L'édition électronique à la Documentation Française

Analyse des conditions de fonctionnement de l'expérience d'édition électronique à la Documentation française. L'expérience interviendra sur deux des principales fonctions exercées par la Documentation française: édition (périodiques et rapports provenant de différentes administrations) et information (exploitation documentaire et création de banques de données). L'édition électronique intégrera, à partir d'une saisie initiale progressivement enrichie et complétée, toutes les étapes : rédaction, mise au point éditoriale, préparation du manuscrit, impression, notice bibliographique, exploitation en banque de données. La suppression des opérations en double devrait être une source importante d'économies, mais elle reste subordonnée à la mise au point de normes permettant de résoudre les incompatibilités entre matériel et logiciels.

Analysis of the working state of the electronic publishing experiment at the Documentation française. The object of that experiment will be two of the main actions of the Documentation française: publishing (periodicals and reports from various authorities) and information (document processing and creation of databanks). Starting with a first data collection (gradually increased and perfected), the electronic publishing will integrate all the steps : editing, restatement, preparation of the manuscript, printing, bibliographic entry and databank operation. The removal of redundant operations should allow to save up, though the electronic publishing still depends on the determination of standards in order to solve an important problem : the inconsistency between equipment and softwares.

La prolifération des systèmes informatisés couramment offerts pour couvrir les multiples facettes du monde de l'édition modifie les méthodes de production et offre des opportunités qui ne peuvent être dédaignées. On rencontre d'un côté des systèmes intégrés de bureautique, de photocomposition, de gestion de bibliothèques, de recherche documentaire, de l'autre les nouveaux médias et les réseaux publics de diffusion. De leur association possible naissent des perspectives prometteuses de gain et de qualité.

La Documentation française qui édite chaque année 200 millions de caractères a affirmé sa volonté de modernisation, pour augmenter sa productivité et offrir un meilleur service aux autres administrations qui forment sa clientèle, en lançant avec le soutien du ministère de l'Industrie une opération édition électronique. Cette opération débouche sur un projet d'équipement planifié sur plusieurs années à partir de 1985.

Les premières expérimentations en vraie grandeur devraient se dérouler entre la fin de l'année 1984 et les premiers mois de 1985. Il est prématuré dans cette présentation d'anticiper sur les conclusions qui seront tirées de cette première phase de confrontation du projet avec la pratique en milieu administratif, notamment celles concernant la validation des scénarios d'extension à l'ensemble de la production.

Cet article se propose d'expliciter les orientations prioritaires de l'édition électronique à la Documentation française et de faire le point sur ses principales implications au plan documentaire.

Le terme d'édition électronique répond à des préoccupations fort différentes selon le contexte professionnel dans lequel il est cité.

Pour les métiers de l'imprimerie traditionnelle, presse ou labeur, il relève de la composition typographique et de la mise en page automatiques. L'ordinateur y est adopté pour moderniser la production sur papier imprimé. Pour les cellules de recherches et développement ou les services marketing, l'édition électronique constitue le moyen d'exploiter les nouveaux médias, que ce soit pour diversifier les formes de diffusion d'une même information (aspect multimedia) ou pour créer un produit réellement nouveau. C'est le domaine des didacticiels, des jeux et des logiciels pour microordinateurs, des journaux électroniques... Pour les professionnels de la documentation, c'est une conception moderne des serveurs de documents assurant le stockage et la fourniture à la demande des documents primaires.

Toutes ces acceptions du terme impliquent évidemment l'utilisation des nouvelles technologies de l'information mais elles ne concernent chacune qu'un aspect privilégié de la chaîne éditoriale.

Pourquoi la Documentation Française ?

Vocation et préoccupations

La Documentation française est à la fois éditeur, centre de documentation ouvert au public et entreprise commerciale. Elle édite pour son propre compte des périodiques. Pour le compte d'autres administrations, elle édite et diffuse des ouvrages divers. Son centre de documentation produit des bases et banques de données au sein de la BIPA et gère une bibliothèque ouverte gratuitement au public. Les services commerciaux assurent la diffusion, la vente en librairie et la vente par correspondance.

