L'intérêt du prêt

Le British library document supply center joue un rôle fondamental dans la fourniture de documents en Europe. L'obtention d'informations (documents ou photocopies) dépend aujourd'hui essentiellement d'une volonté de coopération et de l'avance technologique, face à une demande de plus en plus exigeante. Le BLDSC, dont l'origine remonte à 1916, a relevé le défi de la fourniture rapide de documents au moindre coût : sa politique d'achat est centrée sur les monographies et la littérature grise (en anglais), les publications en séries (toutes langues), ainsi que sur une collecte quasi exhaustive des publications des Communautés européennes, le tout en majorité sur support papier. Partenaire du projet ADONIS, le Centre honore toute demande rapide par la transmission électronique de documents, hors Royaume-Uni notamment : la télécopie, dont les progrès vont s'affirmer via un réseau numérique de télécommunication, est couplée à quelques transmissions ponctuelles par satellite (APOLLO). Outre le prêt-photocopie à l'intérieur du Royaume-Uni, le BLDSC propose ses services à l'échelle européenne, aux établissements par l'intermédiaire des bibliothèques nationales et des centres de prêt, ainsi qu'aux particuliers, moyennant des unités de paiement prépayées. Il est aussi le principal promoteur de la base européenne SIGLE de littérature grise.

The British library document supply center plays an important part in Europe. Obtaining information (documents or photocopies) today rests above all upon a will for cooperation and upon the technological lead, faced with a continuous demand. The BLDSC, which dates back to 1916, has accepted the challenge of fast document supply at a lower price ; its purchasing policy focuses on monographs and grey literature (in English), serials (all languages), and also on a comprehensive collection of European Communities publications, most of it in traditional paper form. The Center, which is a major participant in the ADONIS project, honours any fast request through electronic document delivery, particularly outside the United Kingdom : facsimile transmission, to improve through a public switched digital network, is a promising mean, combined with several attempted deliveries by satellite (APOLLO). Besides prepaid loan/photocopy inside the United Kingdom, the BLDSC supplies European and international requests of libraries or individuals. It is also a major contributôr to SIGLE, the European database for grey literature.

Lors d'une visite en Nouvelle Zélande, Maurice Line (1) a récemment souligné qu'on devait considérer l'ensemble des collections documentaires d'un pays quand on s'intéressait au problème du partage des ressources. C'est en effet cet ensemble qui donne la véritable mesure de ce qui est disponible dans un pays, plutôt que les fonds de quelques grands établissements. Nous ne vivons plus dans un monde divisé en unités auto-suffisantes à l'intérieur de frontières nationales, mais agissons en un temps où les barrières politiques, linguistiques et économiques ont moins de sens que les différences en matière de capacité technologique, d'incompatibilité de matériel et de logiciel, d'absence de normalisation.

La nécessité de coopérer

Si la thèse de Line est valable pour un pays économiquement développé, relativement petit et géographiquement isolé, elle sera d'autant plus recevable pour des pays particulièrement riches, mais qui ne peuvent, et ne devraient pas, tendre à l'autarcie à l'intérieur de leurs propres frontières. Cette volonté de coopérer est parfaitement illustrée par l'exemple scandinave, où les cinq pays, Danemark, Suède, Norvège, Finlande et Islande sont depuis longtemps membres du Scandia plan, un plan de coopération destiné à favoriser le partage de leurs ressources (2). Un tel schéma fait fi des frontières et crée un espace documentaire commun en Scandinavie.

Les principes de l'IFLA sur l'Accès universel aux publications exigent que chaque pays rende ses publications (3) disponibles, mais ne recommandent pas que chacun satisfasse à l'ensemble de ses besoins. Un nombre grandissant d'usagers s'intéressent moins à la provenance des documents qu'à la rapidité et à la facilité de leur obtention.

