Un meilleur sort pour la littérature "grise" ou "non conventionnelle"

Cet article constitue une synthèse des résultats du Séminaire sur la littérature grise, tenu à York en décembre 1978 et expose les recommandations élaborées par ce séminaire. La littérature grise ou non conventionnelle comprend les documents auxquels on n'a pas accès par les canaux de publication commerciaux habituels (rapports scientifiques et techniques, thèses, etc.). Ce séminaire avait pour objet de rechercher les possibilités d'améliorer l'accès, au sein de la communauté européenne, à l'information contenue dans la littérature grise

This article is the summary of a seminar on the grey literature, held in York, in December 1978. Recommandations generated by the seminar are reported. Grey or non-conventional literature is material not issued through normal commercial publication channels (scientific and technical reports, etc.). The aim of the seminar was to detect ways of improving access, within the European Community area, to information contained in the grey literature

Introduction

Celui qui recherche une information dans la littérature doit passer au crible une masse sans cesse croissante de documents imprimés. Au fil des années, on a mis au point divers outils donnant passablement satisfaction lorsque le document recherché se présente sous la forme d'un livre ou d'un article dans une revue paraissant régulièrement. Mais il existe une autre masse de documents qui n'offre guère de prise à ces bibliographies, bases de données, index, etc. Il s'agit de ce qu'on appelle la littérature « grise », désignation qui regroupe des documents tels que des rapports de recherche, des thèses, certains documents officiels et des communications à des conférences, qui n'ont pas été publiés par les canaux de publication traditionnels. Cette énumération ne donne qu'une indication des types de documents composant la littérature grise : en pratique, la notion n'est pas délimitée, de sorte qu'elle est impossible à définir uniquement au moyen d'une liste de ses composants. Toutefois, ce que tous ces composants ont en commun, c'est de n'être pas publiés par les canaux commerciaux normaux, si bien que leur accès est souvent difficile.

Les problèmes que les utilisateurs rencontrent pour obtenir un exemplaire d'un document particulier ne sont pas les seuls que pose la littérature grise. Il est également difficile de découvrir quels sont les documents de littérature grise existants traitant de la question qui l'intéresse. Il convient de s'attaquer à ces deux obstacles si l'on veut utiliser pleinement la littérature grise.

Ceci était donc le point de départ du séminaire tenu à York, Grande-Bretagne, les 13 et 14 décembre 1978. Il était organisé par la Direction générale « Information scientifique et technique et gestion de l'information » de la Commission des Communautés européennes, en collaboration avec la British Library Lending Division. Parmi la trentaine de participants, tous ressortissants des pays membres des Communautés européennes 1, on notait la présence des représentants de producteurs de documents de littérature grise et d'utilisateurs, ainsi que celle d'intermédiaires tels que bibliothécaires et documentalistes. (La liste des participants figure à la fin du présent article).

L'une des tâches de la Direction générale « Information scientifique et technique et gestion de l'information » consiste à promouvoir des services d'information à grande échelle, à créer des bases de données et, tout particulièrement, à mettre en place EURONET, le réseau européen d'information « en ligne ». C'est pourquoi les moyens d'introduire la littérature grise dans de tels systèmes intéressent la Direction générale (il convient de rappeler toutefois que la littérature grise ne traite absolument pas exclusivement de sujets scientifiques ou techniques). En ce qui concerne la British Library Lending Division, elle s'efforce, en tant que principale bibliothèque nationale de prêt, de disposer d'un fonds de littérature grise aussi complet que possible pour répondre aux demandes de prêts qu'elle reçoit, et tente constamment de se procurer les documents demandés qu'elle ne possède pas en stock. Ainsi, le personnel de la biliothèque doit quotidiennement faire face aux problèmes pratiques posés par la littérature grise.

