Les cADIST

A la demande du Conseil national de l'enseignement stipérieur et de la recherche (CNESER) a été instituée une commission mixte paritaire, associant à des représentants de cet organisme et de la Conférence des présidents d'université, les syndicats et associations de bibliothécaires, aux fins d'étudier les problèmes de l'accès au document primaire, particulièrement en ce qui concerne les CADIST. Deux réunions ont déjà eu lieu les 18 mai et 22 juin 1982, au cours desquelles un document précisant le rôle des CADIST et faisant le point sur les problèmes qu'ils soulèvent a été approuvé et la décision de proposer la création de trois nouveaux CADIST a été prise. Au cours du mois de juillet, l'exposé sur le rôle du CADIST et la circulaire annonçant les créations ont été diffusés aux bibliothèques et aux établissements d'enseignement supérieur. Ce sont ces deux documents qui sont reproduits ci-dessous.

1. LES CADIST :

Proposition de définition de leur rôle et exposé des problèmes qu'ils engendrent.

L'inflation actuelle de la masse documentaire est telle qu'aucune bibliothèque, si élevé que soit son budget, ne peut plus prétendre à elle seule rassembler l'intégralité des documents qui sont susceptibles de lui être demandés par ses usagers. Cet objectif peut en revanche être atteint à l'échelon national, même si la réalisation d'un tel projet soulève de nombreuses difficultés. Un exemple de cette démarche est fourni par la République fédérale d'Allemagne, pays comparable au nôtre par la taille et par l'ampleur de ses ressources, qui a lancé après la dernière guerre mondiale un programme national d'acquisitions partagées pour les documents étrangers. Un autre exemple comparable, plus récent, est celui du Royaume-Uni, qui a choisi pour sa part de constituer un organisme centralisé, consacré exclusivement à la fourniture de documents, la « Bristish Library Lending Division » (BLLD).

La constitution de « Centres d'acquisition et de diffusion de l'information scientifique et technique » semble être la réponse la mieux adaptée aux besoins français, d'abord parce que leur structure décentralisée correspond aux orientations actuelles en matière d'organisation administrative, ensuite parce que l'institution d'un organisme centralisé impliquerait des investissements considérables et qu'en tout état de cause il ne pourrait guère satisfaire les demandes concernant des documents tant soit peu antérieurs à sa création.

Ce préalable posé, il est nécessaire, avant d'examiner les problèmes engendrés par la mise en place des CADIST, de définir aussi clairement et précisément que possible l'étendue et les limites de leurs missions afin que nulle équivoque ne naisse sur la manière dont ils doivent s'insérer, en le complétant, dans le réseau documentaire existant.

1. Rôle et fonctions des CADIST

1.1. Acquisition

La fonction d'acquisition des CADIST doit s'entendre comme une « veille » exercée pour les documents intéressant la recherche exclusivement. Veille, parce que le but visé est de faire en sorte que tout document susceptible d'être demandé par un chercheur existe à au moins un exemplaire en France ; même si l'exhaustivité n'existe pas en matière de documentation, c'est au moins un objectif vers lequel on doit tendre. Cette « veille documentaire » doit s'exercer sur les seuls documents du « niveau recherche », tous les besoins 'liés à l'enseignement devant pouvoir être satisfaits sur place ou, exceptionnellement, par le moyen habituel du prêt interbibliothèque. Il est évident que, dans la pratique, des difficultés surgiront inévitablement pour déterminer si tel document doit être rangé dans l'une ou l'autre de ces deux catégories, mais chacun voit bien ce que recouvre cette distinction, sur laquelle repose d'ailleurs l'organisation actuelle des bibliothèques universitaires. Ceci ne signifie pas que ces dernières se verraient désormais cantonnées aux acquisitions des seuls documents du « niveau étudiants ». La majorité des besoins documentaires liés à la recherche continueront à être satisfaits sur place ou par le prêt interbibliothèque.

