Première partie : La conférence des recteurs et des principaux des universités du Québec et la coordination des bibliothèques (CREPUQ)

La Conférence des recteurs et des principaux des universités du Québec (CREPUQ) est un organisme privé, d'intérêt public, qui regroupe des dirigeants des sept universités québécoises. Ses objectifs se situent au niveau de l'orientation et du développement de l'enseignement supérieur au Québec. Le Sous-comité des bibliothèques de la CREPUQ joue un rôle actif de coopération et de coordination des activités des bibliothèques du réseau des établissements universitaires du Québec, afin d'assurer une meilleure utilisation des ressources et d'améliorer les services offerts à la collectivité universitaire.

CREPUC (Conference of Rectors and Principals of Universities in Quebec) is a private body where directors and officers of seven Quebec Universities can meet. Its terms of reference include the guidelines and promotion of higher education in Quebec. CREPUC Sub-committee on Libraries has an active part in the cooperation and coordination of library services in the network of university institutions in Quebec, in order to ensure a better use of resources and a higher quality of services to students and professors.

I. Rôle et objectifs de la CREPUQ

La Conférence des recteurs et des principaux des universités du Québec (CREPUQ) est un organisme privé, d'intérêt public, qui regroupe des dirigeants des sept universités québécoises. Elle exerce, auprès des pouvoirs publics, un rôle de premier plan quant à l'orientation et au développement de l'enseignement supérieur au Québec.

A cet effet, la Conférence doit 2 : a) œuvrer dans le domaine de l'enseignement supérieur à la précision des objectifs généraux qui reflètent les aspirations et les besoins de la société québécoise, objectifs qui guideraient tous les responsables de l'enseignement supérieur dans l'utilisation des ressources de l'éducation; b) veiller à la promotion des valeurs fondamentales qui président à la vie universitaire en affirmant le rôle de l'université comme lieu de libre activité intellectuelle et en s'opposant à toute forme d'intolérance idéologique et d'ingérence politique; c) affirmer la responsabilité et les prérogatives des universités concernant la politique d'admission des étudiants, l'engagement et le statut du personnel enseignant, la définition, le choix et la qualité des programmes d'enseignement et de recherche, les modes de répartition et d'utilisation des moyens financiers mis à leur disposition et toute autre matière jugée pertinente; d) s'appliquer à créer entre le gouvernement, la société et les universités québécoises un climat de confiance mutuelle; e) voir à ce qu'elle soit représentée adéquatement au sein des organismes publics et de tout autre organisme jugé utile à ses fins; f) éviter les dédoublements de fonctions en poursuivant les objectifs ci-haut mentionnés en étroite collaboration avec la Direction générale de l'enseignement supérieur et le Conseil des universités du Québec.

Vis-à-vis de ses membres, la Conférence des recteurs se reconnaît une double fonction : elle agit comme organisme de consultation et de coopération inter-institutionnelle et comme organisme d'étude et de réflexion.

A cet effet, elle doit : a) développer entre ses membres ce climat de confiance et de solidarité qui permettra de constituer un front commun sur le plan de l'élaboration et de la mise en œuvre de politiques qui les touchent; b) promouvoir et favoriser la collaboration des institutions entre elles et la poursuite de projets communs qui permettent une utilisation optimale des ressources; c) préserver l'autonomie collective des institutions universitaires en favorisant l'élaboration de politiques communes; d) prendre les moyens nécessaires pour que la communauté universitaire reconnaisse la Conférence des recteurs comme son porte-parole autorisé; et e) effectuer les travaux d'analyse et de prévision portant sur toute question que les universités conviendront entre elles de lui confier.

Les facteurs suivants ont contribué à cette prise de conscience de l'interdépendance qui existe entre les universités et du désir de mettre en commun leurs ressources : a) le rythme du changement dans le milieu universitaire nécessite une remise en question ainsi que des modifications importantes dans presque tous les aspects de la planification et de la gestion universitaires. Ces changements doivent être envisagés dans le cadre de la planification de l'enseignement et de la recherche qui s'élabore au Québec; b) la pénurie des ressources financières et humaines dont souffrent les universités est telle que certains projets, dont la réalisation s'avère impossible quand ils sont considérés séparément, deviennent réalisables lorsqu'ils sont envisagés collectivement.

Ce sont de telles préoccupations qui ont donné lieu à la première réunion officielle de la Conférence des recteurs et des principaux des universités du Québec, qui s'est tenue au début de l'année 1963 et qui avait été précédée de deux réunions officieuses. Au cours de réunions de plus en plus régulières, les recteurs et les principaux échangèrent des informations sur les décisions envisagées dans chacune des universités, tant sur le plan pédagogique que sur les plans financier ou administratif.

Durant les années 1963, 1964, 1965 et 1966, la Conférence entretenait des relations assez étroites avec la Commission de l'enseignement supérieur du Conseil supérieur de l'éducation, dans les domaines suivants : sciences pures et appliquées, chirurgie dentaire, sciences de l'éducation, droit, médecine, philosophie, sciences sociales, fonds de pension et documentation.