Cette diversification la conduit à concilier des préoccupations croisées. La Documentation française se doit tout d'abord d'être ouverte vers l'extérieur, en amont aux auteurs, individus et organismes qui alimentent les revues ou rédigent les ouvrages, en aval aux lecteurs et aux libraires qui achètent. Elle doit également assurer une liaison suivie avec les partenaires qui font partie de la chaîne de production. Ce sont par exemple les autres éditeurs, les administrations ou les organes de diffusion qui nourrissent le centre de documentation, ou les imprimeurs et les centres serveurs qui assurent l'exécution de la sous-traitance. La Documentation française doit enfin maintenir la cohérence d'activités qui se complètent pour accomplir ses diverses missions, et en particulier assurer la nécessaire synergie entre ses services. Elle doit utiliser au mieux les diverses compétences dont disposent les services (rédacteurs, iconographie, d'édition, de documentation, commercial, administratif, etc...) pour garantir la qualité de sa production.

Le domaine de l'édition électronique

La coexistence de ces activités complémentaires fait de la Documentation française une sorte de monde miniature qui concentrerait les nombreux aspects du processus d'édition (cf. fig. 1).

C'est pourquoi l'édition électronique apparaît d'abord comme le moyen d'enchaîner les différentes phases de la chaîne éditoriale. En d'autres termes, l'édition électronique devra établir le lien entre les machines hétéroclites spécifiques de chaque étape. C'est en établissant des passerelles entre les différentes fonctions que l'édition électronique laissera le choix de l'outil le mieux adapté pour un travail donné. Elle devrait permettre d'adopter les meilleures technologies du moment en limitant les risques d'alourdissement ou de prolifération de tâches manuelles adjacentes comme cela se produit lorsque l'on procède sans conception d'ensemble. Il est fondamental en effet, sinon d'éviter, du moins de maîtriser les transferts de charges qui gommeraient une bonne partie des avantages escomptés. La segmentation habituelle, par discipline et par support, des métiers de la communication ne permet pas d'atteindre facilement de tels objectifs. Notons par exemple et très schématiquement que l'exploitation de bases ou banques de données implique au préalable soit une nouvelle saisie d'une oeuvre déjà imprimée, soit une indexation systématique et très élaborée qui se substitue au travail de tri qu'effectuait lui-même le lecteur de bibliothèque, soit les deux. Les saisies successives de la même information, faute de normes reconnues et adaptées, se multiplient à cause de l'incompatibilité des machines de traitement de texte, de composition programmée ou des divers serveurs publics, sans que l'on perçoive bien le moyen de les éviter.

Les termes du choix

La Documentation française n'est pas un laboratoire de recherche. Elle doit aborder le problème avec pragmatisme. Différents principes ont guidé la recherche de solution.

En premier lieu, il convient de faire appel aux outils existants et éprouvés chaque fois que cela est possible, qu'ils soient chez nos clients, chez nos fournisseurs ou chez nous. Toute tentative visant à influer sur les décisions d'équipement de nos partenaires serait en effet irréaliste. Les éventuels développements à réaliser ne concerneront donc que ce qui n'existe pas sur le marché et ce qui est réellement indispensable.

Ensuite, le système à implanter doit constituer un outil de production susceptible d'améliorer le service et doit s'intégrer dans le contexte existant. Il doit être exploité par le personnel en place ce qui impose une mise en oeuvre progressive à deux niveaux :
- la montée en charge se fera par paliers successifs. Le rythme de 20 % l'an est actuellement retenu. Il concerne autant les publications de la Documentation française que les ouvrages édités pour le compte des autres administrations.
- l'intégration des fonctions se fera dans l'ordre chronologique des tâches. On commencera par le début de la chaîne d'édition et par les fonctions de production. Les fonctions liées à la gestion se grefferont en suivant le rythme de montée en charge du système.

