Prêteurs à gages

La prise en charge des coûts du prêt entre bibliothèques

Étienne Hustache

En ces temps de crise, il semble inévitable d'introduire exposés, communications, manifestes et autres copies d'examen ayant un tant soit peu rapport avec la coopération entre bibliothèques (ou, comme disent nos collègues anglophones, le partage des ressources) par la référence rituelle au couple infernal « explosion documentaire-constriction des budgets ». Le sujet ayant déjà été largement traité ailleurs 1, retenons simplement qu'en France, d'après les statistiques de l'Unesco, le pouvoir d'achat documentaire des bibliothèques centrales des universités rapporté au nombre d'étudiants est de quatre à six fois inférieur à celui de leurs homologues de Grande-Bretagne et d'Allemagne fédérale. En outre, il n'a cessé de baisser depuis la Première Guerre mondiale, nonobstant quelques périodes de rémission (c'est le cas en ce moment) où son état est resté stationnaire. L'extraordinaire croissance du nombre de transactions de prêt entre bibliothèques universitaires depuis dix ans - + 180 % pour la fourniture, d'environ 130 000 à environ 365 000; + 162,5 % pour les documents reçus, d'environ 125 000 à environ 335 000) est communément interprétée comme une conséquence logique de cette situation. Ce vif essor (11 % par an en moyenne entre 1975 et 1985, avec une accélération ces trois dernières années) crée des problèmes aux établissements car il modifie la répartition des tâches et la structure des coûts.

Les quatre cents coûts

Avant d'aller plus loin, rappelons quelques notions de base : le coût, montant des dépenses nécessaires à l'exercice d'une activité donnée, se distingue du prix, somme demandée à l'utilisateur pour bénéficier de cette même activité. Cela semble évident, mais comme les deux ne sont pas nécessairement liés et comme le prix des uns constitue une partie (et une partie seulement) des coûts des autres, l'oubli fréquent de cette distinction fait souvent tourner les discussions sur les coûts au dialogue de sourd. Parmi les différents types de coûts, je n'en retiendrai que quatre, coûts directs et coûts indirects, d'une part, coût marginal et coût unitaire, d'autre part.

Les coûts directs sont étroitement liés à l'exercice d'une activité. Dans le cas du prêt-inter, ce sont par exemple le salaire du personnel du service, le port et les fournitures nécessaires à l'expédition, les consommables utilisés pour l'établissement des photocopies, etc. Les coûts indirects, en revanche, ne sont pas une conséquence de cette activité; ils en sont indépendants. On y range tous les frais généraux, notamment : loyer, chauffage, éclairage, administration, charges sociales. La séparation entre les deux n'est pas toujours nette. La location ou la maintenance d'un photocopieur entre dans les coûts directs s'il sert exclusivement au prêt-inter. Mais s'il est utilisé à autre chose et si sa présence s'avère en tout état de cause nécessaire, il peut sembler discutable d'en inclure même une partie dans les coûts directs. La même remarque vaut pour le personnel dès lors qu'on ne trouve pas, pour une catégorie donnée, un équivalent de poste affecté au prêt-inter.

Le coût marginal représente le coût qu'il faudrait supporter pour entreprendre une opération supplémentaire. Dans la plupart des cas, il est égal au coût unitaire, qui est obtenu par la division de l'ensemble des coûts par le nombre d'opérations. Toutefois, au-delà d'un certain niveau d'activité, il est nécessaire de disposer d'une personne ou d'un photocopieur supplémentaire et ces deux types de coût divergent alors. Dans le cas d'une activité en forte croissance, comme le prêt-inter en France, il est nécessaire d'en tenir compte pour la planifier.

À moi compte deux mots

La comparaison de statistiques d'origine différente achoppe sur le manque d'homogénéité des facteurs pris en compte. A-t-on incorporé une part de coûts indirects ? Si oui, sur quelle base ? Si non, qu'entend-on exactement par coûts directs ? Si l'on a inclu des coûts de personnel, sur quelle base les évaluations ont-elles été faites ? etc. Un vrai casse-tête... Pour donner une idée au moins des ordres de grandeur, on trouvera ici quelques évaluations, même si aux difficultés signalées s'ajoutent les problèmes de conversion monétaire et de prise en compte des taux d'inflation !

Les tableaux 1 à 3 donnent :
- une évaluation de la structure des coûts pour un établissement demandeur (le poste « formulaire BLLD » représente le paiement du prêt, qui s'effectue au moyen d'un formulaire prépayé vendu par la British library lending division) 2;
- une évaluation de la structure des coûts pour un établissement fournisseur, le CDST du CNRS, chaque poste incluant les frais de personnel (à noter la part très importante des frais fixes) 3;
- un essai de comparaison des coûts globaux supportés par l'ensemble des partenaires d'une transaction en tenant compte de divers scénarios 4.