L'objectif principal que s'était fixé le séminaire consistait à formuler des recommandations relatives aux actions susceptibles d'être entreprises par la Commission des Communautés européennes. Le présent article dresse la liste de ces recommandations et rend compte des discussions qui ont permis d'y aboutir. Il convient de souligner toutefois que bien que les organisateurs se soient efforcés d'assurer autant que possible une participation équilibrée, de manière à ce qu'aucun groupe déterminé ne soit surreprésenté, les recommandations issues du séminaire n'ont aucun caractère officiel. Elles reflètent bien néanmoins les opinions d'un ensemble d'experts avertis et qui peuvent à tout le moins être considérées comme indicatives des problèmes actuels et des moyens de les attaquer.

Les vues exprimées au cours des discussions, telles qu'elles sont résumées dans ce qui suit, n'ont pas nécessairement toutes fait l'unanimité des participants; en revanche, aucun effort n'a été épargné pour parvenir à un consensus au sujet des recommandations.

Définition

On a déjà évoqué la difficulté qu'il y a de définir ce que l'on entend par littérature « grise ». Néanmoins, les organisateurs ont estimé qu'il fallait dépasser ce problème, et le premier point de l'ordre du jour portait sur l'essai de rédiger une définition. On s'est aperçu très rapidement qu'en dépit du fait que la plupart des participants n'éprouvaient aucune difficulté à reconnaître un document de littérature grise au premier coup d'œil, il était impossible de rédiger une définition stricte sans y consacrer un temps exagérément long. On a estimé qu'il était impossible de définir ce terme au moyen d'exemples parce que la liste serait trop longue pour être utilisable. Il était également hors de question de fonder une définition sur les modalités selon lesquelles les organismes émetteurs éditent et diffusent les documents de littérature grise, étant donné la multitude des méthodes utilisées, d'où un large éventail de nuances de « gris », certains émetteurs alignant leurs méthodes sur les pratiques normales de publication, d'autres au contraire ne faisant aucun effort particulier pour diffuser leurs documents.

On a abouti au consensus suivant lequel la littérature grise est constituée de matériaux qui, quant à leur forme de publication, sont « non conventionnels » et présentent l'ensemble ou certaines des caractéristiques suivantes :
- la publication ne s'effectue pas par les circuits habituels du monde de l'édition,
- la nature des documents est telle que le nombre de leurs lecteurs est forcément limité,
- ils ne sont tirés qu'à un petit nombre d'exemplaires,
- la diffusion est très restreinte,
- la publication n'était peut-être pas envisagée au moment de la rédaction du document.

Les participants se sont mis d'accord sur la définition suivante, accompagnée d'exemples :

On considère que le terme « littérature grise » est à peu près équivalent au terme « littérature non conventionnelle ». Ce genre de littérature qui, parfois à l'origine, n'est pas destiné à la publication, se caractérise essentiellement par le fait qu'elle n'est pas diffusée à travers les canaux de publication commerciaux habituels, et que son accès est par conséquent difficile dans la plupart des cas. Parmi les exemples de littérature « grise » ou « non conventionnelle », citons :
- les rapports (tant du secteur privé que public) contenant des informations scientifiques et techniques, économiques, sociales, etc.,
- les thèses,
- les communications à des conférences non publiées au sein de comptes rendus disponibles à travers les réseaux de distribution commerciaux,
- les règles et recommandations techniques,
- les traductions (autres que celles qui sont publiées normalement, comme certaines revues traduites in extenso),
- les articles imprimés dans certaines revues (revues de sociétés savantes à diffusion non commerciale, journaux à diffusion locale,
- certains documents officiels,
- la documentation technique publicitaire.

Directives pour la présentation de documents

La qualité de la présentation et l'aspect de la littérature grise peuvent être parfois terriblement pauvres. Les participants ont parlé de documents illisibles et de l'omission de renseignements essentiels, telles la mention de l'organisme émetteur et la date d'émission. On sait qu'il existe de nombreux manuels, par exemple pour la présentation des rapports de recherche scientifiques et techniques, mais les participants se sont accordés pour dire que la solution ne consistait pas à tenter de renforcer les normes figurant dans les manuels de ce genre. De nombreux organismes ne produisent pas de documents assez fréquemment pour acquérir le savoir-faire nécessaire pour appliquer les règles même les plus simples. La nécessité d'appliquer des normes strictes tendrait à ralentir la production des documents de littérature grise. Or, tout le monde sait bien que de nombreux organismes évitent de recourir aux canaux de publication traditionnels précisément parce que les documents de littérature grise peuvent être produits rapidement et sans formalités.

