Les centres d'acquisition et de diffusion de l'information scientifique et technique et la politique documentaire du Ministère des universités

Dans le cadre de la politique documentaire élaborée par le Ministère des universités, onze Centres d'acquisition et de diffusion de l'information scientifique et technique (CADIST) viennent d'être créés, le 1er janvier 1981. Ils sont chargés d'assurer, à partir des fonds des bibliothèques relevant du Ministère des universités, la couverture documentaire la plus exhaustive possible dans la discipline qui leur est confiée et de favoriser l'accès à la documentation primaire. Une convention précise leurs droits et leurs devoirs. Des comités nationaux d'acquisition assistent chacun d'entre eux

As part of the information plan pursued by the « Ministère des universités », eleven « Centres d'acquisition et de diffusion de l'information scientifique et technique » -Centers for acquisition and dissemination of scientific and technical information- were created on January lst, 1981. They have two functions : to obtain the most complete information concerning their special subject areas and to simplify access to primary sources. An agreement describes the rights and duties of those centers. National acquisition committees assist them

Depuis quelques années, les organisations internationales préoccupées des problèmes de l'information scientifique et technique insistent, à juste titre, sur l'importance de l'accès aux sources documentaires. Ainsi, en novembre 1974, la Fédération internationale des associations de bibliothécaires et des bibliothèques (IFLA) a-t-elle exprimé le désir de compléter l'action qu'elle mène en faveur du Contrôle bibliographique universel (CBU). Ce dernier est assuré par l'enregistrement et l'échange, sous forme normalisée et automatisée de la description bibliographique des publications parues dans le monde entier. Il a paru nécessaire, désormais, d'améliorer également l'accès aux documents, à l'échelon national comme à l'échelon international, et de « permettre à tous les individus du monde entier de pouvoir obtenir, à des fins personnelles, n'importe quel ouvrage, quel que soit le lieu ou la date de sa publication, sous la forme d'un original ou d'une photocopie ». Tel est l'objectif du programme « Disponibilité universelle des publications » (DUP), qui a reçu le soutien de l'Unesco 1 car il contribue à la réalisation des plans NATIS (National information systems).

En fait, chaque pays se trouve placé devant une double obligation : réunir ses propres publications pour répondre aux demandes qui proviennent de l'étranger et présenter à la collectivité scientifique nationale une sélection de la littérature étrangère qui satisfasse les besoins de la recherche.

Or ces ambitions sont difficiles à réaliser. L'augmentation sans cesse croissante du volume de la documentation publiée chaque année, plus encore, la progression constante de la demande d'informations que facilite le recours aux méthodes récemment introduites dans le domaine de l'accès aux références bibliographiques, comme l'élaboration et l'utilisation de bases de données automatisées, interdisent aux bibliothèques et organismes documentaires de couvrir l'ensemble des besoins de leurs lecteurs. Une planification s'impose.

Mais l'accès aux documents est la dernière d'une série d'opérations liées les unes aux autres. Il ne s'effectuera avec quelque chance de succès que si sont de la même façon planifiées, à l'intérieur d'un réseau, les acquisitions, la localisation et la conservation des documents primaires. Il faut encore que leur diffusion repose sur un système de prêt entre bibliothèques convenablement organisé.

Jusqu'à ce jour, la France ne possédait aucun système national qui pût assurer, pour toutes les opérations de la chaîne documentaire, la nécessaire complémentarité des bibliothèques. En mettant en place les Centres d'acquisition et de diffusion de l'information scientifique et technique (CADIST), le Ministère des universités propose un remède à cette situation. On cherchera dans le présent article à justifier le choix qui a été effectué, à décrire les missions des CADIST et à préciser les modalités de leur fonctionnement.

1. Le choix d'une politique documentaire

Le Ministère des universités dispose d'un capital documentaire considérable. Participent à sa création la Bibliothèque nationale, les bibliothèques interuniversitaires et d'université, les bibliothèques des UER, des instituts et des laboratoires, ainsi que les bibliothèques des grands établissements de recherche et d'enseignement, sans oublier les centres de documentation du Centre national de la recherche scientifique. Cela représente plus de 20 millions d'ouvrages et 160 000 titres de périodiques. Comment exploiter au mieux pareille richesse ? La fonction de ces bibliothèques est certes d'offrir aux étudiants les documents dont ils ont besoin pour préparer examens et concours. Elle est aussi de satisfaire le public des chercheurs, qu'ils appartiennent à l'université ou à des organismes du secteur public ou du secteur privé.

