Séminaire à la Bibliothèque cantonale et universitaire de Lausanne, 7-9 juillet 1980

Le rapport de ce séminaire décrit le système SIBIL (Système Intégré pour les Bibliothèques universitaires de Lausanne) en insistant sur les objectifs du programme d'automatisation, les caractéristiques de ce programme et les moyens mis en œuvre pour le réaliser, les produits déjà obtenus, et les développements envisagés du système

Different steps of the Integrated System for University Libraries of Lausanne (SIBIL) are studied in the workshop report : aims of the automation, program characteristics and material means. Products which are realised at present time and work in progress are shown

A l'initiative de l'Association de l'École nationale supérieure de bibliothécaires, un séminaire a été organisé sur la gestion intégrée des bibliothèques sous la direction de M. Jean-Pierre Clavel, directeur de la Bibliothèque cantonale et universitaire de Lausanne. Ce séminaire a été suivi par des conservateurs de bibliothèques relevant du Ministère de la culture et de la communication et du Ministère des universités.

Le rapport ci-après, rédigé par Mlle Delrieu, directeur de la Bibliothèque interuniversitaire de Montpellier, est le reflet du système 1 mis en place à la Bibliothèque cantonale et universitaire de Lausanne et constitue de ce fait une excellente introduction au problème de la gestion intégrée des bibliothèques.

Objet du séminaire

Le séminaire qui s'est déroulé à la Bibliothèque cantonale et universitaire (BCU) de Lausanne du 7 au 9 juillet 1980 avait pour objet de décrire le système SIBIL (Système Intégré pour les Bibliothèques Universitaires de Lausanne), dans le cadre de sa complète réorganisation, caractérisée par :
- la scission de la BCU et le transfert de la Bibliothèque universitaire sur le campus hors de la ville ;
- l'automatisation complète selon un programme de développement ;
- la gestion coordonnée des bibliothèques de l'Université.

Contenu du séminaire

Réparti sur 6 demi-journées, le programme du séminaire (cf. Annexe 1) a été suivi dans son ensemble à l'exception d'une modification demandée par les stagiaires : la visite de la nouvelle Bibliothèque des sciences humaines du campus de Dorigny, le mercredi 9 juillet de 11 h 30 à 14 h.

La BCU de Lausanne a deux fonctions :

Bibliothèque cantonale : elle entretient un fonds local important ; elle reçoit le dépôt légal ; elle dessert un large public (public cultivé et élèves des écoles secondaires supérieures).

Bibliothèque universitaire : elle dessert 5 000 étudiants dont 1 000 en médecine, ainsi que les enseignants et les chercheurs.

La BCU est orientée essentiellement vers les sciences humaines.

Jusqu'en 1977, les fonds de la Bibliothèque étaient regroupés au centre de la ville, dans le bâtiment du Palais de Rumine, place de Riponne, et dans quelques annexes louées pour dégager la Bibliothèque centrale.

C'est en 1967, lorsqu'a été décidé le transfert de l'Université hors de la ville, que s'est dessiné pour la Bibliothèque le triple principe suivant :
- réorganisation totale de la Bibliothèque ;
- transfert partiel (Bibliothèque universitaire seule) vers le campus de Dorigny ;
- automatisation progressive et complète.

1. Réorganisation de la Bibliothèque

Il fallait agir en veillant à concilier : les impératifs bibliothéconomiques ; les besoins des lecteurs ; les méthodes de travail des chercheurs.

Dès 1968, fut décidé le maintien de l'unité administrative et la Bibliothèque centrale a été désignée comme l'organe commun à la BU et aux autres bibliothèques de l'Université, avec comme missions essentielles : la planification à long terme ; l'unification des méthodes ; la conduite du personnel de l'ensemble des bibliothèques ; la formation du personnel ; la préparation du budget pour l'ensemble des bibliothèques ; l'étude des problèmes de constructions et celle des techniques bibliothéconomiques nouvelles ; l'organisation de l'automatisation, du catalogue collectif, d'une classification unique ; la coordination des acquisitions.

