Bibliothèque municipale de Strasbourg

La création de nouvelles sections à la Bibliothèque municipale de Strasbourg et l'augmentation prévisible des usagers, ont déterminé la mise en place d'un système d'automatisation complète de la gestion du prêt. Après une période de rodage, cet équipement fait la preuve de son efficacité au niveau de la rapidité des transactions, de la plus grande disponibilité du personnel, du développement du prêt et de la gestion de la bibliothèque.

A l'ancienne bibliothèque, le système Brown était utilisé pour le prêt. La création de nouvelles sections et l'augmentation prévisible des usagers obligeaient à trouver une autre solution. Il fallait une gestion de prêt rapide avec tout ce que cela comporte : détection des retards, renouvellement facile des prêts et une possibilité de réservation sûre.

Comme la Communauté urbaine de Strasbourg dispose d'un important service informatique, nous avons écarté la solution des prêts par photocharging pour adopter celle de l'automatisation complète.

L'automatisation permettait de résoudre le problème du prêt; elle pouvait également faciliter la gestion de la bibliothèque par l'établissement de statistiques très complètes et l'édition de catalogues (auteurs, titres, systématique et interprètes pour la discothèque).

Les études préalables, l'analyse, les programmes, ont été réalisés en collaboration étroite avec la bibliothèque par M. Jacques Willm et M. Jean-Claude Wetzer, ingénieurs informaticiens, et l'équipe du service informatique de la Communauté urbaine de Strasbourg, sous la direction de M. Roger Koehren, chef de service.

Le matériel de saisie de données installé à la bibliothèque

Pour répondre le mieux à nos besoins, le matériel de saisie de données que nous avons choisi est le système « Library Pen » commercialisé par la Maison PLESSEY FRANCE et fabriqué par PLESSEY TÉLÉCOMMUNICATIONS à Poole en Grande-Bretagne.

Les caractéristiques essentielles sont : la simplicité et la rapidité de fonctionnement, l'absence de fiches et de documents épars, l'indication automatique de toutes les réservations au poste de restitution, la fiabilité opérationnelle, l'extension possible du système, la viabilité économique.

Fonctions de base :

Les opérations effectuées sont celles de l'enregistrement des prêts et des restitutions par lecture optique sur les terminaux; la détection des ouvrages réservés est possible grâce à une mémoire faisant partie du système installé à la bibliothèque.

Les documents et les cartes de lecteurs sont équipés d'une étiquette autocollante comprenant un numéro d'identification codé par barre.

Les terminaux sont dotés de stylos optiques qui enregistrent les numéros d'identification par simple balayage de l'étiquette. Les réservations sont enregistrées à la bibliothèque par le système qui dispose d'une mémoire.

Les transactions sont enregistrées sur bandes magnétiques périodiquement exploitées sur l'ordinateur du service informatique.

Les appareils installés à la bibliothèque sont les suivants : 3 terminaux à stylo optique, 2 terminaux composites (clavier + stylo), 1 armoire de contrôle avec multiplexeur étendu et mémoire d'une capacité de 4 ooo numéros de référence, 1 unité d'acquisition avec sortie sur bande magnétique compatible IBM 9 pistes 1600 BPI, 1 imprimante pour étiquettes.

Schéma de l'installation (voir figure)

Fonctionnement du prêt

L'emprunt des documents :

Après avoir choisi des documents, le lecteur muni de sa carte se présente à la banque de prêt. L'employée met la carte du lecteur dans le porte-carte du terminal, balaye avec le stylo optique l'étiquette de la carte puis les étiquettes des différents documents. La date de retour est tamponnée sur une fiche qui se trouve dans le livre sous l'étiquette. L'opération de prêt est terminée.

Si le lecteur emprunte trop de documents (nous en autorisons 3), ou dépasse la date limite du retour, il recevra du service informatique des lettres de rappel.

La restitution :

Elle est encore plus rapide puisque la carte du lecteur est inutile. L'employée contrôle la date de retour, calcule éventuellement le montant de l'amende et passe simplement le stylo optique sur l'étiquette du livre ou du disque. A ce moment-là, le terminal nous indique par un signal optique et sonore si le document est réservé.

Le renouvellement d'un prêt :

Nous utilisons pour cette opération un terminal qui comporte aussi un clavier. Le renouvellement peut se faire soit sur place avec le document, soit par téléphone. Le numéro du livre ou du document est composé sur le clavier, ou lu avec le stylo optique après avoir appuyé sur la touche renouvellement. Le prêt est prolongé.