Même si une grande partie des CADIST seront implantés au sein des universités et plus particulièrement des bibliothèques universitaires, cela ne veut pas dire qu'ils seront fermés à tout contact extérieur. Les Comités nationaux d'acquisition (CNAC), qui seront implantés auprès de chaque CADIST, seront largement ouverts, de par leur composition, à des organismes extérieurs à l'Université. Bien plus, les CADIST auront la faculté de conclure des conventions avec d'autres organismes, leur délégant ainsi la responsabilité des acquisitions dans un secteur spécialisé. Cette précision appelle une réserve : les CADIST ayant par nature une mission importante de conservation des documents, toute convention conclue par eux devrait en tenir compte, vis-à-vis notamment des centres de documentation, dont ce n'est pas la fonction.

Il faut souligner enfin que les CADIST peuvent apporter une solution au problème des éliminations. Certaines bibliothèques désireraient se défaire de documents peu utilisés aujourd'hui, qu'elles possèdent quelquefois en double, voire en triple exemplaire et qui les « encombrent » en occupant une place parfois précieuse. Mais elles hésitent à s'en séparer : les vendre ou les pilonner, c'est courir le risque d'avoir par la suite à constater une lacune ; les donner à un autre organisme (à supposer qu'il y en ait un qui les accepte), c'est déplacer le problème. Dans ce cas, les CADIST seront leurs interlocuteurs naturels : ils leur offriront l'assurance que ces documents resteront disponibles pour les chercheurs, soit parce que le CADIST correspondant les possède déjà, soit, dans le cas contraire, parce qu'il les recueillera (à condition bien entendu, qu'ils entrent dans la catégorie des documents dits « de recherche »).

1.2. Diffusion

Il est nécessaire de distinguer deux fonctions de diffusion de la documentation :
. La diffusion courante qui satisfait la grande majorité des demandes (80, 90, 95 % ?) et repose sur un fonds limité.
. La diffusion de recours qui satisfait le faible pourcentage de demandes restantes et nécessite des fonds très importants, voire exhaustifs. Elle est donc obligatoirement associée à la fonction de veille documentaire, dont elle est d'ailleurs la justification.

Ces deux fonctions sont largement incompatibles :
. la première traite de gros volumes de demandes, mais accepte par définition de ne pas les satisfaire toutes. Elle nécessite donc une organisation optimisée pour la fourniture du document (communication sur place, prêt, prêt inter) ;
. la deuxième doit par définition satisfaire toutes les demandes (ou presque). Elle doit donc disposer en permanence d'un fonds exhaustif et disponible. Cela impose une organisation optimisée pour la veille documentaire, mais surtout interdit un volume de prêt important qui rendrait en permanence indisponible une partie du fonds et détruirait donc l'exhaustivité dans les faits.

Il est donc dangereux de les confondre si elles concernent le même fonds. Le risque est particulièrement grand lorsqu'on les confie au même établissement.

Il existe des solutions partielles à ce problème de l'indisponibilité des documents due au prêt : la reprographie (d'usage courant pour les articles de périodiques et les contributions à des ouvrages collectifs) comme la micrographie sont des techniques bien connues et en voie de diffusion massive. Mais elles ne sont pas entièrement satisfaisantes : le temps de réalisation d'un microfilm ou d'une microfiche est, dans le cas d'un ouvrage, nécessairement assez long et interdit en tout cas qu'on en fasse un usage généralisé ; d'autre part, photocopier fréquemment un document, même relativement peu fragile, conduit à sa dégradation accélérée, du fait de l'exposition répétée à une source de lumière de forte intensité ainsi que des manipulations plus ou moins brutales nécessaires. On peut prévoir néanmoins qu'à moyen terme la généralisation de l'archivage électronique (vidéodisque ou disque optique numérique associé à un logiciel de recherche documentaire) permettra de communiquer un document à distance, dans des conditions de rapidité satisfaisantes et en en assurant la bonne conservation, sans avoir à s'en séparer.

Mais il est impossible d'attendre ce moment, dont on ne peut d'ailleurs prévoir la date avec précision. En conséquence, il semble indispensable que les CADIST se limitent, en dehors de la desserte des usagers du ou des établissements auprès desquels ils seront implantés, à la seule fonction de diffusion de recours, telle qu'elle est définie plus haut, et même à une diffusion de dernier recours.

