Documentation et publications administratives

Présentation des activités de la Commission de coordination de la documentation administrative (CCDA). Créée en 1971 auprès du Premier ministre, la CCDA a eu dès le départ une double mission : jouer un rôle d'étude et de conseil pour les questions de documentation, assurer la coordination des publications provenant des administrations publiques en donnant son avis sur chaque nouvelle publication. Cette seconde mission vient d'être élargie à l'ensemble des produits d'information destinés au public des administrations. La CCDA a par ailleurs été à l'origine d'ORIADOC et a conduit diverses études : situation des personnels documentaires dans les administrations, utilisation des banques de données, audiovisuel.

Presentation of the activities of the Commission de coordination de la documentation administrative (CCDA). Created in 1971 as attached to the Prime Minister, the CCDA received immediatly a double mission : investigation and consulting about questions of documentation, coordination of public offices publications by expressing its opinion about every new publication. The later mission has recently been extended to all the information products intended to administrative public. Moreover, the CCDA originated ORIADOC and conducted different investigations : situation of documentation personnel in public offices, utilization of data banks, audio-visual.

La CCDA ou Commission de coordination de la documentation administrative est un organisme interministériel consultatif dont l'action reste trop souvent méconnue. Pourtant, la CCDA est à l'origine d'ORIADOC 1, le répertoire des centres de documentation, et est le correspondant obligé pour toutes questions touchant, de près ou de loin, aux problèmes documentaires de l'administration. Depuis peu, elle a vu ses attributions s'étendre à un nouveau domaine, celui de l'information administrative du public, et son action va désormais porter sur tous les produits télématiques créés à cet effet dans l'ensemble des administrations. La CODA, continuité ou révolution ? Le BBF est allé poser la question au président de la CCDA, plus exactement à ses deux présidents successifs : le partant, M. François Gazier, l'entrant, M. Jean Driol.

BBF. La CCDA ressemble, dit-on, au phénix d'Arabie : tout le monde en a entendu parler mais peu de gens sont capables de la décrire avec précision. Pourtant, c'est un organisme qui a déjà une histoire et dont les activités ont un impact évident dans le domaine documentaire, qu'il s'agisse d'ORIADOC, de SAFRANC, la banque de données des publications en séries de l'administration française, ou de l'information administrative en direction du public. Pensez-vous que cette relative méconnaissance tient à la structure de la CCDA, dont la mission est une mission d'étude, de conseil et de réflexion plus que de politique proprement dite ?

François Gazier. Je ne sais si la CCDA ressemble vraiment au phénix, mais il est certain qu'elle est effectivement une belle inconnue pour nombre de secteurs intéressés par ses activités, qu'il s'agisse des sphères de la documentation ou des sphères voisines des archives et des bibliothèques. La CCDA, quant à elle, existe depuis 1971 ; cet organisme, mis à la disposition du Premier ministre, devait l'appuyer dans son action interministérielle de coordination de l'action documentaire administrative. Donc, une commission d'étude et de réflexion, regroupant des représentants d'administrations et présidée par un conseiller d'Etat ou un conseiller à la Cour des Comptes, Francis de Baecque jusqu'en 1985, moi-même jusqu'au mois d'avril dernier, et maintenant Jean Driol.

Cet organisme, extrêmement léger, s'est étoffé depuis quatre ans, non pas en renforçant ses effectifs, mais en se complétant d'un comité interministériel qui regroupe des correspondants des différentes administrations. Ce comité a une fonction d'avis et de suivi, informant la commission des suites données « sur le terrain » aux propositions et incitations qu'elle émet dans les rapports rendus régulièrement au Premier ministre. Les six premiers de ces rapports correspondent à la présidence de F. de Baecque, le dernier, publié au mois de janvier 1989, fait le point sur les activités de la CCDA au cours des trois dernières années.

BBF. Si on feuillette ces différents rapports, on s'aperçoit que la CCDA a eu un spectre d'intérêts extrêmement large et qui va au delà du cadre documentaire stricto sensu.

FG. C'est un trait constitutif de la CCDA qui, dès le départ, a vu sa vocation définie de façon large, s'intéressant aux différents aspects de la documentation, mais aussi à la politique d'information des administrations publiques. Le décret de création prévoit deux pôles d'intervention : « Etudier les moyens d'améliorer, dans un souci d'efficacité et de rentabilité, le travail de documentation des administrations publiques ; veiller à la coordination, sur le plan technique, des activités d'édition des divers services intéressés et à la diffusion la plus adéquate des publications émanant des administrations publiques. »

BBF. D'abord, dans l'ordre, le pôle documentaire.

FG. Qui a fait l'objet d'une activité très diversifiée, tout d'abord des études générales sur les structures documentaires qui ont conduit à la diffusion d'une circulaire en 1985 : le Premier ministre demandait aux différentes administrations de rationaliser leurs structures documentaires et de créer un comité spécialisé pour cette coordination. D'autre part, on leur demandait d'élaborer un plan pluri-annuel de développement et de modernisation. Comme beaucoup de textes administratifs, cette circulaire a été plus ou moins suivie d'effets dans les différentes administrations.