Il faut remarquer que le terminal refuse le renouvellement si le livre est réservé.

La réservation :

Elle se fait de la manière suivante : le lecteur remplit une carte de réservation, en mettant son adresse complète sur le recto et les coordonnées (auteur-titre) du document sur le verso. L'employée complète cette carte en y inscrivant les numéros de prêt qu'elle a recherchés dans les catalogues. Elle se sert de la touche réservation du terminal et compose sur le clavier le numéro qui est ainsi mis en mémoire.

Si un livre existe en plusieurs exemplaires et bien que chacun ait un numéro différent, le terminal de retour détectera le premier exemplaire restitué. Le lecteur est averti par l'envoi de la carte.

Nous pouvons également mettre en mémoire à la bibliothèque des numéros de lecteurs. Nous utilisons cette possibilité du système pour éviter l'emploi abusif d'une carte perdue.

Création du fichier lecteurs

Lors de l'inscription, nous demandons au lecteur les renseignements habituels : nom, prénom, adresse, etc. Ces renseignements sont directement inscrits sur une fiche qui sert de bordereau de création pour le fichier lecteurs sur ordinateur. Comme cette fiche a été signée par le lecteur, elle nous est restituée par le service informatique pour être archivée à la bibliothèque.

Les cartes de lecteurs sont préétablies avec des étiquettes optiques lisibles par le système Plessey; lors de l'inscription, l'employée inscrit le nom du lecteur sur la carte et la lui remet immédiatement. Le numéro de cette carte est reporté sur le bordereau d'inscription ce qui permet au système informatique de faire la correspondance avec les renseignements fournis par l'usager.

Codification du numéro du lecteur

Ce numéro comporte 9 positions. Sa codification est la suivante (voir figure)

Pour chaque emprunteur nous enregistrons les informations suivantes dans le système informatique : nom et prénom, adresse, sexe, date de naissance, nationalité, catégorie socio-professionnelle, code géographique, année de la première inscription.

Traitement :

Régulièrement les bordereaux d'inscription sont envoyés au service informatique qui saisit les données pour mettre à jour le fichier informatique.

Le service informatique nous édite quatre fois par an les listes des lecteurs par numéro d'identification et par ordre alphabétique des noms.

Création du fichier documents

Codification du numéro du document :

Chaque document est repéré par son numéro d'identification également porté sur l'étiquette optique lisible par le système Plessey.

Son schéma est le suivant (voir figure)

Ce numéro est composé à la bibliothèque suivant une règle bien précise : il comporte comme le numéro de lecteur 9 positions, l'imprimante étant la même pour les étiquettes des lecteurs et pour celles des documents. La première position est un code de localisation (pour la bibliothèque des adultes le chiffre i, pour celle des enfants le chiffre 2 et pour la discothèque le chiffre 3).

La 2e position est un code support (pour les imprimés le chiffre i, pour les disques le chiffre 3, pour les cassettes le chiffre 4).

Les 5 positions suivantes sont réservées au premier des numéros d'inventaire figurant sur la fiche catalogue. La 8e position est un numéro qui distingue les différents tomes d'une suite.

La dernière position distingue les différents exemplaires d'un même ouvrage. Le système de réservation ne lit pas ce dernier numéro. C'est pourquoi il détectera l'ouvrage réservé quel que soit l'exemplaire restitué.

Nous enregistrons également les informations suivantes : le ou les auteurs (jusqu'à 3), le titre, le sous-titre s'il s'agit du tome, la langue, l'année d'édition, la cote Dewey avec éventuellement le nom du biographié ou la cote utilisée en discothèque avec le nom de l'interprète principal, le numéro ISBN ou celui de la Bibliographie de la France (BGF) s'il s'agit d'ouvrages imprimés.

Pour transmettre au service informatique toutes ces données, nous utilisons 2 possibilités.

Dans les cas simples (ouvrages ayant un seul auteur) nous utilisons les fiches de catalogue traditionnelles. Nous barrons sur cette fiche les renseignements dont on ne tient pas compte (lieu d'édition, pagination et format).

En face du numéro d'inventaire, nous inscrivons le numéro de transaction du livre que nous avons établi nous-même suivant le procédé expliqué plus haut.

La deuxième façon de transmettre au service informatique les données d'un document consiste à utiliser des bordereaux dont on se sert dans les cas suivants : - les ouvrages que nous ne cataloguons pas (disques, romans policiers, bandes dessinées, etc.), les suites, l'achat d'exemplaires supplémentaires.