Toutes mesures allant contre la nature peu formaliste de la littérature grise seraient vouées à l'échec, mais on a estimé néanmoins qu'il conviendrait d'édicter certaines recommandations (par opposition à des normes) relatives à la présentation. Ces recommandations viseraient à assurer la lisibilité des documents et la possibilité de les reproduire par des moyens traditionnels, et à vérifier qu'ils contiennent au moins les renseignements bibliographiques essentiels, nécessaires aux bibliothécaires et autres intéressés. Ces vues ont été exprimées dans la recommandation suivante :

En dépit du fait qu'il n'existe en définitive aucun moyen d'imposer des directives ou des normes en matière de présentation et que l'introduction de la littérature grise dans les centres de documentation et dans les bibliographies ne doit pas être subordonnée à leur observation, la Commission est néanmoins priée d'entreprendre ou de commander une étude des pratiques, des normes et des directives existantes, en vue de préparer et de promulguer des directives minimales portant sur la présentation physique, la lisibilité et la reproductibilité des documents et sur la fourniture de renseignements bibliographiques de base tels le nom de l'auteur, le titre, le producteur et la date.

Codes d'identification

Puis le séminaire a abordé le problème fondamental de l'accès à la littérature grise et aux moyens nécessaires pour faciliter aux lecteurs la localisation et l'obtention des documents dont ils ont besoin. Actuellement, la littérature grise se trouve dans une situation anarchique. Les bibliothécaires, qui tentent de répondre aux demandes de documents de littérature grise, parlent des frustrations qu'ils ont ressenties en recherchant des documents particuliers. Il est parfois nécessaire de passer beaucoup de temps à un travail de détective, et souvent il arrive qu'un document se révèle totalement insaisissable.

Un système de numérotation pour les documents de littérature grise, analogue au système ISBN appliqué aux livres ou au système ISSN pour les publications en série, constituerait une innovation précieuse. Bien que tous les participants fussent d'accord sur son utilité, on a estimé que l'application pratique d'un tel système poserait des problèmes. On a soulevé la question de savoir la manière dont il convenait d'allouer ces codes, par exemple : par l'organisme producteur, ce qui n'est pas toujours possible, étant donné les canaux officieux par lesquels les documents sont émis, ou bien par une autorité nationale dûment mandatée. On a également souligné que de nombreux organismes producteurs habituels ont déjà leurs propres systèmes de codification bien établis.

Au cours des discussions qui ont suivi et de l'élaboration des recommandations, les participants sont revenus plusieurs fois sur l'opportunité de mettre en place des autorités nationales. Entre-temps, les participants ont adopté une recommandation portant sur la codification :

Une identification unique des documents de la littérature « grise » ou « non conventionnelle » est une nécessité évidente. On peut y parvenir pour certains documents en utilisant, des systèmes de codification existants, tels que l'ISBN et l'ISSN. Des identificateurs uniques sont utiles pour effectuer le contrôle dans les bases de données nationales et pour adresser les demandes auprès des centres nationaux de diffusion de documents, mais dans toute la mesure du possible ces chiffres doivent figurer sur les documents originaux. Toutefois, il est également souhaitable d'éviter la prolifération des chiffres et des codes qui figurent déjà sur un bon nombre de documents, tels les rapports. On peut résoudre en partie le problème de l'identification unique en faisant établir par des centres nationaux, en collaboration avec la Commission, des codes producteurs uniques que les producteurs peuvent utiliser comme préfixes aux codes employés par eux pour leur propre usage.

