Le répertoire de vedettes matières de l'Université Laval

Le service de normalisation de l'indexation matière de la bibliothèque de l'Université Laval au Québec développe le répertoire de vedettes matières (RVM) basé sur la traduction et l'adaptation des Library of Congress subject headings. Outil d'indexation utilisé par de très nombreuses bibliothèques francophones, liste d'autorité nationale canadienne, il est, avec les LCSH, la source de Rameau. Cet article présente l'organisation du travail dans le service, sa place dans la chaîne documentaire de la bibliothèque et décrit les différents travaux liés à la création des vedettes, à l'élaboration des notices d'autorités, à la réalisation des aides à l'indexation.

The Department of normalisation for indexing of the Library of the Laval University in Quebec has worked out on the « Repertoire de vedettes matières » RVM since 1940. This catalogue is the French translation and adaptation of the Library of Congress subject headings. It is a help for indexing used by many French speaking libraries and Rameau is based on it as well as on the LCSH. This article presents the way in wich work is organised in the department and in all the Laval library. It describes the different works necessary to build a subject heading, an authority file and all the manuals used for indexing documents.

Etabli à la suite d'un stage, dont l'objectif était de connaître le mode de travail au quotidien de l'équipe du Répertoire de vedettes matières à l'Université Laval, ce rapport décrit essentiellement les activités du « Service de normalisation de l'indexation matière ».

L'Université Laval a été fondée au XVIIe siècle par Mgr Laval, premier archevêque du Québec. Son développement considérable l'a obligée à quitter ses anciens locaux de la vieille ville de Québec pour s'installer, dans les années 1950, à Sainte Foye, à 15 km de là. L'université d'aujourd'hui a perdu son caractère confessionnel, mais conserve son statut privé en bénéficiant cependant d'un financement à 80 % de l'Etat.

La bibliothèque englobe l'ensemble de la documentation de l'université, les bibliothèques de facultés et de laboratoires ayant été rapatriées, non sans difficulté, il y a quelques années. Les collections sont partagées entre deux bâtiments, l'un pour les sciences, l'autre pour les sciences humaines. Les services du traitement bibliographique sont regroupés dans un même lieu.

Un fonds général, destiné aux étudiants de premier cycle, a été séparé du reste des collections, en sciences et en sciences humaines. Les documents audiovisuels (films, vidéos, diapos), ainsi que les cartes, les livres rares et les archives sont regroupés dans des sections spécialisées. Cependant leur traitement est centralisé et effectué avec celui des autres documents.

Informatisation

Les fonctions liées au traitement documentaire sont informatisées depuis 1976. C'est le système UTLAS (University of Toronto library automation system) qui a été choisi. Les fonctions de prêt et de commandes sont aussi informatisées, mais sur d'autres systèmes. L'ensemble n'est donc pas intégré : le prêt n'est relié ni à la base bibliographique, ni aux commandes.

UTLAS est une importante base de données bilingue, alimentée par 250 bibliothèques, principalement nord-américaines, et sur laquelle sont également chargés des fichiers achetés par le réseau. Elle regroupe 60 000 000 de notices concernant 20 000 000 de références. En effet, chaque bibliothèque crée sa notice, même si elle existe déjà dans la base. Le catalogue de la Bibliothèque du Congrès, celui de la Bibliothèque nationale à Paris sont, entre autres, accessibles, ainsi que les fichiers d'autorités de la Bibliothèque du Congrès, autorités noms et autorités sujets, et le Répertoire de vedettes matières de l'Université Laval.

Un système de traduction automatique relie les vedettes autorités matières de la Bibliothèque du Congrès et les vedettes autorités matières de Laval. Cette énorme base de données, offrant la possibilité de traduction automatique de l'indexation, permet une économie considérable en charge de catalogage et d'indexation. Ainsi, moins de 20 % des acquisitions de la bibliothèque de l'Université Laval demandent un catalogage original.

Cependant ces avantages ne compensent pas les inconvénients liés à l'absence d'intégration des systèmes informatiques actuellement en place. Les coûts élevés d'interrogation d'UTLAS, basé à Toronto, sont la deuxième raison qui a amené la bibliothèque à étudier un nouveau plan informatique.

Une société canadienne, SOBECO, développe à partir de son logiciel MULTILIS un système dédié : RADIUL. Ce Réseau d'accès direct à l'information de l'Université Laval, en cours d'implantation, sera opérationnel dans deux ans.

Les méthodes de travail décrites ici seront donc probablement modifiées.