De là, les orientations prioritaires :
- Regroupement en une seule collection de toutes les bibliothèques de l'Université.
- Mise en libre accès des collections vivantes (d'où accélération de la communication jugée trop lente à partir des magasins).
- Unification des règles de catalogage (abandon des règles prussiennes, adoption des normes ISO).
- Réforme du classement fondamentale (abandon progressif du classement par format et numerus currens, adoption d'une CDU très librement adaptée à la BCU de Lausanne).

Toutes les bibliothèques d'université (une soixantaine au total) doivent être intégrées au système. Mais les bibliothèques de sciences resteront implantées par spécialités dans les instituts et laboratoires, ce qui évite la construction d'une bibliothèque centrale des sciences. Pour les autres disciplines, maintien de la dispersion géographique mais gestion centralisée. Seules les bibliothèques de la faculté des lettres sont entièrement intégrées dans la nouvelle BU. La Bibliothèque universitaire de médecine, en revanche, est maintenue au centre de la ville, dans le cadre du nouvel hôpital, et garde une certaine autonomie d'administration, de direction, de locaux, de crédits.

Trois arguments ont eu raison de la plupart des réticences des universitaires :

a) les professeurs conservent la décision d'achat des documents même si la Bibliothèque universitaire centrale est chargée de la gestion technique des bibliothèques ;

b) le projet d'automatisation décharge les bibliothèques de facultés des soucis de gestion ;

c) une très grande souplesse est maintenue dans les modalités d'intégration des bibliothèques d'instituts et de laboratoires.

2. Transfert de la Bibliothèque à l'extérieur de la ville

La construction de la nouvelle Bibliothèque universitaire centrale à Dorigny est en cours. Le déménagement est prévu pour 1982. Seule restera en ville la Bibliothèque cantonale, avec d'importants projets de transformation (création d'un département de musicologie et regroupement du fonds vaudois).

Les collections précieuses, y compris les manuscrits, seront transférés à Dorigny, où les conditions de sécurité sont meilleures.

En attendant le transfert de la Bibliothèque centrale, on a ouvert à Dorigny une bibliothèque des sciences humaines en 1977, dans le bâtiment de la faculté des lettres.

Elle dessert actuellement 1 800 étudiants avec 240 places assises sur 2 500 m2 en rez-de-chaussée + mezzanines, et magasins en sous-sol.

Les collections comprennent actuellement 60 000 volumes et 900 périodiques, presque tous en accès libre (seules les thèses anciennes sont en magasin fermé) avec classement en CDU.

Le personnel comprend 7 personnes, mais l'appoint d'un assistant universitaire permet de prolonger l'ouverture jusqu'à 22 heures. C'est l'accès libre et l'automatisation qui permettent une telle économie de personnel, notamment de personnel de service.

Les crédits documentaires pour 1980 se montent à 250 000 FS dont :
BCU 110 000
Facultés 140 000
plus 50 000 FS pour la reliure.

Le directeur de la bibliothèque des sciences humaines est directeur-adjoint de la BCU, de même que le bibliothécaire plus spécialement chargé du développement de SIBIL.

3. Automatisation

Le système SIBIL a été développé avec des crédits spéciaux :
- de la Confédération helvétique,
- du Canton de Vaud.

Caractéristiques

1° L'option de base retenue est la gestion et non la documentation automatisée.

2° On a mis l'accent sur les produits batch, le travail entièrement en ligne étant réservé à une seconde étape.

3° L'effort essentiel porte sur le catalogage très affiné.

Choix informatiques

1° Traitement sur l'ordinateur IBM 370 du Canton de Vaud (capacité, puissance, possibilités de développement).

2° Recherche du plus grand confort à la base, pour pouvoir concentrer l'effort sur l'application : d'où utilisation chaque fois que possible du logiciel standard d'IBM pour le travail en machine.

3° Travail en PL 1 plus apte à ce traitement.

4° Adoption d'un format de type MARC et de règles de catalogage normalisées. L'apparition du format MONOCLE à Grenoble a eu une influence déterminante.