En Europe de l'Ouest, les restrictions budgétaires imposent aux bibliothèques de limiter leurs propres ressources et de faire appel à d'autres canaux d'approvisionnement pour les documents qui ne sont pas indispensables à leur activité quotidienne. Le prêt entre bibliothèques devient la seule manière d'obtenir des documents que la bibliothèque ne possède pas et pour lesquels la faible demande n'exige pas d'acquisition. En ce sens, le prêt entre bibliothèques et la fourniture de documents peuvent, et devraient, être considérés comme l'un des aspects d'une politique d'acquisition.

Fourniture de documents et PEB

La fourniture de documents constitue l'un des principaux secteurs en développement de l'industrie de l'information. Ce fut d'abord une activité essentiellement assurée par les bibliothèques sous le vocable de « prêt interbibliothèques ». Toutefois, avec les innovations technologiques et l'accès aux banques de données d'acteurs extérieurs au champ traditionnel des bibliothèques, le domaine s'est diversifié et intéresse maintenant les bibliothèques, les centres spécialisés, les services d'information relevant des compagnies industrielles ou commerciales et divers fournisseurs (de brevets, de normes, etc.). Cette croissance est illustrée par les statistiques du Royaume-Uni, où les demandes reçues à la British library ont augmenté de 49 % entre 1973-74 et 1986-87 (4 et 5). Même sur une période plus courte, la croissance est continue. Au Royaume-Uni, elle a, par exemple, été de 5 % entre 1985-86 et 1986-87 (6) ; dans le même temps, le CDST enregistrait en France une augmentation de 7 % de 1985 à 1986 (7).

Les catalogues collectifs ont été l'un des principaux outils qui ont sous-tendu cette coopération entre bibliothèques. Chaque pays a élaboré le sien, parfois seulement pour recenser les publications étrangères, rendant ainsi le repérage de ses propres publications plus difficile que celui des publications étrangères possédées par leurs bibliothèques ! Néanmoins, l'apparition des catalogues collectifs automatisés, tel l'OCLC, a bouleversé tout ce domaine. Plus n'est besoin de consulter le répertoire imprimé, et sans doute dépassé, de chaque pays : on peut avoir accès au catalogue en ligne qui donne les dernières mises à jour. Et comme les membres du réseau et les usagers sont disséminés à travers le monde entier (laissons de côté l'Europe de l'Ouest), il est facile de localiser un titre sans avoir besoin de se soucier du pays qui le possède.

La rapidité de fourniture est, pour beaucoup, un élément vital. Il arrive que l'on obtienne plus vite un document de l'étranger, qu'en le cherchant sur son propre territoire. La priorité accordée à la demande par le fournisseur, les techniques de transmission de la demande et du document, les procédures comptables et la facilité d'utilisation des systèmes quels qu'ils soient sont des facteurs essentiels de rapidité.

Le BLDSC

La British library est une institution très complexe, aux multiples fonctions. La majeure partie de ses activités est concentrée à Londres (ouvrages, manuscrits, collections de l'Indian office, journaux, archives sonores, services bibliographiques). Par contre, le DSC (Document supply centre) est installé près de Boston Spa, dans le Yorkshire, à quelque 700 km au nord de Londres.

Historique

L'histoire du DSC est fort longue et compliquée. Alors que sa plus ancienne composante, la National central library, remonte à 1916, l'essentiel fut mis en place en 1957, avec la création d'un centre spécialisé dans la collecte des documents scientifiques russes (originaux et traductions). Puis le centre se développa et devint la National lending library for science and technology (NLLST), inaugurée à Boston Spa en 1961. A la création de la British library, en 1973, la National central library s'installa à Boston Spa, où elle fusionna avec la NLLST et prit le nom de British library lending division (BLLD). Enfin, suite au développement des activités de prêt et de photocopie, et surtout à l'émergence d'une véritable industrie de la fourniture de documents, on décida, en 1986, de rebaptiser la BLLD en « British library document supply centre ».

Le BLDSC est installé en pleine campagne, à un kilomètre du village de Boston Spa et à 18 km de York et de Leeds. Une multitude de raisons a présidé au choix du site: des raisons économiques - le site, occupé par une manufacture d'armes, était depuis longtemps propriété de l'État -, de bonnes communications postales - à égale distance de Londres et d'Edimbourg - et la présence de terrains libres en prévision d'un agrandissement ultérieur -, le BLDSC occupe aujourd'hui une superficie de 24 hectares.