En mai 1967, à la suite de l'expérience heureuse que furent les trente premières réunions, la Conférence des recteurs et des principaux des universités du Québec fut juridiquement constituée selon la troisième partie de la Loi des compagnies, dans le but de favoriser l'échange, l'analyse et la diffusion de renseignements utiles dans la poursuite de ses objectifs  3. Ceux-ci, décrits dans ses lettres patentes, sont les suivants : « I. Favoriser par tous moyens appropriés l'enseignement et la recherche dans les universités; 2. Exercer toute activité de nature à assurer la réalisation des objectifs de la Corporation et notamment : a) étudier les problèmes relatifs aux conditions d'admission, à la durée des cours et de l'année universitaire, à la classification du personnel enseignant, aux exigences pour les diplômes, aux budgets annuels de fonctionnement et d'investissement, tant du point de vue individuel que collectif, en vue notamment d'assurer la coordination entre les universités; b) favoriser le développement des méthodes de sélection et d'orientation des étudiants; c) favoriser la coordination des activités de recherche dans les universités; d) étudier les problèmes relatifs au développement universitaire en ce qui a trait notamment à l'enseignement et au personnel; e) favoriser la coordination des projets d'investissement des universités et des appels de fonds faits au public; f) faciliter les échanges d'idées et d'expériences entre les universités; g) regrouper les membres de la Corporation auprès des autorités civiles et autres organismes ou personnes; h) faire connaître au public le rôle et l'importance des universités ».

Afin d'atteindre ces divers objectifs, la CREPUQ a établi plusieurs comités et sous-comités permanents. En outre, le Ier janvier 1968, elle retenait les services d'un directeur administratif, responsable de la mise sur pied d'un secrétariat et du fonctionnement de la Conférence.

II. Organigramme. Conférence des recteurs et des principaux des universités du Québec.

Voir figure.

III. Le sous-comité des bibliothèques.

I. Mandat et organigramme (voir figure).

Le Sous-comité des bibliothèques est composé du directeur des bibliothèques de chacune des institutions membres de la CREPUQ. Une exception cependant : en vertu de l'entente régissant la participation de l'Université du Québec aux activités de la CREPUQ, celle-ci peut déléguer quatre représentants. De plus, le conservateur en chef de la Bibliothèque nationale du Québec siège, à titre d'observateur, au Sous-comité.

Le mandant du Sous-comité est double : soumettre au Comité des affaires académiques des recommandations visant à favoriser un développement planifié et une meilleure coordination des bibliothèques universitaires, veiller au bon fonctionnement des projets de coopération en cours.

Depuis sa création, en 1967, le Sous-comité des bibliothèques constitue « un lieu privilégié de discussions et d'échange d'informations et d'expérimentations ». Il joue un rôle actif de coopération et de coordination des activités des bibliothèques du réseau des établissements universitaires du Québec afin d'assurer une meilleure utilisation des ressources et d'améliorer les services offerts à la collectivité universitaire.

Dans ce but, le Sous-comité crée, au besoin, des groupes de travail auxquels il confie l'étude de questions spécifiques et un mandat précis, limité dans le temps. Ces groupes de travail sont, au Ier décembre 1977, au nombre de six (6) : - Groupe de travail des usagers de TELECAT/UNICAT; - Groupe de travail sur la liste collective automatisée des périodiques des universités du Québec; - Groupe de travail sur la réciprocité du privilège d'emprunt direct; - Groupe de travail sur le prêt entre bibliothèques; - Groupe de travail sur le projet de publication d'une bibliographie signalétique des publications des bibliothèques universitaires; - Groupe de travail sur les stages des étudiants en bibliothéconomie dans le milieu universitaire ; - Groupe de travail sur les statistiques.

En plus de la mise sur pied de ces différents groupes de travail, le Sous-comité organise régulièrement des rencontres auxquelles sont conviés les responsables des différents services des bibliothèques universitaires. Ces rencontres visent les objectifs suivants : a) Permettre un échange d'informations entre les différentes bibliothèques universitaires; b) Favoriser les relations entre les responsables des différents secteurs, activités ou services des bibliothèques universitaires; c) Identifier et discuter les difficultés ou problèmes communs éventuels qui apparaissent dans le cadre des activités quotidiennes; d) Étudier les solutions possibles aux difficultés ou problèmes identifiés; e) Suggérer au Sous-comité des priorités d'étude.

2. Activités et réalisations.

Il n'est pas facile, et il serait probablement fastidieux, de résumer toutes les activités de collaboration et de coopération du Sous-comité. Aussi, dans un premier temps, nous contenterons-nous d'en établir une liste sommaire. En deuxième partie, nous décrirons plus en détail quelques-uns des projets et des réalisations qui nous paraissent les plus importants.

2.I. Projets de coopération.

2.I.I.TELECAT/UNICAT.

