Le coût des activités de prêt-inter
Cet article résume les conclusions d'une étude destinée à attirer l'attention sur l'ensemble des coûts associés au prêt entre bibliothèques. Il présente les coûts comparés des divers moyens utilisés pour l'obtention d'un prêt. Les résultats distinguent les frais supportés par une bibliothèque au cours d'une transaction et les conséquences de la transaction sur les finances de l'ensemble des bibliothèques concernées. Trois universités, un institut polytechnique, deux bibliothèques publiques et une bibliothèque d'entreprise ont pris part à l'étude. La plus simple des transactions positives de prêt entre bibliothèques comportant la fourniture d'une photocopie de longueur moyenne, coûte environ 20 F ; le coût minimal d'un prêt est d'environ 40 F ; les prix sont ceux de 1981. L'enquête montre que, pour le monde des bibliothèques, le coût global d'une transaction qui se traduit par la fourniture d'un document sur le stock de la BLLD est généralement moindre que lorsque la demande transite par un bureau régional des bibliothèques ou lorsqu'elle est envoyée directement à une autre bibliothèque. On démontre que l'usage du formulaire BLLD de demande de prêt ou de photocopie est un moyen équitable de répartition des coûts du prêt entre bibliothèques.
This article summarizes the findings of a study aimed at focusing aftention on the whole range of costs associated with interlibrary lending. Comparative costs of the ways in which interlibrary loans may be obtained are presented. The results distinguish between the costs incurred by a particular library in a transaction, and the net effect of the transaction on the finances of all libraries involved. Three universities, one polytechnic, two public and one industrial library, a regional library bureau and the British Library Lending Division took part in the study. The simplest successful interlibrary loan transaction, involving the supply of an average length photocopy, costs around £ 2.00 and the minimum cost of a loan is in the region of £ 4.00, both at 1981 prices. The investigation illustrates that generally the over-all cost to the library community of a transaction which results in the supply of an item from Lending Division stock, is likely to be less than that of an application involving a regional library bureau or one sent direct to another library. The use of the Lending Division loan/photocopy form for interlending is shown to provide an equitable mean of sharing the costs of interlibrary loans.
Les développements des dix dernières années ont amené les bibliothèques à porter une attention accrue au coût de leurs activités. Il y a néanmoins un aspect du service rendu par une bibliothèque dont le coût, au moins dans le Royaume-Uni, n'a guère été évoqué publiquement, à savoir le prêt-inter. Ceci est peut-être dû en partie au rôle dominant de la « British library lending division » et à une tendance à considérer le prix qu'elle fait payer pour ses services comme le seul coût à prendre en considération pour cette activité. Cependant, comme la BLLD a augmenté ses tarifs à un rythme supérieur à l'inflation pour arriver progressivement à couvrir tous ses coûts directs (objectif d'aujourd'hui atteint), ce poste a absorbé une part croissante du budget des bibliothèques. Ceci a conduit certains usagers, croyant ainsi réduire leurs dépenses de prêt-inter, à éviter l'emploi du formulaire national de demande de prêt ou de photocopie, qui est censé être employé par toutes les bibliothèques de Grande-Bretagne. Rappelons néanmoins, au risque d'énoncer une évidence, que le prêt-inter est une activité de coopération et que toute tentative d'un partenaire pour réduire sa part du coût d'une transaction peut entraîner une augmentation de coût pour d'autres partenaires. Ainsi, tout contournement, toute non utilisation des collections nationales de la Lending division accroîtrait ses coûts unitaires et pourrait rendre son budget difficile à justifier, avec des conséquences qui affecteraient toutes les bibliothèques concernées par le prêt-inter.
C'est dans ce contexte que le comité consultatif de la « British library lending division » approuva en 1980 une enquête sur l'ensemble des coûts liés au prêt entre bibliothèques. Le comité voulait parvenir à ce que le prix payé pour un formulaire de demande de la BLLD, qui représente une partie très visible d'un budget de bibliothèque, fût mis en rapport avec les coûts plus cachés du traitement des demandes de prêt-inter par les bibliothèques, tant prêteuses qu'emprunteuses.