En outre, le projet d'édition électronique s'insère dans l'état actuel des productions de la Documentation française : il ne s'agit pas d'un développement mais d'une modernisation des procédures. Bien que les options prises ménagent l'avenir et les évolutions futures, l'accent est mis sur l'amélioration des tâches à court terme et sur la qualité du produit final. Elle est donc caractéristique d'une production d'ouvrages et de périodiques dont le tirage moyen est assez faible et qui ne comportent que très peu d'illustrations, de graphiques ou de tableaux.

Enfin, l'édition électronique respecte la vocation de la Documentation française et consolide ses modes d'action dans son domaine de compétences. Celle-ci restera une maison d'édition qui confie l'exécution des travaux à l'extérieur, elle ne se transformera pas en usine ni en centre serveur. Elle continuera à assurer son rôle de conception, de préparation et de coordination.

La mise en oeuvre

Le nouveau schéma de production

Le processus de production idéal selon le schéma « édition électronique » se décompose en : - une rédaction initiale par les services auteurs, internes ou externes, sur machine de traitement de texte ou sur ordinateur individuel ;
- l'accueil et la conversion des manuscrits électroniques selon une norme interne pour permettre leur prise en charge par les destinataires ;
- les opérations de contrôle et de préparation à l'édition qui recouvrent le rewriting éventuel, les contrôles de forme, l'enrichissement typographique (cf. fig. 2);
- les opérations d'identification et de définition des paramètres externes de l'ouvrage dont certains éléments serviront aussi aux gestionnaires et commerçants (prix, fichier, produit) et aux documentalistes (catalogage);
- les transmissions pour exécution à l'imprimeur et pour archivage aux centres de documentation.

La réussite de ce schéma repose sur la possibilité d'enrichir progressivement l'information tout au long de son parcours, sans refaire ni défaire le travail qui a déjà été accompli. Du point de vue technique cela impose de dissocier en permanence ce qui est relatif au contenu (signification et structure de l'information) et ce qui est propre à sa matérialisation ou à son traitement (présentation, mise en page, médium, indexation). C'est à ce prix que la valeur ajoutée par un service ne constituera pas une gêne ou du bruit pour un autre.

La rédaction initiale

Pour récupérer la saisie initiale réalisée par l'auteur, il importe de résoudre deux problèmes.

Le premier, de nature technique, découle de l'incompatibilité des différents outils de traitement de texte et ne sera résolu que cas par cas par la mise en oeuvre d'outils de conversion spécialisés. La seconde difficulté nécessite l'adoption d'un compromis qui conserve aux auteurs le bénéfice de l'utilisation du traitement de texte et qui dans le même temps garantit à l'éditeur un maximum d'homogénéité de rédaction des manuscrits électroniques, indépendamment de leur provenance (auteur et machine de traitement de texte). C'est le rôle du protocole de saisie établi par la Documentation française et qui regroupe les consignes de frappe applicables sur machines de traitement de texte pour la saisie des ouvrages à publier.

Cette convention tente de concilier liberté d'exploitation de toutes les facilités du traitement de texte avec rigueur de structuration, sans nécessiter de la part de l'auteur un effort astreignant, ni exiger de ses services dactylographiques un bouleversement des habitudes ou des compétences. Elle sera progressivement soumise à nos auteurs clients et permettra deux niveaux de dialogue : auteur occasionnel et auteur régulier. L'auteur occasionnel sera tenu de respecter les règles dactylographiques courantes (en particulier la ponctuation) et d'adopter une numérotation rigoureuse des titres pour structurer son œuvre. L'auteur habituel qui possède une bonne maîtrise du système aura la possibilité d'introduire des codes particuliers pour faire passer ses directives de présentation. Dans tous les cas, les enregistrements sur disquettes seront effectués selon une logique prédéfinie pour faciliter le contrôle, le tri et rétablir l'ordre de succession des différents chapitres.

L'accueil des manuscrits électroniques

C'est une transposition de la traditionnelle fonction courrier interne de l'entreprise où il s'agit de recueillir des documents de provenance aléatoire et de les présenter dans les meilleurs délais à tous les destinataires, sans dégradations, sans pertes, quel qu'en soit le mode d'acheminement.

