Journée d'étude sur les systèmes automatisés de prêt dans les bibliothèques

Depuis les journées organisées en mars 1973 par la Direction des bibliothèques et de la lecture publique et le Bureau pour l'automatisation des bibliothèques, puis en octobre 1974 par le groupe Ile de France de l'Association des bibliothécaires français 1, l'automatisation du prêt dans les bibliothèques publiques n'avait fait l'objet d'aucune nouvelle réunion d'étude ou d'information.

La journée du 14 octobre 1976, organisée par la Division de la coopération et de l'automatisation (DICA) du Service des bibliothèques, et le Service des bibliothèques publiques de la Direction du Livre, avait pour but de mettre à jour le tableau des systèmes en fonctionnement, et de proposer aux utilisateurs actuels et potentiels de systèmes de prêt automatisés, des orientations de travail communes. Pour préparer cette réunion, un questionnaire a été adressé, au mois de juillet 1976 par le Service des bibliothèques publiques à une centaine d'établissements intéressés par l'automatisation du prêt. Le dépouillement de cette enquête a permis, d'une part, de compléter la liste des bibliothèques ayant automatisé, en totalité ou en partie, leur prêt, et éventuellement d'autres fonctions, d'autre part de connaître les bibliothèques publiques envisageant à brève échéance l'automatisation du prêt. C'est à ces deux catégories d'établissements que la journée du 14 octobre, journée d'étude plus que d'information, s'adressait plus particulièrement.

Trente-cinq bibliothécaires accompagnés de dix-neuf informaticiens communaux, ont participé à cette réunion, à laquelle assistaient MM. Caillet et Desgraves, Inspecteurs généraux des bibliothèques, des représentants du Service des bibliothèques publiques et de la DICA, des universitaires intéressés aux questions bibliothéconomiques, des bibliothécaires de la Bibliothèque nationale et universitaire de Strasbourg, des Bibliothèques centrales de prêt du Haut-Rhin et du Bas-Rhin, et un informaticien de la Bibliothèque cantonale et universitaire de Lausanne.

La Bibliothèque municipale de Strasbourg avait été choisie comme lieu de la réunion pour son automatisation récente, et, comme devait le rappeler M. Caillet pour la qualité de ses équipements. M. Rolling, conservateur de la bibliothèque, associé à la préparation de la journée en liaison avec les administrations centrales, avait pris très efficacement en charge l'organisation matérielle au plan local.

La réunion fut ouverte par une allocution de M. le Pr. Dreyfus, Adjoint aux affaires culturelles de la ville de Strasbourg. Soulignant la demande accrue auprès des bibliothèques d'un public exigeant, M. Dreyfus marqua la nécessité pour le bibliothécaire d'associer technique et culture, l'information étant l'un des outils sur lesquels le bibliothécaire peut s'appuyer pour la diffusion de la culture. La tâche est considérable, la coopération entre les différents types d'établissements, bibliothèques publiques et universitaires, est souhaitée à Strasbourg, dans le domaine technique, et au delà, dans le rôle humaniste de diffusion du savoir.

Après avoir salué les différents invités, et excusé M. Groshens, Directeur du livre, qui n'avait pu assister à la réunion, M. Caillet, Président de la journée, en définit le programme matériel et les buts :
- confronter les systèmes existants,
- évaluer les réalisations,
- créer un groupe de travail pour fixer le dénominateur commun des systèmes de prêt des bibliothèques françaises.

Faisant l'état de l'automatisation en France, M. Caillet présenta le rôle de la DICA dans ce cadre : promouvoir, conseiller et coordonner les actions en matière informatique.

