Partisan convaincu du CD-ROM, l'auteur, directeur des services publics d'Amigos (Dallas, Texas), insiste sur la planification préalable à l'introduction du CD-ROM bibliographique. Court, clair et systématique, cet article regroupe sous quatre rubriques des conseils pratiques, souvent simples et évidents, quelquefois cependant moins évidents, mais très utiles aux candidats à l'utilisation du CD-ROM.

Le matériel, d'abord. Outre les conseils habituels sur les capacités de mémoire, le disque dur et le moniteur du micro-ordinateur, Downing insiste sur la vitesse. Les programmes de CD-ROM étant souvent lents, il faut choisir un micro-ordinateur rapide; mais, attention, certains programmes ne fonctionnent pas à 12,5 MHz. Les lecteurs de CD-ROM : contrairement aux apparences, ils ne se ressemblent pas tous. Les préférences de l'auteur vont au lecteur externe Hitachi 1503 S, qui est empilable, se charge par l'avant et peut être raccordé en série et en quatre exemplaires au micro-ordinateur. Vous pouvez donc mettre en permanence quatre disques de la même base de données (Medline par exemple) dans quatre lecteurs gérés par le même micro-ordinateur, ce qui évite les manipulations de disques par les utilisateurs et permet de réexécuter les recherches sans difficultés ... si le programme de gestion du CD-ROM l'a prévu. La sécurité : des lecteurs de CD-ROM qui ferment à clef (Philips CD-100), un meuble bloquant le matériel; aucune solution n'est parfaite et toutes posent d'autres problèmes. Placez votre équipement dans le service de référence, c'est son emplacement logique.

La maintenance : ce nouvel équipement qu'est le lecteur de CD-ROM étant peu coûteux (aux USA entre 700 et 1 000 USD) mais la maintenance relativement chère (200 USD), l'auteur conseille de ne pas souscrire de contrat. OCLC ne prévoit d'ailleurs pas de contrat pour le matériel qu'il livre avec ses CD-ROM. Enfin, last but not least, en attendant l'application universelle de normes « High Sierra », veillez à acheter du matériel sur lequel vos CD-ROM pourront tourner, ce qui n'est pas évident. L'imprimante doit être silencieuse. Attention, prévoyez une augmentation du budget papier : les utilisateurs ont la fâcheuse manie de vouloir tout imprimer; même si le logiciel a prévu des limites à l'impression, les astucieux arrivent toujours à les contourner. Les bases de données : la plupart des contrats sont des contrats d'utilisation et non de vente. Il faut donc bien réfléchir avant d'annuler l'abonnement papier correspondant, d'autant que l'accès au CD-ROM est encore un accès mono-utilisateur. Enfin, il faut faire très attention aux restrictions d'utilisation qui peuvent être imposées par le producteur (Eric ou OCLC).

Le logiciel de recherche documentaire : si tous les logiciels ont à peu près les mêmes possibilités, il n'existe, malheureusement, aucune standardisation. On assiste donc à la multiplication des langages, ce qui pose un problème de formation. Une solution : acheter le plus possible ses CD-ROM chez le même producteur (Silver Platter a près de 20 références à son catalogue et connaît pour cette raison un grand succès). La formation : le probième se pose à la fois pour le personnel et pour les utilisateurs, ces derniers, bien plus que les autres, ayant besoin d'un véritable enseignement.

Cette nouvelle technologie est très populaire auprès des utilisateurs ; une fois adoptée, il est impossible de'revenir en arrière. Cependant, une planification et une étude technique soigneuses sont essentielles. Cet article peut servir d'aide-mémoire.