Arrêté du 4 juillet 1985 fixant les modalités de fonctionnement des conseils des services communs de la documentation des universités et des conseils des services interétablissements de coopération documentaire

Le secrétaire d'Etat auprès du ministre de l'Education nationale chargé des universités,

Vu la loi n° 84-52 du 26 janvier 1984 sur l'enseignement supérieur,

Vu le décret n° 69-1265 du 31 décembre 1969 modifié, portant statut du personnel scientifique des bibliothèques,

Vu le décret n° 85-694 du 4 juillet 1985 sur les services communs de la documentation, et notamment ses articles 9 et 15,

arrête :

Article 1 - Le conseil du service de la documentation prévu par l'article 9 du décret n° 85-694 du 4 juillet 1985 susvisé, est dénommé conseil de la documentation.

Il est présidé par le président de l'université, qui peut être assisté ou éventuellement représenté à titre permanent par un enseignant ou un enseignant-chercheur appartenant au bureau de l'université.

Le conseil comprend également :
- au moins 10 % de personnalités extérieures. Ces personnalités sont désignées par le président de l'université sur proposition des autres membres du conseil, en raison de l'intérêt que celles-ci portent aux activités documentaires ;
- au moins 10 % de représentants des usagers;
- d'autres membres se répartissant à égalité, d'une part, entre des représentants des enseignants-chercheurs, enseignants ou chercheurs et, d'autre part, des représentants du personnel des bibliothèques intégrées et associées.

Les usagers, enseignants-chercheurs, enseignants et chercheurs sont désignés par le conseil d'administration parmi les membres des trois conseils de l'université, ou, en ce qui concerne les enseignants-chercheurs, enseignants ou chercheurs, parmi les interlocuteurs du service commun choisis par les conseils d'unité conformément à l'article 6 du décret précité.

Les représentants du personnel des bibliothèques appartiennent à égalité, d'une part au personnel scientifique ou personnels assimilés de catégorie A définis à l'article 2, d'autre part aux personnels technique, administratif, ouvrier et de service, en fonctions dans les bibliothèques. Ces représentants sont élus par collèges distincts correspondant aux deux catégories de personnel désignées ci-dessus. L'élection a lieu au scrutin de liste, avec représentation proportionnelle et au plus fort reste, selon des modalités fixées par le conseil d'administration. Le scrutin est secret.

Les statuts du service commun, approuvés par le conseil d'administration de l'université, fixent le nombre des membres du conseil de la documentation qui ne peut être supérieur à trente. La durée de leur mandat est de quatre ans, sauf pour les représentants étudiants dont le mandat est de deux ans.

Le directeur du service commun participe avec voix consultative au conseil de la documentation, ainsi que les responsables des sections documentaires, s'ils ne figurent pas parmi les membres élus. Le directeur du service commun n'est pas éligible à ce conseil.

Les enseignants-chercheurs, enseignants ou chercheurs choisis par les conseils d'unités comme interlocuteurs du service commun, peuvent participer avec voix consultative au conseil de la documentation, s'ils ne figurent pas parmi les membres désignés par le conseil d'administration.

Le secrétaire général et l'agent comptable de l'université participent avec voix consultative au conseil de la documentation.

Lorsqu'existe un service interétablissements de coopération documentaire, le directeur de ce service participe avec voix consultative aux conseils de la documentation des établissements contractants.

Article 2 - Pour l'élection de représentants des personnels des bibliothèques au conseil du service commun de la documentation, les personnels de catégorie A en fonction dans une bibliothèque intégrée ou associée de l'université sont assimilés au personnel scientifique des bibliothèques, sous réserve qu'ils possèdent un des diplômes à finalités professionnelles suivants :
- diplôme d'archiviste paléographe,
- diplôme supérieur de bibliothécaire (DSB) ou diplôme technique de bibliothécaire (DTB),
- diplôme de l'INTD (cycle supérieur)
- diplômes de 3e cycle : DEA et DESS en sciences de l'information.

L'assimilation au personnel scientifique des bibliothèques pour l'élection de représentants des personnels au conseil du service commun de la documentation n'entraîne pas assimilation aux enseignants-chercheurs selon les termes de l'article 60 de la loi sur l'enseignement supérieur.

Article 3 - Pour l'organisation des élections au conseil de la documentation est considérée comme bibliothèque associée, au sens de l'article 3 du décret sur les services de la documentation, chaque unité documentaire figurant à un inventaire dressé à cet effet sous l'autorité du président de l'université, lors de la mise en place du service commun de la documentation, et non intégrée à ce service.