Création de bases de données de littérature grise

Au cours de la discussion, on a estimé également que la création de bibliographies de littérature grise contribuerait à réduire l'actuelle confusion. Personne ne doute de l'utilité de telles bibliographies, mais leur contenu et les modalités de leur gestion ont suscité une vaste discussion. L'énorme quantité de documents qui pourraient être inclus dans de telles bibliographies menaçant de les submerger, il est essentiel d'imposer des limites à ce que l'on doit faire figurer dans ces bibliographies : il faut « un filtre de l'éphémère », a suggéré un participant. Eventuellement, c'est aux producteurs de littérature grise eux-mêmes qu'il reviendrait de décider ce qui doit être inclus et ce qui doit être écarté parmi les documents qu'ils produisent. On a également souligné que la confection d'une bibliographie serait difficile sans pouvoir accéder matériellement aux documents eux-mêmes, de telle sorte que l'organisme responsable de la biliographie pourrait tout aussi bien abriter une collection de littérature grise. Tout le monde s'est accordé pour estimer qu'il ne fallait pas inclure la littérature grise dans les bibliographies nationales actuelles, essentiellement en raison de la masse de documents concernés, et qu'il convenait d'établir des bibliographies de littérature grise séparées.

Naturellement, le séminaire s'est particulièrement préoccupé de la circulation des informations contenues dans la littérature grise à travers les frontières entre les États membres des Communautés européennes. Une amélioration de ce circuit serait une conséquence naturelle, a-t-on pensé, de l'amélioration des méthodes de traitement de la littérature grise au niveau des États membres. Ceci a orienté de nouveau la discussion vers des propositions visant à mettre en place des autorités nationales « compétentes en matière de littérature grise ». C'est le mot « autorité » qui a été retenu, plutôt que « centre » que l'on avait également envisagé, parce qu'on a estimé que certains États pourraient préférer faire participer plusieurs organismes, en fonction notamment de leur domaine de spécialisations. C'est pourquoi « l'autorité nationale» pourrait prendre l'aspect d'un réseau de centres, chacun d'entre eux s'occupant d'un domaine particulier de la littérature grise. Evidemment, de tels centres pourraient être rattachés à des organismes existants, des instituts de recherche, par exemple. Mais en tout état de cause, chaque État serait libre d'établir son système en fonction de ses propres besoins et des institutions déjà en place s'occupant de la littérature grise.

De l'amélioration des bases de données nationales s'ensuivrait presque automatiquement une meilleure couverture internationale de la littérature grise, facilitant ainsi l'accès des utilisateurs aux informations en provenance d'autres pays que le leur, ce qui est si difficile à présent, au point que les utilisateurs potentiels ignorent la littérature grise produite dans les pays voisins. L'utilisation à l'échelle européenne de bases de données produites au plan national figure dans la recommandation suivante, qui a été approuvée par le séminaire :

Chaque État membre doit désigner une autorité responsable :
- du recensement des documents de littérature grise publiés sur son propre territoire,
- du catalogage et de la création d'une base de données nationale (données bibliographiques seulement), avec une forme d'entrée par matières.

Ces bases de données pourraient être utilisées au plan national pour la fabrication de divers produits (par exemple : catalogues imprimés, services « en ligne »), mais seraient distinctes des principales bibliographies nationales.

Une autre solution (complémentaire de la précédente) consiste à fusionner les bases de données en une base de données européenne, susceptible d'être utilisée au plan européen pour la fabrication d'une gamme similaire de produits (y compris l'accès « en ligne» via EURONET).

On pourrait également mettre les bases de données à la disposition des services d'analyse et d'indexation secondaires, ainsi que des copies des documents. Il conviendrait d'organiser des contacts avec quelques producteurs de bases de données pour discuter les modalités de cette coopération.

Afin de préparer ces contacts, une étude devrait être effectuée dans un État membre représentatif, en vue de préparer l'ébauche d'une base de données nationale.