Ceci implique, du point de vue des organismes de documentation :
. qu'une étude générale soit réalisée pour déterminer, à partir d'une analyse des flux, l'optimum économique du partage entre la fonction de diffusion courante et la fonction de diffusion de recours ;
. qu'ils doivent avoir des moyens financiers suffisants pour satisfaire localement un pourcentage (à déterminer) important de la demande et qu'ils examinent régulièrement si cet objectif est atteint, à la fois du point de vue du volume et de la nature des acquisitions ;
. que le prêt interbibliothèque fonctionne suffisamment bien pour assurer efficacement le reste de la diffusion courante ;
. que les demandes de prêt adressées aux CADIST ne le soient qu'en tout dernier recours, quand le circuit « normal » du prêt interbibliothèque se révèle impuissant à satisfaire ces demandes. Il est envisageable que des demandes soient adressées directement aux CADIST quand les délais exigés sont très courts, mais dans ce cas il faut impérativement que la satisfaction de la demande au niveau local soit impossible ou très hypothétique.

1.3. Qui émettra les demandes de prêt adressées aux CADIST ?

Le fait que le recours aux CADIST ne doive se faire qu'en dernier lieu implique que les personnes qui émettront les demandes soient des professionnels de la documentation qui sauront mener les recherches préalables. Ne seront donc acceptées que les demandes transmises par l'intermédiaire d'une bibliothèque ou d'un centre de documentation.

1.4. Quels sont les utilisateurs potentiels des CADIST ?

Si des restrictions sont nécessaires sur le plan de l'émission des demandes, il n'y a aucune raison d'en imposer sur celui du nombre et du type d'utilisateurs du réseau CADIST. Il s'agit d'un service public et comme tel il doit être accessible à tout un chacun, y compris les particuliers.

Conclusion partielle n° 1

Les CADIST doivent offrir un service nouveau, ouvert à tous et qui vient compléter et améliorer les services offerts par l'ensemble des bibliothèques et centres de documentation français. Ils ne se substituent ni aux organismes préexistants, ni au système du prêt interbibliothèque, du point de vue du moins de la diffusion courante, telle qu'elle est définie plus haut.

2. Problèmes engendrés par les CADIST

La création des CADIST engendre plusieurs problèmes. Quelques-uns leur sont propres ; d'autres tiennent aux nécessités de leur articulation avec les organismes documentaires préexistants.

2.1. Délimitation des domaines couverts par chaque CADIST

Combien faut-il créer de CADIST ? La question se ramène en fait à celle de savoir quelle est la taille optimum du champ documentaire à couvrir par chaque CADIST. Des champs étroits, donc des CADIST nombreux, permettraient s'ils étaient confiés à des organismes très spécialisés dans un domaine précis de la recherche d'assurer la veille documentaire dans les meilleures conditions. En revanche, les problèmes de délimitation de frontières seraient multipliés, conduisant à de nombreux recouvrements qui représenteraient au total une masse documentaire importante.

A cet égard, l'exemple de la RFA est instructif : pour les besoins du calcul des subventions accordées aux bibliothèques par la Deutsche Forschungsgemeinschaft, l'ensemble de la connaissance a été fragmenté en une centaine de secteurs, ce qui entraîne les problèmes de délimitation évoqués plus haut et suscite de nombreuses récriminations. Mais le fait que cette centaine de secteurs soit répartie sur un peu plus de vingt bibliothèques pallie ce défaut en ce qui concerne les acquisitions, puisque les responsables de chaque secteur peuvent plus facilement s'entendre s'ils se trouvent dans le même établissement. Toutefois, on perd du même coup les avantages d'un découpage « fin » des secteurs. Aussi la DFG a-t-elle étendu son action à une douzaine de bibliothèques très spécialisées (droit de l'énergie nucléaire, folklore allemand, criminologie, ...) pour assurer une meilleure couverture documentaire, notamment en matière de littérature non-conventionnelle.

De surcroît, les CADIST n'étant pas une création ex nihilo, il faut trouver un compromis entre un découpage « rationnel » (avec tout ce que l'adjectif comporte d'idéal) en domaines et la prise en compte de l'existant, c'est-à-dire les fonds et les spécialités des établissements d'accueil. C'est d'autant plus nécessaire que la veille documentaire, particulièrement en sciences humaines, doit pour être utile immédiatement s'appuyer sur des collections rétrospectives importantes.

