Plan d'action en faveur des bibliothèques de la Communauté européenne

Christine Deschamps

A la suite de la décision du Conseil de la Commission des Communautés européennes, un troisième Programme cadre 1 a été mis en place en 1990, suivi d'un Programme spécifique pour systèmes télématiques dans les domaines d'intérêt général en juin 1991. Ce programme spécifique gère sept domaines d'application, dont le cinquième s'applique aux bibliothèques. Un appel à propositions a été publié au Journal officiel de la Communauté européenne, puis documenté d'un dossier d'information, et la date limite de dépôt des propositions a été fixée au 2 décembre 1991.

Le dossier d'information a été envoyé à 2 100 bibliothèques et organismes divers, notamment avec l'aide des points focaux nationaux destinés à soutenir l'action de la Commission au niveau national (en France, c'est le Comité français de pilotage du plan d'action, CFPPA).

Les propositions devaient s'articuler autour de quatre lignes d'action principales, comportant chacune des thèmes spécifiques :

Ligne d'action 1 (1re partie) : Automatisation des bibliographies, utilisation internationale des services bibliographiques nationaux.

Thème 1 : Enrichissement des notices bibliographiques

Thème 2 : Services destinés à faciliter l'usage international de notices bibliographiques nationales Thème 3 : Fichiers d'autorité multilingues.

Ligne d'action 1 (2e partie) : Automatisation des bibliographies, conversion rétrospective des catalogues de collections importantes au plan international : méthodes et outils.

Thème 4 : Utilisation d'OCR/ICR (Reconnaissance optique des caractères et des images) pour la conversion rétrospective

Thème 5 : Utilisation des données de sources externes pour la conversion rétrospective

Thème 6 : Saisie au clavier pour la conversion rétrospective

Thème 7 : Fusion des fichiers et dédoublonnage dans la conversion rétrospective

Thème 8 : Recommandations et paramètres : comparaison et coordination des méthodes et des outils.

Ligne d'action 2 : Interconnexion internationale des systèmes et normalisation internationale afférente.

Thème 9 : Récupération des données : Interconnexion des OPAC 2

Thème 10 : Modules d'acquisition utilisant EDIFACT 3

Thème 11 : Transfert et fourniture rapides de documents

Thème 12 : Répertoires X.500

Ligne d'action 3 : Nouveaux services de bibliothèques utilisant les technologies de l'information et de la communication.

Thème 13 : Elargissement de l'accès et de la disponibilité des catalogues et des bibliographies

Thème 14 : Accès aux documents et/ou fourniture des documents

Thème 15 : Nouveaux produits gérant l'information pour les bibliothèques (par exemple : disques optiques, fichiers locaux d'information, etc.)

Ligne d'action 4 : Stimulation du marché européen pour la production spécifique d'outils et de services télématiques pour les bibliothèques.

Thème 16 : Outils divers d'interfaçage : interfaces pour les usagers ; interfaces pour les publications électroniques; interfaces à fonctions intégrées entre divers modules applicatifs de différents fournisseurs

Thème 17 : Nouveaux produits et services appliquant les normes reconnues internationalement aux notices bibliographiques

Thème 18 : Besoins et services d'information sur la gestion des bibliothèques

Thème 19 : Options et méthodes pour l'accès multilingue aux collections des bibliothèques

Les propositions

Si l'on considère que cet appel à propositions était le premier du genre en ce qui concerne les bibliothèques, on peut considérer que la réponse a été tout à fait satisfaisante.

Il y a eu 93 propositions, concernant 415 participants désignés, qui représentaient 379 organismes et institutions. Tous les pays membres de la Communauté ont des participants.

Le coût total des propositions s'élève à 84,3 MECUS, ce qui représente un facteur de 10 à 15 par rapport aux ressources disponibles pour cette offre.

Le total de la participation demandée à la Communauté est de 57 %, alors que la Commission ne souhaite pas dépasser 5,1 MECUS.

En termes d'institutions, la participation des bibliothèques est de 48 %, le reste venant du secteur privé, de la recherche, ou d'autres organismes. A l'intérieur de ces 48 %, 50 % environ sont des bibliothèques universitaires. La répartition entre les lignes d'action est en gros équilibrée, sauf pour la ligne d'action n° 1.

La France arrive en quatrième place dans la liste des participants, ainsi que dans celle des partenaires principaux (« coordinateurs »), avec 43 projets en tout (71 pour le Royaume Uni, 68 pour l'Italie et 57 pour la Grèce).

Evaluation des projets

Les procédures d'évaluation se sont déroulées en quatre temps :
1. Vérification de la validité formelle des propositions en termes d'éligibilité ;
2. Evaluation sur les aspects techniques et de gestion, (évaluation sur la deuxième partie - anonyme - des dossiers) ;
3. Evaluation sur les aspects techniques, de gestion, et de compétences, des propositions détaillées (évaluation en profondeur des parties 2 et 3) ;
4. Evaluation financière (première partie des propositions, en les comparant avec les ressources évoquées dans la partie 2).