L'un des objectifs est l'échange des bandes internationales. On travaille essentiellement sur l'édition française, mais ce travail est ralenti car :

a. les bandes de la Bibliographie de la France paraissent avec beaucoup de retard ;

b. l'édition française ne pratique l'ISBN qu'à 30 %.

Achats

Ce secteur est traité entièrement en conversationnel et se caractérise par un souci d'efficacité par la simplification. D'où adoption d'un format et de caractères très simples pour les notices de commande, contrairement aux notices de catalogue très affinées. Cela simplifie les problèmes de personnel car on peut réserver au catalogage les bibliothécaires formés à ce travail. Il n'y a donc pas encore d'intégration entre les achats et le catalogage.

Les dons ne sont pas saisis en machine au niveau du secteur commandes ou achats. Ils le seront sous une forme complète, au niveau du catalogage.

Les commandes de périodiques ne sont pas encore automatisées (le bulletinage est encore manuel).

Catalogage

Le format choisi est de type MARC, avec ses avantages :
- zones de longueurs variables et sous-zones ;
- larges possibilités d'échanges de bandes de données bibliographiques.

SIBIL n'a pas repris intégralement la structure de la norme ISO 2709. Le jeu de caractères retenu est très riche : 160 caractères différents, accents flottants. Mais c'est ce choix qui pour le moment ne permet pas de cataloguer en ligne. La saisie est faite sur la machine intermédiaire INFOREX en place à la Bibliothèque, ce qui facilite les vérifications et corrections avant l'entrée définitive en machine.

Il y a 4 procédures de catalogage :

1° sur bordereau pré-imprimé ;

2° sur photocopie de la page de titre complétée par les codes, indications, collection, etc., si elles manquent (ceci s'applique aux cas les plus simples) ;

3° sur écran selon une grille très simple (thèses) ;

4" sur photocopie des fiches de l'ancien fichier (et des bibliothèques d'instituts qui ont des fichiers sommaires), dit « opération MOCA ».

Opération MOCA

Il s'agit de la Mise en Ordinateur du Catalogue Ancien, qui couvre environ 200 000 auteurs et 700 000 volumes.

Elle repose sur les options suivantes : pas de catalogage livre en mains, ni de vedettes matières, ni d'auteurs secondaires ; saisie sur photocopies des anciennes fiches du catalogue auteurs ; adjonction d'un code-sujet grossier ; recatalogage intégral de A à Z dans la suite alphabétique, à l'exclusion des fiches secondaires ou de renvoi (que l'on retrouvera avec la fiche principale), ainsi que des thèses de sciences en allemand. Il n'est pas tenu compte de l'utilisation des collections. Pour les livres à mettre en libre accès, la sélection est faite par disciplines, chacune étant confiée à un spécialiste universitaire de cette discipline. Ensuite, retraitement complet, y compris CDU et vedettes matières, livres en mains.

Accès matières

Ce secteur, encore en cours de développement, se répartit entre :

a. l'accès CDU,

b. les mots matières.

a) La CDU est utilisée seulement pour la localisation physique des livres en libre accès, et non comme moyen de recherche bibliographique : chaque livre ne reçoit donc qu'un seul indice CDU. (Si un titre doit figurer dans plusieurs secteurs ou comporte plusieurs matières, on préfère acheter si possible un 2e exemplaire qui sera doté d'un indice différent du premier). Il s'agit d'une CDU très librement adaptée aux besoins des utilisateurs, qui ont été associés selon leurs spécialités au choix des indices : le cadre CDU de Lausanne s'écarte donc sensiblement de la CDU classique. Les programmes sont encore très incomplets : accès par un seul mot, absence de certaines vedettes (Histoire de l'Art, Archéologie, Musique, qui n'entreront en machine qu'après le déménagement mais sont déjà prêts), toujours accessibles par fichier matières manuel.

b) Catalogue par mots-matières également en cours de développement, il est du type classique avec vedettes et sous-vedettes. Il n'y a pas encore d'automatisme pour les vedettes à permuter, et on ne peut pas encore interroger par écran. Les renvois sont encore à peine ébauchés. Certaines vedettes très générales devront être approfondies ultérieurement.