L'enquête fut menée par la section de recherche de la BLLD et un échantillon de bibliothèques participantes fut sélectionné pour assurer la représentation des principaux partenaires du prêt-inter dans le Royaume-Uni. Le lecteur se rappellera que les trois principaux circuits des demandes dans le Royaume-Uni sont la « British library lending division », les systèmes régionaux (un un Ecosse, un au Pays de Galles et sept en Angleterre, qui tous s'appuient essentiellement sur les ressources des bibliothèques publiques et sont organisés par un bureau régional des bibliothèques) et la demande directe à d'autres bibliothèques généralement identifiées grâce à des catalogues collectifs. Une étude de 1977 1 a montré que la BLLD traitait à l'époque environ les trois quarts de la demande totale en Grande-Bretagne, le reste se répartissant à peu près également entre les systèmes régionaux et la demande directe. Le groupe définitif des participants à l'étude comprenait la BLLD, un bureau régional des bibliothèques, trois bibliothèques universitaires, une bibliothèque de comté et une bibliothèque d'entreprise. Les établissements participants étaient responsables de la collecte des données sur leurs coûts, tant salariaux que non salariaux (frais généraux non compris), tels qu'ils se présentaient à la fin de 1981.
Objet et méthode
L'étude avait pour objet de produire des comparaisons de coûts entre les divers moyens d'obtenir des prêts entre bibliothèques. Elle s'est concentrée sur trois types d'approche, à savoir : 1) l'emprunt direct à une autre bibliothèque,
2) l'emprunt transitant par un bureau régional des bibliothèques,
3) l'emprunt à - ou par l'intermédiaire de - la « British library lending division ».
L'étude a cherché à mesurer le coût total du prêt entre bibliothèques. Ainsi, dans le cas de l'emprunt direct, les coûts supportés par la bibliothèque demandeuse et par la bibliothèque fournisseuse ont été pris en compte, de même que les coûts supportés par toutes les bibliothèques sollicitées en vain.
Les coûts du recours au bureau régional des bibliothèques ont été pris en compte lorsque les localisations étaient obtenues par ce canal et les coûts de la BLLD inclus lorsque les demandes étaient envoyées à Boston Spa.
Pendant tout l'exercice, les coûts bruts ont été systématiquement distingués des coûts nets. Les « charges de transmission » entre bibliothèques comme le coût d'un formulaire BLLD ou les remboursements de frais de port ont été mesurées à part. Ainsi, le chiffrage distingue les coûts supportés par une bibliothèque donnée au cours d'une transaction particulière et l'effet net de cette transaction sur les finances de toutes les bibliothèques concernées.
La méthode utilisée pour collecter les données a dû s'adapter aux procédures de chaque bibliothèque. Lorsque les activités de prêt entre bibliothèques étaient centralisées, il était plus facile de mesurer les coûts des opérations que lorsqu'elles étaient plus dispersées. Dans le cas de la BLLD où le prêt-inter constitue l'activité centrale, on a utilisé le prix de revient des services rendus par la Division : l'ensemble de ses dépenses telles qu'elles figurent dans ses comptes sont rapportées à ses diverses activités. Dans d'autres bibliothèques, on a tenté de mesurer les coûts liés aux activités de prêt-inter pendant une courte période en novembre-décembre 1981. Les coûts essentiels à identifier étaient les coûts de personnel. Chaque bibliothèque a défini toutes les étapes de ses opérations et mesuré le temps passé pour chacune. Celui-ci a été rapporté aux coûts des personnels concernés, comprenant les salaires, les cotisations sociales et de retraite.
Les dépenses autres que les dépenses de personnel ont aussi été mesurées pour chaque demande traitée. Elles comprennent les fournitures, les formulaires BLLD, le matériel d'emballage, les frais de port, le téléphone, le télex, le matériel de bureau, etc.
Les recettes liées au prêt-inter ont été individualisées. Elles se présentaient sous la forme de remboursements du formulaire de demande de prêt ou de photocopie, de remboursements des frais de port, de facturation de photocopies aux bibliothèques demandeuses, etc. ; les frais généraux, comme par exemple les locaux, la gestion du personnel et les dépenses d'acquisition, ont été exclus de l'étude.
Pour la plupart des bibliothèques participantes, le chiffrage couvrait les opérations liées à l'emprunt et au prêt de documents à d'autres bibliothèques. L'examen des données rassemblées a révélé qu'il n'avait pas été possible d'obtenir des bibliothèques autant de résultats cohérents qu'il était souhaitable. Quelques écarts provenaient de l'impossibilité de bien conseiller le groupe très dispersé des bibliothèques concernées. Certaines difficultés, comme celles liées au traitement des réponses « intermédiaires » des bibliothèques, surtout de la BLLD, étaient dues à la nature complexe de l'emprunt de certains documents entre bibliothèques ; dans une future étude, elles pourraient être partiellement surmontées par l'envoi de directives plus détaillées. D'autres, liées au problème d'obtention des coûts dans certaines bibliothèques, spécialement pour les charges non-salariales, sont susceptibles d'apparaître dans toute étude de ce type.