Des variations très importantes dans les coûts peuvent se produire d'un établissement à l'autre en fonction de l'organisation adoptée et des catégories de personnel impliquées. Il est clair qu'un centre spécialisé dans la fourniture de documents (donc organisé en fonction de cet objectif) ayant recours à de nombreux vacataires présentera des coûts bien inférieurs à ceux d'une bibliothèque ordinaire. C'est ainsi que Gérard Thirion, alors directeur de la bibliothèque interuniversitaire de Nancy, avait évalué en 1976 le coût de fourniture d'un document par sa bibliothèque à 84 F 5 ! J'ajouterai une remarque au sujet des comparaisons de coût par type de transactions : il me paraît scabreux d'exclure des évaluations les coûts d'acquisition, de traitement et de conservation dans le cas d'un centre comme la BLLD, dont l'unique mission est la fourniture de documents à distance (ce n'est pas le cas du CDST, qui produit la base Pascal), car ils rentrent alors très clairement dans les coûts directs...

La bride sur le coût

Pendant longtemps, le prêt-inter a fait figure d'activité mineure, utile mais de peu d'impact sur le fonctionnement d'une bibliothèque. Facilement absorbé par le personnel en sus de ses autres tâches, avec des coûts non salariaux très faibles, d'autant plus qu'il bénéficie en France de la franchise postale - au moins pour les bibliothèques universitaires 6 - le prêt-inter était une « bonne manière » que les établissements faisaient à leurs lecteurs et qu'ils se faisaient entre eux. Dans ces conditions, nul besoin n'était d'en tenir une comptabilité pointilleuse et d'en réclamer une quelconque compensation autre que l'assurance que le même service vous serait rendu en cas de besoin.

Tout change avec l'accroissement du trafic : les coûts directs s'enflent et il faut faire face à de brusques augmentations du coût marginal. Pour la bibliothèque « riche » sollicitée de prêter, continuer de satisfaire la demande dans les mêmes conditions relève dès lors d'une conception héroïque de la solidarité. En effet, ce ne sont pas « ses » lecteurs qu'elle sert, ceux qui attendent dans les salles, ceux qu'elle a déjà du mal à satisfaire avec le personnel dont elle dispose ! En outre, elle ne peut en général pas espérer recevoir une compensation équitable, car les bibliothèques où les demandes équilibrent les prêts sont une petite minorité (10 % des bibliothèques universitaires). Placé en bas de l'échelle des priorités, le service du prêt-inter se dégrade jusqu'à ce que la demande s'en détourne, ramenant ainsi la charge à un niveau supportable. Dans l'intervalle, c'est l'utilisateur qui fait les frais de l'ajustement.

On ne prête qu'aux riches

Quelles sont les solutions envisageables ? Pour désirable qu'elle soit, une forte augmentation des budgets d'acquisition ne résoudrait pas le problème, car on aurait tort d'établir un lien mécanique et exclusif entre la modicité des ressources et l'ampleur du recours au prêt-inter, l'exemple de nos voisins étrangers plus favorisés le démontre. Alors que le volume global des transactions en France se situe vraisemblablement entre 900 000 et un million 7, l'Allemagne fédérale et la Grande-Bretagne connaissent des trafics de l'ordre de deux et trois millions. A l'évidence, d'autres facteurs entrent en jeu : dans le cas de l'Allemagne, on pense immédiatement à la dispersion sur son territoire des grandes bibliothèques et institutions de recherche, alors qu'en France la concentration en région parisienne reste le trait dominant. La concentration des ressources inciterait ainsi le chercheur français à se déplacer vers le document plutôt qu'à le faire venir à lui. L'exemple anglais montre pourtant que cette explication est, sinon totalement fausse, en tous cas largement insuffisante 8

On pourrait aussi invoquer des habitudes différentes, un moindre recours à la documentation. Néanmoins, l'explication la plus probable reste sans doute l'inexistence en France, jusqu'à une date récente, de grands réseaux d'accès organisés et efficaces (à l'exception, notable, du Centre de documentation scientifique et technique du CNRS). Lorsque les délais de traitement et de transmission sont multipliés par l'incertitude des localisations, seul le besoin le plus impérieux ou, à l'inverse, un travail de longue haleine peut inciter le chercheur à confier aux courants marins la bouteille contenant son bulletin de prêt-inter. A contrario, une forte probabilité de succès combinée à des délais raisonnables augmentera à coup sûr la demande 9.