L'organisation du travail à la bibliothèque est fondée sur une différenciation très nette entre les services liés aux lecteurs et les services du traitement des documents.

Organisation des services

Tout d'abord, les services aux lecteurs. Six conseillers à la documentation sont chargés de l'accueil, des renseignements généraux et de l'orientation.

Vingt-cinq conseillers spécialisés par domaine documentaire sont chargés du développement des collections et de leur communication. Ils assurent principalement le choix des acquisitions, la recherche documentaire spécialisée (manuelle, informatisée, sur CD-ROM), et la diffusion sélective de l'information. Chaque conseiller spécialisé, en relation très suivie avec les différentes facultés, gère le budget qui lui est alloué, de façon autonome.

Trois techniciens documentaires sont chargés du prêt entre bibliothèques.

Les services du traitement documentaire sont répartis en cinq sections : Acquisitions, Recherche bibliographique, Analyse (catalogage et indexation), Saisie des données, Reliure.

La Section acquisitions est chargée de réaliser toutes les commandes. Elle travaille en étroite relation avec la Section recherche bibliographique qui complète les demandes d'achats faites par les conseillers en documentation spécialisée. La réception de tous les documents est également de sa responsabilité et notamment les périodiques dont elle assure le bulletinage. En 1989, elle a assuré la réception de 28000 achats et 6 000 dons.

La partie achats terminée, les documents sont transmis à la Section de la recherche bibliographique. Celle-ci a pour tâche de faciliter et de limiter les travaux de catalogage et d'indexation en récupérant des notices sur la base de données UTLAS. Toutefois, la qualité du catalogage et de l'indexation réalisés par les 250 établissements intervenant sur le réseau n'est pas homogène. Une hiérarchie entre les bibliothèques sources a donc été établie. Seules les notices de quelques établissements seront réutilisées sans modification. Dans le cas où la seule notice réutilisable émane d'une source considérée comme moins fiable, elle sera tout de même récupérée ; elle servira de base au catalogueur qui y apportera les modifications éventuellement nécessaires.

La Section analyse reçoit donc la plus grande partie des documents accompagnés d'une copie de notice issue de la base de données UTLAS. Celle-ci peut être à corriger ou à traduire. L'indexation matière, si elle est liée au fichier des autorités matières de la Bibliothèque du Congrès, sera traduite par le système de traduction automatique développé sur UTLAS.

L'ensemble des données rassemblées par le catalogueur, lorsqu'elles constituent une notice bibliographique complète, sont transmises directement à la Section saisie des données chargée d'entrer les données Laval dans UTLAS. Cette procédure légère est applicable pour 80 % des cas environ. Pour un ouvrage qui n'est pas encore catalogué dans la base, une notice originale est réalisée ; le document est alors transmis aux indexeurs pour analyse.

Sont également transmis aux indexeurs les ouvrages dont les notices extraites d'UTLAS ont une indexation qui n'est rattachée ni au fichier des autorités matières de la Bibliothèque du Congrès ni à celui de Laval et les ouvrages pour lesquels la traduction automatique propose un choix entre plusieurs vedettes. Ce choix, nécessaire lorsqu'une vedette anglaise a plusieurs équivalents français, est du ressort des indexeurs. Exemple : APPLE = POMME + POMMIERS

La demande de traduction de vedettes matières de la Bibliothèque du Congrès non trouvées dans la base est en revanche directement transmise au Service de la normalisation de l'indexation matière par les catalogueurs.

Intégré à la chaîne documentaire, ce service est cependant relié directement à la direction de la bibliothèque. L'équipe du Répertoire des vedettes matières est composée de six personnes : cinq bibliothécaires, un secrétaire.

Chargé de l'évolution de la liste des autorités matières, son travail est avant tout destiné à répondre aux besoins de la Section d'analyse et aux demandes de la Bibliothèque nationale du Canada, qui reconnaît et utilise le RVM Laval comme fichier national d'autorités matières depuis 1974. Ce n'est qu'ensuite que les demandes des autres bibliothèques sont traitées.

Parallèlement à ce travail quotidien de création, de traduction, de modification de notices d'autorités, l'équipe essaie de suivre au plus près les travaux réalisés par la division du « Subject cataloging » de la Bibliothèque du Congrès. Cette charge spécifique est la condition sine qua non pour que les deux listes restent en conformité et que la traduction automatique fonctionne de manière satisfaisante.

L'équipe doit donc procéder aux corrections des notices correspondant à des notices modifiées par le Congrès et dont la liste est publiée chaque semaine dans les Weekly lists. De même elle doit suivre les révisions systématiques des subdivisions affranchies auxquelles procède la Bibliothèque du Congrès depuis ces dernières années.