Malgré ces difficultés, les coûts sont intéressants et révélateurs ; ils sont présentés ci-dessous.
Coûts pour la bibliothèque demandeuse
Pour une bibliothèque demandeuse, les coûts d'une demande à la BLLD sont récapitulés dans le tableau 1. Ce sont des chiffres moyens qui couvrent les demandes transmises par voie postale, télex ou transporteur. Le coût moyen (pondéré par les proportions globales de photocopies, prêts acheminés par voie postale et prêts acheminés par transporteur par les soins de la BLLD) est de 26,50 F *pour l'ensemble des demandes satisfaites et de 5,10 F pour l'ensemble des demandes insatisfaites.
Les coûts ci-dessus comprennent le prix du formulaire de demande BLLD, qui à l'époque de l'enquête était de 16,40 F ** plus 1,20 F de TVA (récupérable par certaines bibliothèques). Les variations de coût entre les bibliothèques sont dues à un certain nombre de facteurs. L'un d'eux a trait aux charges salariales. Bien que l'essentiel du travail dans ces bibliothèques soit accompli par un personnel coûtant environ 55 000 F par an et par personne, dans deux de ces bibliothèques il y a participation de personnels coûtant à peu près deux fois plus cher. Un autre facteur reflète les différentes méthodes utilisées pour remplir les formulaires de demande. Une bibliothèque les remplira à la main alors qu'une autre les tapera à la machine et les relira ensuite. Une bibliothèque enverra par la poste quotidiennement assez de demandes pour obtenir un faible coût unitaire même à vitesse normale, alors qu'une autre n'utilisera la poste que pour les demandes non transmissibles par télex. A titre d'exemple de la décomposition de ces coûts, voici la ventilation du coût d'une demande de photocopie dans une des bibliothèques (voir tableau).
Pour la bibliothèque demandeuse, les coûts d'obtention d'une localisation auprès d'un bureau régional des bibliothèques par télex et par téléphone sont respectivement de 5,60 F et de 9,60 F. Ces chiffres ne s'appliquent pas au coût de consultation des catalogues régionaux, par exemple les catalogues régionaux sur microfiche donnant les localisations par ISBN, possédés par la bibliothèque demandeuse. Ces coûts sont comptabilisés dans la section concernant les demandes directes à une autre bibliothèque. Sont également exclues les cotisations versées au bureau, en raison des structures de tarif variables et de la difficulté de répartir les sommes entre le prêt-inter et les autres services fournis.
Les coûts pour la bibliothèque demandeuse des demandes adressées directement à une autre bibliothèque que la BLLD sont récapitulés dans le tableau 2. Ces chiffres moyens couvrent les demandes transmises par voie postale, par télex, ainsi qu'un arrangement comportant l'utilisation d'une navette gratuite entre le demandeur et le fournisseur. Le coût moyen (pondéré par le nombre de cas, dont la distribution est supposée proche des proportions nationales de photocopies, prêts par voie postale et prêts par transporteur dans le cas des demandes directes) est de 31 F pour l'ensemble des demandes satisfaites et de 7,40 F pour l'ensemble des demandes insatisfaites.
On y a inclus aussi bien les demandes qu'une bibliothèque décide d'emblée d'envoyer ailleurs qu'à la BLLD, que celles expédiées après indication d'une localisation par un autre organisme, comme la BLLD ou un bureau régional des bibliothèques.
Coûts pour la bibliothèque fournisseuse
Ce paragraphe traite des coûts supportés par une bibliothèque dans le traitement d'une demande qu'elle est susceptible de satisfaire. Les données recueillies au cours de l'enquête n'ont porté que sur deux des bibliothèques universitaires et ont été limitées aux demandes faites sur formulaires BLLD. Leurs coûts sont récapitulés dans le tableau 3. Le coût net prend en compte toutes les recettes provenant de la fourniture d'un document, comme la contre-valeur d'un formulaire BLLD. Pour les demandes de photocopies, ces recettes produisent un bénéfice marginal par rapport aux coûts directs. Les prêts acheminés par transporteur sont considérablement moins onéreux que les envois postaux ; le chiffre fourni est une moyenne non pondérée entre les deux catégories : le coût net élevé des demandes non satisfaites est dû au fait que les bibliothèques n'en tirent aucune recette.