Sont électeurs dans le collège correspondant à leur catégorie les personnels des bibliothèques associées auxquelles est affecté au moins un emploi à plein temps ou son équivalent, sous réserve que ces personnels occupent au moins un emploi à mi-temps à la bibliothèque, ne soient pas en position de disponibilité, de congé de longue durée ou de congé post-natal.

Sont éligibles au sein du collège dont ils sont membres tous les électeurs des bibliothèques associées régulièrement inscrits sur les listes électorales établies pour les élections au conseil du service commun de la documentation.

Article 4 - Le conseil de la documentation se prononce sur les structures et les règles de fonctionnement du service commun, et notamment sur la constitution de commissions scientifiques consultatives de la documentation : elles préparent les politiques d'acquisition par discipline ou sous-discipline, dans le cadre de la politique documentaire définie par l'université, et participent à l'évaluation de la mise en oeuvre de ces politiques d'acquisition. Il examine le budget du service et le propose à l'approbation du conseil d'administration de l'université. Le conseil de la documentation est tenu informé des crédits documentaires des bibliothèques associées et de leur utilisation ainsi que des travaux des commissions scientifiques consultatives de la documentation. Il examine les projets de conventions, avec des organismes extérieurs, relatives à la documentation. Il délibère sur l'ensemble des problèmes documentaires et élabore des propositions en ce qui concerne la politique documentaire de l'université et la participation de l'université à une politique documentaire régionale.

Le directeur du service commun prépare les délibérations du conseil de la documentation dont il est rapporteur général. Il en désigne le secrétaire.

Article 5 - Le conseil de coopération documentaire, prévu par l'article 15 du décret précité, est composé de représentants des conseils de la documentation des établissements contractants, et du personnel du service interétablissements de coopération documentaire. Outre des personnalités extérieures et des représentants des usagers, ce conseil comprend à égalité :
- des représentants des enseignants-chercheurs, enseignants ou chercheurs appartenant à chacun des établissements contractants ;
- des représentants du personnel, d'une part, du service interétablissements de coopération documentaire, d'autre part, du service chargé de la documentation de chaque établissement contractant.

La convention passée entre les établissements, conformément aux articles 12 et 13 du décret sur les services de la documentation, fixe, dans la limite de quarante, le nombre des membres du conseil de coopération documentaire, la représentation respective des établissements contractants, ainsi que le nombre des représentants du personnel du service interétablissements de coopération documentaire, la durée de leur mandat et leur mode de désignation. Le cas échéant, lorsque des bibliothèques et sections documentaires sont gérées en commun, cette convention crée une ou plusieurs sections spécifiques n'associant, en vue de cette gestion, que les signataires concernés.

Participent à ce conseil, en tant que membres de droit, les présidents et directeurs des établissements contractants, et, avec voix consultative, les directeurs des services chargés de la documentation de ces établissements. Peuvent participer à ce conseil avec voix consultative, les secrétaires généraux et agents comptables des établissements contractants.

Ce conseil est présidé à tour de rôle par les présidents et directeurs des établissements contractants, assistés ou éventuellement représentés à titre permanent par un enseignant ou enseignant-chercheur membre du bureau ou du comité de direction de l'établissement.

Article 6 - Le conseil examine le budget du service interétablissements de coopération documentaire et le propose, après avis des conseils d'administration des établissements cocontractants, à l'approbation du conseil d'administration de l'établissement de rattachement. Il se prononce sur les règles de fonctionnement du service. Il se prononce sur la constitution de commissions scientifiques consultatives de la documentation ayant les mêmes fonctions que celles mentionnées à l'article 4. Il élabore des propositions en ce qui concerne la politique documentaire commune des établissements contractants, en particulier pour ses aspects régionaux.

Le directeur du service interétablissements participe aux travaux du conseil, dont il est le rapporteur général. Il en désigne le secrétaire.

Le directeur du service interétablissements propose au conseil de coopération documentaire toutes mesures propres à favoriser la coopération documentaire entre les établissements.

Article 7 - Le directeur des bibliothèques, des musées et de l'information scientifique et technique est chargé de l'exécution du présent arrêté qui sera publié au Journal officiel de la République française.

Fait à Paris, le 4 juillet 1985

Pour le Secrétaire d'Etat et par délégation :

Le Directeur du cabinet

Olivier Schrameck