La première opération, purement mécanique, réalise la translation de code et de format. Il s'agit de déverser le texte sous une forme codée « standard », indépendamment de la machine-source, dans une base de données temporaire. C'est le royaume des transcodeurs de toutes sortes que l'on rencontre sur le marché et qui s'imposent à l'éditeur du fait de l'absence de normalisation des supports bureautiques. Les faibles probabilités de recours, dans le cas général, à un réseau public professionnel pour la transmission des données, doublées des limites de vitesse et de qualité de transmission inhérentes à l'utilisation du réseau téléphonique commuté, risquent de perpétuer pour longtemps encore l'expédition de disquettes par la poste comme moyen courant de transmission, même si c'est le pire.

Avec la seconde opération débute réellement la préparation à la publication et l'exploitation des consignes de frappe. Tout d'abord, pour contrôler et reconstituer l'ordre de succession des enregistrements, ensuite pour éliminer le bruit bureautique introduit par les machines de traitement de texte, identifier et marquer de façon formelle tous les éléments pertinents de la structure intellectuelle de l'œuvre.

Le manuscrit épuré et réorganisé est aiguillé vers la base de données d'accueil en attendant sa levée et sa prise en charge par les services destinataires. Le transfert s'effectue selon un principe analogue à la transmission par corbeilles.

La préparation à la publication

Les divers spécialistes accrédités par le système d'édition électronique ont accès aux informations stockées et disposent d'une panoplie d'outils informatiques qu'ils décident d'actionner pour simplifier leur tâche et aboutir par paliers successifs au texte bon à publier. Sans les décrire tous dans le détail, il convient de retenir que ces outils répondent à trois catégories de problèmes. Ils ont grossièrement :
- soit des fonctions de contrôle et de mise en forme intéressant les secrétariats de rédaction;
- soit des fonctions de gestion et de suivi de la production intéressant les services de production;
- soit des fonctions plus particulièrement typographiques intéressant les ateliers de dessin et de mise en page.

Certains sont en outre spécifiques du type de publication, selon qu'il s'agisse d'un périodique constitué d'une succession d'articles ou d'une monographie et selon que l'on s'autorise ou non à intervenir sur le fond et la forme du contenu.

Il est important de noter que ces trois catégories d'outils correspondent à trois entités informatiques distinctes :
- tout d'abord le document primaire lui-même qui est structuré par niveaux (parties, chapitres, paragraphes, phrases, etc.), et dont les principales composantes sont identifiées (citations, titres, notes, noms propres, illustrations, etc.). Il est accessible sous un format que nous qualifierons de « format éditeur »;
- ensuite une fiche technique de description du produit final, de son mode de publication, de ses conditions de diffusion que nous appellerons « bordereau de suivi »;
- enfin le cahier des charges de la composition typographique et de la mise en page à réaliser qui décrit la logique de présentation à appliquer au document format éditeur pour obtenir l'ouvrage imprimé final et que nous appellerons « protocole de présentation ».

Dès lors la liaison avec les diverses branches de la chaîne d'édition est possible :
- vers l'imprimeur par fusion du texte structuré au format éditeur et du protocole de présentation qui aura été retenu;
- vers les systèmes de documentation selon des procédures qui restent à définir et qui concerneront les données catalographiques, autant que le texte structuré disponible sous forme électronique.

Il n'est prévu de développer dans l'immédiat que la filière des protocoles de présentation à destination typographique, mais rien ne s'oppose, dans la mesure où le contenu s'y prête, à envisager d'autres protocoles de présentation en mode vidéotex par exemple si le besoin d'une diffusion multimedia se faisait sentir.

Les passerelles

Vers l'imprimeur

La transmission du texte format imprimeur (cf. fig. 3) est subordonnée à l'émission d'un bon à composer.

