The Management of information from archives

par Benoît Van Reeth

Michael Cook

Le titre, à première vue, peut paraître restrictif : comment gérer l'information fournie par des archives. En fait. l'auteur embrasse toute l'activité d'un service d'archives, sa raison d'être, son rôle au sein de l'administration, et sa gestion.

Deux remarques préalables doivent être faites au lecteur tenté par un tel sujet. Elles tiennent toutes deux à la nationalité de l'auteur. En effet, M. Cook est Britannique et nous fait part de ses réflexions sur l'administration britannique, et anglo-saxonne en général, qui n'a pas la même structure qu'en France. De ce fait, ses propos doivent être transposés dans notre cadre administratif, ce qui reste souvent difficile à faire. Mais cela n'enlève en rien leur qualité.

La théorie archivistique, si ses applications diffèrent, est science universelle. Pourtant, elle a ses limites. Et le langage en est une. En 1984 paraissait un Dictionnaire de terminologie archivistique qui permettait non seulement de mettre à jour, un Lexique vieux de vingt ans, mais de tenter une systématisation du vocabulaire archivistique. Le compte-rendu que Michel Duchein en a fait dans la Gazette des archives * montre largement les pièges à éviter lors de la lecture d'un livre écrit en anglais. Pour cette raison, il est sûrement préférable de maîtriser le langage et la technique archivistiques de son pays avant de se lancer dans la lecture d'ouvrages spécialisés dans ce domaine.

C'est dans une optique de fournisseur d'informations que le monde des archives est envisagé. La première partie de l'ouvrage (chapitres 1 et 2) est consacrée aux définitions des notions essentielles en archivistique - archives, service d'archives dans leurs différents contextes, la législation... -, ce qui permet à l'auteur de donner son point de vue d'une part sur l'intégration d'un service d'archives dans un organigramme administratif, sur la différence avec une bibliothèque, qui n'est pas qu'administrative : la bibliothèque choisit ce qu'elle acquiert, le service d'archives s'occupe de la production de l'administration dont il relève, et sur leurs points communs d'autre part : la recherche du document qui leur apporte un supplément d'information. L'auteur montre que c'est l'origine des archives qui fait leur distinction, et non la qualité des informations qu'elles apportent. La fin de cette première partie est consacrée à la présentation des archives aux divers échelons de l'administration (national, local, archives privées) et à la législation en vigueur. Pour l'auteur, un service d'archives, s'il veut avoir les moyens de sa politique, doit être rattaché aux services d'information, et non pas avec le Patrimoine ou l'Archéologie et les Musées dont il supporterait mal les priorités budgétaires qu'on leur accorderait. L'auteur conclut cette partie en donnant l'organigramme du service d'archives idéal, qui verrait un archiviste en chef assisté de trois adjoints, chargés chacun d'une partie du travail effectué dans un service (conservation technique, politique d'archivage, services extérieurs).

La deuxième partie (chapitres 3 à 7) envisage ce que les Anglais appellent le Records management, que l'on pourrait traduire tant bien que mal par politique d'archivage, en sous-entendant que cela concerne les documents depuis leur création jusqu'à leur entrée aux archives en attendant d'être triés. Une bonne politique d'archivage doit être fondée sur le seul critère de la qualité de l'information contenue dans les documents. Pour atteindre cette qualité, il faut être en mesure de retrouver rapidement l'information nécessaire. A cette fin, une bonne politique de tri et d'élimination doit être menée de pair avec l'élaboration d'instruments de recherche. Dans une bibliothèque, un document s'explique par lui-même. Dans un service d'archives, l'archiviste doit désigner son document par des informations sur son origine, sa nature, son but. Pour cela, aucun système de classification universelle n'est applicable, car on ne peut pas tout faire entrer dans des catégories pré-établies.

On peut également procéder à une description à plusieurs niveaux : soit on reste à un niveau général et on s'intéresse à tous les documents contenus dans un dépôt, ou dans un fonds bien spécifique, soit on descend à un échelon plus précis, en se consacrant à une sous-série, à un dossier ou même à un seul document. Dans une bibliothèque, on rencontre le plus souvent des fichiers-auteurs, titres, et matières. Un service d'archives se doit de multiplier les fichiers pour accroître les chances d'accéder à l'information recherchée. Les archivistes sont tombés d'accord pour décrire une fois pour toutes les documents qui leurs sont versés et ne pas attendre une hypothétique reprise des versements. En finissant cette partie, l'auteur donne un exemple-type de ce que devrait contenir la description d'un fonds d'archives et comment on pourrait y retrouver l'information recherchée.

La troisième partie (chapitres 8 à 10) concerne précisément les moyens de rechercher cette information. L'auteur pense que la solution réside dans la constitution d'index. Ceux-ci doivent être également réalisés lorsque les archives sont encore d'un besoin courant pour l'administration. Certains index automatisés, comme PRECIS de la British national bibliography depuis 1971, ou encore K W I C (Keyword in context) ou K W O C (Keyword out of context) peuvent être utiles à l'archiviste.

En fait, l'auteur reconnaît que depuis le début des années 1980, on peut attendre beaucoup de certains logiciels de type STAIRS, ou FAMULUS (remis à jour en FORTRAN 77 en 1985), INSCEC, STATUS, etc, pour décrire les documents, tandis que le contrôle technique de l'archivage peut s'inspirer du logiciel PROMPT du Public record office.

En conclusion, disons que ce livre, fort bien documenté, fait le tour du problème de l'exploitation des archives, mais qu'il n'est pas consacré uniquement à cela, ce que l'on regrettera peut-être. Sachons cependant l'apprécier, ainsi que sa bibliographie et ses notes abondantes et un index fort bien fait, ce qui est la moindre des rigueurs.