La première partie de la réunion devait être consacrée à l'automatisation de la Bibliothèque municipale de Strasbourg. M. Rolling fit l'historique de la nouvelle bibliothèque, disposant de 6 ooo m2, avec une capacité d'accueil de 100 000 documents, et comportant un secteur enfants et une discothèque. Devant l'augmentation prévisible du nombre des lecteurs, il était nécessaire de disposer d'un système de gestion des documents rapide, simple et sûr. Le choix s'est porté sur un système automatisé employant un matériel Plessey. Les opérations dans les trois secteurs (enfants, adultes, discothèque) sont celles de l'enregistrement sur des terminaux, par lecture optique, des prêts et des restitutions (10 s. pour 3 ouvrages), et de la détection des ouvrages réservés, par « trapping store ». Toutes les transactions sont enregistrées, grâce à un miniordinateur, sur une bande magnétique, qui est périodiquement exploitée sur l'ordinateur du service informatique communal, où ont été constitués des fichiers permanents : fichier des documents et fichier des emprunteurs.

La Bibliothèque municipale de Strasbourg dispose, sur la base du fichier documents, de catalogues édités par cote, auteur, titre ou numéro d'identification. Pour chaque ouvrage les informations suivantes sont enregistrées sur support magnétique : auteur, titre, sous-titre, cote Dewey, ISBN, langue, année d'édition.

Le traitement des transactions permet de détecter anomalies et retards, d'éditer les lettres de rappel, les statistiques. Celles-ci concernent les utilisateurs (nombre, catégories socio-professionnelles, composition démographique et géographique), les collections (état numérique par section), les prêts (état numérique, comparaison avec les achats pour chaque catégorie de cote, ventilation par catégories socioprofessionnelles...).

M. Koehren, ingénieur principal, chef du Centre informatique de la communauté urbaine de Strasbourg, décrivit ensuite la préparation de l'automatisation qui a nécessité quatre ans : glane des expériences, étude et matériels, et programmation, dans un dialogue constant entre le bibliothécaire et les informaticiens. Soulignant l'importance des statistiques vis-à-vis de la municipalité, M. Koehren indiqua que le logiciel préparé à Strasbourg intéressait le Ministère de l'Intérieur, qui envisageait de le mettre à la disposition de toutes les bibliothèques publiques.

Dans un exposé technique, M. Willm, également ingénieur informaticien, reprit la description des fichiers, des transactions et des traitements, d'un point de vue informatique, et présenta brièvement les programmes réalisés.

Une discussion était prévue, avant la visite de la bibliothèque municipale qui clôtura la matinée. Elle porta essentiellement sur la liste des catégories socioprofessionnelles, la notice de catalogage, les réservations (procédure, influence sur la politique d'acquisition), le processus de réinscription.

En ce qui concerne la notice de catalogage, M. Rolling donna les justifications matérielles du choix fait à Strasbourg et émit le vœu que soit définie une notice de catalogage en ordinateur utilisable pour les bibliothèques publiques. Il précisa que les collections les plus anciennes ne relèvent pas du système de prêt automatisé, et font l'objet d'un prêt limité (50 à 75 livres par jour). Pour la commodité du service, tous les lecteurs, même pour la consultation (périodiques exceptés), sont inscrits. Il n'y a pas de réinscription, sauf perte de la carte, mais une validation annuelle. Les lecteurs non emprunteurs pourront éventuellement être listés et, après envoi d'une lettre de relance, être ôtés du fichier des emprunteurs. A Strasbourg, les réservations paraissent utiles, tant que le fonds n'est pas pleinement développé, et ne gênent pas le fonctionnement du prêt (50 par jour). Les lecteurs remplissent des bulletins de réservation et l'ordre de ces réservations, pour la mise en mémoire des demandeurs, est chronologique.

Deux questions générales furent évoquées : l'automatisation du prêt dans les bibliobus, le taux de subvention de l'automatisation des bibliothèques municipales. L'expérience d'emploi de matériel léger Plessey, en cours à Evry, ouvrira sans doute des possibilités pour le prêt des bibliobus. Quant aux subventions, il fut rappelé qu'elles sont actuellement liées aux constructions. Mais il ne serait pas impossible qu'une aide soit apportée aux communes en ce qui concerne les appareils de saisie, à l'exclusion de l'ordinateur et des programmes.