Le fonds documentaire

Les collections résultent d'acquisitions menées à titre onéreux ou gratuit depuis les temps les plus reculés de la National central library, d'où la présence d'un nombre important de documents anciens remontant parfois au XVIe siècle. Le centre poursuit une politique d'achat active en matière de publications en série, de monographies et de littérature grise. Il possède plus de 197 000 titres de publications en série (dont 54 000 vivants), 2,5 millions de monographies (avec un taux d'accroissement annuel de 43 000 nouveaux titres, sans compter les dons), plus de 5,5 millions de rapports techniques, 500 000 thèses (anglaises et américaines, pour la plupart) et plus de 500 000 traductions.

La politique d'acquisition se propose d'acquérir toutes les monographies en anglais pour alimenter le prêt entre bibliothèques, quel que soit leur lieu de publication. Les ouvrages en langue étrangère sont achetés à la demande ou, pour certains, en fonction des suites auxquelles ils appartiennent. Les publications en série sont, par contre, achetées sans tenir compte de la langue ou du sujet, à la seule condition de pouvoir être utilisées dans le cadre du prêt inter : les périodiques britanniques et américains représentent 45 % du total, les allemands 7 %, les français 4 %, les néerlandais 3,5 % et les scandinaves presque 3 % ; le reste provient pour l'essentiel d'Australie, du Canada, du Japon et d'URSS.

Un effort particulier est mené pour maintenir une collection aussi exhaustive que possible des publications, comptes rendus de congrès et traductions émanant des Communautés européennes. Des liens étroits existent en effet avec la Commission des communautés européennes, responsable d'une multitude de documents, et avec le Centre international des traductions de Delft.

Sont, par contre, exclus des collections du BLDSC les brevets, normes, ouvrages de fiction, livres pour enfants et manuels scolaires. Certains documents grand public, consacrés par exemple au jardinage ou à la cuisine, n'entrent pas davantage dans le cadre des activités du centre. Ils sont pris en charge par les bibliothèques de lecture publique.

Le stockage

La majorité des documents est encore conservée sous forme papier, sur environ 150 km de rayonnages. Des microformes existent, en particulier pour les rapports techniques, qui sont produits, ou achetés, sur ce support, quand le centre ne possède pas les originaux. On a bien mené des études pour établir la faisabilité économique d'un transfert des collections sur microformes, mais un tel projet s'est révélé irréaliste du point de vue financier, sans parler des autres problèmes posés par ce type de support (recherche, fourniture, copyright). Néanmoins, le centre figure parmi les principaux partenaires du projet Adonis.

Le projet Adonis

Adonis a été lancé au moment où certains grands éditeurs scientifiques se sont préoccupés de l'importance prise par la photocopie au sein des centres de fourniture de documents. Bien que la loi britannique autorisât la fourniture de copies destinées à la recherche ou à l'usage privé, les éditeurs ont estimé subir une perte de revenus considérable et ont recherché un moyen de contrôler ce mode de reproduction tout en obtenant une compensation financière. Aussi l'idée de recourir au stockage optique pour réduire les coûts fut-elle adoptée, les économies réalisées devant être ensuite partagées avec les éditeurs qui récupéreraient les pertes causées par la photocopie.

La faisabilité du projet fut démontrée, mais les prix de revient étaient trop élevés, les scanners à grande vitesse nécessaires au projet ne pouvant servir à d'autres fonctions et s'avérant, de fait, sous-utilisés. Le développement du CD-ROM et la décision prise par les offices des brevets européen, américain et japonais d'échanger leurs documents sous forme codée modifièrent les données du problème et relancèrent le projet. Le matériel de numérisation employé pour les brevets pouvait aussi servir pour les revues sélectionnées par Adonis, réduisant ainsi le coût unitaire des opérations. Dans le même temps, on ramena de 3 000 à 218 le nombre de titres de périodiques biomédicaux retenus dans le cadre du projet.