L'ensemble de ces travaux est d'autant plus complexe que la bibliothèque de l'Université Laval n'a pas de relation privilégiée avec la Bibliothèque du Congrès. Elle est un utilisateur des LCSH (Library of Congress subject headings) comme un autre et ne participe en rien à l'élaboration des plans d'évolution de son modèle américain.

De plus, le Service de la normalisation de l'indexation matière, en collaboration avec la Bibliothèque nationale du Canada, développe les outils d'aide à l'indexation nécessaires à une meilleure utilisation du répertoire ; elle construit également les vedettes géographiques nationales canadiennes.

Enfin, dans le but de rendre un meilleur service aux usagers, l'équipe a entrepris l'intégration, dans la base de données, des subdivisions affranchies avec leurs notes d'application. Ce travail terminé permettra l'édition de listes de subdivisions.

Le Répertoire de vedettes matières

Avant de décrire au quotidien les méthodes de travail utilisées par l'équipe de normalisation, quelques données sur le répertoire et son histoire ne seront sans doute pas inutiles.

Le Répertoire de vedettes matières de l'Université Laval est un thésaurus à vocabulaire contrôlé dont le caractère encyclopédique en fait un outil utilisable par des catégories variées de bibliothèques. Le répertoire n'est pas une création originale, mais la traduction et l'adaptation de la liste des vedettes matières de la Bibliothèque du Congrès, dont la création remonte au début du siècle.

C'est à l'occasion d'une réorganisation interne du travail, dans les années 40, que les bibliothécaires de l'Université ont décidé d'utiliser, pour indexer leurs documents, une liste d'autorités structurée et unique. La seule liste francophone qui existait à cette époque était « Biblio ». Elle a été jugée mal adaptée aux besoins d'une bibliothèque universitaire et son utilisation limitait la réutilisation des notices réalisées par les établissements nord-américains, dont l'indexation était largement basée sur les « Library of Congress subject headings ». C'est donc un travail de construction, de traduction et d'adaptation entrepris depuis près d'un demi siècle qui se poursuit aujourd'hui.

Le répertoire élaboré a été publié pour la première fois en 1954 et a constitué une base de données bilingue accessible sur le système UTLAS à partir de 1982. La dixième édition publiée en 1989 a vu les microfiches remplacer le support papier. Le répertoire comporte actuellement 120000 entrées. En 1989, 8 000 nouveautés ont été ajoutées et 8 000 corrections réalisées. Il est vendu à près de 500 bibliothèques au Canada et à l'étranger et on peut estimer à 1 500 le nombre d'établissements l'ayant adopté comme liste d'autorité matières.

Parallèlement aux supports informatiques et microfiches, l'ensemble du répertoire existe et continue à se construire sur place au moyen de fiches cartonnées. Les coûts d'interrogation d'UTLAS et les manques de souplesse dans les procédures d'interrogation justifient le maintien du travail quotidien sur ce support. L'équipe espère cependant que les possibilités offertes par MULTILIS lui permettront d'abandonner les fiches manuelles.

Un fichier général, classé alphabétiquement, regroupe toutes les entrées avec leur équivalent anglais, les termes liés qui constituent le réseau et les sources utilisées pour la création et la traduction de la vedette. C'est cette fiche, codée en format MARC canadien, qui sert à l'entrée des notices d'autorité dans la base de données informatique. Un deuxième fichier anglais/français permet de retrouver la traduction retenue d'une vedette LC.

Un troisième fichier regroupe les sous-vedettes affranchies de la Bibliothèque du Congrès avec leur équivalent français. Cet ensemble de fichiers ne concerne que les noms communs, c'est-à-dire les vedettes équivalentes aux subject headings de la Bibliothèque du Congrès.

En effet, dans le format de catalogage nord-américain AACR2, les noms propres adoptent, en vedette matière, la forme de la vedette auteur et les noms géographiques la forme de la vedette collectivité auteur. Ils sont rassemblés dans un fichier d'autorité spécifique équivalent au « Library of Congress name authority file ». Seuls les noms des « accidents » géographiques ne pouvant jamais être auteurs comme Saint-Laurent (fleuve) font l'objet de vedettes matières à part entière.

Un accord spécifique entre la Bibliothèque nationale du Canada et la Bibliothèque Laval confie à l'équipe du répertoire la création de l'ensemble des vedettes géographiques canadiennes, qui sont donc reconnues comme vedettes autorités nationales et utilisées à ce titre par la Bibliothèque du Congrès !