Le programme proposé pour la réunion de l'après-midi était vaste : bilan des systèmes de prêt automatisés dans les bibliothèques françaises et perspectives communes. M. Thill, conservateur au Service des bibliothèques publiques, avait accepté la charge de faire l'historique de l'automatisation des bibliothèques publiques et de présenter une étude comparative des systèmes de prêt automatisés actuellement en fonctionnement. Suivant son rapport, la chronologie de l'automatisation des bibliothèques peut s'établir ainsi :

1970 Massy (Prêt, système ALS), Antony (Prêt, système propre à la bibliothèque).

1973 Colombes (Prêt, système Geadac), Neuilly-Plaisance (Catalogue), Montpellier (Catalogue).

1974 Gennevilliers (Prêt, système IBM, abandonné depuis), Blanc-Mesnil; Bobigny, Drancy, Pantin, dans le cadre d'un syndicat intercommunal (Prêt, système d'Antony), Lyon (Catalogage, prêt, système Olivetti).

1975 Evry (Prêt, système Plessey), Saint-Étienne (Prêt, système Olivetti), Strasbourg (Prêt, système Plessey).

1976 Dijon, Rouen (Prêt, système d'Antony), Grenoble (Prêt, système LBS).

Pour supprimer l'attente aux banques de prêt, certaines bibliothèques ont été amenées soit à adopter des systèmes utilisant des cartes de transaction, comme le photocharging (système non automatisé), soit à recourir à l'automatisation. Depuis 1970, 14 bibliothèques ont automatisé leur prêt, une seule a abandonné ce système. Sur 57 bibliothèques ayant répondu à l'enquête de juillet 1976, 27 envisagent l'automatisation, une pour 1976, 3 pour 1977, 8 pour 1978, 15 pour 1979.

En cinq tableaux, M. Thill rassembla les caractéristiques de six systèmes de base (ALS, système de la bibliothèque d'Antony, Geadac, Olivetti, Plessey, LBS), selon les critères suivants :
- équipement (équipement de la banque de prêt, des documents, des emprunts...),
- procédés d'enregistrement (sortie et retour des documents), - capacité des systèmes (public, fonds concernés, nombre de prêts par an, durée des mouvements, extension possible, fiabilité...),
- services obtenus,
- produits obtenus.

Le cadre général étant ainsi tracé, une table ronde, dirigée par M. Pelou, Chef de la DICA, permit de restituer l'automatisation du prêt dans chaque bibliothèque, autour de quatre thèmes :
- Comment l'analyse qui a abouti à l'automatisation a-t-elle été faite ?
- Comment l'organisation correspondante a-t-elle été mise en place ?
- Quels sont les problèmes rencontrés actuellement ?
- Quels sont les développements prévus ?

Mme Froissard (BM d'Antony), Mme Gascuel (Bibliothèque publique de Massy), M. Gaillard (Bibliothèque de la ville nouvelle d'Evry), Mlle Monginoux (BM de Saint-Étienne), Mlle Allais (BM de Lyon), M. Guitard (BM de Grenoble) et les informaticiens d'Icare  1 apportèrent sur ces points toutes les indications qui leur étaient demandées par les participants.

La bibliothèque d'Antony avait des contraintes diverses (crédits, personnel limité, transfert dans de nouveaux locaux à effectuer sans fermeture, 16 000 ouvrages à traiter), mais pouvait recourir à un service informatique disponible. Si le système (saisie manuelle sur bordereaux à la bibliothèque, traitement des bordereaux du centre informatique communal) adapté aux besoins d'une petite ville, a ses limites, du moins fournit-il des « produits » analogues à ceux des grands systèmes. 1 500 mouvements sont enregistrés par jour : des états sont faits deux fois par semaine, le reste à la demande.

Le principal problème évoqué fut celui des statistiques et des retours partiels, étant donné que chaque bordereau permet l'enregistrement de 3 documents empruntés. Mme Froissart, indiqua que les retours partiels sont peu fréquents.