Les universités sont parfois encyclopédiques, toujours pluridisciplinaires. Aussi importantes soient-elles, leurs bibliothèques ne peuvent répondre avec leurs propres ressources aux demandes qui leur sont soumises. Et puis, comment remédier au gaspillage qu'entraîne l'absence d'une politique nationale d'acquisition qui, à côté d'ouvrages acquis en un grand nombre d'exemplaires, provoque des lacunes regrettables ? La solution réside dans la création d'un réseau national qui mette à la disposition des usagers les ressources de l'ensemble des organismes participants. C'est, par la même occasion, améliorer l'efficacité du prêt entre bibliothèques dont les statistiques prouvent la faiblesse. 2

A partir de ces données, deux solutions paraissaient envisageables et ont rallié chacune bon nombre de partisans.

La première s'inspirait de l'exemple de la British Library, Lending Division de Boston Spa, en Grande-Bretagne. Elle consistait à concentrer dans un établissement unique l'ensemble des documents destinés au prêt : documents français réclamés surtout par les bibliothèques étrangères, et documents étrangers utiles aux bibliothèques françaises. La Bibliothèque nationale a reçu pour mission de répondre, par son centre de prêt, à toute demande étrangère portant sur la production imprimée française. En revanche, elle ne prête pas ses ouvrages étrangers. Lui confier le soin de les acquérir eût représenté un effort financier d'autant plus insupportable que les bibliothèques universitaires possèdent déjà un grand nombre de ces ouvrages.

La République fédérale d'Allemagne a choisi une solution opposée en parcellisant l'ensemble des connaissances et en le répartissant en plus de cent secteurs. Ce système présente l'inconvénient de morceler des disciplines aux frontières mal définies, et, en conséquence, de multiplier les doubles acquisitions et de perturber l'orientation des demandes. C'est la raison pour laquelle est juxtaposée à ce premier réseau une autre organisation née du désir de centraliser les acquisitions dans certains domaines de la recherche. Ainsi ont déjà été créées quatre bibliothèques centrales : la « Technische Informationsbibliothek » à Hanovre pour les sciences et les techniques, la « Zentralbibliothek der Landbauwissenschaften » à Bonn pour l'agronomie, la « Zentralbibliothek der Medizin » à Cologne pour la médecine et la « Zentralbibliothek der Wirtschaftswissenschaften » à Kiel pour les sciences économiques.

Le Ministère des universités a opté pour une solution moyenne : trente disciplines environ seront confiées à une vingtaine de bibliothèques. La décision a été prise au cours de réunions auxquelles participaient des représentants du Cabinet du Ministre, de la Mission de la recherche, de la Direction des affaires générales et financières (DAGEFI), de la Direction des enseignements supérieurs (DESUP) et du Service des bibliothèques. Le 14 février 1980, a été retenu le principe d'une enquête portant sur le fonds documentaire et sur l'environnement des bibliothèques les plus aptes à recevoir un CADIST. Ce dernier, en effet, doit s'appuyer sur des collections existantes, surtout dans les domaines littéraires et juridiques. Il lui faut, par ailleurs, nouer des relations avec les centres de documentation privés ou publics situés dans la même ville ou la même région. En effet, les collections d'un CADIST ne sont pas réservées à l'usage exclusif du prêt entre bibliothèques, mais peuvent utilement aider le public local. A l'inverse, le CADIST a intérêt, dans la mesure du possible, à utiliser les documents que possèdent ces centres.

Les réponses des bibliothèques ont été dépouillées et le choix des premiers CADIST a été arrêté le 11 septembre à l'issue d'une réunion à laquelle participait également le chef de la Mission interministérielle d'information scientifique et technique (MIDIST).

La position administrative de la bibliothèque n'a en aucun cas été déterminante, pour peu que celle-ci relevât du Ministère des universités. Certaines bibliothèques de grands établissements ou même d'UER, d'instituts ou de laboratoires possèdent des collections qu'on ne rencontre dans aucune bibliothèque universitaire. Il paraissait normal de leur confier un CADIST.

Néanmoins l'ossature du système est fournie par les bibliothèques universitaires. C'est pourquoi, lorsqu'une bibliothèque d'UER reçoit la charge d'un CADIST, la bibliothèque interuniversitaire ou d'université est invitée à collaborer avec elle et prête son concours pour le fonctionnement du CADIST.

Le 1er janvier 1981 ont été mis en place onze CADIST confiés à dix bibliothèques (cf. Annexe P. 10).

Cette première liste fait apparaître le souci de ne pas concentrer les CADIST à Paris, mais d'attribuer certains d'entre eux, parmi les plus importants, à des bibliothèques de province.

Les années prochaines verront l'installation des autres CADIST.