TELECAT/UNICAT  4 est un système coopératif, bilingue, interprovincial, de télécatalogage en temps réel et en mode conversationnel. Le système compte maintenant dix-neuf (19) usagers dont huit (8) au Québec.

2.I.2. PEBUQUILL.

Le service quotidien de livraison par camionnette PEBUQUILL (Prêt entre bibliothèques universitaires du Ouébec ; Quebec University Interlibrary Loans) réduit au minimum le délai de prêt entre bibliothèques. Il met à la disposition des professeurs et des étudiants de chaque université les ressources documentaires de l'ensemble des institutions universitaires du Québec, de quinze universités de l'Ontario, de la Bibliothèque nationale du Canada et de l'Institut canadien de l'information scientifique et technique  5.

2.I.3. CUBIQ.

Le projet d'entreposage en commun de la documentation rarement consultée, CUBIQ (Centre universitaire bibliographique québécois; Quebec University Bibliographic Center) en est au stade des études techniques. Un rapport préparé par M. Daniel Reicher  6 a déjà été soumis, pour études, au Sous-comité des bibliothèques  7.

2.2 Services offerts à la collectivité universitaire.

2.2.I. Réciprocité du privilège d'emprunt direct des éudiants de 2e et 3e cycles, des professeurs et des bibliothécaires, aux bibliothèques universitaires du Québec et de l'Ontario.

2.2.2. Octroi du privilège d'emprunts entre bibliothèques à tous les étudiants, aux professeurs et au personnel administratif des institutions universitaires du Québec.

2.3. Élaboration d'outils communs de coordination et de planification.

2.3.I. Enquête sur les politiques de développement des collections.

2.3.2. Entente sur la gratuité des photocopies obtenues par prêts entre bibliothèques universitaires québécoises.

2.3.3. Diminution du délai de prêt entre bibliothèques.

2.3.4. Protocole d'entente pour les achats de $I,000.00 et plus.

2.3.5. Normes d'équivalence communes pour la prise de données statistiques.

2.3.6. Normalisation des relevés statistiques.

2.4. Publications.

2.4.I. Bibliothèque nationale du Québec. - Périodiques canadiens sur microfilms ; liste des microfilms disponibles au Québec dans les bibliothèques universitaires et à la Bibliothèque nationale ; comp. par Christiane Laurin sous la dir. de Jean-Pierre Chalifoux. - Montréal : Ministère des affaires culturelles, 1970. - 89 p.

2.4.2. Liste collective préliminaire des périodiques courants reçus par les bibliothèques des universités du Québec. - Québec : Université Laval, 1972. - 6 v. - Supplément. - Québec : Université Laval, 1975, 3 v.

2.4.3. Le réseau des bibliothèques universitaires du Québec. The Quebec university library network. - Montréal : Conférence des recteurs et des principaux des Universités du Québec, 1977. - dépiant.

2.4.4. TELECAT/UNICAT. Manuel de codification : monographies. - 2e éd. - Montréal : Sous-comité permanent des bibliothèques, Conférence des recteurs et des principaux des universités du Québec; 1976. - 1 v.

En cours de préparation :

Les bibliothèques universitaires du Québec : essai de bibliographie.

Le projet vise deux objectifs principaux :

a) Faire connaître les réalisations et activités des bibliothèques universitaires au cours des 15 dernières années.

b) Mettre à la disposition des chercheurs un outil bibliographique concernant le développement des bibliothèques universitaires du Québec.

Cette bibliographie répertorie les publications des bibliothèques de tous les établissements universitaires du Québec et de la Bibliothèque nationale du Québec pour la période comprise entre les années 1960 et 1975. Elle répertorie également tous les articles ou études relatifs à ces mêmes institutions.

Guide des bibliothèques universitaires du Québec.

Le répertoire vise à doter les membres de la communauté universitaire d'un outil d'information complet et détaillé sur les bibliothèques universitaires du Québec et leurs services de façon à en faciliter l'accès et l'utilisation.
Le guide répertorie les éléments d'information suivants :
- Ressources documentaires
- Secteurs d'excellence et collections spéciales
- Noms, adresses et numéros de téléphone de chaque bibliothèque de secteurs et des responsables des principaux services
- Carte de la ville et du campus universitaire
- Plans de la bibliothèque

Le guide indique également les politiques générales d'accès aux collections de chaque bibliothèque.

Liste collective des documents sur microformes dans les bibliothèques universitaires du Québec et de l'Ontario.

La compilation de cette liste est un projet conjoint du Sous-comité des bibliothèques et de l' « Ontario council of university libraries » (OCUL) élaboré à partir de l'Union list of microform sets in OCUL libraries 197I.

2.5. Participation du Sous-comité à des organismes extérieurs.

2.5.I. Délégué au Comité consultatif de la Bibliothèque nationale du Québec.

2.5.2. Délégué au comité consultatif de RADAR.

2.5.3. Membre institutionnel de la Fédération internationale des associations de bibliothécaires (FIAB).