La bibliothèque nationale de la Diète au XXIe siècle

La Bibliothèque nationale de la Diète (NDL), créée en 1948, projette la construction d'un nouveau bâtiment, situé à quelque 500 kilomètres de Tokyo, dans la Cité des sciences du Kansai. Cette Bibliothèque du Kansai devra se perfectionner dans la fourniture de documents et d'informations bibliographiques en multipliant les services en ligne et les produits sur nouveaux supports. Elle devra étendre cette offre au pays et au monde tout entier, et établir une nouvelle coopération entre bibliothèques. En somme, un projet de bibliothèque immatérielle dont la réalisation permettra à chacun , où qu'il soit et à quelque moment que ce soit, d'obtenir le document (japonais ou étranger) qu'il recherche, ou toute information le concernant.

The National Diet library (created in 1948) plans to do a new building, set at about 500 km from Tokyo, in the Science city of Kansai. This Kansai library will have to become a perfect documentation and bibliographic information center using online services and new medias. It will have to extend this offer to the whole Japan and world, and establish a new cooperation between libraries. In short, it will be an immaterial library which will allow everyone, anywhere and at any moment, to obtain the document he looks for, or any information about it.

La Bibliothèque nationale de la Diète (NDL) a été créée en 1948. Elle a vécu les changements historiques qui ont fait du Japon un état démocratique, avec une nouvelle constitution établie après la Seconde Guerre mondiale. Sa croissance a suivi le développement social et économique d'après-guerre. Située sur un terrain de 30 000 m2 adjacent au Palais de la Diète de Tokyo, elle compte environ 5 500 000 volumes et 120 000 titres de périodiques en 1991.

Au cours des quarante dernières années, la bibliothèque a changé trois fois de locaux et d'installation. En 1986, une grande réorganisation a eu lieu, en même temps que des travaux de rénovation. Mais il reste de nombreux problèmes à surmonter.

Pour aborder le XXIe siècle et améliorer son rôle de service, elle projette la construction d'un nouvel établissement, la « Bibliothèque du Kansai » ou Bibliothèque nationale de la Diète du Kansai, dont les études minutieuses se multiplient depuis 1982. Bien que faisant partie de la structure de la NDL, la Bibliothèque du Kansai sera construite dans la « Cité des sciences du Kansai », à environ 500 kilomètres de Tokyo. Sur le plan économique, social et culturel, cette région vient en second rang, après la capitale. C'est au Kansai qu'ont été récemment construits un vaste aéroport international et un Centre de recherches scientifiques et techniques (Kansai science City).

Un deuxième projet de base établi en 1990 prévoit la répartition des fonctions et des services de la NDL entre le bâtiment principal de Tokyo et celui du Kansai. Il ne considère pas la Bibliothèque du Kansai comme une annexe, et prévoit, pour l'extension future, une superficie de 165 000 m2, soit presque cinq fois et demie celle de l'établissement de Tokyo, dont 133 000 m2 pour la bibliothèque elle-même.

Les fonctions prévues de la Bibliothèque du Kansai correspondent en fait à celles d'une deuxième bibliothèque. Trois points résument l'essentiel : envoi d'informations documentaires et bibliographiques ; service étendu au monde entier ; nouvelle coopération entre bibliothèques.

Ce deuxième projet de base fait partie du projet de développement à long terme de la NDL. Il se déroulera en cinq étapes :
- rédaction d'un plan de base de la construction de l'établissement,
- plan de gestion du personnel et plan de financement,
- plan d'automatisation des fonctions de la bibliothèque,
- plan de développement des collections,
- budget prévisionnel à présenter à l'Assemblée nationale, négociations avec les organes du ministère des Finances.

Objectifs et fonctions fondamentales

La NDL a six fonctions : assistance aux activités législatives ; coopération avec l'ensemble de la justice et de l'administration ; cumul massif d'informations ; informatisation de la bibliographie nationale ; fourniture de renseignements bibliographiques ; collaboration avec les établissements concernés, les bibliothèques nationales et étrangères.

Les problèmes actuellement posés à toutes les bibliothèques sont l'accroissement du nombre des publications, la multiplication des supports électroniques, l'emprise exercée par l'inflation accélérée des nouvelles technologies d'accès à l'information et de son traitement, le développement des services d'informations aux particuliers, la diversification des demandes et leur satisfaction à très bref délai.

La NDL pense y faire face en assumant diverses fonctions.

- Assistance aux activités législatives

Les problèmes liés à l'administration de l'Etat se complexifiant et se diversifiant chaque année, il n'est plus possible de satisfaire correctement les demandes des parlementaires. Aussi, tout en réalisant une banque de données qui puisse aider les délibérations du Parlement, utilisons-nous désormais d'autres services électroniques, ainsi que les banques de données nationales et internationales.