Le travail au quotidien

Les demandes soumises à l'équipe par la Section analyse ou par la Bibliothèque nationale du Canada sont traitées en priorité. Les demandes des autres bibliothèques sont ensuite prises en compte et le temps qui reste est consacré aux travaux plus systématiques énumérés précédemment. Les demandes sont réparties entre les membres de l'équipe selon le domaine concerné. Une des cinq bibliothécaires est particulièrement chargée des vedettes géographiques, au traitement très spécifique, un autre s'occupe des vedettes scientifiques, un autre des vedettes d'art et d'histoire, les deux autres sont plus polyvalents.

Les fiches des vedettes créées ou corrigées sont revues par l'ensemble des membres de l'équipe avant d'être saisies en machine. La saisie est à son tour relue par le responsable de l'équipe. Les méthodes de travail sont les mêmes quels que soient les domaines, mais elles diffèrent suivant que la demande concerne un terme français ou un terme anglais.

Dans le premier cas, le bibliothécaire vérifie en premier lieu si le terme proposé exprime un concept nouveau ou s'il correspond à une vedette déjà existante. Dans cette dernière hypothèse, une recherche dans la documentation récente est nécessaire pour savoir si le terme proposé est devenu plus courant que la vedette existante - auquel cas il la remplacera - ou s'il suffit de rajouter un terme exclu.

S'il s'agit d'un concept nouveau, le bibliothécaire recherche son équivalent dans les LCSH. S'il trouve une vedette anglaise correspondant à la notion française, il traduira la notice du Congrès selon les principes examinés plus loin. Par contre, si aucune vedette anglaise ne correspond à la demande, il créera une vedette originale avec un réseau pour la rattacher à l'ensemble du répertoire. Un équivalent anglais provisoire sera proposé à la Bibliothèque nationale du Canada qui le transmettra à la Bibliothèque du Congrès pour validation.

Traductions

Dans ce cas, le travail peut être rapide si la vedette anglaise est composée d'éléments déjà traduits. Il est beaucoup plus long lorsqu'il faut déterminer en français le terme juste, le plus fréquemment utilisé, exprimant une notion anglaise.

Cela nécessite de procéder de la façon suivante :
- avoir recours aux dictionnaires, encyclopédies, thésaurus, ouvrages de référence spécialisés, en anglais, en français ou bilingues ;
- analyser le réseau de la vedette LC, afin de bien comprendre le contexte ;
- examiner le document à indexer et consulter le catalogue matières de la Bibliothèque du Congrès pour cerner au mieux son usage ;
- confronter les définitions anglaises et françaises, les traductions proposées par les ouvrages de référence bilingues, afin de déterminer le terme le plus pertinent.
- ajouter systématiquement les termes voisins, rencontrés au cours de la recherche, en renvois d'exclusion.

Si la recherche dans la documentation écrite disponible au sein du service et de la bibliothèque est infructueuse, une interrogation est effectuée dans la base de données PASCAL. Cette solution est souvent la meilleure pour les termes nouveaux apparaissant dans les ouvrages très spécialisés. Cependant, une grande prudence doit être observée : sont écartés les termes traduits de l'anglais par les indexeurs de PASCAL, ou les traducteurs d'articles de revues. Seuls seront pris en compte les termes trouvés dans les articles écrits en français ou les descripteurs utilisés pour la documentation de source francophone.

Le dernier recours, si PASCAL n'a pas été une aide suffisante, est de faire appel aux spécialistes, enseignants ou chercheurs, présents à l'Université.

La vedette déterminée, il faut construire son réseau, c'est-à-dire définir ses liens avec les autres vedettes : créer les renvois hiérarchiques et associatifs et rédiger les notes d'application qui déterminent son utilisation et sa construction dans les notices bibliographiques. La notice établie par la Bibliothèque du Congrès sert de source. Il arrive cependant que les spécificités des deux langues exigent des modifications. La cohérence interne du répertoire prime, car elle facilite au mieux la recherche de documents par les lecteurs.

La construction d'un réseau est souvent l'occasion d'une relecture des notices liées à la vedette sur laquelle on travaille. Des corrections, des améliorations permettent ainsi une réactualisation progressive de l'ensemble.

Les différences de structure des deux langues posent parfois d'autres problèmes de traduction difficiles à résoudre. Il en est de même pour certains usages du Congrès qui privilégient la culture américaine et la langue anglaise, et regroupent, par exemple, sous une vedette unifiée, la documentation générale sur un sujet et celle spécifique aux Etats-Unis ou à la langue anglaise.