Nous gardons également à la bibliothèque un double de tous ces renseignements sous forme de fiches. Cela nous permet à chaque instant de connaître l'état complet des collections; cela nous permet aussi en cas de rachat d'exemplaires supplémentaires de retrouver facilement le premier numéro de prêt établi dont les 8 premières positions servent à l'établissement des numéros d'exemplaires nouveaux.

Traitement :

Le service informatique fait chaque quinzaine une mise à jour du fichier documents en ordinateur à partir des fiches de catalogue ou des bordereaux de perforation que nous lui transmettons.

A partir de ces données le service informatique peut nous éditer les catalogues auteurs, les catalogues titres, les catalogues systématiques pour les trois sections, bibliothèque adultes, enfants et discothèque. Il convient de rajouter pour la discothèque le catalogue interprètes principaux.

Ces catalogues sont édités 4 fois par an.

Ces catalogues ont de nombreux avantages : l'ensemble des collections s'y trouve répertorié sous forme de livres très maniables; en raison même de leur maniabilité, ils sont très consultés par les lecteurs; ils sont très commodes lors de l'établissement de commandes; ils sont indispensables pour y repérer le numéro de prêt qui doit être mis en mémoire pour la réservation.

Par ailleurs, il convient de signaler quelques inconvénients : ils sont toujours incomplets; les notices bibliographiques sont très sommaires. C'est la raison pour laquelle nous avons cru bon d'y faire figurer l'année d'édition qui permet de se reporter très aisément à la Bibliographie de la France/Biblio.

Traitement des transactions

Les transactions sont traitées périodiquement au service informatique par l'exploitation des bandes magnétiques fournies par l'unité d'acquisition du système Plessey. En cas de panne du système, nous nous servons de bordereaux de saisie manuelle. Ces bandes magnétiques contiennent les enregistrements des prêts et des restitutions avec date, le code nature (prêt ou restitution) et le code du terminal ayant enregistré les mouvements.

Pour les prêts le numéro du lecteur est suivi du numéro des ouvrages empruntés. Pour la restitution le numéro de l'ouvrage restitué est suffisant.

Le traitement consiste à rapprocher les transactions avec le fichier des prêts en cours.

Les retards dans la restitution et le dépassement du nombre de prêts autorisés sont ainsi détectés. Le service informatique édite les lettres de rappel. Celles-ci comportent non seulement le nom et l'adresse de l'emprunteur, mais encore l'auteur et le titre du document réclamé, la date d'emprunt et la raison du rappel (retard ou dépassement du nombre de prêts). Ces lettres sont directement expédiées par le service informatique qui nous en adresse les doubles. En plus, la bibliothèque reçoit la liste des usagers qui n'ont pas réagi aux deux premières lettres. Ces documents sont alors réclamés par voie traditionnelle.

Les statistiques

A partir de tous ces fichiers informatiques et de tous les mouvements enregistrés, le service informatique nous établit des statistiques très précises, dont les principales sont énumérées ci-dessous :

Statistiques concernant les usagers :
- Le nombre total des lecteurs inscrits et actifs (ayant emprunté au moins un document dans l'année) ventilé par catégorie socio-professionnelle.
- Le nombre total des entrées.
- La composition démographique.
- La composition géographique.

Statistiques concernant les collections :

C'est l'état numérique des collections avec variation en nombre par rapport à l'année précédente.

Statistiques concernant les prêts :

Elles sont multiples et concernent essentiellement : les mouvements journaliers ; l'état numérique des prêts; pour chaque cote la comparaison des prêts avec les achats et les réservations; la ventilation des prêts par cote et catégorie socio-professionnelle.

Caractéristiques de la bibliothèque (voir tableau)

Statistiques établies à la demande :
- listes des lecteurs n'ayant pas emprunté de documents pendant un temps donné;
- listes des livres et disques par nombre de prêts.

Description du niatériel en place au Service Informatique

Équipement en place jusqu'au mois de juin 1976
Ordinateur : IBM 360/25 à disques
Disques grand modèle 2316 à 28 millions de caractères

Composition : i unité contrôle avec mémoire de 48 K

I lecteur de cartes (600 c/m)
I imprimante 1200 1
6 unités de disques 2316
I imprimante à clavier

Machines annexes : 5 multi-perforatrices
3 vérificatrices alpha-numériques
i trieuse (450 c/m)
I rupteur de papier
I déliasseuse
I plieuse-inséreuse (Mise sous pli)

Logiciel : Système d'exploitation DOS.

