Cette étude de cas, rédigée par des bibliothécaires de l'Université Cornell d'Ithaca, NY, nous offre une présentation assez complète et systématique des problèmes que pose l'introduction des CD-ROM dans le flot documentaire d'une bibliothèque.

Section de la bibliothèque universitaire de Cornell, la bibliothèque Albert R. Mann, qui est spécialisée en agriculture, sciences de la vie et sciences sociales et dessert 6 000 personnes, a acheté les disques Disclosure, Eric et Agricola. Le CD-ROM n'est pas traité à part : il est considéré comme un support d'information, comme le livre, le périodique, ou le programme informatique, et est traité comme tel. Il passe au crible la politique de développement des collections, basée sur le conspectus du RLG (Research library group), et à laquelle ont été ajoutés des critères spéciaux de sélection, qui sont détaillés ici. Par exemple : prix raisonnable en fonction de l'utilité, producteur de confiance, pas de restrictions exorbitantes d'utilisation, facilité d'utilisation ainsi qu'intégration satisfaisante à l'ensemble des collections de référence, dans le cas de bases bibliographiques. Le processus d'acquisition est le même que celui des autres documents. Certaines particularités du disque nécessitent quelques adaptations. Même pratique pour le catalogage ou le kardexage : les AACR2 destinées aux programmes informatiques sont applicables aux CD-ROM, mais certains problèmes spécifiques nécessitent un temps assez long de catalogage. La maintenance est assurée à la fois par deux divisions : celle des services publics et celle de la technologie de l'information; la première pour le courant (papier, encre d'imprimante), la seconde pour les solutions informatiques de difficultés qui se posent à l'installation et à l'utilisation des stations de lecture.

Pratiquement, les stations de lecture ont été installées en vue du bureau de référence puisque le service de référence a la charge de l'assistance au lecteur. Le choix s'est porté sur les IBM-XT, des lecteurs Philips et une imprimante à jet d'encre (silencieuse). Elles sont disposées sur des tables spéciales et le lecteur est placé dans un tiroir fermé à clef. II n'y a donc que 3 stations pour 3 bases de données; seul le dernier CD-ROM est en place dans le lecteur et le personnel doit donc lui-même changer les disques en cas de recherche sur des années antérieures. Cette solution a été préférée, après expérience malheureuse, au prêt direct du disque aux utilisateurs, ce qui évite les erreurs de manipulation (CD-ROM introduit dans les lecteurs de disquette).

L'accès est libre et gratuit, sans rendez-vous et sans limitation de temps, pour le moment. Tous les outils nécessaires sont à la disposition des utilisateurs : thésaurus, manuel du producteur, descriptions « maison ». Le service de référence est là pour aider les utilisateurs et organiser des séances de formation, qui sont nécessaires. Ces deux tâches peuvent être absorbantes et, dans certains cas, submerger une équipe de 9 professionnels et 4 assistants qui doivent en même temps servir les lecteurs au bureau de référence. Les séances de formation entrent dans le cadre de l'instruction de l'utilisateur final, déjà pratiquée pour BRS after dark. L'observation attentive et permanente des utilisateurs permet de déceler les principales erreurs, de les corriger, et d'améliorer la formation. Une personne formée, non seulement fait des recherches plus pertinentes, mais encore en un temps plus court qu'une personne non formée, preuve que les systèmes d'interrogation ne sont pas aussi simples qu'on veut bien le dire.

En ce qui concerne l'aspect financier, sur la base de la première année d'utilisation, le coût moyen d'une recherche s'élève à 0,99 USD pour Eric, 1,44 USD pour Agricola et 5,48 USD pour Disclosure, sans compter le coût d'amortissement du matériel. L'enthousiasme des utilisateurs est réel. Cependant, certains problèmes sont évoqués en conclusion : la mono-utilisation du CD-ROM, qui est un frein à son développement, la faiblesse des programmes de recherche, la standardisation des commandes, qui serait souhaitable, et enfin le choix encore limité des disques.