus généralement avec l'arrivée de l'informatique, c'est le découplage des titres et des fonctions. Le conservateur n'est plus le personnage omniscient, qui peut tout faire et à qui, de plus, certaines tâches dites scientifiques sont exclusivement réservées. Le bibliothécaire n'est plus le technicien ou l'exécutant zélé des tâches matérielles. Les compétences ne sont plus forcément fonction des titres - de plus en plus ronflants dans les bibliothèques -, des grades ou des diplômes, si élevés soient-ils. A chaque poste de travail correspond un profil bien déterminé, et conservateurs ou bibliothécaires ne sont pas interchangeables. Un service de CD-ROM demande des compétences particulières.

De cela, il faudrait tirer les conséquences. Les tâches respectives de chaque poste devraient faire l'objet de profil, dont il faudrait réellement tenir compte lors des nominations et mutations.

La formation des utilisateurs

Avant que le service de Luminy ne soit installé, nombreuse était déjà la littérature sur la formation des utilisateurs dans la presse professionnelle américaine. On a proposé de nombreuses solutions : véritables cours dans la bibliothèque ou en amphithéâtres dans les facultés : soit à des groupes homogènes (étudiants d'une même année), soit à des groupes non homogènes (toutes les personnes intéressées quel que soit leur niveau) ; avec pratique ou sans pratique sur le micro-ordinateur (12, 13, 14).

Chacune a ses avantages et ses inconvénients, mais plus d'inconvénients que d'avantages. C'est pourquoi, à quelques exceptions près, la formation individuelle m'a paru la meilleure : lorsqu'un lecteur débutant veut s'initier à l'utilisation d'un CD-ROM, une personne parmi le personnel de la bibliothèque - conservateur ou bibliothécaire - lui donne une « leçon particulière ». Cette formation peut s'adresser à un ou deux lecteurs, mais pas plus. C'est, à mon avis, la manière la plus efficace de faire passer cette technique, le lecteur patiquant lui même immédiatement. Evidemment, c'est la méthode la plus coûteuse en temps, donc en personnel.

La formation se complète par les documents fournis par le vendeur de CD-ROM : soit l'aide « en ligne » sur le CD-ROM, soit les documents papier. Les CD-ROM étant tous ou presque tous américains, la documentation est en anglais. Pour faciliter les choses, le bibliothécaire plus particulièrement chargé du service a réalisé des petits manuels en français (15), simples, avec des recopies d'écran pour qu'ils soient plus pédagogiques. L'inconvénient est qu'il faut ou faudrait les refaire à chaque version nouvelle du programme. Ces manuels doivent être très clairs et surtout très courts, comme le dit justement Hervé Le Crosnier (5), sous peine de ne pas être utilisés. Il ne faut pas se faire d'illusion, les lecteurs les consultent peu, préférant se fier à leur génie naturel pour interroger, quitte à aboutir à des résultats médiocres (16). C'est pourquoi, comme cela a été dit plus haut, il faut des locaux immédiatement à vue du personnel compétent, pour qu'il puisse intervenir à la demande et même avant la demande en voyant un utilisateur dans l'embarras.

La difficulté principale n'est pas la complexité des programmes d'interrogation, qui sont tous relativement conviviaux, encore que certains soient assez ésotériques. C'est bien plutôt leur multiplication, qui oblige le personnel à un effort très important. C'est pourquoi, il faut essayer, dans la mesure du possible, de grouper ses achats chez le même vendeur (Silverplatter, Cambridge) pour éviter l'apprentissage de multiples langages par le personnel et par les utilisateurs.

Je rappellerai ici la 4e loi de Ranganathan (17), que tout bibliothécaire connaît par cœur et a certainement à cœur de mettre en oeuvre : le bibliothécaire doit rendre le plus simple possible l'accès à l'information. Le moins que l'on puisse dire, c'est que les services de CD-ROM ne s'y conforment que très peu par ce trait particulier qu'est la multiplicité des logiciels d'interrogation.