Le choix du meilleur moyen de transmission doit se faire à la lumière de conditions générales telles que la fréquence et la quantité d'échange ou la durée des contrats de sous-traitance. D'une façon générale l'échange de bandes magnétiques reste le mode le mieux maîtrisé techniquement par la majorité des imprimeurs. Les transmissions téléinformatiques directes sont plus confortables lorsqu'elles s'adressent régulièrement au même imprimeur. Lorsque le flux d'informations échangé avec un même fournisseur augmente, la location de lignes directes aux PTT est préférable à l'utilisation de Transpac. Seule la prise en compte de ces évidences guidera les choix futurs qui évolueront avec la montée en charge du système.

L'imprimeur recevra un texte « habillé», qui sera prêt pour la composition dès lors qu'il aura substitué aux codes formels qui spécifient les consignes de composition les séquences de descripteurs de la photocomposeuse. Cette substitution nécessite dans le pire des cas l'écriture d'un programme particulier chaque fois que la Documentation française passe un contrat avec un nouvel imprimeur. Le coût du développement est à amortir sur la production concernée et sur la durée du contrat. Les performances courantes des systèmes de composition programmée dont s'équipent les imprimeurs leur permettent de s'acquitter de ce type de conversion sans beaucoup de difficultés. La réalisation de ces programmes de conversion sera à la charge des sous-traitants retenus sur appels d'offre pour des marchés de durée minimale d'un an.

Cette procédure présente deux avantages fondamentaux :
- elle dissocie clairement les responsabilités de conception et d'exécution. A l'éditeur, maître de la conception, il revient la responsabilité de fournir un texte dans lequel toutes les indications de composition ont été correctement portées et sans ambiguïté. L'imprimeur reste responsable de l'exécution de la composition sur le matériel qu'il juge le mieux adapté;
- elle supprime la nécessité de ressaisir le texte à composer chez l'imprimeur. La suppression de cette saisie inutile est rendue possible bien évidemment par l'existence de moyens techniques de transmission de l'information entre machines auparavant incompatibles, mais surtout, et c'est là le plus important, parce que l'enrichissement du texte initial a pu se faire automatiquement. Si ce n'était pas le cas, l'insertion des codes d'habillage demanderait une intervention manuelle pénible, avec risque d'erreurs, qui s'avérerait aussi coûteuse qu'une ressaisie complète sur du matériel spécialisé. La généralité du procédé repose bien entendu sur l'efficacité de la norme interne et des codes formels d'habillage qui seront adoptés.

Il faut noter également qu'un texte composé et agréable à lire occupe 3 à 4 fois moins de surface papier qu'un texte dactylographié. Ainsi le procédé couramment utilisé pour les publications à budgets limités et qui consiste à reproduire, sans composition, les épreuves directement issues des imprimantes de traitement de texte (préalablement photocopiées en réduction pour les inscrire tant bien que mal dans un format 16-24 cm) masque-t-il un gâchis de papier estimé en général à au moins 30 %. En outre le résultat est rarement enthousiasmant bien qu'il ait nécessité des prouesses de frappe et de présentation de la part des auteurs. En limitant l'importance des frais fixes, l'édition électronique lève le principal obstacle à la photocomposition de certaines publications officielles à tirage nécessairement limité; elle ouvre ainsi aux autres administrations de nouvelles perspectives.

Vers les services de documentation

Dans la chaîne éditoriale, ce sont les services de documentation qui assurent la diffusion personnalisée de l'information (cf. fig. 3) par opposition avec la diffusion banalisée à laquelle répond la vente par abonnement ou au numéro. Les deux principaux organes en sont les bibliothèques et les banques de données accessibles en ligne. La Documentation française disposant de l'une et de l'autre, il était naturel d'en concevoir l'alimentation à partir de l'édition électronique.

Il ne s'agit surtout pas d'effectuer les tâches d'enrichissement documentaire dans le système d'édition électronique, mais d'éviter de refaire un travail déjà accompli pour les besoins de l'édition.

La remise de toute publication aux services de documentation est subordonnée au visa de diffusion. Dès qu'il a été donné, la filière documentaire peut être alimentée au même titre que la filière commerciale de vente des exemplaires. La filière documentaire peut être alimentée en ouvrages, en données catalographiques et en textes structurés sous forme électronique. Plusieurs possibilités sont envisagées. La mise en pratique se heurte, en plus des problèmes purement techniques de compatibilités, aux méthodes de travail issues d'une longue évolution des techniques de documentation.