Les Produits Batch

Dans leur production, on distingue quatre phases :

1° Le contrôle, par un administrateur de la base de données, chargé à lui seul, à plein temps, de contrôler la cohérence et l'exactitude du fichier (60 000 notices par an dont 30 000 nouvelles notices).

2° L'exploitation du fichier, avec trois opérations : sélectionner ; trier ; pondérer.

3° L'édition, très affinée, avec mise en page très approfondie et recherche d'une qualité au moins égale aux produits traditionnels.

4° L'impression, avec 4 procédures possibles :

a. chaîne classique (offset) de qualité variable selon l'original et selon l'opérateur, et en outre lente : valable pour les outils de gestion courante.

b. microfiches COM, produites en sous-traitance à Genève sur machine DATAGRAPHIX (Coût : original 10 FS ; copies de 0,50 à 0,70 FS).

Il y a 4 mises à jour par an, ce qui minimise les conséquences de disparition ou de déclassement des microfiches, présentées sur tourniquets et lisibles sur des lecteurs très simples (MINICAT 2). On a écarté la consultation des microfiches en cartouches sur lecteurs sélectionneurs (coût et risques de pannes d'un matériel sophistiqué).

L'ensemble du catalogue - 600 000 notices ou 1 000 tiroirs à fiches classiques - sera condensé sur 300 microfiches. Les mises à jour trimestrielles ne bloquent l'ordinateur que deux week-ends par trimestre.

La microfiche est adoptée pour la multiplication et la diffusion à bas prix, relativement à l'impression.

c. photocomposition : procédé le meilleur, en dépit de son coût élevé, réalisé en sous-traitance sur équipement DIGISET à Bâle qui assure une excellente qualité, et une très grande rapidité (2 millions de caractères à l'heure). Ce procédé est indispensable pour la diffusion des répertoires imprimés et de gros tirages en général.

d. impression par laser : incroyablement rapide mais très coûteux et de densité moindre que la photocomposition, on y a renoncé après quelques essais.

Comparaison entre les 4 procédés pour un même texte :
chaîne : 100 pages ;
microfiche COM : 1/2 microfiche ;
photocomposition : 25 pages ;
laser : 50 pages.

C'est donc la photocomposition qui est à préférer, se révélant à la longue économique malgré son coût apparent.

L'accès en conversationnel

Il est encore à l'étude pour le service au public. On étudie trois méthodes d'accès possibles :

a. clés algorithmiques, très peu satisfaisantes pour les auteurs très représentés au fichier ;

b. logique booléenne : ne convient pas pour un public non expérimenté ;

c. méthode « par arbre » : très facile pour le public, très interactive, c'est la méthode d'avenir.

Les produits spéciaux

Il s'agit principalement de produits de documentation, réalisés par contrat entre la BCU et le producteur.

BIOMED : Répertoire des périodiques biomédicaux dans les bibliothèques de Suisse (1re édition 1980). Il comprend environ 600 pages (9 000 titres + index KWIC), a été imprimé en photocomposition en 24 heures et sera complété par une édition sur microfiches (11 microfiches). Rédigé et mis à jour en ligne, il est accessible en ligne également à la Bibliothèque centrale. Il nécessite peu de programmes spécifiques et utilise en grande partie des programmes standard. Il est réalisé par un groupe de travail pour la documentation biomédicale, et, en dehors de son rôle de localisation et d'information bibliographique, il assure en outre la coordination des achats puisque sont entrés en machine non seulement les titres courants, mais aussi les titres de périodiques :
- en commande,
- dont la commande est refusée par tel organisme participant,
- ayant nécessité le prêt international,
- en cours d'examen.

Sur cette expérience concluante, la BCU a reçu mandat de préparer pour 1986 la 7e édition du Répertoire des périodiques en Suisse sous la même forme automatisée.

Bibliographie analytique des écrits sur Benjamin Constant (à jour au 1er trimestre 1980) comprenant 1 200 notices descriptives accompagnées d'analyses d'une dizaine de lignes chacune, le tout mis en ordinateur. Elle sera accessible en conversationnel en logique booléenne mais est éditée en photocomposition.

