La documentation à l'Heure joyeuse limousine (1958-1973)

Rattaché à la Bibliothèque des jeunes de la Bibliothèque municipale de Limoges, le service de documentation a pour but de prêter des livres, des photographies, des diapositives aux instituteurs et aux professeurs pour l'illustration de leurs cours, aux élèves pour celle de leurs exposés. Des méthodes particulières en matière de traitement, de conservation et de prêt ont dû être définies pour chaque catégorie de documents.

Rattaché à la Bibliothèque des jeunes, le service de documentation a pour but de prêter des livres, des photographies, des diapositives aux instituteurs et aux professeurs pour la préparation et l'illustration de leurs cours, aux élèves pour celles de leurs exposés.

I. Historique

L'Heure joyeuse a ouvert ses portes au jeune public limousin en 1948. Elle ne prêtait alors que des livres, les moyens d'enseignement audio-visuel ne connaissant pas le développement actuel. En 195I, un abonnement à la Documentation photographique fut souscrit à titre d'essai. Chaque fascicule, composé de planches en noir avec commentaires en sous-titre, concernait un seul sujet. Il fut donc facile de constituer des dossiers, de les coter selon la classification de Dewey et de les équiper pour le prêt. En 1954, un abonnement à la Documentation pédagogique (séries histoire, géographie, sciences) vint compléter la Documentation photographique.

Les enfants appréciaient fort ces innovations mais le succès de ces documents à la libre disposition des jeunes lecteurs n'allait pas sans contre-partie. Devant le désordre et les dégâts qui en résultaient, il fallut renoncer au prêt direct. En 1958, l'emprunt de ces dossiers était réservé aux membres du personnel enseignant pour la préparation de leurs cours. L'embryon du service de documentation occupait un coin dans la Bibliothèque des jeunes : il tenait dans deux classeurs en bois réalisés par un menuisier local. Instituteurs et professeurs empruntaient en même temps que les livres pour enfants dont ils avaient besoin, les photographies leur permettant d'illustrer les thèmes qu'ils avaient choisis. Aussi modeste fût-elle, cette documentation s'accroissait petit à petit. En 1963, à la demande des enseignants, nous avons acquis les premières séries de diapositives. Le succès de cette expérience s'affirmait.

Le nombre des utilisateurs était passé de 6 en 1958 à 118 en 1964-1965 sans aucune autre publicité que celle de bouche à oreille. Il s'avérait difficile de faire cohabiter ce qui devenait un nouveau service avec la bibliothèque d'enfants d'une surface déjà trop réduite pour ses usagers normaux. En outre, la présence des adultes dans la bibliothèque des jeunes n'était pas souhaitable.En 1965, les collections du service de documentation furent donc transportées dans une pièce indépendante des salles de l'Heure joyeuse. Malheureusement, à cause du manque de place, cette pièce de 36 m2 servait aussi de bureau pour le personnel de la Bibliothèque des jeunes. Inconvénient plus grave, les livres n'étaient plus groupés avec les dossiers photographiques et les diapositives, d'où une perte de temps et une fatigue supplémentaire lors de la préparation des prêts de documentation puisqu'il fallait sans cesse aller puiser dans le fonds de l'Heure joyeuse ou dans celui réservé aux prêts aux écoles. A la suite d'importants travaux d'agrandissement il a été possible, en 1972-1973, de mettre fin à cette situation en constituant un fonds de livres propre au service de documentation et regroupé avec les photographies et les diapositives.

II. Les utilisateurs - leurs recherches

Pour comprendre la composition de ce fonds documentaire, il convient de préciser quels en sont les utilisateurs et ce qu'ils en attendent. A l'origine et jusque vers 1969, ce service était réservé aux professeurs et aux instituteurs; à l'heure actuelle, en raison de la nouvelle forme d'enseignement qui fait de plus en plus appel à la recherche personnelle, les jeunes sont aussi nombreux que les enseignants à bénéficier de ce service. Ils seront sans doute plus nombreux dès 1973-1974. L'éventail des âges est plus ouvert : aux élèves du premier cycle du secondaire, se joignent maintenant des élèves des classes élémentaires (CM1 et CM2) et quelques élèves plus âgés (second cycle du secondaire).

Ces enfants viennent en général à titre individuel pour réunir une documentation sur un sujet précis qu'ils doivent exposer à leurs camarades. Il arrive également que certains fassent office de documentaliste délégué par le professeur. Leurs recherches ne diffèrent guère de celles d'un enseignant désireux d'illustrer son cours. Il est relativement facile et rapide de les aider à trouver livres, photographies, diapositives sur le sujet désiré, il suffit pour cela de se reporter à la cote Dewey correspondante ou au catalogue alphabétique de matières.