En attendant que le service informatique dispose d'unités de bandes magnétiques, nous copions sur disque les enregistrements fournis par la bande Plessey.

Principal langage de programmation PL/i.

Équipement actuellement en service

Ordinateur : IBM 370/125 à bandes et disques

Composition : 1 unité contrôle 96 K
i lecteur de cartes 600 c/m
I imprimante 1200 I/m
4 unités de disques 3340 de 70 millions de caractères chacunes 1 unité à 2 bandes magnétiques de 20 KO

Logiciel : Système d'exploitation DOS/VS
Principal langage de programmation PL/i.

Charge de travail

La mise au point de l'application qui compte près de 40 programmes a nécessité, au seul niveau informatique, des temps de travail suivants :
Études préalables : 1 ingénieur : 3 mois
Conception : 2 ingénieurs : 4 mois
Programmation : 3 adjoints techniques : 5 mois.

En guise de conclusion

L'automatisation de la bibliothèque n'a été décidée qu'après une sérieuse étude, étant donné la complexité de sa mise en route et les moyens nécessaires pour son utilisation ultérieure.

2 ans déjà avant l'ouverture de la nouvelle bibliothèque, bibliothécaires et informaticiens ont procédé aux analyses, élaboré et mis au point les programmes et effectué les premiers essais.

L'équipement des documents avec des étiquettes nous a posé d'énormes problèmes puisqu'à aucun moment la Bibliothèque de la place de l'Hôpital n'a cessé de fonctionner.

D'autres sections (enfants et discothèque) ont été créées à la nouvelle bibliothèque. L'équipement de ces documents a pu être fait plus facilement.

Quoi qu'il en soit, il a fallu équiper environ 30 ooo documents. Ce travail a été confié au personnel temporaire placé sous la direction de sous-bibliothécaires.

L'acquisition du matériel de saisie de données s'est élevée à la somme de 242 000 francs en 1975, somme prélevée sur le budget équipement de la bibliothèque. Mais le coût élevé de cet investissement nous semble pouvoir être rapidement amorti puisque d'après notre estimation l'automatisation nous permet l'économie de 6 postes de travail. On ne saurait omettre non plus que tout le travail informatique est effectué par un service communautaire et bénéficie de ce fait de la gratuité totale.

La mise en place du système a demandé en effet l'adaptation à la fois aux lecteurs et au personnel puisqu'une rigueur extrême est de mise dans tout le travail en liaison avec le service informatique.

Il convient de souligner toutefois qu'après une période de rodage, personne ne met plus en doute les avantages du système : les lecteurs apprécient la rapidité des transactions, la possibilité de renouveler un prêt ou de réserver un livre. Les catalogues imprimés sont beaucoup consultés, malgré leur typographie.

Le personnel libéré de certaines tâches, telles que classement de fiches, envois de lettres de rappel, peut se consacrer plus efficacement aux lecteurs. Cela dit, il convient de souligner que le travail technique dans les services intérieurs s'est trouvé considérablement accru : rédaction des bordereaux, codification des numéros de prêt, équipement des livres et des disques.

Il faut ajouter, pour être complet, que l'installation actuelle est loin d'être saturée. Nous pouvons tripler nos prêts (320 000 en 1976) sans augmentation ni de matériel ni de personnel. Si le besoin se fait ressentir, nous avons la possibilité d'installer d'autres terminaux tout en gardant la même unité d'acquisition. Par ailleurs, nous pouvons envisager l'automatisation des prêts dans les annexes et le bibliobus par l'utilisation de terminaux qui enregistrent les transactions sur cassettes.

Enfin les nombreuses statistiques établies par le service informatique nous donnent à tout moment le bilan de nos activités et nous facilitent considérablement la gestion de la bibliothèque.

Pour tout renseignement complémentaire sur le système décrit et les détails matériels, il est possible de consulter la brochure éditée à l'occasion de la Journée d'étude sur les systèmes automatisés de prêt dans les bibliothèques. Strasbourg. 14 octobre 1976.
Ce livret peut être demandé, pour les bibliothèques publiques, au Ministère de la Culture et de l'environnement, Direction du livre (3 rue de Valois, 75042 Paris Cedex 0I); pour les autres établissements, au Secrétariat d'État aux Universités, Service des bibliothèques (6I-65 rue Dutot, 75732 Paris Cedex 15.)