- Coopération avec la justice et l'administration

Le service de dépôt légal des publications gouvernementales, la fourniture d'informations documentaires des ministères reposent sur des activités de collaboration avec les 35 succursales de la NDL établies dans chacune des sections de la justice et de l'administration. Cette coopération va être renforcée.

- Collecte massive d'informations

Le système du dépôt légal général - un exemplaire 1 juqu'à maintenant mais bientôt deux - permet d'avoir une collection des publications nationales. Les publications étrangères sont également retenues en très grand nombre. Aussi est-il nécessaire, dans le cas de cette création, comme dans toute nouvelle construction importante, de prendre des mesures de conservation utilisant d'autres supports - conversion électronique, numérisation, microfilmage - en prévision des futures limites en capacité des bibliothèques du début du XXIe siècle. On tâche donc de rassembler CD-ROM et documents audiovisuels en réfléchissant à leur répartition dans les établissements concernés.

- Réalisation du catalogue informatisé national

Nous réalisons actuellement Japan/Marc 2, qui est le catalogue informatisé des ouvrages japonais, l'index recensant les articles de périodiques et les banques de données correspondantes.

Mais la multiplication des données et l'urgence des demandes poussent à constituer un réseau national des bibliothèques. Il s'avère donc nécessaire de créer un catalogue collectif national.

- Fourniture des informations

Il ne s'agit pas seulement d'offrir le texte original, mais de fournir des informations secondaires. Et pour étendre ce service à tout le pays, il faut constituer un réseau de bibliothèques.

Le service de référence inclut l'utilisation du catalogue informatisé.

- Collaboration avec d'autres établissements

La documentation, les photocopies circulent entre les bibliothèques. Les services de référence coopèrent. Il est d'autres activités de collaboration. Mais la NDL doit préserver les documents, donc restreindre la communication. Quant à la communication de documents à l'étranger, elle est actuellement très limitée.

Un relais d'informations bibliographiques et documentaires

L'offre d'information bibliographique par le prêt entre bibliothèques et la reproduction des documents constitueront le noyau des fonctions de la Bibliothèque du Kansai. C'est ce qui en fera sa spécificité. Elle devra offrir les documents demandés au Japon ou à l'étranger dans les plus brefs délais.

Ce service doit disposer d'un répertoire des organismes japonais et étrangers qui possèdent les documents absents à la NDL. Ou bien, être en contact avec ces organismes.

Il est prévu d'offrir tous les documents traitant des affaires nationales et étrangères, de la production économique, des sciences et techniques, sciences sociales, etc. On s'efforcera également de se procurer les publications politiques difficiles à obtenir, ainsi que la littérature grise.

L'objectif du service chargé de reproduire les articles est l'expédition dans les 24 heures suivant la réception de la commande - dans toute bibliothèque, il existe un service qui s'occupe de la circulation des documents. Les demandes reçues sont actuellement satisfaites par la poste, la transmission en ligne, le fax,... Dans le cas de la Diète, on utilise tout spécialement le fax.

En ce qui concerne les reproductions qui nécessitent le paiement des droits d'auteur, on établit à l'heure actuelle un système qui permettrait d'accorder des facilités aux usagers.

Ce service d'informations, qui fonctionnait jusqu'à maintenant par la reproduction des documents et la communication entre bibliothèques, doit, avec la Bibliothèque du Kansai, fournir une documentation après numérisation du texte original. En ce qui concerne les revues nationales, 4 000 titres très demandés sont déjà numérisés et stockés sur support optique.

On s'oriente en outre vers un service relais qui procédera à la conversion des médias nécessaires, à la conversion du format adéquat afin de pouvoir utiliser des documents numérisés ailleurs. Des discussions préalables sont nécessaires à l'établissement de contrats avec ces organismes.

Il faut en tout cas mettre au point des produits bibliographiques sur le texte et des produits qui permettent de le localiser ou d'apporter toute autre précision.

Le Japan/Marc est actuellement sur CD-ROM. Il aura beaucoup plus de valeur quand on pourra le fournir en ligne.

L'index informatisé des articles de périodiques publiés au Japon sera le pivot central du service d'informations bibliographiques de la Bibliothèque du Kansai.

La NDL constitue une autre banque de données, à laquelle tout le pays pourra accéder par l'intermédiaire de la Bibliothèque du Kansai 3. Un catalogue national d'informations bibliographiques et de localisation des documents sera également offert. Enfin, on réalisera une base de données du code législatif et des informations législatives à l'intention de la Diète et, si possible, du public.