Par ailleurs, la CCDA entreprend des études ponctuelles spécialisées : elle pilote en ce moment même un groupe de travail sur l'élimination des documents dans les centres de documentation, ainsi que sur le signalement de la « littérature grise ». Parallèlement, elle apporte son soutien à un certain nombre d'organismes comme Interphotothèque. Enfin, elle a été à l'origine de projets d'ensemble beaucoup plus ambitieux tel ORIADOC qui recense actuellement plus de 8 000 unités documentaires.

BBF. L'inventaire qui a été réalisé déborde d'ailleurs le cadre d'intervention de la CCDA.

FG. La démarche de réalisation ORIADOC s'est en effet voulue exhaustive et il n'a pas été fait de distinction entre le statut public ou privé des centres documentaires qui y sont recensés : je parle au passé car le suivi d'ORIADOC relève désormais de la Documentation française qui a, plus que la CCDA, vocation à exercer une fonction de gestion.

BBF. En dehors d'ORIADOC, la CCDA est surtout connue pour avoir proposé une réforme de fond du statut des personnels de documentation employés dans l'administration.

FG. Cette réforme a été et est encore une des grandes préoccupations de la CCDA qui a une doctrine très nette: la fonction documentaire s'accroît, se fait de plus en plus autonome, exige de plus en plus de technicité et de compétences. Bref, la documentation devient un métier et il importe de prendre en compte cette spécificité dans le cadre de l'administration publique. D'où la démarche présentée dans l'avant-dernier rapport de la CCDA qui avait formulé, en 1984, une série de propositions tendant à la création de corps interministériels de documentation. Le projet a suscité beaucoup d'espoirs chez les documentalistes, mais... disons que les temps ne sont pas encore mûrs !

BBF. Alors ?

FG. Alors la CCDA n'a pas campé sur des positions jusqu'auboutistes du tout ou rien et a accepté une « révision déchirante ». Le dernier rapport aborde à nouveau cette question mais sous des angles différents. Tout d'abord une mise au net de la situation des personnels de documentation, car, actuellement, n'est réellement bien cernée que la situation des seuls personnels titulaires des ministères de la Culture et de l'Education nationale, ainsi que de la Documentation française.

Or, l'essentiel des personnels documentaires employés par l'administration est composé soit de contractuels soit de titulaires originaires d'autres filières et affectés pour une période plus ou moins longue à des tâches de documentation. C'est en particulier sur les contractuels que nous nous sommes attachés à faire le point : une enquête a montré que les conditions de recrutement étaient pour le moins hétérogènes et que les qualifications techniques n'étaient pas toujours assurées : moins de 50% des 400 personnes qui ont répondu à l'enquête sont titulaires d'un diplôme technique.

La deuxième étape consiste en une série de propositions, à court et à moyen terme. Des propositions concrètes, limitées, mais qui pourraient, si elles aboutissent, contribuer à assainir la situation. Ainsi, dès à présent, la CCDA propose que les concours de recrutement des personnels titulaires valorisent les éléments techniques (rédaction de résumés analytiques, équation de recherche, participation de professionnels aux jurys...) au détriment des épreuves de culture générale qui prédominent actuellement.

D'autres propositions cherchent à établir des passerelles entre les différents corps existants (concours communs) en attendant leur fusion et, à plus ou moins longue échéance, la création de ces fameux corps interministériels. De manière générale, l'accent est mis d'abord sur les problèmes de formation : formation initiale (la CCDA demande que les concours de recrutement des titulaires soient réservés aux possesseurs d'un diplôme technique), mais aussi, formation continue : stages d'accueil et d'adaptation à l'emploi, formation aux épreuves documentaires des concours internes... L'ensemble de ces propositions n'a sans doute rien de révolutionnaire, mais il a l'avantage d'être réaliste, si bien qu'à l'heure actuelle, le groupe de travail qui a été mis en place auprès du Premier ministre a déjà retenu certaines de ces idées.

BBF. La CCDA semble très intéressée par tous les aspects de l'innovation technologique dans le secteur documentaire, d'abord l'audiovisuel, maintenant les banques de données.

FG. Le décret de 1985 qui a redéfini les activités de la CCDA souligne en effet que celle-ci « aide à la rationalisation et à la modernisation des techniques documentaires par tous les moyens appropriés », mais, je tiens à le souligner, il ne s'agit nullement d'une mission exclusive. Certes, la CCDA a toujours soutenu par exemple l'action d'Interphotothèque, un des services de la Documentation française qui fonctionne comme centre d'étude et d'information sur l'image avec un réseau de quelque 500 correspondants responsables des services photographiques et audiovisuels d'organismes publics. Ce n'est toutefois qu'en 1986 qu'a été créé un groupe de travail destiné à faire le point sur les problèmes de traitement de la documentation administrative audiovisuelle, qu'il s'agisse de production, de collecte, de conservation et de diffusion. L'ensemble de ces travaux a donné lieu à une brochure, Audiovisuel et administration, qui est maintenant disponible à la Documentation française 2.