Les étapes 1 et 4 ont été menées par le personnel de la Commission, les étapes 2 et 3 par des experts externes, évaluant et rapportant sur les projets, entre le 3 décembre 1991 et le 24 janvier 1992.

Dix-sept évaluateurs et quatre rapporteurs ont travaillé à l'évaluation, pour un total de 150 hommes/jour. Il y a eu quatre équipes d'évaluateurs (une par ligne d'action). Chaque proposition a été étudiée par trois évaluateurs à chacune des deux étapes d'évaluation technique. Il est arrivé que certaines propositions soient transférées d'une ligne d'action à une autre, afin de leur donner de meilleures chances d'être retenues. Les dossiers ont été mis à la disposition des membres du TMC (Telematics management committee), composé d'experts de tous les pays membres, afin de prouver la qualité et l'objectivité de l'évaluation.

Les critères de sélection ont été les suivants :
- conformité aux objectifs du Programme cadre, du Programme télématique, et du Plan d'action en faveur des bibliothèques ;
- pertinence du projet en termes d'impact et d'apport positif ;
- nature innovante du projet ;
- intégration de la normalisation ;
- diffusion du savoir-faire et processus d'élaboration de consensus.

Outre ces critères généraux, l'évaluation en profondeur a également considéré la qualité technique, l'organisation et la gestion du projet, et la pertinence par rapport au contenu de la ligne d'action retenue.

Les propositions ont été affectées d'un code parmi les suivants :

R « rejected », projet non retenu

S « selected », projet retenu d'emblée

C+ « conditional plus », projet à négocier, mais ayant de grandes qualités

C- « conditional less », projet à négocier, mais plus faible dans l'ensemble.

Sur les 93 propositions reçues, 24 ont été déclarées irrecevables pour raisons formelles de validité, 69 ont donc été retenues pour la première évaluation.

A la fin de la première phase, 41 propositions ont été rejetées, 28 ont subi une évaluation en profondeur. A la fin de cette deuxième phase, 14 ont été rejetées.

Résultat final : une seule proposition a été sélectionnée d'emblée (S), 7 ont été déclarées C+, et 6 C-.

Le Telematics management committee a donné un accord favorable lors de sa réunion du 28 janvier 1992 sur ces 14 propositions (cf. tableau ci-joint). Ces 14 projets vont maintenant devoir rédiger leur contrat définitif avec la Commission, en réétudiant les points jugés faibles de leurs propositions.

Parmi les projets retenus, 5 comportent des participants français, dont 2 avec un partenaire principal (« coordinateur ») français. Le seul projet sélectionné d'emblée est un projet dont le partenaire principal est français, et qui comporte un autre partenaire français dans la liste des participants - projet EDIL - (cf. tableau ci-joint).

Projet sélectionné d'emblée

Projet n° 1042, ligne d'action 2, thème 11.

Titre : Electronic document interchange between libraries (EDIL).

Ce projet cherche à créer un réseau électronique de fourniture de documents à partir d'une bibliothèque fournisseuse dans un pays A, vers une bibliothèque demandeuse, dans un pays B. L'intérêt principal du projet est d'établir et d'installer des règles communes de transfert de documents entre des réseaux existants et éventuellement hétérogènes.

Cette proposition va bien dans le sens des objectifs généraux du Programme et s'applique parfaitement au thème n° 11. Les évaluateurs ont notamment fait remarquer que ce projet devra être extrêmement utile aux utilisateurs finals des bibliothèques. Son succès aura un impact très visible. Il devrait également faciliter l'amélioration et le développement de systèmes de fourniture de documents dans d'autres pays. La proposition est bien présentée. Les partenaires sont d'une réelle compétence, tant pour le partenaire principal que pour les autres. La composante « aspect international » est très forte, ainsi que l'implication nationale : on peut être quasiment certain de l'efficacité des architectures mises en place pour la fourniture de documents électroniques. De plus, cette proposition est en très forte synergie avec la recherche communautaire actuelle (Projets GEDI, réseau IXI, complément du projet ION 4).

Projets retenus sous condition

Ils ont été classés en deux groupes : C+ et C-.

Projets C+

- Projet n° 1047, ligne d'action 4, thème 17.

Titre du projet : OCR/ICR conversion rétrospective

Ce projet propose une étude de faisabilité d'un an sur une conversion rétrospective de données bibliographiques par reconnaissance de la structure Unimarc et création de données codées à partir de données bibliographiques utilisant des dictionnaires spécifiques de conversion rétrospective (RECON).

Il sera élaboré à partir d'une bibliographie nationale imprimée, qui n'est pas encore en forme lisible en machine, et qui est imprimée en sortie papier avec des polices de caractères différentes, afin de pouvoir en tirer des conclusions pour d'autres catalogues. Il construira un modèle de structure physique bibliographique utilisant la méthodologie ODA 5 connectée à la structure logique Unimarc.