Index onomastique du Dictionnaire historique, géographique et statistique du Canton de Vaud (Eugène Mottaz). Il comprend 13 000 notices complétées par une très brève notice biographique, le tout en ordinateur, sera photocomposé et joint au reprint édité par Slatkine.

Ce fichier, ainsi que le précédent, sera intégré au fichier matières de la BCU.

Le prêt

Ce sous-système est encore incomplet car seul le prêt à domicile est automatisé. La consultation sur place est encore manuelle. Si donc un livre est demandé en prêt, le service de renseignements peut vérifier en conversationnel s'il est déjà prêté à domicile, mais non pas s'il est en mains dans la salle de travail.

Il s'agit d'un système de prêt à lecture optique : la grosse difficulté est l'impression des étiquettes (et l'équipement des livres en général, y compris l'équipement anti-vol 3M), mais non pas la gestion du fichier des lecteurs. L'équipement de l'ancien fonds se fait progressivement en commençant par les livres les plus empruntés.

Le prêt des périodiques est fait sur clavier et non pas en lecture optique (complexité de l'étiquetage en rayons).

Conditions de prêt :

- Public : 6 vol. à la fois (ou davantage moyennant une taxe) pour 1 mois

- Etudiants : 15 vol. à la fois pour 1 mois

- Thésards : 25 vol. à la fois pour 1 mois

- Professeurs : 100 vol. à la fois (Il est question de limiter la durée à 6 mois).

Développements futurs du système SIBIL

SIBIL se distingue par sa grande souplesse et son caractère essentiellement évolutif (cf. Annexe 2).

Les priorités de développement du système ont été définies ainsi :

1° Au plan de Lausanne

a. jusqu'en 1982, le plus urgent :
- catalogage en conversationnel ;
- accès direct par écran (par logique booléenne ou « par arbres ») ; - utilisation généralisée des bandes de données bibliographiques étrangères grâce à Euronet/Diane. Utilisation de 13 écrans, 3 imprimantes, 1 terminal lourd avec imprimante, 1 machine INFOREX avec imprimante ;

b. fin 1982 : mise au point de la demande en magasin fermé, par terminal, utilisation de 65 écrans, 15 imprimantes ;

c. après 1983 :
- comptabilité ;
- bulletinage des périodiques ;
- contrôle des suites ;
- perfectionnement des statistiques ;
- accès pour le public par écran ;
- utilisation de 100 écrans, 15 imprimantes.

2° Au plan national et international - Réseau REBUS : Réseau des Bibliothèques Utilisant SIBIL.

a. En Suisse

La BCU de Lausanne, en contrepartie de l'aide apportée par la Confédération, s'est engagée à fournir gratuitement le système SIBIL aux bibliothèques suisses.

Sont en cours d'automatisation :
- la Bibliothèque cantonale de Saint-Gall ;
- la BCU de Fribourg dès qu'elle disposera du personnel nécessaire ;
- la BU de Bâle ;
- la BU de Berne ultérieurement.

Zurich a ses propres systèmes informatiques, et pour Genève, la question est encore à l'étude.

L'un des objectifs de cette extension devrait être la mise au point d'un catalogage partagé.

b. A l'étranger

Les programmes SIBIL peuvent être transférés sous deux conditions :
- utilisation de matériel IBM puisque tout le système SIBIL est lié à l'utilisation de logiciels et machines IBM ;
- versement au fonds SIBIL d'une somme forfaitaire pour l'achat des programmes, et éventuellement d'une redevance annuelle.

L'Ecole polytechnique de Paris applique le système SIBIL depuis un peu plus d'un an.

Les bibliothèques participant au réseau REBUS en seront non seulement les utilisateurs mais également les collaborateurs car, dans la mesure de leurs moyens, elles pourront être appelées par convention à assurer la rédaction ou la mise au point de tel ou tel programme ou partie de programme restant à réaliser.

Mais une préoccupation essentielle doit être d'éviter la dispersion, les adaptations sauvages ou les déformations du système, en préservant sa cohérence à l'intérieur du réseau.