De toute façon, des difficultés d'application non négligeables subsisteront : toute classification de la connaissance étant par nature imparfaite, des recouvrements seront nécessaires dans les zones mal délimitées. On cherchera néanmoins à les réduire au strict minimum indispensable pour éviter les lacunes. En outre, les « points de vue » multiples sous lesquels une discipline peut être envisagée compliquent le problème : faut-il traiter l'histoire des sciences à part, l'attribuer à l'histoire générale ou la traiter discipline par discipline (en sachant que la classification contemporaine diffère, parfois notablement, des classifications passées) ? Qui doit acquérir un document rédigé dans une langue « rare », l'organisme correspondant à sa spécialité (mais disposera-t-il des compétences linguistiques nécessaires ?) ou bien un (ou des) CADIST de langue et civilisation ?

Conclusion partielle n° 2

Un raisonnement empirique, joint à l'exemple allemand, amène à penser que le nombre optimum de CADIST se situe probablement aux alentours d'une vingtaine, ce qui évite de multiplier les problèmes de délimitation de frontières tout en permettant l'attribution à des organismes existants de champs documentaires dont la taille correspond à peu près à leur spécialité.

Par ailleurs, le système (envisagé plus haut) des conventions CADIST-organismes spécialisés permettrait, quand le besoin s'en fera sentir, d'apporter la souplesse de fonctionnement nécessaire pour assurer une veille documentaire aussi exhaustive que possible.

2.2. Implantation des CADIST

Le choix des implantations CADIST se révèle particulièrement difficile à effectuer du fait des nombreux critères qu'il faut prendre en compte et dont beaucoup sont contradictoires :
. Si l'on désire établir un certain équilibre entre les implantations parisiennes et les autres (ce qui semble souhaité par une majorité des membres de la commission), cela implique un certain volontarisme, car le simple poids numérique, tant de la communauté des chercheurs travaillant en région parisienne que des collections documentaires existant dans cette zone géographique, pourrait conduire à exclure toute implantation dans le reste de la France.
. La capacité à bien exercer la fonction de veille documentaire suppose, de la part du personnel, une grande motivation et une bonne compétence dans le domaine scientifique concerné, deux conditions qui ne peuvent être remplies que si l'organisme d'accueil des CADIST fonctionne en liaison étroite avec une ou plusieurs communautés de chercheurs dynamiques.
. Les deux remarques précédentes ne doivent pas faire oublier que, dans de nombreux secteurs de la recherche, parler de veille documentaire et de diffusion de recours n'a aucun sens si l'on n'a pas accès à des collections rétrospectives suffisantes.
. La question des locaux disponibles ne doit pas non plus être négligée, sous peine d'aboutir rapidement à un engorgement catastrophique.
. Enfin, diffusion de recours n'équivaut pas à lenteur des réponses : les demandes doivent être satisfaites le plus rapidement possible, ce qui suppose l'existence d'un personnel assez nombreux pour assurer catalogage, recherches et manutention, ainsi que celle de matériel de reprographie et de micrographie (cf. supra, 1.2).

2.3. Circuit des demandes de prêt

Parmi les effets pervers susceptibles d'être engendrés par la création des CADIST, le plus fâcheux serait certainement une concentration des demandes de « prêt inter » sur eux seuls. Or, c'est un fait bien connu du monde des bibliothèques, dès qu'un établissement aux collections importantes fait l'effort de répondre systématiquement et rapidement aux demandes, il voit celles-ci croître à une vitesse vertigineuse ; ce phénomène ne cesse qu'au moment où l'afflux est tel que le service est complètement engorgé. De surcroît, comme cela a été précisé plus haut, le prêt inter, dès qu'il atteint un certain niveau, a pour conséquence de détruire l'exhaustivité des collections dans les faits, une partie du fonds étant en permanence indisponible.

On voit donc qu'il serait catastrophique que les demandes de prêt soient adressées systématiquement aux CADIST. Pour l'éviter, il faudra mettre en place des mécanismes assurant le maintien de la stratification de l'accès au document (communication sur place, prêt inter local, régional et national, CADIST) tout en évitant d'allonger démesurément les délais.