Rôle des autorités nationales en matière de littérature grise

On espère que l'établissement de bibliographies nationales et leur échange au plan international aboutiront à résoudre en grande partie le problème de la connaissance de l'information contenue dans la littérature grise. Mais le rôle des autorités nationales proposées dépasserait le recensement des documents, l'attribution de codes uniques, le catalogage et la confection de bases de données. Il est probable que tous les participants connaissaient bien la frustration de savoir qu'un document existe, mais de découvrir qu'il est impossible de l'obtenir pour une raison ou pour une autre. Ainsi, les participants au séminaire ont-ils été unanimes pour déclarer qu'ils comptaient sur les autorités nationales proposées pour résoudre également le problème de l'accès, ces autorités devant détenir une collection de documents de littérature grise (ceci ayant déjà été déclaré nécessaire pour remplir la fonction bibliographique) et mettre ces documents à la disposition des utilisateurs au moyen de prêts ou sous forme de copies (microfiches ou photocopies), ou adresser l'utilisateur à l'organisme ayant à l'origine produit les documents demandés.

Personne ne s'imagine que de tels services pourraient être fournis sans déployer un effort important pour procurer à la fois un personnel suffisamment nombreux et l'aide financière nécessaire. L'acquisition de documents, par exemple, n'est pas toujours une question de routine, comme on a déjà eu l'occasion de le souligner. Certains documents s'obtiennent par les canaux habituels, tels le NTIS (National Technical Information Service - États-Unis). Dans d'autres cas, lorsque les producteurs fournissent les documents en pratiquant l'échange, l'acquisition que fait un centre dépend, comme l'a fait remarquer un participant, « de l'efficacité et du bon vouloir du producteur ». Lorsque le seul moyen de se procurer un document consiste à le demander au producteur, toute la charge de l'acquisition revient au centre.

Certains participants ont exprimé le vœu que les autorités dépassent leur rôle de collecteur de documents et de fournisseur aux utilisateurs, et adoptent un rôle plus actif dans la promotion de la littérature grise. On entend par là que les autorités recherchent des moyens de rendre les utilisateurs éventuels plus conscients des informations qu'ils peuvent trouver dans la littérature grise et du potentiel de celle-ci. Dans les domaines scientifique et technique, il existe déjà des organismes qui analysent la littérature grise pour découvrir l'information susceptible d'intéresser certaines industries spécifiques. L'information ainsi découverte est alors souvent brièvement résumée, de telle sorte que les points les plus intéressants sont explicités et diffusés aux industries concernées au moyen de circulaires et autres. Un participant y a fait allusion en appelant ce procédé « reconditionnement de l'information » ; on estime qu'il intéresse les petites et moyennes entreprises qui n'ont pas les moyens nécessaires pour filtrer elles-mêmes la littérature grise.

Finalement, au cours de la discussion qui s'est instaurée sur le rôle des autorités, telles que mentionnées dans la proposition, plusieurs participants ont fait allusion à des méthodes de publication telles que l'émission de résumés et la publication sur demande, vers lesquelles les producteurs de documents spécialisés envisagent de se tourner de plus en plus, notamment en raison du coût des méthodes traditionnelles. Les autorités proposées doivent être suffisamment souples pour s'adapter à ces nouvelles méthodes dès qu'elles seront mises au point. On a également insisté sur le fait qu'il convenait d'adopter une souplesse similaire pour parvenir à des développements purement techniques, tels que des améliorations en matière de transmission de fac-similés (notamment de microfiches), qui pourraient à leur tour améliorer l'efficacité dans la fourniture des documents.

Tous ces points ont été regroupés dans la recommandation qui en est résultée :

Le rôle d'une autorité nationale en matière de littérature grise doit être d'assurer : le recensement des documents produits sur son propre territoire, l'attribution de codes uniques, le catalogage, la fourniture de documents, l'orientation vers les producteurs (pour les clients qui préfèrent cette solution), et l'éducation des producteurs.

Dans le cadre de la collaboration instaurée entre les autorités nationales de la Communauté européenne, il convient de s'attacher tout particulièrement à deux points : prendre les mesures nécessaires pour promouvoir l'utilisation de l'information contenue dans la littérature grise et faire face aux conséquences des progrès techniques réalisés dans le domaine de l'information.