Lors de l'équipement de la bibliothèque publique de Massy, l'option était différente : un système d'enregistrement automatique était souhaité. Un seul matériel était envisageable alors (ALS). Le coût de ce système a représenté, équipement des livres et des lecteurs compris, 7 %, sur un budget d'équipement total de la bibliothèque (mobilier et matériel) de I,5 million. Pour raison d'économie, un trapping store 2, disponible, n'a pas été acheté, ce que la bibliothèque regrette, car l'achat n'a pu, depuis, être fait. Massy a renoncé, au départ, au fichier-livres, en ignorant l'accueil que le public ferait à des catalogues sur listings, et dans l'attente du catalogage national centralisé (CANAC). Actuellement la bibliothèque souhaiterait constituer un tel fichier, mais de préférence en repiquant des données sur un catalogue plus général.

Le personnel s'est adapté au système, en particulier aux méthodes de rigueur liées à l'informatique, personne n'imaginerait d'y renoncer, et les quelques pannes ont permis (paradoxalement) d'apprécier tout l'intérêt d'un système automatisé par rapport aux systèmes manuels existants (Brown, Newark). En revanche, les programmes se sont révélés difficiles à adapter (répartition des lettres de rappel par section, élimination des inscrits non emprunteurs). D'autre part, la bibliothèque est tributaire des changements de matériel de son centre d'exploitation.

Pour les statistiques, Mme Gascuel considère que les points de vue du bibliothécaire et du sociologue sont différents. Elle pense que quelques bibliothèques, publiant des statistiques très détaillées, fourniraient aux bibliothécaires des données suffisantes. Enfin, à Massy, les acquisitions sont plutôt fondées sur les réservations que sur les sorties.

La bibliothèque de la ville nouvelle d'Évry a été une création complète. La ville devant disposer d'une centrale informatique et d'un ordinateur puissant, un système de prêt automatisé a donc été envisagé, et le choix s'est porté sur matériel nouveau (Plessey). La programmation a été élaborée en collaboration avec le Bureau pour l'automatisation, puis la DICA.

L'appareillage, installé en février 1975, a posé de très gros problèmes de mise au point (prototype avec sortie sur bande magnétique compatible).

Le personnel s'habitue peu à peu au système. Il en voit à la fois les avantages et les contraintes. Un équipement portable pour l'annexe de la gare d'Évry, et éventuellement pour un bibliobus, est en cours d'expérience, il permettra le recollement. Cette possibilité a soulevé l'intérêt de nombreux bibliothécaires. Des questions ont été posées, à propos de l'importation d'un matériel anglais, sur la connaissance des expériences menées dans ce pays.

A Évry, trois postes de saisie et une imprimante ont coûté, en 1974, 180 ooo F. Le traitement coûte, par mois, 2980 F, soit i 1 centimes par transaction. M. Gaillard souhaite, pour l'abaissement des coûts, la centralisation des traitements de plusieurs bibliothèques.

A Lyon, l'automatisation du prêt a fait partie des nombreux projets liés à la construction de la bibliothèque de la Part-Dieu. En 1972, une étude a été entreprise par les ingénieurs d'ICARE, parallèlement à la réorganisation des circuits du livre. La bibliothèque dispose de nouvelles salles, de personnel nouveau et d'un fonds de 20 000 livres pour le prêt. Le matériel de prêt retenu sert également au catalogage (claviers avec majuscules et minuscules). Les statistiques ont, à Lyon, beaucoup d'importance, tandis que les réservations apparaissent comme un problème secondaire. Mais le système retenu a des inconvénients (bruit, rigidité) et la bibliothèque souhaite un changement de matériel. La bibliothèque municipale de Saint-Étienne a bénéficié des travaux faits par la Société ICARE à Lyon, et un système de prêt automatisé du même modèle a été mis en place lors de l'équipement d'une section adultes, dans un nouveau local. Après un an de fonctionnement, la bibliothèque en est relativement satisfaite.

Avec l'automatisation du prêt à la bibliothèque municipale de Grenoble, ICARE a repris entièrement l'étude, sur les expériences précédentes retenant un fournisseur nouveau LBS, sur 14 ayant répondu au cahier des charges, et introduisant plus de souplesse dans les programmes (notamment de statistiques). Le système LBS est la seconde version du système ALS (Massy), c'est un système non magnétique, mais électrique.