Faut-il conserver les éditions papier ? On pourra trouver cette question plutôt académique dans une bibliothèque universitaire scientifique française, puisque la plupart d'entre elles ont arrêté souvent depuis longtemps leurs abonnements papier aux bibliographies que l'on trouve aujourd'hui sous forme de CD-ROM. Cependant, c'est un problème qui peut encore intéresser certains.

En ce qui concerne Luminy, l'abonnement aux ASFA papier a été arrêté et nous n'avions pas d'abonnement papier à SCI ni à Sport Bibliography. Computer Select est le seul produit original, qui n'a pas d'équivalent papier. L'exemple de Luminy n'est donc pas significatif.

Une enquête de 1991 aux Etats-Unis auprès de 321 bibliothèques ayant acheté des CD-ROM, a les conclusions suivantes :

57 % conservent la forme papier assez souvent, 13 % la conservent toujours. 33 % la conservent rarement ou jamais.

Une enquête effectuée en 1990 par l'ARL (18) révèle que 23 % seulement des bibliothèques de l'ARL suppriment l'abonnement papier correspondant. Il faut préciser que ces bibliothèques sont parmi les plus grosses et les plus fortunées des Etats-Unis malgré les récentes restrictions de crédits.

Avant de supprimer l'édition papier, le bibliothécaire doit tenir compte de plusieurs facteurs et se poser quelques questions :
- Qu'achetez-vous ? Le CD-ROM en toute propriété ou seulement une licence d'utilisation ? Si ce n'est qu'une licence, vous devez rendre en théorie les disques si vous arrêtez l'abonnement. C'est le cas avec Dialog On Disc ou bien Aries System Corporation.
- Qu'achetez-vous ? La couverture est-elle la même ? Certains disques sont très récents (Biological Abstracts) ; d'autres vous sont fournis selon le principe des « rolling years » : par exemple, on vous vendra un disque contenant les dix dernières années « roulantes ». C'est-à-dire que chaque année vous perdez l'année la plus ancienne... C'est le cas de PolToxl chez Compact Cambridge, qui vous donne dix années ; de l'IAC qui vous donne l'année en cours plus les trois précédentes : fin 1992, 1989 sera supprimé. C'est le cas de certains disques Medline chez Aries.
- Qu'achetez-vous ? Le contenu du CD-ROM est-il bien le même que le contenu de l'édition papier ? Il peut y avoir des différences notables, comme par exemple dans Psychological Abstracts. Sportdiscus contient depuis cette année une nouvelle base, pour le même prix, et que l'on n'aura pas en souscrivant l'édition papier de Sport Bibliography.
- Qu'achetez-vous ? Quelle est la fréquence des mises à jours ? Si les mises à jour du CD-ROM sont beaucoup moins fréquentes que celles de l'édition papier, vous pouvez décider de garder l'édition papier étant donné l'urgence des besoins, ou le contraire si vos utilisateurs sont assez nonchalants ; par exemple Sport bibliography papier est mensuel, Sportdiscus est semestriel, mais cela semble très suffisant pour des sportifs.
- Qu'achetez-vous ? Un disque est mono-utilisateur, si l'on n'a pas de réseaux ; une bibliographie papier est pluri-utilisateur. Un moyen de ne pas avoir de files d'attentes est de conserver l'édition papier. A ce propos, on peut remarquer le procédé surprenant qu'est la facturation de CD-ROM destinés à fonctionner en réseau. Si on achète Pascal ou SCI papier, plusieurs lecteurs peuvent les utiliser en même temps, que ce soit la même année ou des années différentes. Il n'y a qu'un tarif unique. Au contraire avec le CD-ROM, le tarif varie et peut même doubler. Que diraient les bibliothécaires si SCI augmentait le prix de son édition papier sous prétexte que plusieurs personnes peuvent l'utiliser en même temps ? Ou si Larousse facturait son encyclopédie en 17 volumes 50 % plus cher pour la même raison ? Ils refuseraient, à juste titre. Pour les CD-ROM, c'est pourtant bien ce qui se passe, sans réaction visible des bibliothécaires en France. Il est évident que la facturation des CD-ROM destinés à fonctionner en réseau pose un problème.
- Qu'achetez-vous ? Sachez bien le prix des différentes options et ne vous faites pas d'illusions.