Programme de séminaires pour les producteurs de littérature grise

En complément aux recommandations qui visent à mettre un peu d'ordre dans la littérature grise, de telle sorte que l'information qu'elle contient soit mieux utilisée, on a rédigé une recommandation relative à la publicité qu'il faudrait donner à toutes les nouvelles dispositions qui seraient prises, notamment à l'intention des producteurs de littérature grise qui seront chargés d'appliquer les directives mentionnées précédemment. Cette recommandation a été libellée comme suit :

Il est suggéré, au cas où il est décidé de mettre en œuvre un réseau de bases de données couvrant la littérature grise, qu'il convient de lancer un programme de séminaires destinés aux producteurs de littérature grise, afin de promouvoir l'application des directives. Il pourrait s'agir d'un programme à deux niveaux : communautaire et national (ou régional) ; des séminaires au niveau national seraient organisés à l'attention des producteurs ; des séminaires auraient lieu à l'attention des conférenciers dans le cadre d'un projet communautaire.

Littérature grise en provenance de pays extérieurs à la communauté

On a brièvement examiné le cas de la littérature grise produite à l'extérieur de la Communauté européenne. Il est apparu clairement que, dans les petits États membres, les autorités proposées en matière de littérature grise ne pourraient gérer guère plus qu'un maigre fonds de documents de ce genre. Il est probable que la charge devrait en incomber aux autorités des États plus importants. Les participants ont adopté la recommandation suivante :

Il existe plusieurs solutions possibles pour assurer la fourniture, au sein de la Communauté, de la littérature grise produite par les pays extérieurs à la Communauté. La gamme des solutions proposées va d'une source unique centralisée au sein de la Communauté à la dépendance directe des pays d'origine, en passant par un réseau assurant l'achat, la notification et la fourniture des documents aux utilisateurs, sur une base coopérative. La Commission est priée de faire procéder à une étude sur les avantages relatifs des différentes solutions, en vue de déterminer la solution la plus satisfaisante et la moins onéreuse.

Conclusions

Les six recommandations formulées par le séminaire fournissent l'ébauche d'une rationalisation du domaine de la littérature grise dans la Communauté européenne, que tous les participants ont estimée nécessaire pour que l'information contenue dans cette littérature soit pleinement utilisée au profit de tous. En elles-mêmes, les recommandations sont simples, en partie parce qu'il a été reconnu que le caractère officieux actuel de la littérature grise est un de ses atouts : les mesures tendant à restreindre ce caractère officieux sont vouées, selon toute probabilité, à laisser indifférents de nombreux producteurs, de sorte que le caractère « souterrain » des documents deviendra encore plus marqué. Il est vrai, évidemment, que ce caractère officieux constitue à cet égard aussi une faiblesse, contrairement à la plupart des informations publiées par les canaux traditionnels dans les livres et les revues, car souvent il n'y aucune évaluation de la qualité de l'information contenue dans la littérature grise par un organisme indépendant, en dehors de l'organisme producteur - autrement dit, aucun arbitrage. Cet inconvénient pèse lourd, surtout dans le cas des documents universitaires, tels que les rapports scientifiques et techniques. Bien que l'arbitrage ne soit jamais rien de plus qu'une garantie limitée, le slogan « consommateur, méfie-toi » s'applique avec plus de force à la littérature grise qu'à toute autre forme de littérature.

Néanmoins, la mise en pratique des recommandations sera certainement plus compliquée que ce que leur simplicité suggère. Il faudra qu'on fasse preuve d'une bonne volonté pour voir dans la littérature grise une ressource pouvant être davantage mise à profit et qu'un nombre croissant d'intéressés manifestent le désir de coopération, à l'instar des personnes qui ont participé au séminaire.

Remerciements

Nous remercions la British Library Lending Division, en particulier son directeur général, M. Maurice Line, et M. John Chillag, pour leur coopération, notamment pour l'organisation du séminaire sur place ; MM. Line, Rutgers et Salmon, pour la compétence avec laquelle ils ont présidé les séances et suscité les débats ; et bien entendu les participants, dont la liste figure en note 2, et qui ont animé la réunion par leurs contributions. Les opinions et les recommandations figurant dans le présent rapport ne reflètent pas nécessairement les vues de la Commission des Communautés européennes, ni celles de la British Library Lending Division.