Informations sur le Japon et la région Asie-Pacifique

Le Japon est depuis longtemps demandeur d'informations sur les pays étrangers. Depuis quelques années, les pays étrangers se sont également mis à réclamer des informations sur le Japon et des informations produites par lui. Dans les domaines scientifiques, techniques, économiques, mais aussi dans tous les grands domaines de la connaissance. Toutefois, si l'on cherche à leur donner satisfaction en améliorant le système d'offre d'informations à l'étranger, l'obstacle de la langue et l'existence d'une littérature grise constituent toujours un handicap. La Bibliothèque du Kansai va donc s'orienter vers la réception d'informations en provenance de l'étranger et l'envoi d'informations japonaises à l'étranger. Il est prévu dans ce but un service de traduction qui utilisera les techniques de traduction automatique. La bibliothèque souhaiterait également réfléchir à la constitution d'un réseau avec les bibliothèques étrangères. Aussi aidera-t-elle les organismes japonais à l'étranger, et les instituts étrangers pour les questions japonaises.

La région Asie-Pacifique quant à elle a des liens étroits avec le Japon sur les plans politique, économique et culturel. Malgré une demande importante, peu d'informations en provenance de ces pays sont disponibles. La Bibliothèque créera donc un centre d'informations sur les documents de cette région, que le Japon, mais aussi le monde entier - y compris la région elle-même -, pourront utiliser. Pour créer ce centre, apport de capitaux privés et subventions d'Etat sont à l'étude. On suscite, par ailleurs, la coopération des organismes de recherche traditionnels japonais.

Coopération entre bibliothèques

La Bibliothèque du Kansai mettra l'accent sur l'aide envers les autres bibliothèques. Dans le cas de documents non conservés à la NDL, elle demandera la coopération des autres bibliothèques japonaises, indiquera les organisations étrangères qui les détiennent et interviendra pour les obtenir.

Il est donc nécessaire de constituer un réseau d'informations au niveau national. Aussi, avant même de construire la bibliothèque, compte-t-on constituer le réseau en ligne entre la NDL et les organisations coopérantes pour « co-conserver » les informations bibliographiques. Plus tard, la Bibliothèque du Kansai mettra au point le catalogue général en ligne. Elle le « co-utilisera » avec d'autres bibliothèques et, par la suite, établira des services-relais (gateway service).

Le deuxième volet de la coopération entre bibliothèques est la conservation des documents. Actuellement la NDL est chargée du Centre Asie et de l'IFLA/PAC programm 4. Quand la Bibliothèque du Kansai sera ouverte, elle sera responsable des activités administratives et des informations touchant à la conservation des documents.

De son côté, la Bibliothèque du Kansai conservera les documents dont les bibliothèques japonaises n'auront plus l'utilité, et non possédés par elle. Il est prévu qu'elle crée un centre de restauration et de conservation dont les services aux bibliothèques seront payants, et qui délivrera des cours. Elle construira également un silo pour conserver les micro-documents et les négatifs de films, utilisable par les autres bibliothèques.

Le troisième point est la construction d'un établissement de recherche en bibliothéconomie et de formation des bibliothécaires sous forme de stages.

Traitement des informations et des ressources

Le rôle essentiel de la Bibliothèque du Kansai sera d'offrir des documents. Le succès ou l'échec du projet « Bibliothèque du Kansai » en dépend indéniablement.

Jusqu'à présent la NDL proposait les informations traditionnellement fournies par les bibliothèques. Mais l'avenir est de collecter activement les données en ligne et d'utiliser les supports tels que CD-ROM et disques optiques.

Etant donné que les collections de la bibliothèque seront surtout constituées de publications relativement récentes, on aura non seulement recours à la NDL mais également aux autres bibliothèques.

Les ressources documentaires

On gardera un exemplaire des publications nationales soumises au dépôt légal à deux exemplaires. Pour les publications antérieures, on utilisera une copie microfilmée du document de la bibliothèque principale. On procédera bien sûr également à l'achat et à la conversion sur supports électroniques. En ce qui concerne les publications étrangères - essentiellement revues en tous domaines -, on rassemblera les collections scientifiques très demandées. Japonais ou étrangers, les documents souterrains et les publications gouvernementales seront collectés.

On n'oubliera pas les supports audiovisuels à caractère documentaire ou scientifique, et tout support permettant de conserver les originaux.

Pour bien remplir ces fonctions, la Bibliothèque du Kansai doit coopérer avec la NDL. Dans ce but, on a construit un réseau informatisé connecté à la section de traitement des informations de la bibliothèque-mère. Des techniques de communication et de traitement des informations très performantes seront nécessaires. Le centre de traitement général des informations de la Bibliothèque du Kansai offrira des systèmes d'assistance et un service d'informations bibliographiques et documentaires.

Il est donc nécessaire, nous le répétons, d'automatiser la réception des demandes et l'expédition des réponses (description du document, disponibilité, localisation). Bien que faisant partie intégrante de la NDL, la Bibliothèque du Kansai aura une organisation aussi flexible que possible. En ce qui concerne l'organisation du travail, la gestion humaine et financière, elle correspondra davantage aux normes de l'entreprise ou de l'association privée.

Juillet 1991