Jean Driol. Il est évident que l'intérêt de la CCDA pour les nouvelles technologies est appelé à se poursuivre et à se renforcer. C'est ainsi qu'elle a entrepris récemment une étude sur l'utilisation des banques de données (internes ou externes) par les administrations centrales, qui figure dans le dernier rapport d'activité. Le bilan, qui exploite les résultats d'une enquête menée en 1987, fait état d'une situation très hétérogène. Il n'est donc pas étonnant que l'étude conclut sur la nécessité d'une coordination qui pourrait être confiée à la CCDA en vue « de tenir un inventaire permanent, comme elle le fait déjà pour les publications administratives, des banques de données et fichiers informatisés constitués par les administrations et interrogeables par leurs services et, éventuellement, par le public ».

BF. Ce qui nous amène au second volet de compétence de la CCDA, la mission de contrôle et d'inventaire des produits documentaires diffusés par l'administration.

FG. En termes plus précis, cette mission signifie la tenue d'un inventaire des publications périodiques et, surtout, la consultation obligatoire de la CCDA pour la création de nouvelles publications. Comme cet avis fait partie des pièces soumises obligatoirement au Contrôle financier pour tout projet d'édition, son poids est loin d'être négligeable...

JD. La CCDA s'est dotée à cet effet d'un organe permanent, le Comité des publications, que j'ai présidé pendant deux ans. Ce comité comprend des représentants des différents organismes impliqués, notamment: la Documentation française, l'Imprimerie nationale, les ministères des Finances et de l'Education nationale, la Bibliothèque nationale, les Archives nationales et, depuis peu, la Commission paritaire des publications et agences de presse (CPPAP). A relever que celle-ci, désormais, n'instruit les dossiers présentés par les administrations 3 que si ceux-ci comportent l'avis de la CCDA. Par ailleurs, la CPPAP qui, de par ses attributions, couvre l'ensemble des périodiques, signale les nouvelles publications éditées par les établissements publics : ces dernières, qui ne relèvent pas de l'avis préalable de la CCDA, sont cependant recensées dans sa base de données, SAFRANC.

BBF. Celle-ci représente un ensemble considérable puisqu'on y dénombre près de 1 200 titres.

JD. L'administration française est effectivement assez prolixe..., mais il faut se souvenir que les établissements publics qu'on vient de mentionner éditent la moitié de ces publications. En définitive, le poids éditorial de l'administration est relativement représentatif de son rôle dans la vie du pays et la gamme des périodiques signalés dans SAFRANC est très large. A côté du Journal officiel, des publications statistiques ou réglementaires, SAFRANC recense bon nombre de publications à caractère artistique ou culturel, scientifique, technique, sociologique, historique 4...

BBF. On peut considérer que le Comité des publications a fait école, puisqu'on vient de vous investir d'une mission comparable en ce qui concerne la coordination de l'information administrative du public.

JD. C'est là, en effet, une orientation nouvelle et qui constitue une étape importante pour la CCDA. Un constat, dressé it y a deux ans, a montré qu'à l'échelon interministériel, l'information administrative du public était dispersée entre divers organismes : « Administration à votre service », Centre interministériel de renseignements administratifs, Service d'information et de diffusion, sans oublier la Documentation française et... la CCDA. La réorganisation qui s'est ensuivie a confié à la CCDA, par décret en date du 6 mars 1989, une triple mission : faire toutes recommandations en vue d'améliorer l'information administrative du public, tenir l'inventaire permanent des publications ou bases de données destinées à cette information, émettre un avis sur tout projet de publication ou de service télématique en ce domaine. Le Comité de l'information administrative du public, qui fonctionne depuis quelques mois sous la présidence de Mme de la Presle, a des attributions et un mode de fonctionnement analogues au Comité des publications : mise en place d'un inventaire informatisé et contrôle préalable des produits d'information destinés au grand public. Compte tenu de l'ampleur de la tâche - les produits d'information télématiques se multiplient chaque jour -, cette nouvelle mission pourra entraîner des modifications au sein de la CCDA.

BBF. Ne pensez-vous pas qu'à plus ou moins longue échéance la mission de coordination technique de la CCDA pourrait déboucher sur des responsabilités accrues dans le domaine documentaire, non seulement sur le plan technique mais aussi politique ?

JD. Votre question est ambiguë. Si elle laisse entendre que l'organisme pourrait être soumis à des directives du pouvoir politique, il est clair que la CCDA a toujours oeuvré dans l'indépendance la plus grande. Si elle veut signifier que l'institution se préoccupe de l'avenir, il est vrai alors que la CCDA peut avoir une politique, qui est celle d'améliorer les capacités documentaires de l'administration au profit des pouvoirs publics et des usagers. Cette préoccupation à long terme figure d'ailleurs, précisément, dans les textes qui la constituent. Ne pensez-vous pas qu'un tel programme soit suffisamment enthousiasmant pour motiver une équipe ?