Comment encaisser les coûts

Ainsi donc, bien loin de n'être qu'un palliatif à la pauvreté des bibliothèques, le prêt-inter (ou, pour employer une terminologie plus récente et moins restrictive, l'accès aux documents à distance ) est devenu un des éléments nécessaires à leur développement et à leur insertion dans les réseaux de transmission de l'information. Ceci justifie les efforts engagés depuis plusieurs années en France pour créer un véritable réseau d'accès à distance : constitution de pôles de ressources (premières créations de CADIST 10 en 1980), développement de catalogues collectifs informatisés (AGAPE, CPI, IPPEC, fusionnés dans le CCN en 1984 11), recours aux télécommunications pour la transmission des demandes (expérience télex lancée en 1977, généralisation de la messagerie électronique à toutes les sections de bibliothèques universitaires et au CDST fin 1984). La rapidité de l'accroissement du trafic entre bibliothèques universitaires est sans doute due en bonne part à ces efforts conjugués.

Faut-il augmenter les effectifs dans les établissements prêteurs pour assurer cette tâche nouvelle ? Sans doute, puisque les frais de personnel constituent l'essentiel des coûts. Mais, alors qu'un accroissement du personnel titulaire eût été concevable il y a vingt ans, il s'agit plutôt aujourd'hui de faire face à des suppressions d'emploi. En outre, le prêt-inter est une activité saisonnière, avec de fortes pointes; une grande part du travail (chez le prêteur, en tout cas), qui consiste à aller chercher les documents, éventuellement à les photocopier, puis à les expédier ne requiert pas un niveau de qualification très élevé. C'est donc vers une augmentation des ressources qu'il convient d'aller, à la fois pour permettre l'emploi de personnel temporaire et pour compenser les coûts de matériel liés à la reproduction. Cet objectif peut être atteint soit par un accroissement des subventions attribuées au fournisseur, soit par l'instauration d'une tarification sur la base des coûts directs, personnel inclus.

Little big manne

Administration de tutelle des bibliothèques universitaires, la DBMIST a d'abord essayé la première solution. En 1982, les établissements « prêteurs nets » (qui fournissent plus qu'ils n'empruntent) reçurent une subvention calculée sur la base de leur solde prêts-emprunts. L'année suivante, une nouvelle approche fut tentée avec un essai de définition du « potentiel de prêt-inter » de chaque bibliothèque : à partir du ratio total national des documents fournis en prêt-inter/total national des budgets d'acquisition, on calcula pour chacune le nombre de fournitures correspondant à ce ratio national. La différence entre le nombre de documents réellement fournis et ce potentiel théorique servit, lorsqu'elle était positive, à calculer la subvention prêt-inter.

L'inconvénient majeur de ce soutien de l'offre était de perpétuer le cloisonnement existant entre les différents réseaux d'accès aux documents à distance. En effet, alors que le CDST pratiquait de longue date un système de facturation des reproductions (le CDST ne prête pas d'originaux) sur la base de ses coûts directs, les bibliothèques universitaires ne facturaient que l'équivalent des coûts de matériel liés à la reproduction, le prêt d'originaux étant gratuit (sauf frais de port, s'il y avait lieu). En outre, les coûts réels restaient masqués. Aussi, en 1983, un accord fut-il conclu entre la DBMIST, le CDST et le service de fourniture de l'INSERM pour unifier les bases de la tarification des reproductions fournies en prêt-inter à partir de l'année suivante. Les partenaires s'engageaient en outre à pratiquer entre eux une réduction de 50 % révisable en fonction de ses effets sur les recettes.

Tarifs doux à nier

La structure du tarif reposait sur un forfait uniforme pour chaque tranche de dix pages d'original reproduit afin de simplifier la facturation. Les études menées au CDST et au British library document supply center (ex BLLD) montrent en effet que la proportion d'articles longs de dix pages ou moins est, dans le premier cas, des trois quarts et, dans le dernier, des deux tiers. Le CDST étant spécialisé dans les sciences exactes et le secteur biomédical, la différence s'explique par la longueur moyenne des articles de sciences humaines (11,3 pages) et sociales (12,2 pages), supérieure à celle des articles en sciences et techniques (9,4 pages) 12. Elément important à noter, la fixation des prix ne fait pas intervenir les coûts d'acquisition, de traitement et de conservation des documents, considérés comme des coûts indirects; seuls les coûts de personnel et de matériel liés directement à la recherche et à la reproduction des documents ont été pris en compte, sur la base d'évaluations faites au CDST et à l'INSERM. Ce tarif est obligatoire pour les CADIST, mais seulement recommandé aux autres établissements dépendant de la DBMIST; ceux-ci l'appliquent néanmoins de manière quasi générale. Les changements introduits en 1987 visent à rapprocher la structure tarifaire de la structure des coûts en fixant le forfait pour la première tranche au double du forfait pour les tranches suivantes, la réduction entre partenaires passant à 40 %. Par ailleurs, un seul et même tarif sera applicable quels que soient la nature du document reproduit et le support de reproduction 13.