Conclusion partielle n° 3

Si on veut que les CADIST, pour l'assurer bien, n'aient à remplir que la fonction de diffusion de recours, il est sans doute nécessaire d'améliorer et de développer le prêt interbibliothèque « normal ».

Cela risque toutefois de n'être pas suffisant : il faudra probablement envisager des mesures dissuadant de recourir directement aux CADIST sauf en cas d'absolue nécessité.

La création même de la Commission mixte paritaire sur l'accès aux documents primaires montre assez qu'il s'agit d'une question fondamentale, qui soulève un grand intérêt tant du côté des utilisateurs que des professionnels de la documentation. La DBMIST entend la traiter dans la concertation la plus large avec tous les groupes concernés. Les CADIST représentent l'élément le plus novateur de la réponse à cette question ; c'est pourquoi ils ont focalisé l'attention et suscité de nombreuses interrogations, voire inquiétudes. Le présent document représente un effort de clarification au niveau des principes qui doivent guider l'action des CADIST, en même temps qu'une première approche des difficultés déjà rencontrées ou prévisibles. Celles-ci ne trouveront de solutions satisfaisantes que progressivement, au terme d'un débat où chacun devra faire preuve d'imagination. La réflexion à mener sur la manière d'intégrer les CADIST dans le réseau documentaire français, dont ils ne sont qu'un élément indissociable des autres, semble devoir porter principalement sur le prêt interbibliothèque : le développement considérable qu'il a connu ces dernières années ainsi que la prise de conscience progressive du rôle éminent qu'il joue et est amené à jouer encore davantage imposent de manière urgente que soient élaborées des propositions débouchant sur une valorisation, une organisation à la fois souple et efficace (qui passera très vraisemblablement par les régions) et la mise à sa disposition d'outils, parmi lesquels on peut citer notamment les catalogues collectifs (automatisés ou non) et la messagerie électronique. Sur ces points comme sur les autres, la DBMIST espère que les membres de la commission feront de nombreuses suggestions, de sorte que le débat soit aussi riche que possible ; elle souhaite vivement qu'il débouche sur un consensus.

II. CIRCULAIRE N° 235 DU 12 JUILLET 1982.

Objet : Création de CADIST en 1982.

Conformément à la procédure convenue lors de sa première réunion du 18 mai 1982, la Commission mixte paritaire CNESER - Accès au document primaire s'est réunie le 22 juin : elle a approuvé le document définissant le rôle des CADIST et a proposé la création de trois nouveaux CADIST :
- Botanique, zoologie, biologie animale et végétale ;
- Relations internationales et monde contemporain (XXe siècle) ;
- Ethnologie et préhistoire.

Dans le premier cas, la biologie animale et végétale sont ajoutées à l'intitulé primitif ; le Muséum sera invité à collaborer avec la BIU Jussieu en tant que de besoin.

Dans le deuxième cas, le CADIST est installé à la Bibliothèque de documentation internationale contemporaine (BDIC), en association avec le « Centre de documentation RDA » de Paris VIII et l' « Institut français de presse et des sciences de l'information » de Paris II. Un document écrit précisera la frontière entre ce CADIST et celui de Sciences politiques.

Dans le troisième cas, l'ethnologie est attribuée à la Bibliothèque du Musée de l'homme qui sera invitée à collaborer avec la Bibliothèque du Muséum pour la préhistoire. L'intitulé du nouveau CADIST est le suivant : Ethnologie et préhistoire.

Par ailleurs, le CADIST d'Art et d'archéologie sera contacté afin de définir la frontière en matière de préhistoire.

En ce qui concerne la Pharmacie, il n'est pas proposé de créer de CADIST spécifique, mais le domaine de cette discipline est attribué à la Chimie (CADIST de Lyon - section sciences de la BIU) qui prend un nouvel intitulé : « Chimie - Pharmacie ».

La question de l'Histoire moderne est reportée ; une décision sera proposée lors de la prochaine réunion de la Commission après consultation des BU d'Aix, de Caen et de la Sorbonne qui ont déjà présenté leurs candidatures, et éventuellement auprès d'autres organismes.

Le découpage du domaine de l'Histoire sera revu à cette occasion.

Une réflexion sera conduite pour aider les établissements gros prêteurs conformément à la définition du rôle des CADIST précisée dans la note ci-jointe.