Par contre, il est beaucoup plus long et délicat de rassembler la documentation nécessaire à un responsable d'école maternelle ou de classe de perfectionnement ou encore à un éducateur spécialisé qui cherche un thème de vie dont l'étude se poursuivra souvent durant tout un trimestre. Une institutrice d'école maternelle souhaite raconter à ses élèves le Conte de la marguerite de Béatrice Appia; il faut lui trouver les illustrations suivantes : marguerite, prairie émaillée de fleurs, merle, moineau, mésange, tourterelle, mouton avec clarine, ruisseau, moulin, cascade, lézard, corbeau, peuplier, montagne, alpage etc... La cote Dewey, le catalogue alphabétique de matières ne sont plus suffisants. Il faut savoir dans lequel des 5° ou 60 livres sur les oiseaux on trouvera le beau merle qui illustrera si bien le conte.

Les mêmes thèmes revenant assez régulièrement nous avons entrepris un fichier d'éléments de thèmes, par exemple : abeille, âne, carnaval etc... Malheureusement il n'est pas possible de procéder systématiquement faute de temps et de personnel, mais c'est une voie qu'il conviendrait de suivre étant donné l'intérêt qu'elle présente. L'excellente connaissance du fonds par une ou deux personnes est une garantie nécessaire mais insuffisante pour la bonne marche d'un service.

III. Le fonds du service de documentation. Traitement. Conservation

Adultes et enfants ont actuellement à leur disposition 2 600 livres environ, 1030 recueils de photographies sans compter les exemplaires multiples et les photographies à l'unité, 1 530 séries de diapositives représentant 33 320 diapositives en comptant les doubles.

a) Les livres. Ce sont, d'une part, des documentaires choisis parmi les plus utiles pour les exposés (signalons en particulier les « Bibliothèques de travail ») d'autre part, des contes de grand format, bien illustrés, à l'intention des classes maternelles. Des exemplaires de tous ces livres figurent également dans le fonds de l'Heure joyeuse mais comme il n'y a jamais assez d'exemplaires ils sont presque toujours sortis. Les ouvrages du service de documentation constituent en quelque sorte une réserve pour les enfants ayant des exposés à faire et pour les professeurs.

Ces ouvrages sont traités comme les livres du fonds normal, inscrits au même registre, cotés en Dewey, équipés pour le prêt. La seule différence réside dans la mention « doc » portée sur la fiche inventaire du volume destiné à la documentation et sur le livre lui-même pour éviter toute confusion. Jusqu'à présent, nous n'avons pas eu le temps de doubler les fiches auteurs et les fiches sujets correspondant à ces quelque 2 600 volumes et il faut se référer aux catalogues de l'Heure joyeuse qui répertorient la totalité du fonds ou se fier à sa mémoire. Cette solution ne saurait s'éterniser. Il s'avère indispensable d'établir un catalogue alphabétique de matières, le catalogue alphabétique d'auteurs ne semble pas de première nécessité.

b) La Documentation photographique est constituée essentiellement de publications périodiques : Documentation pédagogique, Documentation photographique. A cela s'ajoutent des photographies diverses (surtout d'animaux), des cartes postales (costumes folkloriques...), des reproductions de peinture, etc.

Les publications périodiques sont inscrites au kardex. Les photographies acquises à l'unité sont inscrites dans le registre d'entrée au même titre que les livres. La mention « photo » est notée dans la colonne réservée aux observations. Tous ces documents sont cotés en Dewey; pour chaque recueil ou chaque photographie, il est fait autant de fiches alphabétiques sujets qu'il est nécessaire. Ce catalogue est à la disposition des usagers de la documentation.

L'équipement pour le prêt pose un certain nombre de problèmes. Les grandes planches sont collées sur un carton fort et plastifiées. Elles sont ensuite classées par cote dans des boîtes faites spécialement par le relieur de la bibliothèque. Chaque document iconographique du type documentation pédagogique ou photographique est glissé dans une pochette de plastique. Ces pochettes, fournies par un relieur de la ville, sont fermées de trois côtés (soudure à la machine) dont l'un est perforé de 2 trous pour que l'on puisse réunir plusieurs pochettes lorsque les documents qu'elles contiennent traitent du même sujet. Pour ce faire nous nous servons de deux petits anneaux de plastique, faciles à ouvrir, ce qui permet d'utiliser séparément les documents sans avoir à les sortir de leur pochette protectrice. Les cartes postales sont fixées à l'aide de coins sur un carton léger taillé au format des pochettes de plastique. Chaque fascicule est équipé d'un carton portant les mentions nécessaires à un prêt du type système Brown. Ce carton est également protégé par une pochette de plastique.

Ces recueils de photographies sont classés par cote Dewey puis par ordre alphabétique de titres dans des bacs-tiroirs métalliques standard. Des difficultés ont surgi lorsque le format de la Documentation pédagogique est passé de 0,2I m X 0,27 m à 0,27 m X 0,4I m. Nous avons fini par trouver des bacs conformes aux nouvelles dimensions (7)  * et pour la commodité de la recherche nous avons établi des renvois d'un classeur à l'autre.

c) Les diapositives. Les premières diapositives enregistrées à la bibliothèque, illustraient de petits contes à l'usage des maternelles; puis furent acquises des diapositives traitant de sujets limousins (émaux de Limoges, par exemple). Devant le succès considérable de ces séries, nous avons augmenté rapidement le fonds et acheté des diapositives d'histoire, de géographie et de sciences correspondant aux programmes du cycle élémentaire et du premier cycle du secondaire. Un gros effort a été fait en 1964-1965 et en 1965-1966, puis nous nous sommes contentés de multiplier certaines séries très demandées et d'acquérir quelques publications récentes. En 1973, après dix années d'expérience, il nous a paru bon de combler des lacunes en géologie, instruction civique, beaux-arts.

