Premier Ministre. Secrétariat général du gouvernement

Aux termes du décret n° 71-570 du 13 juillet 1971, la Commission de coordination de la documentation administrative (CCDA) a pour mission « d'étudier les problèmes posés par la coordination des travaux de techniques documentaires des administrations publiques (centres de documentation, bibliothèques, photothèques) et par leur adaptation aux besoins des pouvoirs publics et des usagers... » et d'aider « à une meilleure utilisation et à une meilleure connaissance des fonds, collections et fichiers spécialisés ».

C'est pourquoi, dès 1973, le Comité n° 1 « Action et coordination documentaires » avait entrepris auprès des administrations diverses enquêtes pour établir un inventaire des unités de documentation existantes. C'est à partir de ce recensement qu'avait pu être réalisée en 1978 l'édition du Guide des centres d'information et de documentation de l'Administration française.

L'intérêt qu'a suscité cette source d'informations a permis d'envisager son informatisation et, fin 1979, la CCDA a accepté de participer à une opération expérimentale d'informatisation de ce fichier dans le double cadre de la Banque d'information politique et d'actualité (BIPA) de la Documentation française et d'un programme interministériel, « Catalogues d'information », coordonné par la Mission à l'Informatique et le Centre d'études et d'expérimentation des systèmes d'information (CEESI), opération qui permettait d'une part de réaliser une nouvelle édition mise à jour du Guide des centres en photocomposition programmée et d'autre part de constituer une base de données interrogeable.

Les résultats positifs, obtenus à partir d'un test portant sur une centaine d'unités documentaires, permettent maintenant d'envisager la mise en place en grandeur réelle d'une opération de mise à jour de l'inventaire des centres de documentation.

L'utilisation de l'ordinateur permettant une collecte progressive des données, il a été décidé de procéder aux enquêtes de mise à jour, ministère par ministère, selon un calendrier qui s'étendra de novembre 1980 à avril 1981.

D'autre part, il a paru utile de profiter de cette enquête qui doit toucher toutes les unités de documentation et d'information des administrations pour tenter de mieux connaître la situation des personnels affectés à des tâches documentaires dans l'administration, leurs effectifs, leurs qualifications, leurs besoins en formation qui est une des priorités d'études que le Premier Ministre a fixées à la Commission.