Au nom de la DICA, M. Lamy, Chef du bureau de l'automatisation, intervint en conclusion de la table ronde, pour rappeler les aspects organisationnels et économiques de l'automatisation. Il ne faut pas informatiser à tout prix. Par ailleurs, l'abaissement des coûts peut être obtenu par deux moyens : augmentation du nombre d'applications traitées, augmentation des volumes traités. La DICA peut fournir aux bibliothèques concernées par l'automatisation du prêt une aide complète (apportée en partie aux bibliothèques de Massy et d'Evry) et s'oriente dorénavant, dans un souci de rentabilité, vers des réalisations informatiques liées à la gestion des bibliothèques. Mais, si, dans le domaine du prêt, les réalisations faites à ce jour ont mis en évidence le parallélisme des traitements de données, il y a de fortes divergences pour les entrées d'une part, la présentation, et la fréquence des documents en sortie, d'autre part. Pour y remédier, autant que possible, la DICA propose la création d'un groupe d'étude aux responsables des bibliothèques concernées par l'automatisation du prêt, afin de faire apparaître les besoins communs :
- pour l'organisation (circuit des documents, circuit des lecteurs),
- le matériel,
- les imprimés de fonctionnement,
- l'utilisation du réseau informatique des bibliothèques (transmission des données à traiter au centre de calcul de la DICA, retour des informations).

La discussion qui suivit fut marquée par l'intervention d'informaticiens communaux sur les problèmes d'analyse et de matériels. M. Gueth, conservateur de la Bibliothèque municipale de Colmar, souligna le fait que l'informatique est acceptée et souhaitée, mais que le progrès décisif serait le partage des dépenses qu'elle implique entre l'État et les communes, de la même manière que sont partagées les dépenses de construction.

En conclusion de cette journée, M. Caillet a exposé, au nom de M. Groshens, Directeur du livre au Secrétariat d'État à la culture, les grandes orientations de cette Direction en ce qui concerne l'informatique et les bibliothèques publiques, qui peuvent être ainsi résumées :

I° Favoriser la confrontation et l'évaluation des expériences pour que les villes puissent, en meilleure connaissance de cause, choisir le système automatisé de prêt, le plus efficace et le mieux adapté à leurs besoins. C'est dans cette perspective qu'a été organisée cette journée.

2° Faire en sorte que le système automatisé des bibliothèques, tel qu'il avait été conçu par la BAB et repris par la DICA, puisse bénéficier aux bibliothèques publiques, que le Catalogage national centralisé puisse approvisionner à court terme d'une manière satisfaisante, c'est-à-dire dans des délais acceptables, les bibliothèques publiques en fiches de catalogage (y compris les fiches matières), que les bibliothèques publiques soient dès que possible parties prenantes au CAPAR.

3° Favoriser éventuellement, sinon à court terme, du moins à moyen terme, la liaison de quelques grandes bibliothèques publiques avec des systèmes d'informations spéciales automatisées, tout au moins dans certaines disciplines, les bibliothèques publiques ayant leur place à tenir et leur rôle à jouer dans les structures régionales des réseaux d'information.

4° Tirer les leçons de l'automatisation de la BPI pour les bibliothèques publiques et faire en sorte que les produits informatisés, que la BPI sera amenée à réaliser, puissent bénéficier aux bibliothèques publiques et à leurs usagers.

D'une façon générale, les bibliothèques publiques doivent être ouvertes à toutes les possibilités de progrès qu'offre l'informatique, mais elles doivent en étudier avec soin le coût dans ses applications : coût d'équipement, mais, encore plus, coût de fonctionnement.

Un livret, rassemblant le compte rendu de cette journée, les exposés des différents orateurs, les principaux descriptifs de systèmes automatisés, sera édité en commun par le Service des Bibliothèques publiques et la DICA. Ce livret pourra être demandé, pour les bibliothèques publiques, au Secrétariat d'État à la culture, Direction du livre (3, rue de Valois, 75042 Paris Cedex 0I), pour les autres établissements au Secrétariat d'État aux universités, Service des bibliothèques (65, rue Dutot, 75732 Paris Cedex 15).