Les revues sont imprimées comme à l'ordinaire, puis numérisées à Amsterdam, et indexées avec la seule référence bibliographique. Les bandes en mode image et les index sont expédiés en Allemagne, au centre CD-ROM de Philips, et les disques sont ensuite adressés aux institutions membres du projet, qui disposent d'une station de travail mise au point par le BLDSC. A chaque article est attribué un numéro unique d'identification, que le responsable de l'indexation est seul à connaître aujourd'hui. Les documents peuvent être affichés à l'écran ou édités avec une imprimante laser de haute qualité. Un accès direct par l'usager est même en cours d'étude, avec possibilité de transmettre directement les articles chez l'utilisateur final via la télécopie.

Le service de fourniture

Le centre a pour vocation première de fournir aux bibliothèques les documents (ou leur reproduction) demandés par leurs clients, documents qu'elles ne possèdent pas ou qui ne sont pas immédiatement disponibles. Le tout est organisé de manière à offrir un service rapide, efficace et d'un prix raisonnable.

Vu l'importance du facteur temps dans les activités de prêt-inter, une multitude de procédures a été mise en place à Boston Spa pour expédier les demandes et fournir les documents. Les demandes peuvent ainsi être acheminées par voie postale, télex, messagerie électronique, téléphone ou via certains serveurs.

Les clients hors Royaume-Uni ont la possibilité d'utiliser les mêmes méthodes que les autres, et la transmission électronique leur offre des gains de temps considérables par rapport à l'acheminement postal. Certes quelques restrictions (copyright, contrats, limites à l'importation) peuvent affecter leurs demandes, mais ceci ne concerne en fait qu'un petit nombre d'usagers. Durant l'année 1986-87, 35 % des demandes ont été reçues par voie non postale, et ce chiffre doit aujourd'hui dépasser les 40 %. Pour les usagers hors Royaume-Uni, il est de l'ordre de 50%.

Bien sûr, une transmission rapide et efficace des demandes doit être complétée en aval par un service de fourniture de même qualité. A l'intérieur du Royaume-Uni, le BLDSC peut recourir aux services postaux, mais il peut aussi passer des contrats avec des sociétés de transports par camions, dont les prestations s'avèrent moins onéreuses et plus fiables que celles de la poste. C'est le cas dans la plupart des grandes agglomérations urbaines. Le centre utilise aussi maintenant la télécopie (appareils du groupe 3 *) et a mené quelques expériences par satellite (projet Apollo).

La télécopie

Si la transmission avec des appareils du groupe 3 est correcte pour des documents réclamés en urgence, la rapidité et la qualité laissent à désirer pour un usage quotidien.

Par contre, la norme du groupe 4 présente des avantages : correction totale, avec production de copies parfaites ; meilleure compression des données ; haute résolution de 240, 300 et 400 lignes par pouce ; échelle de gris permettant de traiter les demi-tons et les autres illustrations ; imprimante laser avec papier ordinaire.

L'ensemble de ces éléments assure à la télécopie une qualité aussi bonne que celle d'une photocopie. Le principal inconvénient, hormis le coût élevé des matériels du groupe 4, réside dans le recours obligatoire à des réseaux numériques de télécommunications ; ceux-ci seront bientôt disponibles avec les Réseaux numériques à intégration de Service (RNIS). Au Royaume-Uni, les British telecom ont implanté un RNIS pilote dans la région de Londres, et le BLDSC en a profité pour conduire des expériences de transmission entre Boston Spa et le University college de Londres, réalisant ainsi la première application commerciale au monde de télécopie groupe 4 via un réseau numérique public. Certes, le système a rencontré quelques problèmes techniques inhérents à tout nouveau projet, mais les résultats restent très prometteurs.