Les choix ne peuvent pas être arrêtés dès à présent, sans expérimentations préalables, tant le problème d'organisation est complexe. Trois possibilités s'offrent. De la solution la plus simple à la solution la plus intégrée, voici comment se présentent les différentes options :
- récupération et conversion en format ISBD des mentions du dépôt légal introduites dans le bordereau de suivi;
- catalogage à la source;
- indexation à la source.

Dans les trois cas, le système d'édition électronique fait office d'organe de transmission (et éventuellement de transcodage pour respecter les normes de présentation) pour les informations pertinentes vers les systèmes internes ou externes.

Notices vers la bibliothèque

La solution la moins intéressante, mais aussi la moins perturbante, consiste à émettre une notice provisoire et incomplète (sans classement matière ni analyse). Cette notice sera validée et complétée plus tard, ouvrage en main, par les services documentaires internes. Le terme émission s'applique indifféremment à une transmission de fiches cartonnées (dans le cas d'une gestion manuelle de bibliothèque) ou à une télétransmission directe, dans un format simplifié du type MARC (pour alimenter par exemple le module acquisition d'un futur système informatique). Cette solution présente l'avantage de ne pas bouleverser les habitudes. Son seul intérêt est de profiter d'un travail déjà effectué, à condition que cette récupération ne soit pas trop lourde. Les points de vue des services d'édition et des bibliothécaires sont suffisamment proches pour que le recours aux mêmes autorités et aux mêmes règles puisse se faire correctement.

La solution intermédiaire consiste à compléter la collation effectuée à la source. Elle nécessite une modification de l'organisation interne pour intégrer les compétences requises dans les services d'édition. Le catalogage effectué et validé par un bibliothécaire deviendrait alors définitif, la notice serait même imprimée directement au dos de la page de titre, suivant en cela l'exemple de la Bibliothèque du Congrès. Les contraintes liées à la circulation et aux délais de retour des épreuves de photocomposition, qui ont souvent fait avorter les tentatives analogues, paraissent moins rédhibitoires à la Documentation française. En effet tout reste à l'intérieur de la même maison et d'autres documents intermédiaires susceptibles de faciliter l'analyse sont disponibles plus tôt; en particulier le manuscrit auteur et le texte au format éditeur. Les ingrédients techniques existent, les problèmes sont essentiellement de nature organisationnelle.

Si l'on envisage enfin d'effectuer une indexation complète à la source comportant notice bibliographique, descripteurs et éventuellement résumés, il est impératif d'assurer avant toute chose la cohérence des langages - cohérence des classifications entre base de données et bibliothèque, mais aussi avec les catalogues commerciaux. Les précédents problèmes d'organisation se compliquent et des divergences de logique dans la conception des systèmes de classification s'y ajoutent. Du point de vue matériel, le système d'édition électronique doit impérativement comporter des moyens d'édition plus confortables que la sortie papier sur imprimante informatique classique. La solution technique théorique consiste à utiliser une sortie précomposée, sur imprimante électronique (prévue à l'origine pour rendre plus efficaces les relectures successives et réduire le nombre des corrections dites d'auteur). En pratique, il faudra établir un circuit de duplication apte à émettre le nombre d'exemplaires suffisants à un coût acceptable. Cette dernière solution intégrale, la plus satisfaisante pour l'esprit puisqu'elle évite les reprises successives de tâches inachevées est aussi la plus délicate à maîtriser puisqu'elle cumule les difficultés organisationnelles, techniques et intellectuelles. Elle doit en outre s'intégrer dans un cadre existant où certaines habitudes sont profondément ancrées.

Documents primaires vers les bases de données

Il n'est pas question ici de prendre parti dans le débat sur l'avenir des banques de données en texte intégral par opposition avec les bases de données bibliographiques, mais de prévoir dans l'un et l'autre cas un moyen de récupérer le contenu de l'œuvre publiée sans saisie supplémentaire. En effet le système d'édition électronique est réservé à l'édition de textes « vivants », et n'a pas vocation de système d'archivage documentaire, il doit être purgé régulièrement des œuvres publiées.