2. Missions des CADIST

Les bibliothèques où sont mis en place les CADIST constituent le support de cette coopération nationale dont on disait plus haut la nécessité. Elles interviennent essentiellement à deux étapes de là chaîne documentaire : les acquisitions et la diffusion.

2.1. Planifier les acquisitions, c'est veiller à ce que toutes les publications susceptibles d'être demandées soient reçues une fois au moins par une bibliothèque appartenant au réseau.

Jusqu'à ce jour, aucun plan d'ensemble ne guidait les acquisitions des bibliothèques françaises et ne donnait l'assurance que les publications importantes étaient accessibles.

Il en est de même pour la littérature grise, rapports de recherche, communications à des congrès ou à des symposiums, travaux universitaires, etc., qui, à l'exception des thèses, échappent en partie à tout contrôle bibliographique et ne sont régulièrement déposés nulle part.

Les CADIST assurent, dans ces domaines, une couverture documentaire nationale qui complètera et l'action du Centre national de prêt et celle que mène chaque bibliothèque relevant du Ministère des universités. Bien entendu, il ne saurait être question de mettre en concurrence les bibliothèques chargées d'un CADIST et les autres bibliothèques, spécialement les bibliothèques universitaires, ni d'introduire une compétition entre elles, mais, tout au contraire, d'assurer leur complémentarité en répartissant de façon harmonieuse et efficace les tâches selon le modèle suivant.

Il semble souhaitable que le CADIST consacre les moyens dont il dispose à acquérir la documentation spécialisée, utile à la recherche scientifique et technique. Il cherche à se procurer tous les documents, quels qu'en soient la nature et le support. Pour ce qui concerne les périodiques au moins, il devra sinon être exhaustif, du moins tendre à le devenir.

Les bibliothèques qui existent au sein des universités et spécialement les bibliothèques universitaires pourront, quant à elles, insister davantage sur les ouvrages de référence, usuels, manuels destinés aux étudiants des deux premiers cycles. Elles parviendront de cette façon à satisfaire les exigences de l'enseignement. Mais une seconde mission leur revient : procurer aux chercheurs locaux la littérature très spécialisée que réclame leur activité. Le choix de ces documents s'effectue en fonction des travaux de recherche menés par l'université : formations de 3° cycle habilitées, thèmes retenus par les instituts et les laboratoires. En ce cas, les acquisitions n'auront nul besoin d'être exhaustives ni de couvrir l'ensemble d'une discipline, puisque ce rôle échoît au CADIST. Au contraire, elles porteront sur un fragment, parfois infime, d'une discipline donnée.

Cette séparation des tâches devient une nécessité devant la multiplication et l'élargissement des programmes d'enseignement et de recherche. Afin d'assurer l'exploitation optimale de son fonds, la bibliothèque est invitée à signaler au CADIST l'existence de ces documents. Lorsque celui-ci n'arrivera pas à satisfaire une demande, il lui deviendra possible de l'orienter à coup sûr.

2.2. La seconde mission des CADIST est de diffuser tous les documents qu'ils possèdent, soit en prêtant le document original, soit en fournissant un document de substitution, photocopie, micro-forme ou photographie.

Cependant le prêt entre toutes les bibliothèques doit continuer à fonctionner, et même à se développer. La bibliothèque CADIST est une bibliothèque de recours et non un premier niveau de recherche. Les documents qu'elle acquiert, on l'a dit, correspondent au 3e cycle des universités et à la recherche scientifique et technique. En aucun cas elle ne fournira des ouvrages utiles à l'enseignement des deux premiers cycles que possèdent les bibliothèques universitaires. Le circuit de prêt, défini grâce aux instruments bibliographiques qu'il appartient aux bibliothèques universitaires de réunir, doit, dans un premier temps, faire appel aux ressources de l'université, de la ville ou de la région.

Lorsque cette démarche échoue, alors le CADIST peut être sollicité. Ces recommandations sont justifiées par le désir de cerner au mieux les responsabilités des CADIST et par le souci d'éviter leur asphyxie. Mettre en place une entreprise de ce genre prendra du temps. Pendant de longues années encore, les autres bibliothèques continueront à alimenter avec profit le système de prêt national et international.

3. Modalités de fonctionnement

Une convention détermine la mise en place de chaque CADIST. Elle est signée par le Ministre des universités et par le président de l'université ou de l'établissement public auquel est rattaché le CADIST. Elle précise les droits et les devoirs des organismes auprès desquels fonctionne le CADIST.