Note sur les coûts d'automatisation

1. Programme de développement

1re tranche (1970) de 500 000 FS compris dans le crédit de 5 millions de FS alloué pour le transfert de l'Université à Dorigny,

2e tranche (1973) portant le crédit total à 1 730 000 FS dont :
- salaires 700 000 FS
- déplacements, missions à l'étranger 30 000 FS
- service bureau les 3 premières
- location machines années 1 000 000 FS

A partir de 1975, rattachement à l'ordinateur central du Canton de Vaud, qui assure gratuitement le traitement informatique.

Après 1976, fin des crédits spéciaux. Le système devient opérationnel, et se développe sur les crédits ordinaires de la BCU.

Jusqu'en 1982, un crédit complémentaire de 500 000 FS serait nécessaire.

2. Personnel

L'équipe actuellement affectée à l'informatique (sur crédits ordinaires, budget de personnel 150 000 FS) comprend 4 1/2 emplois après n'en avoir compté que 2 1/2 :
- 1 informaticien ;
- 1 programmateur analyste (+ un 2e emploi maintenant) ;
- 1/2 emploi de secrétaire (+ une 2e à plein temps maintenant).

L'ingénieur système a été présent de 1971 à 1976, soit 5 ans, sur crédits spéciaux.

3. Matériel

Traitement par le CIEV (Centre Informatique de l'Etat de Vaud) sur :

- L'ordinateur central du Canton de Vaud : gratuit (service estimé à 300 000 FS par an).

Le CIEV absorbe 20 000 à 30 000 transactions par jour dont 5 000 pour la BU.

La BCU utilise : 25 % de la puissance machine, 30 % des disques, 50 % des accès disques.

(1 notice = 1000 caractères environ, 1 transaction (prêt par ex.) = 100 caractères environ).

- Location de l'ordinateur DATA 100 : 1 500 FS par mois.

- Location de la machine INFOREX avec imprimante, disques (8 appareils de saisie) : 4 300 FS par mois (la location de 3 lignes téléphoniques porte le coût à environ 5 000 FS par mois).

- Budget de location informatique 1980 : 150 000 FS

- Achat de 13 terminaux à écrans : 235 000 FS

+ maintenance 15 000 FS par an

- marques autres que IBM à majuscules seulement : 5 000 FS

à majuscules + minuscules : 5 800 FS

- IBM 3270 avec jeu de caractères complets : 7 000 à 8 000 FS

- Lecteurs de microfiches MINICAT 2 : 700 à 800 FS

Les lecteurs de microfiches sélectionneurs à cartouches (plus de 10 000 FS), n'ont pas été retenus en raison de leur coût et des risques de pannes.

4. Produits

Prix d'une édition COM (catalogue auteurs) :
- temps d'ordinateur 15 à 20 000 FS
- original microfiches 3 000 FS
- copies : 60 ex. 1 500 FS
soit 24 500 FS par trimestre

Mais on économise 75 000 FS par an de personnel d'intercalation des fiches du fichier classique.

Recatalogage d'un livre

L'opération MOCA représente environ 1 million de FS, soit 5 à 6 FS par notice.

Mais le recatalogage complet coûte environ 40 FS par titre :
- décision de libre-accès ou non (1 assistant) ;
- attribution CDU, vedette matières ;
- catalogage ;
- saisie ;
- étiquetage ;
- équipement antivol ;
- équipement pour le prêt en lecture optique.

Fournitures

Etiquettes autocollantes : 1 à 2 centi- mes S par étiquette Total

Ruban spécial pour impression : 80 FS 6000 FS par rouleau 6 000 FS

Cartes perforées : formulaires, papier, par an etc.

BIOMED

Edition imprimée 600 pages, prix de souscription 75 FS, prix public 90 FS.

Edition sur microfiches (11 mf dont 5 d'index) 30 FS au maximum.