Prenons le cas de SCI. L'abonnement annuel papier en 1992 est de 10 175$, idem pour l'abonnement CD-ROM. Mais n'imaginez pas que vous ferez 10 175$d'économie en supprimant l'abonnement papier ; en effet, l'abonnement groupé ne vaut que 14 200$: vous n'économisez que 4 025$. Mieux encore avec Biological Abstract. L'abonnement annuel, au tarif Education, est de 4 300$. Si vous êtes abonné à l'édition papier, l'abonnement supplémentaire au CD-ROM ne vous coûte que 4 100$. Le total sera donc de 8 400$. Mais si vous n'êtes pas abonné à l'édition papier, le CD-ROM vaut 8 235$. Donc, en supprimant l'édition papier, vous ne gagnez que 165$. Enfin, avant de supprimer l'édition papier, réfléchissez à la survie du CD-ROM. Non seulement matérielle : on nous dit qu'elle est de 10 ans, de 20 ans pour le CD-ROM en or (19, 20). Que se passera-t-il après ? Mais aussi à la survie du médium lui-même : dans combien de temps sera-t-il remplacé par une autre technologie plus performante ? Que ferez-vous de vos CD-ROM qui seront devenus illisibles car vous n'aurez plus de moyen de les lire ? Le cas existe déjà : la bibliothèque du Congrès aux Etats-Unis et de nombreuses archives départementales en France ont déjà des supports magnétiques qui leur ont été versés par des administrations ou des entreprises, qui sont inexploitables aujourd'hui faute d'ordinateurs de type ancien pour les exploiter 10.

La solution aux files d'attente : le réseau

La solution technique évidente aux files d'attente et aussi peut-être à la sous-utilisation des CD-ROM est le réseau. Le campus de Luminy est en cours de câblage par fibre optique, qui le raccordera au réseau régional R3T2. Une fibre optique à 8 brins arrive déjà à la bibliothèque depuis le mois d'août. Il ne reste qu'à faire la suite : installer un serveur de CD-ROM qui sera sur le réseau local de la bibliothèque réunissant tous les postes de travail déjà existants et 6 postes dédiés dans la bibliothèque, à l'interrogation des CD-ROM. Outre que le réseau résoud le problème des files d'attente, il résoud aussi les problèmes de dégradation accidentelle et de vol de CD-ROM : les disques sont désormais en lieu sûr. Ce risque de vol n'est pas à minimiser à partir du moment où les micro-ordinateurs seront livrés en standard avec un lecteur de CD-ROM. Ce réseau sera également accessible par tous les-postes de travail du campus de Luminy qui seront connectés au réseau et peut-être au-delà.

La réutilisation des données bibliographies déchargées

Comme on l'a vu, des lecteurs de plus en plus nombreux veulent réutiliser les données bibliographiques qu'ils ont déchargées sur disquettes, pour créer leur propre base bibliographique sur micro-ordinateur et pour en obtenir tous les sous-produits utiles à un chercheur : faire des recherches sur tous les types de critères, faire sa propre bibliographie ou celle de son laboratoire en cas de besoin et surtout faire de façon automatique la bibliographie de chacune de ses publications, au format de la revue dans laquelle il publie. Certains ont essayé de bricoler des programmes, qui ne sont pas tous satisfaisants et manquent de suivi. Des logiciels du commerce existent, qui ont cette fonction : l'avantage est incomparable. Ils permettent non seulement des gains de productivité énormes mais aussi de faire des bibliographies sans erreurs, puisqu'en principe les bases de données les plus réputées veillent à la qualité des données.