Ce projet a été transféré de la ligne d'action 1, parce que le partenaire principal est une firme privée, utilisant une seule bibliographie nationale comme champ d'expérimentation pour le développement d'un prototype. Cette proposition concrète, de courte durée, et peu coûteuse, pourrait être extrêmement utile au monde des bibliothèques en apportant une solution à un problème majeur. Le fait qu'elle n'implique que deux pays voisins des pays d'Europe du Nord ne retire rien à l'intérêt de la proposition.

- Projet n° 1008, ligne d'action 3, thème 15.

Titre du projet : A European networked service for access to image info banks.

Le but de ce projet est de stocker sur disque optique des banques d'images en couleurs, pour au moins deux des bibliothèques participantes, de les connecter sur les RNIS 6 et de développer des langages de recherche multilingues. De plus, il souhaite se prolonger sur le marché commercial notamment par un CD-ROM.

Ce projet est un peu surdimensionné, et devra être réduit. On écartera pour l'instant la diffusion commerciale sur CD-ROM. La proposition a également été évaluée par rapport à la ligne d'action n° 4, où elle a reçu le classement C+.

Projets C-

- Projet n° 1025, ligne d'action 3, thème 15.

Titre du projet : European books in print

Ce projet doit relier des bibliothèques européennes à une source unique d'information contenant des données sur les livres en circulation dans certains pays de la Communauté. Il s'appuiera sur le soutien des diverses agences publiant régulièrement les versions nationales de Books in print d'Italie, de France, du Royaume-Uni et d'Espagne.

Cette proposition est intéressante surtout par l'étendue de couverture du sujet. Le vecteur technique utilisé sera le mode vidéotex. Il n'est pourtant pas toujours clair, ni compétitif dans le domaine de la recherche. Ce pourrait n'être qu'un projet commercial « habillé ».

- Projet n° 1037, ligne d'action 4, thème 17.

Titre du projet : Expansion of European library systems for the visually handicapped (EXLIB).

Ce projet doit fournir des recommandations et des spécifications pour la fourniture d'équipements et de services destinés aux handicapés visuels, afin de guider les bibliothèques publiques (ou autres) souhaitant s'équiper dans ce sens.

C'est une proposition bien préparée et bien présentée par des organismes dont la compétence est évidente. Si elle a été classée C-, c'est parce qu'elle s'intégrait mal dans le Plan d'action en faveur des bibliothèques, et parce qu'on n'est absolument pas assuré de l'adoption de ces recommandations par les autorités de tutelle des bibliothèques.

Cependant, ce projet serait extrêmement utile aux organismes s'occupant d'handicapés visuels.

Evaluation générale : conclusions

Il faut considérer ce premier appel d'offres comme un « apprentissage » pour les bibliothèques, qui n'ont pas l'habitude de participer à des actions communautaires.

Les projets étaient extrêmement variés, et en provenance de tous les états membres (excepté le Luxembourg). Il faut malheureusement constater une sous-représentation des bibliothèques de lecture publique, ainsi d'ailleurs que d'organismes ou de firmes du secteur privé.

Certaines propositions avaient tendance à chercher à « se faire plaisir », ou à réaliser un projet sans recherche ni innovation, ou encore à proposer des projets uniquement dans le but d'obtenir des financements. L'aspect gestion a souvent aussi été assez mal présenté, sans répartition des chapitres de dépenses, ou avec des calculs extrêmement fantaisistes sur les coûts de personnels.

Les pays des régions moins favorisées de l'Europe ont naturellement rencontré plus de difficultés à présenter des projets innovants et de recherche, et il est clair que la Commission devra les soutenir plus encore pour la préparation du deuxième appel d'offres.

Pour cela, comme dans les autres pays pour la diffusion de l'information, le rôle des points focaux nationaux reste essentiel.

Afin de conserver un aspect positif au travail accompli dans les bibliothèques, le Telematics management committee a décidé d'accompagner le deuxième appel d'offres - prévu pour publication au JO le 15 octobre 1992, avec date limite de dépôt des propositions le 15 février 1993, et résultat des évaluations le 15 juin 1993 - de mesures permettant de reprendre certaines des idées intéressantes contenues dans des projets rejetés, et de les mettre en œuvre au travers d'études de suivi et d'accompagnement, de séminaires, et de la diffusion de l'information. On peut ainsi espérer que ce deuxième appel d'offres sera encore plus satisfaisant, pour les bibliothèques comme pour la Commission.

Illustration
Taux de réponses positives aux projets

  1. (retour)↑  Programme for Community research and technological development.
  2. (retour)↑  OPAC : Online public access catalogue.
  3. (retour)↑  Norme d'échange de données informatisées, principalement à destination commerciale.
  4. (retour)↑  GEDI : Group for electronic document interchange Réseau IXI : réseau de télécommunication à grand débit ION : Interlending OSI network.
  5. (retour)↑  ODA : Office document architecture.
  6. (retour)↑  RNIS : Réseau numérique à intégration de services.