Une sortie sur bande magnétique en format compatible COM (réalisée d'après un protocole de présentation particulier) pourrait être effectuée systématiquement de façon à se substituer au microfichage manuel. Il importe dans ce cas d'assurer la cohérence et le chaînage entre les bases de données secondaires (bibliographie) et le fonds de microfiches par un système de numérotation automatique des vues qui complèterait nécessairement le bordereau de suivi dont est extraite la notice bibliographique transmise. Cette facilité ne modifie en rien les contraintes liées à l'indexation et évoquées plus haut.

Une sortie numérique directe permet la transfusion pour accomplir le stockage dans une base de données primaire ou directement en texte intégral à condition de disposer d'un outil intermédiaire de préparation du texte pour l'adapter aux impératifs de la recherche documentaire. Ce système serait à la préparation documentaire ce que l'édition électronique est à l'habillage typographique.

Deux vides restent à combler. Il n'existe pas de moyens accessibles de gestion des supports d'archivage de documents (dossiers, microfiches, disques magnétiques ou optiques numériques) en relation avec les références bibliographiques, ni d'aides à l'indexation ou au découpage documentaire à partir du texte intégral. Tant que cette situation se prolongera, il paraît inévitable que toute transmission d'information entre services d'édition et de documentation s'accompagne de copies papier sur lesquelles se fera la préparation documentaire. Dans ces conditions l'automatisation des liaisons ne pourra être que fragmentaire.

Enjeux et limites de l'intégration édition documentation

La suppression des opérations en double représente ici aussi des gains financiers non négligeables. Outre l'élimination d'une saisie supplémentaire pour alimenter une banque de données en texte intégral ou en notices, dont l'impact a été évoqué précédemment, il faut compter les prestations purement intellectuelles qui sont dédoublées voire triplées. On peut considérer que le coût moyen de création d'une notice bibliographique, conforme aux règles de l'art et exacte, hors amortissement de l'infrastructure, dépasse 50 F. Le coût d'une indexation sérieuse sur base de données avec archivage du document primaire sur un support quelconque est de plusieurs centaines de francs par unité documentaire. Mais les gains ne seront vraiment substantiels que lorsque seront également établies les liaisons entre bases de données et bibliothèques, au moins pour le sous-ensemble commun du fonds constitué d'œuvres dont la Documentation française n'est pas l'éditeur.

Aux problèmes évoqués précédemment s'ajoutent ceux inhérents à l'existence de nombreux systèmes de classement, de vocabulaire, de fichiers d'autorités distincts, utilisés dans des systèmes informatiques différents, dans d'autres centres de documentation importants. Sans normes largement adoptées, l'échange généralisé d'informations documentaires utilisables ne pourra se faire qu'au prix de contorsions délicates entre les différents modes de classement ou thesauri, ou en jonglant entre les différents terminaux de consultation de fichiers d'autorités collectifs ou non.

Pour la Documentation française, le projet d'édition électronique a des objectifs plus immédiats. La réduction des coûts est obtenue par l'automatisation des tâches manuelles répétitives, à faible valeur ajoutée, et par suppression des opérations en double. On n'a pas cherché à tout résoudre par l'informatique, convaincus qu'il valait mieux faire simple et rapidement plutôt que de chercher à mettre en algorithmes les problèmes complexes qui ne représentent pas plus de 20 % de la production. C'est ainsi que les opérations à caractère artistique (DAO, Design assisté par ordinateur) ont été exclues et qu'en conséquence leur exécution s'effectuera selon le schéma traditionnel. C'est ainsi que subsistera la filière parallèle des illustrations qui seront intégrées au texte comme actuellement en fin de chaîne typographique.

La priorité donnée à la production imprimée tient compte de la maturité des techniques et des méthodes de production dans les différents secteurs, elle illustre également le souci de productivité d'une administration au profit d'autres administrations.