Le projet Apollo

Les RNIS ne seront pas opérationnels à grande échelle avant un certain temps. On peut, par contre, employer la transmission par satellite. La Commission des communautés européennes, en compagnie de l'Agence spatiale européenne, a fait, il y a quelques années, une proposition dans ce sens (projet Apollo). La transmission par satellite est une procédure onéreuse : Apollo constitue une tentative destinée à en réduire les coûts grâce au partage entre plusieurs usagers d'un canal de satellite et d'un équipement de réception. L'ASE développe actuellement ce type de matériel, qui devrait sortir au milieu de 1988. A l'origine, le BLDSC se proposait de transmettre les documents à ses clients dans plusieurs pays européens, la France n'étant pas formellement associée à l'opération. Le système devait donc réduire les coûts. Or les coûts restent élevés, et la Commission, qui devait financer l'expérience, ne garantit pas vraiment sa participation. Aussi, faute de ressources, le projet Apollo risque de ne jamais devenir un service commercial à part entière et de rester à l'état d'expériences ponctuelles.

Le service de prêt-photocopie

Le centre propose un service rapide de prêt-photocopie à toute bibliothèque du Royaume-Uni et un service rapide de photocopie à tout établissement dans le monde. Les principes définis par l'IFLA (8) régissent le prêt à l'étranger. Par « bibliothèque », on entend un ensemble très lâche, allant des traditionnelles bibliothèques publiques ou universitaires jusqu'au responsable de la documentation ou de l'information opérant dans une petite entreprise (secrétaire, standardiste, etc.).

Pour le Royaume-Uni, le système fonctionne à l'aide de vignettes prépayées, valables pour le prêt de documents ou la photocopie (à concurrence de 50 pages), avec un taux de satisfaction relativement constant aux alentours de 94 % (88 % des documents fournis proviennent des collections du BLDSC ; 6 % d'autres institutions, britanniques ou étrangères).

Le service à l'étranger

Le BLDSC est, au Royaume-Uni, le centre chargé du prêt entre bibliothèques au niveau international, les établissements étrangers devant normalement contacter Boston Spa en première instance, quitte à voir leurs demandes satisfaites par une autre institution. Les clients désirant un prêt doivent faire transiter leur demande par leur propre bibliothèque nationale ou leur centre de prêt. On pense en effet qu'un centre national exploitera toutes les ressources du pays avant de s'adresser à l'étranger et de se lancer dans une procédure relativement onéreuse. Par contre, les demandes de photocopies peuvent être faites par n'importe quel particulier ou centre de documentation étranger, à l'aide d'unités de paiement prépayées équivalant à des tranches de 10 pages (vignettes pour les demandes postales, comptes-clients pour ceux qui utilisent des moyens de transmission électronique).

Les services experts

Depuis longtemps, le BLDSC connaît les besoins qu'éprouvent certains secteurs de l'information en matière de services particuliers, mais, pour des raisons financières et politiques, il était, jusqu'à ces dernières années, incapable de les satisfaire. Des actions spéciales ont toutefois été menées dans cette direction, par exemple pour satisfaire plus rapidement la demande. Ainsi, le Service d'action urgente permet aux clients du Royaume-Uni de faire leurs demandes par téléphone : celles-ci sont immédiatement traitées, le client averti de la réponse (positive ou négative) dans les deux heures, et les copies expédiées le jour même par la poste au tarif rapide. On peut aussi adresser les documents par transporteur ou par télécopie. Hors Royaume-Uni, le SAR fonctionne uniquement par télécopie. Bien évidemment, le coût est plus élevé que celui de la procédure habituelle, mais le service connaît, dans certains secteurs, (industrie, commerce, médecine) un succès remarquable.

Autres adivités

De par la richesse de ses fonds documentaires, le BLDSC est en mesure d'offrir une foule d'autres prestations: bases de données bibliographiques, catalogues imprimés couvrant par exemple les comptes rendus de congrès et la littérature grise. Le centre figure parmi les principaux producteurs de SIGLE, la base européenne spécialisée en littérature grise. Pour la médecine, il a également développé un service d'information et de recherche en ligne avec la National library of medicine (Bethesda), dès le début des années 60. Il publie une revue spécialisée dans les problèmes d'accès au document, Interlending and document supply. Enfin, il collecte et traite l'information relative à toutes les recherches menées dans les universités, écoles polytechniques et collèges de Grande-Bretagne, pour produire le répertoire Current research in Britain (CRIB), également disponible sous forme automatisée.