Plusieurs de ces logiciels, en général américains (30) pour Mac et PC, vont donc être achetés, afin que les chercheurs intéressés puissent les tester en grandeur nature et ensuite acheter celui qui convient le mieux à leurs besoins. Ou peut-être sera-t-il possible d'acheter une licence pour le campus lorsqu'un de ces programmes sera très demandé.

Ces deux actions sont en cours et seront réalisées dans les mois qui viennent, grâce aux crédits obtenus dans le cadre du plan quadriennal recherche (la bibliothèque de Luminy a obtenu 800 000 francs pour son plan de modernisation).

Perspective générale

Quelle est la place du CD-ROM parmi les moyens d'information à court et moyen terme ? Le CD-ROM en réseau est-il le moyen d'information de l'avenir, dans lequel il faille concentrer ses moyens, ses maigres moyens, faut-il dire pour les bibliothèques universitaires ?

De quel autre médium le CD-ROM est-il concurrent ? La réponse n'est pas aussi évidente qu'elle semble. On pense immédiatement à une concurrence avec les systèmes en ligne - surtout les bases de données en ligne puisque les premiers CD-ROM ont été bibliographiques. On peut soutenir avec tout autant de bonnes raisons que le CD-ROM est concurrent de l'imprimé, ce que fait Hervé Le Crosnier (4). Il lui ressemble en effet :
- par le mode de financement : un achat unique, budgétisé en une fois, donc sans surprise, utilisable, dans la plupart des cas, sans limite de temps ;
- par le type de besoins auxquels il répond : répondre à des sujets larges et mal définis, au contraire de la recherche en ligne plus efficace dans des recherches précises ;
- par les besoins en formation et en encadrement. Selon Hervé Le Crosnier, le passage des budgets entre versions imprimées et sur disques doit être la règle.

Un service de CD-ROM est donc une partie de ce que les Américains appellent un service de référence. Peu de bibliothèques universitaires françaises ont un service de référence conçu comme ceux des Etats-Unis. La création d'un service de CD-ROM peut être la bonne occasion de créer un service de référence ou d'améliorer ce qui existe. Cette création devrait être soigneusement planifiée et chiffrée : besoins en locaux, aménagements souhaitables, nécessaires. Il est impératif de prévoir un budget régulier pour ne pas se trouver contraint à l'abandon en cours de route. Il est tout aussi impératif de prévoir le personnel qualifié nécessaire.

Passer à un réseau est une autre étape, à laquelle il faut réfléchir et dont il faut évaluer le rapport utilité/coût. En effet, cette réalisation est très onéreuse pour un budget de section de bibliothèque universitaire, non seulement en matériel mais en CD-ROM ; on ne peut créer un réseau pour y mettre des CD-ROM anecdotiques et les CD-ROM de valeur coûtent aussi très cher, et encore plus cher lorsqu'ils fonctionnent en réseau. L'investissement est très lourd et le coût du fonctionnent aussi, à la fois en argent et en personnel. Il faut donc se poser deux questions : celle de la survie du CD-ROM en tant que médium et celle de la concurrence avec les bases de données en ligne et plus généralement les systèmes en ligne 11.

En conclusion, le service de CD-ROM de la bibliothèque de Luminy, bien qu'il soit très modeste par son unique poste de travail, rend des services tels qu'il est impossible aujourd'hui de revenir en arrière. Les lecteurs étant habitués à ces nouveaux services, le bibliothécaire est condamné à toujours faire mieux. Cela suppose des financements réguliers complémentaires qui s'ajoutent au budget habituel de la bibliothèque, car un service de ce type ne peut se développer au détriment des autres activités, déjà réduites à la portion congrue. Trouver des crédits n'est d'ailleurs pas la chose la moins aisée. Cela suppose aussi en permanence un personnel compétent, donc que la bibliothèque ne soit pas soumise aux aléas de mutation et de nomination de personnes incompétentes dans ce domaine.

Octobre 1992