Il existe des variations considérables entre les services fournis par les divers bureaux régionaux des bibliothèques du Royaume-Uni. Le bureau participant à l'enquête offre deux niveaux de service à ses membres. Il consulte rapidement ses catalogues en réponse à des demandes transmises par téléphone ou par télex ou bien, pour les demandes transmises par courrier, il effectue en plus une vérification bibliographique. Une fois localisées, les demandes par courrier sont transmises par navette circulaire aux bibliothèques susceptibles de détenir le document. Les coûts de ces opérations dans ce bureau figurent dans le tableau 4.
Les coûts pour la « British library lending division » sont fondés sur les évaluations du prix de revient de ses services pour 1980-1981, corrigées pour tenir compte de l'inflation, plutôt que sur une enquête spécifique impliquant un chronométrage des tâches. Cette dernière approche a été rejetée à cause de l'échelle sur laquelle opère la BLLD. Les évaluations du prix de revient des services utilisent des données fournies par le British library cost and accounts system et rassemblent toutes les dépenses directes de la BLLD pour son service de prêt et de photocopie. Il existe une évaluation du prix de revient, distincte, couvrant les coûts d'acquisition de la BLLD.
Ces coûts, qui sont d'environ 15,30 F par demande satisfaite en 1981-1982, n'ont pas été inclus dans les évaluations de la présente étude, qui se borne aux coûts directs du traitement des prêts entre bibliothèques. S'ils devaient y être inclus, il faudrait aussi y ajouter un certain nombre d'autres coûts liés à l'infrastructure du prêt-inter, comme le coût pour les bibliothèques de l'envoi des localisations au catalogue collectif, le coût pour les bureaux de l'établissement et de la mise à jour de ces catalogues, ainsi que les cotisations aux systèmes régionaux de bibliothèques.
Les coûts pour la « British library lending division » sont récapitulés dans le tableau 5. Ces coûts s'entendent après déduction du prix de 16,40 F (tarif 1981) pour tout document fourni. Aucune rétribution n'est perçue lorsqu'une localisation extérieure est suggérée, ou lorsque les demandes ne sont pas satisfaites ; ces deux cas de figure entrent dans la catégorie « non-fourniture ».
Coûts des transactions-types
L'objectif de l'identification des coûts de chacun des principaux participants du système de prêt-inter est de faciliter le calcul d'un coût global. Le prêt entre bibliothèques est une opération complexe et les interrelations des tenants et aboutissants sont des plus nombreuses. Aussi, n'est-il possible de calculer les implications financières que de quelques-uns des circuits les plus courants empruntés par les prêts entre bibliothèques. Ces calculs considèrent les coûts présentés ci-dessus comme représentatifs. Cependant, le large éventail de chiffres fournis, ainsi que les moyens variables de chaque bibliothèque, signifient qu'il ne sera pas toujours possible à une bibliothèque donnée d'appliquer à son propre cas les chiffres obtenus. Il faut espérer néanmoins qu'ils donnent une image assez juste des coûts globaux des transactions de prêt-inter. Les coûts totaux sont récapitulés dans le tableau 6.
Il convient de se rappeler que les chiffres ci-dessus s'appliquent aux coûts globaux pour l'ensemble des bibliothèques impliquées dans la transaction du prêt-inter. Il est également important de noter que seul a été compris un petit nombre des multiples circuits utilisés par les demandes de prêt-inter. Ainsi, par exemple, s'il est possible d'affirmer que, parmi les options étudiées, la manière plus économique d'obtenir une photocopie se révèle être le recours direct à la BLLD, cela ne signifie pas forcément que ce sera la plus économique du point de vue de la bibliothèque emprunteuse. Dans la pratique, cela dépendra de la possibilité pour la bibliothèque d'avoir accès au prêt-inter gratuitement. La présente étude indique que, lorsqu'on prend aussi en compte le coût pour la bibliothèque fournisseuse, il est peu vraisemblable que les transactions qui n'impliquent pas de paiement par la bibliothèque demandeuse soient les plus économiques pour la communauté des bibliothèques prise dans son ensemble.
Conclusions
Pour plusieurs raisons, il est difficile de tirer des conclusions définitives de cette étude. L'obtention de données comparables pose de gros problèmes et, à cet égard, il n'a pas été possible d'atteindre le niveau souhaitable. Il ne serait néanmoins pas facile de l'élever sensiblement sans consacrer au projet des ressources bien plus importantes. Ceci s'applique particulièrement au rôle joué par la BLLD dans la collecte des données dans chaque bibliothèque. Les chiffres issus de cette étude sont néanmoins cohérents avec les résultats du prêt-inter dans les deux études conduites par le « Center for interfirm comparisons » dans les bibliothèques publiques et universitaires 2.