La dimension européenne

Le BLDSC joue un rôle déterminant au sein du réseau européen de fourniture de documents. Entièrement tourné vers un seul but, il dispose d'une richesse documentaire presque écrasante et offre un nombre croissant de services sur mesure pour la satisfaction des usagers. Ceux-ci peuvent en toute confiance faire appel à lui pour obtenir les documents désirés et le taux d'échec est tout à fait négligeable. Du fait de l'exhaustivité des collections, il est généralement inutile de vérifier dans les catalogues avant d'adresser une demande. Le service étant par ailleurs entièrement dédié à la fourniture de documents, on peut être sûr d'obtenir une réponse rapide, même si des facteurs techniques ralentissent parfois la transmission dans certains pays. Des formules d'acheminement rapide permettent de surmonter la lenteur des services postaux traditionnels.

Le BLDSC constitue un relais international pour la fourniture de documents non seulement en Europe, mais dans le monde entier. L'absence d'intermédiaires nationaux lui permet de garantir une qualité de service constante, quels que soient le pays d'origine ou la langue de la publication recherchée. Cela permet aux usagers de concentrer leurs demandes sur un point central unique, plutôt que de disperser leurs efforts sur une quantité de centres nationaux. Ce dernier point constitue un atout supplémentaire en ce qui concerne les publications non européennes, qui représentent, nous l'avons dit, une proportion considérable de l'ensemble du fonds et dont l'acheminement nécessiterait autrement des démarches longues et dispendieuses.

Demeurant immédiatement accessibles à tout un chacun, en Europe et ailleurs, les collections exhaustives et variées du BLDSC contribuent à enrichir de façon inestimable les fonds documentaires européens. Le centre est parfois le seul à posséder l'unique exemplaire de documents publiés en dehors du Royaume-Uni disponible pour le prêt. Par l'étendue de ses collections et de ses services, il soulage d'autres pays de la nécessité de mettre en place un service complet de fourniture de documents et représente une solide contribution financière au stock documentaire de l'Europe.

Le développement de plusieurs systèmes d'expédition rapide, à la fois pour les demandes et les documents, fait perdre toute considération de distance. Malgré la lenteur des services postaux traditionnels, spécialement en direction de l'Europe du Sud, les usagers disposant de matériel de pointe peuvent recourir au BLDSC comme s'ils n'étaient qu'à quelques kilomètres. Le développement constant de la télécopie et de la messagerie électronique favorise de plus en plus la perte de cette notion de facteur géographique.

Le centre collabore également avec les Communautés européennes sur différents projets. On a déjà mentionné Apollo. Citons encore Docdel, et Docmatch, qui se propose de coupler des bases de données bibliographiques avec des bases de texte intégral telles qu'Adonis.

En plus de l'activité de fournisseur de documents, le centre produit plusieurs bases de données bibliographiques de valeur internationale. Rappelons celle consacrée aux congrès, certainement la plus importante au monde dans ce domaine, et la participation active du centre à SIGLE (littérature grise) .

Le temps est donc bien loin où le DSC était une institution purement britannique. Il est certes installé en Grande-Bretagne et en partie financé par le gouvernement britannique, mais il est fondamentalement une organisation internationale offrant des services et des facilités à tous ceux qui l'utilisent. Le BLDSC participe de façon inestimable au fonds documentaire de l'Europe, auquel il permet d'accéder rapidement, à un coût modéré. Il offre des services spécialisés et contribue au contrôle bibliographique d'une information souvent difficile à identifier et à localiser. Considérable est sa participation aux recherches en matière de fourniture de documents, de transmission électronique et de télécommunications. Il apporte ainsi sa pierre dans la construction d'une image européenne plus radieuse.

Dans un monde de compétition où les fournisseurs privés prospèrent à vive allure, il trouve la souplesse nécessaire pour répondre aux attentes de sa clientèle et innover sur le terrain des nouvelles technologies. « Grandir ou périr », dit l'adage bien connu. Le BLDSC a fait son choix !

mars 1988