Le tarif 1987 a été calculé de telle sorte que le prix moyen des articles en sciences exactes et en médecine (les plus courts, cf. supra) soit inchangé par rapport à 1986. La hausse de 14 % sur le prix de la première tranche est en effet compensée par la réduction sur le prix des tranches suivantes. Ainsi, le prix d'un article de 11 à 20 pages est-il inférieur de 14,5 %, réduction portée à 24 % pour un article de 21 à 30 pages, etc. En sciences humaines et sociales, le prix moyen des articles baissera du fait de leur plus grande longueur. On trouvera en annexe le détail des tarifs 1986 et 1987.

Pour compléter le dispositif, la DBMIST subventionne depuis 1984 les établissements sous sa tutelle en fonction du nombre de documents qu'ils ont reçus en prêt-inter sous forme de reproductions. Ainsi, le changement de politique ne s'est pas traduit pour les emprunteurs nets par un accroissement insupportable de charges. Le total des subventions attribuées en 1986 au titre du prêt-inter représente environ 2 600 000 francs 14.

Avantages à qui ?

On peut considérer désormais le système comme stable dans ses principes. Avec le minimum d'effets pervers, il présente plusieurs avantages importants :
- l'accord tarifaire avec le CDST et l'INSERM a éliminé la cause principale du cloisonnement entre les réseaux français de fourniture de documents à distance ;
- les bibliothèques prêteuses ont désormais les moyens financiers de répondre à l'augmentation de la demande 15;
- il rend visibles les coûts associés au prêt-inter et contribue à intégrer ce dernier dans la politique globale de chaque bibliothèque (en permettant notamment les arbitrages acquisition/demande à l'extérieur sur des bases économiques saines).

Le dernier point appelle un commentaire : avant l'entrée en vigueur de la nouvelle tarification, l'habitude s'était prise de refacturer à l'utilisateur final la totalité du prix demandé par l'établissement fournisseur. C'était logique puisqu'il correspondait au prix que cet utilisateur aurait payé pour effectuer une photocopie sur place. Le problème se pose désormais dans des termes différents et n'est pas sans rappeler celui de l'interrogation des banques de données dans les bibliothèques, puisque, dans les deux cas, on a affaire à un substitut de consultation sur place 16. Or le prix payé par l'établissement demandeur correspond grosso modo aux coûts directs, qu'il ne fait pas payer à ses lecteurs pour l'usage de ses propres collections. Il peut donc sembler contestable de le refacturer intégralement. Vaste débat que celui provoqué par l'introduction de nouveaux services, partiellement concurrents de prestations plus classiques !

Coût vil, on coule

Entre la gratuité pour l'utilisateur, qui correspond à une exigence, fortement ancrée, d'égalité devant l'accès au savoir et à l'information, mais dont on voit mal comment les budgets pourraient la supporter en l'absence de régulateur; la refacturation totale, à l'opposé, qui évite aux responsables d'affronter le spectre de la destabilisation budgétaire, mais dont chacun sent bien, outre les problèmes éthiques, qu'elle freine de manière dommageable les évolutions nécessaires du rôle des organismes documentaires; les solutions intermédiaires enfin, où réside sans doute la vertu mais qui sont à inventer, le cœur des professionnels de la documentation n'a pas fini de balancer. Il n'existe sans doute pas de formule applicable partout: l'administration centrale essaie de clarifier les données du problème en promouvant la transparence des coûts et en tenant compte de l'activité « prét-inter » dans ses attributions de subventions, mais il revient à chaque établissement de définir, dans le cadre d'une réflexion sur son rôle et ses missions menée en concertation avec ses utilisateurs, la solution la plus appropriée.