Prix de revient de l'édition :
- temps machine 600 à 1 000 FS
- photocomposition 8 000 FS
- impression 400 ex. 10 à 12 000 FS
- microfiches originales 100 FS
- copies 0,10 FS par copie

5. Coûts d'exploitation

1980

13 écrans pour BCU
Dorigny
Centre informatique
3 imprimantes
1 terminal lourd + imprimante
1 INFOREX + imprimante
Centre de calcul 370 000 FS par an
BCU 140 000 FS par an
(y compris maintenance)

2e étape 1982

65 écrans
15 imprimantes
Centre informatique 520 000 FS par an
BCU 250 000 à 300 000 FS par an

3e étape après 1983

100 écrans
15 imprimantes
Centre informatique 590 000 FS par an
BCU 400 000 FS par an
soit 990 000 FS
environ 1 million FS environ; 2 500 000 F Français

Le personnel n'est pas compris dans l'évaluation du coût.

Conclusion

Les raisons qui ont motivé et favorisé l'automatisation et le développement du système de gestion intégrée SIBIL se résument ainsi :

1° Transfert de l'Université hors de la ville, entraînant le partage des collections.

2° Nécessité de coordonner les implantations de la BU, mais aussi les 60 bibliothèques des facultés (mise en commun des fonds, unification du catalogage, gestion, accès aux fonds et surveillance).

3° Nécessité d'établir l'accès direct pour accélérer la communication.

4° Nécessité d'équilibrer la masse des livres prêtés, les entrées du public, les fonds, le personnel (sous la pression interne des besoins nécessitant l'augmentation des effectifs du personnel).

5" L'apparition au moment opportun d'un format bien adapté (MARC II) puis de MONOCLE à Grenoble, sans lequel SIBIL n'aurait pu se faire, ou plus tardivement.

6° La BCU de Lausanne a pu travailler sur son terrain, faire les tests, prendre les décisions. Certes une aide au niveau national a été apportée au projet, mais attendre la mise au point d'un projet national aurait ralenti considérablement, sinon empêché une automatisation efficace et rapide.

L'option nationale consistant à encourager et à aider une initiative locale, en vue d'une extension future si elle est positive, est considérée comme la meilleure optique.

7° Dès le départ, le projet a reposé sur un souci d'efficacité par la simplification :
- simplification du traitement par l'utilisation des logiciels standard d'IBM ;
- simplification de la gestion en adoptant d'emblée des sous-systèmes simples pour le prêt, les achats, le recatalogage, au bénéfice du catalogage affiné sur lequel a porté l'effort principal ;
- SIBIL doit être un système complet mais on a d'abord opté pour un développement progressif des programmes, chaque sous-système pouvant être approfondi à long terme au lieu de chercher à mettre au point simultanément tous les programmes d'un système complet ;
- simplification des applications :
- dans l'équipement des volumes pour le prêt, priorité aux plus demandés,
- dans le sous-système des achats, adoption de notices simplifiées.

Quelques inconvénients sont à noter :

1" L'automatisation n'a pas réellement accéléré le circuit tant que le catalogage n'est pas fait en ligne ;

2° Il n'y a pas encore d'intégration entre les achats et le catalogage ;

3° Les problèmes de tri et d'équipement des livres pour la lecture optique sont complexes.

Mais les gains réels sont plus évidents :

- Coordination entre bibliothèques de facultés et BCU ;

- Fusion de certaines de celles-ci avec la BCU (exemple : bibliothèque de droit et études commerciales, bibliothèques de sciences humaines) ;

- Coordination des achats, suppression ou réduction des doubles ;

- Possibilité pour le lecteur d'emprunter dans une section, de rendre le document dans une autre ;

- Accès pour le public à une information complète sur les fonds, où qu'ils soient conservés, et quelle que soit leur accessibilité (en commande, en cours de traitement, en accès-libre ou non, etc.) ;

- Sécurité du service (rappels automatiques aux lecteurs et aux fournisseurs) ;

- Suppression de la gestion manuelle des fichiers (économies considérables de temps, suppression de l'intercalation des fiches) ;

- Augmentation de la productivité du personnel ;

- Possibilité d'extension à d'autres établissements pour constituer un réseau cohérent au plan national et international.