3.1. Droits

L'université ou l'établissement public reçoit chaque année, pour la bibliothèque siège du CADIST, une subvention spécifique de fonctionnement, calculée sur la base de l'effort d'acquisition demandé au CADIST par le Ministre pour compléter, à partir de la documentation existant dans les bibliothèques relevant de l'université ou de l'établissement public, les collections d'ouvrages et de périodiques. En 1980, 2,6 millions de francs ont été distribués aux premiers CADIST. Six millions de francs sont inscrits au budget de 1981. La subvention est fonction du nombre total de documents (monographies et périodiques) publiés dans la discipline du CADIST, qui constituerait le fonds idéal, ainsi qu'au nombre de chercheurs et d'étudiants de 3e cycle recensés, en France, dans cette spécialité.

L'université ou l'établissement public pourra recevoir, pour le compte du CADIST, des moyens supplémentaires au vu des charges réelles supportées en matière de diffusion nationale de l'information scientifique dans la discipline du CADIST. Elle pourra en outre, pour la discipline considérée, lui allouer une partie de ses ressources propres.

3.2. Devoirs

Le premier devoir des bibliothèques qui ont reçu un CADIST est d'acquérir tous les documents français et étrangers dont la liste est fixée par le Ministre, après avis du Comité national d'acquisition compétent dans la discipline du CADIST, et ce, quel que soit le support des dits documents. Le CADIST s'engage à assurer, dans la mesure du possible, les acquisitions de la littérature grise, en liaison avec les organismes et groupes de recherche spécialisés, les académies, les sociétés savantes et le monde de l'édition en France et à l'étranger. Chaque année, le CADIST fait connaître au Ministre, à l'attention du Comité national d'acquisition, les documents qui ont pu être acquis ainsi que les principales lacunes à combler.

Les comités nationaux d'acquisition rassemblent entre six et dix personnes, universitaires, chercheurs du secteur public ou privé, le directeur de la bibliothèque où est installé le CADIST et le bibliothécaire chargé de son fonctionnement.

Nommés par le Ministre sur proposition de la Mission de la recherche et du Service des bibliothèques ils se réunissent au moins deux fois par an, et déterminent les documents susceptibles d'assurer la couverture documentaire la plus exhaustive possible dans la discipline considérée.

La deuxième obligation concerne le signalement des documents. Le CADIST doit publier la liste des publications en série qu'il a à sa disposition et la mettre à jour chaque année au mois d'octobre. Il publie trois ou quatre fois par an la liste des nouvelles acquisitions d'ouvrages. Ces deux listes seront adressées aux organismes documentaires désignés par le Ministre. Elles pourront en outre être diffusées auprès de tous les correspondants français et étrangers du CADIST. Ce dernier s'engage enfin à établir, dès que possible, s'il n'existe déjà, le catalogue auteurs-titres de son fonds.

La troisième obligation est relative à la diffusion des documents. Le CADIST s'engage à répondre chaque jour ouvrable et tout au long de l'année aux demandes de documents qui lui sont adressées par les bibliothèques ou par les centres de documentation du secteur public et privé. Il se dote à cet effet des moyens adéquats, télex, télécopie, etc. Il assure dans les vingt-quatre heures le prêt de ces documents, soit sous forme du document original, soit sous forme de reproduction, microformée ou non. Le prix des photocopies faites par le CADIST, en conformité avec les dispositions de l'article 41 de la loi du 11 mars 1957 sur la propriété littéraire et artistique, est fixé par le Ministère des universités. Enfin, le CADIST rend compte tous les ans du volume des prêts qu'il a effectués au bénéfice des usagers français et étrangers. Il adresse chaque année un rapport d'activité au Ministère des universités à l'attention du Service des bibliothèques.

Les CADIST répondaient à un besoin incontestable. On ne saurait, au moment où ils s'installent, préjuger de leur action. Tout juste peut-on penser qu'ils exercent une fonction plus vaste que la fonction culturelle qui a justifié leur création. En offrant l'accès à l'information primaire possédée par les bibliothèques qui relèvent du Ministère des universités, ils contribuent à réaliser les objectifs fixés par le Conseil des ministres du 9 novembre 1977, qui souhaitait donner une impulsion nouvelle à la politique nationale d'information scientifique et technique. Leur influence peut être sensible dans le domaine économique s'ils parviennent à diffuser dans le monde de l'industrie et à l'étranger les résultats de la recherche universitaire ; elle le sera dans le domaine politique s'ils évitent aux chercheurs français de se mettre en état de dépendance vis-à-vis des systèmes étrangers et s'ils parviennent à fournir, à des prix raisonnables et dans des délais acceptables, une documentation aussi abondante que possible. Là est la condition de leur réussite.