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Tableau 1 - Coût d'une demande de photocopie à la BLLD pour une bibliothèque emprunteuse en 1981

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Tableau 2 - Coût de fourniture pour le CDST en 1984

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Tableau 3 - Coûts globaux de différentes transactions de prêt-inter

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Annexes - Tarif des reproductions appliqué par les CADIST en 1986 pour la facturation aux bibliothèques emprunteuses

  1. (retour)↑  Voir notamment Marc CHAUVEINC, Le Réseau bibliographique informatisé et l'accès au document, Paris, Editions d'organisation, 1982 (Coll. Systèmes d'information et de documentation).
  2. (retour)↑  Chiffres résultant d'une enquête menée en Grande-Bretagne en 1981. Cf. Malcolm SMITH, « The Costs of interlending activities », dans Interlending and document supply, 1983, t. 11, n° 2, p. 43-47, trad. sous le titre « Le coût des activités de prêt-inter » dans Bulletin des bibliothèques de France, 1983, t. 28, n° 4, p. 391-396.
  3. (retour)↑  Chiffres aimablement fournis par Françoise FAYARD, chef de la division « fourniture de documents » du CDST.
  4. (retour)↑  Cf. supra, note 2.
  5. (retour)↑  Gérard THIRION, « Situation des bibliothèques universitaires françaises », dans ABF : bulletin d'information, n° 98, nouvelle série, 1er trimestre 1978. Les évaluations sur le prêt-inter figurent dans l'annexe 3.
  6. (retour)↑  Le régime de la franchise postale applicable au prêt-inter est en fait plus compliqué, mais ce n'est pas le lieu de l'exposer en détail.
  7. (retour)↑  L'imprécision est due à la difficulté d'évaluer exactement la part des centres de documentation des institutions de recherche et des grandes entreprises ainsi que celle des bibliothèques publiques. Pour ces dernières, le volume de transactions est faible; il était évalué en 1975 - dernière année dont je connaisse les statistiques - à environ 12 000. Le Centre de documentation scientifique et technique (CDST) du CNRS représente à lui seul environ 40 % de l'ensemble. Pour les centres de documentation, voir Denis PALLIER, « L'accès au document primaire dans les bibliothèques spécialisées et les centres de documentation : résultats d'une enquête », dans Documentaliste, vol. 20, n° 3, mai-juin 1983, p. 91-97.
  8. (retour)↑  En revanche, ce facteur explique sans doute en bonne partie la très forte proportion de monographies dans les documents circulant en prêt-inter en Allemagne, ce qui est tout à fait atypique.
  9. (retour)↑  De ce point de vue, la richesse documentaire globale d'un pays accroit les chances de succès. Aucune bibliothèque n'étant autosuffisante, cela explique sans doute en partie le paradoxe apparent qui veut que les pays les plus riches soient aussi ceux où le prêt-mter est le plus développé.
  10. (retour)↑  Centres d'acquisition et de diffusion de l'information scientifique et technique.
  11. (retour)↑  Enumération limitée aux périodiques, qui constituent l'essentiel de la demande, et qui ont donc été traités en priorité.
  12. (retour)↑  Les chiffres du CDST m'ont été communiqués par Françoise FAYARD. Pour le DSC, Cf. Trevor PALMER, « Length of journal articles : implications for electronic document delivery », dans Interlending and document supply, April 1986, t. 14, n° 2, p. 50-54.
  13. (retour)↑  Les tarifs des reproductions fournies en prêt-inter par les bibliothèques universitaires sont publiés chaque année depuis 1984 au Bulletin officiel de l'éducation nationale et dans le Bulletin des bibliothèques de France. Il faut noter que les bibliothèques universitaires étendent l'application du tarif réduit aux bibliothèques publiques.
  14. (retour)↑  Outre la subvention aux emprunteurs, une subvention aux prêteurs a été maintenue, le prêt d originaux demeurant gratuit à titre transitoire pour ne pas accroitre les charges de facturation. La nouvelle version de la messagerie prêt-inter (qui sera mise en service courant 1987) devant permettre le calcul automatique de la facturation, des changements pourront intervenir en 1988.
  15. (retour)↑  Je ne méconnais pas les difficultés rencontrées par les établissements pour faire accepter par les agents comptables des recrutements de vacataires liés au prêt-inter, compte tenu des consignes strictes de limitation des emplois temporaires. Il me semble néanmoins possible de faire valoir le caractère réellement saisonnier de l'activité, d'une part, et d'autre part le fait que cette activité générant des ressources propres pour l'établissement, le recours partiel à des vacataires pour l'assurer ne grève pas le budget de fonctionnement.
  16. (retour)↑  Avec cette différence que, dans le cas des banques de données, la consultation en ligne apporte une plus-value qui ne se limite pas à l'élargissement des ressources mises à disposition des lecteurs.