La traduction et l'adaptation les plus précises, pour aboutir à un accès machine automatique de l'indexation dans les deux langues, exigent non seulement une très bonne connaissance de l'anglais, mais une parfaite compréhension du travail réalisé au Congrès.

Prenons comme exemple de ces difficultés la vedette matière Shorthand. Elle se traduit aisément par sténographie : LC l'emploie pour les ouvrages généraux sur ce sujet, mais également pour les ouvrages sur la sténographie anglaise. La vedette française sténographie aura donc, de la même façon, pour usage : sténographie en général et sténographie française. Par conséquent, la traduction automatique renverra dans chacun des cas à un choix (cf. tableau).

D'autres exemples peuvent être cités comme French Canadian qui a deux équivalents français : Canadiens français + Québécois. Ou, à l'inverse, la vedette française Couvertures en patchwork, qui correspond à deux vedettes matières anglaises : Quilt + Afghans (coverlets).

Rigueur, persévérance et patience

La détermination du choix du terme doit, par ailleurs, toujours prendre en compte le contexte encyclopédique du répertoire. Les synonymes possibles doivent être écartés ou précisés, les unitermes utilisés avec prudence.

La forme des vedettes et leur structure sont bien sûr soumises à des principes et des normes très stricts, reprenant les règles syntaxiques qui régissent la construction des vedettes matières du Congrès. L'emploi de signes de ponctuation, l'ordre des sous-vedettes y sont précisément définis ainsi que l'utilisation des sous-vedettes affranchies.

La création des vedettes géographiques repose sur des normes spécifiques liées, nous l'avons dit, au format de catalogage américain et aux règles régissant la création de vedettes auteurs et collectivités auteurs. Des renvois entre les fichiers d'autorités auteurs et matières sont parfois nécessaires pour aider le lecteur, par exemple dans le cas d'entités géographiques ayant changé de nom. La règle, en vedette matière, est de retenir le nom le plus récent, ce qui n'est pas le cas en vedette auteur.

Ainsi dans le fichier auteurs, à Ceylan, une note indiquera que cette vedette n'est pas utilisée comme sujet et que les documents sur ce pays doivent être recherchés à Sri Lanka. Inversement, dans le fichier matières, à Sri Lanka, une note indiquera qu'en tant qu'auteur Ceylan peut également être utilisé.

Les difficultés majeures de la création des vedettes géographiques tiennent aux problèmes de translitération, aux difficultés à déterminer la forme vernaculaire de certains noms et à la complexité de la construction de certaines vedettes de types collectivités auteurs, correspondant à des entités administratives bien précises de lieux peu connus et mal répertoriés. Les vedettes ainsi définies, après avoir été approuvées par l'ensemble de l'équipe, sont transmises aux demandeurs d'une part, et d'autre part intégrées aux fichiers manuels et saisies pour être ajoutées au répertoire.

Les différents travaux menés par l'équipe le sont avec une extrême rigueur et un souci constant du respect de la langue française. Rigueur, persévérance et patience sont des qualités indispensables à la réalisation de travaux de normalisation de l'indexation. On peut citer également les qualités de créativité associées à de la prudence, ainsi qu'une grande érudition doublée de beaucoup de modestie.

L'esprit d'équipe participe pour sa part au maintien d'un haut niveau d'exigence et empêche la routine de s'installer au fil des années. La construction du répertoire, son évolution permanente représentent un travail de longue haleine mené avec beaucoup de dynamisme. Les six personnes du Service de la normalisation de l'indexation matière travaillent en étroite collaboration depuis de nombreuses années et toujours avec le même enthousiasme. La passion dans les discussions sur les cas difficiles témoigne de l'intérêt que chacun porte à l'élaboration de cet outil précieux pour tant de bibliothèques dans le monde francophone.

Quelles que soient les critiques que peut susciter un système d'indexation basé sur une liste de mots matières conçue pour des recherches séquentielles, probablement pas toujours bien adapté aux capacités d'interrogation offertes par l'informatique, le Répertoire de vedettes matières Laval reste un outil de cohérence de l'indexation, non égalé à ce jour, pour les bibliothèques ayant un fonds encyclopédique.

La construction de Rameau réalisée à partir du RVM Laval et de la liste de vedettes sources de la Bibliothèque du Congrès ne perdrait pas à se poursuivre en établissant des liens étroits de collaboration avec l'équipe canadienne. La longue expérience accumulée par le service de l'Université Laval et sa parfaite maîtrise du système d'indexation américain en font un partenaire dont il serait préjudiciable de se priver.

Décembre 1990