L'étude indique que les coûts d'une transaction de prêt entre bibliothèques, pour l'ensemble de la chaîne vont de 15 F environ pour une unique tentative infructueuse à plus de 55 F pour un prêt fourni par une localisation suggérée par la BLLD lorsque cette dernière n'a pu fournir elle-même le document demandé. Le coût des circuits de prêt-inter plus complexes est sensiblement plus élevé. Il convient aussi de se rappeler que ces coûts sont ceux des quatre derniers mois de 1981.
Pour la bibliothèque demandeuse, il est démontré que le coût d'une photocopie de longueur moyenne est inférieur au coût d'un prêt ordinaire même si ce dernier est renvoyé par transporteur. Et pourtant, il s'avère qu'un tel arrangement économise environ 20 % du coût d'un prêt renvoyé par la poste. Il ne semble pas y avoir de différence significative entre les coûts d'utilisation de la poste et du télex ou entre les coûts d'une demande à la BLLD et d'une demande envoyée directement à une autre bibliothèque, à condition que dans les deux cas le document puisse être fourni.
Dans le cas où la bibliothèque fournisseuse reçoit un formulaire BLLD à encaisser, il s'avère que les coûts qu'elle supporte sont à peu près couverts pour la fourniture de photocopies et de prêts expédiés par transporteur. Toutefois, elle n'est pas du tout correctement dédommagée du coût d'une recherche de document infructueuse. Il apparaît que dans ces deux cas le coût net pour la bibliothèque fournisseuse se situe aux environs de 6,50 F ou 7,50 F par demande.
Les frais de la BLLD sont largement couverts par sa rémunération dans le cas des demandes de photocopies, mais les autres catégories lui coûtent sensiblement plus cher que son tarif de 16,40 F à l'époque de l'enquête. C'est particulièrement vrai des demandes qui impliquent la fourniture par une bibliothèque de recours ou par l'étranger. Ses frais de traitement de demandes qu'elle ne peut satisfaire sur ses fonds ou pour lesquelles elle peut seulement fournir une localisation extérieure sont élevés et elle ne perçoit aucune rémunération pour ces demandes.
Pour un bureau régional des bibliothèques, les coûts pour donner une localisation sont relativement bas, sauf quand le document ne peut pas être localisé dans le catalogue collectif. Néanmoins, les frais du bureau s'ajoutent toujours à ceux des bibliothèques pressenties pour fournir le document demandé.
Les coûts de transaction illustrent à quel point l'usage du formulaire de prêt BLLD fournit un moyen équitable de partage du coût des prêts entre bibliothèques. Bien que les frais de la bibliothèque demandeuse puissent être réduits si elle refusait d'employer ce formulaire, cela produirait un effet défavorable auprès des établissements prêteurs nets *, pouvant entraîner une réticence de la part de certaines bibliothèques possédant des collections fondamentales à participer au prêt-inter. L'enquête montre aussi que généralement, le coût d'une transaction qui se traduit par la fourniture d'un document sur le stock de la BLLD a des chances d'être moindre que dans les cas de demande directe ou de transit par un bureau régional des bibliothèques.
Les différences de coût entre les bibliothèques pour la même opération ont aussi été un des points remarquables des résultats de cette étude. Il y a plusieurs raisons à cela, en dehors de celles qui ont trait aux lacunes de l'étude évoquées plus haut dans cette conclusion. L'une a trait aux différences de coûts du personnel entre divers types de bibliothèques ; une autre est liée aux quantités de demandes traitées, une autre encore à la diversité des procédures adoptées, comme l'utilisation de moyens de transport « gratuits ».
Ces facteurs permettent de souligner à nouveau que cette étude ne donne que des indicateurs assez grossiers sur les coûts du prêt-inter. Il faut espérer néanmoins qu'elle donne une image plus claire que toutes les précédentes des coûts globaux d'une transaction de prêt-inter et de la manière dont ces coûts sont répartis entre les participants. En second lieu, il faut espérer que l'étude aura fourni une bonne indication des coûts relatifs des transactions de prêt entre bibliothèques. La représentativité des chiffres cités dépendra largement des moyens des bibliothèques impliquées dans une transaction particulière.
Enfin, il convient d'insister sur le fait que les bibliothèques qui ont participé à cet exercice y ont trouvé une utilité pour elles-mêmes. Plusieurs ont par la suite modifié leurs procédures, si bien que, même si l'enquête devait être recommencée avec le même échantillon, elle ferait désormais apparaître un ensemble de résultats différent. Ceci permet de souligner que les bibliothèques intéressées devraient examiner leurs propres coûts de prêt-inter et nous espérons que cette étude pourra encourager ce type d'activité.