Les diapositives sont traitées à la série et non à l'unité. La série est inscrite sur le même registre d'entrée-inventaire que les livres. Un registre d'inscription réservé aux diapositives et portant les mentions suivantes : date d'inscription -numéro d'entrée - auteur - titre - collection - lieu d'édition - éditeur - date d'édition - nombre de diapositives - format - fournisseur - date de la facture - prix - cote - numéro d'exemplaires, permettrait à tout moment de totaliser les acquisitions, le nombre d'exemplaires... sans avoir à exécuter de fastidieuses recherches. Le numéro d'entrée de la série est dactylographié sur une étiquette adhésive avec une machine à écrire à petits caractères. Il est collé au verso de chacune des diapositives constituant la série. Chaque série est cotée en Dewey; cette cote est suivie des trois premières lettres du nom de l'auteur de la série ou, à défaut, des trois premières lettres du nom de l'éditeur puis du numéro d'ordre de la diapositive dans la série; elle est dactylographiée sur une petite étiquette adhésive collée au recto de chaque diapositive en haut, à droite. Si le titre de la série n'est pas imprimé sur le carton de montage, il est dactylographié sur une étiquette adhésive collée en haut et au recto de chaque diapositive, à gauche de la cote; le titre particulier de chaque diapositive est collé sur la même face mais en bas.

Toutes ces opérations peuvent paraître relever du perfectionnisme mais elles sont indispensables pour des vérifications rapides et sûres lorsque l'emprunteur rapporte plusieurs séries de diapositives (on peut prévoir 20 minutes pour l'équipement d'une série de 12 diapositives).

Il est établi pour chaque série de diapositives des fiches sujets mises à la disposition des lecteurs et une fiche inventaire à usage interne. Les fiches inventaires sont classées par cote Dewey puis par ordre alphabétique d'auteurs (s'il y en a un) ou plus souvent d'éditeur.

914.43 Les Vosges [édité par Colin Véronèse] COL

914.43 Les Vosges [édité par Diapofilm] DIA

914.43 Les Vosges [édité par Helio] HEL

Le rangement des diapositives a évolué au cours des années suivant la présentation adoptée par les éditeurs. Nous avons conservé trois types de classement :

I. Rangement en meuble-classeurs des diapositives extraites de leur emballage d'origine.

Les séries achetées au départ étaient livrées dans des emballages hétéroclites inclassables. Il a fallu en extraire les diapositives pour les ranger dans des meubles standard métalliques (5). Chaque série, classée selon la cote Dewey, est précédée de deux fiches en carton léger, d'une hauteur légèrement supérieure à celle des diapositives, portant les mentions suivantes : cote - exemplaire - auteur - titre - nombre de diapositives. L'une de ces fiches, de couleur rose, sert de fantôme (on y inscrit le nom de l'emprunteur et la date limite du prêt). L'autre de couleur beige, sert de fiche d'équipement. L'emprunteur emporte les séries de diapositives qu'il a choisies dans des boites d'emballage adaptées à ce genre de documents. Sur chaque boîte est collée une étiquette adhésive portant la date limite de prêt. Ce mode de rangement présente plusieurs inconvénients : les commentaires, d'un format différent de celui des diapositives (livret, dépliant) sont classés à part, ils sont peu demandés, incommodes à prêter, se perdent... Ces séries sont longues à contrôler et à replacer. C'est un travail qui demande beaucoup de soin et d'attention. Pour toutes ces raisons, ce type de classement n'est pas à conseiller pour une documentation non spécialisée, destinée à un large public.

2. Rangement en meuble-classeur de diapositives conservées dans leur pochette de plastique d'origine.

De plus en plus les diapositives sont livrées dans des pochettes de plastique de format 16,5 X II cm à deux ou plusieurs volets. Le commentaire des diapositives est inséré dans le volet de gauche, les diapositives dans le ou les volets de droite comportant autant de cases individuelles qu'il y a de diapositives. Cette présentation est très pratique. Une fois les diapositives inscrites, étiquetées et remises dans leurs cases respectives, il est facile de les vérifier. Elles peuvent être aussi rapidement visionnées à l'œil nu par l'emprunteur sans risque d'être abîmées. Pour le prêt à domicile il suffit de placer dans le volet gauche, avec le commentaire, une fiche d'équipement normale et une fiche portant la date limite du prêt. Une fiche fantôme est jointe à chaque fascicule, d'un format légèrement supérieur aux pochettes de diapositives, elle sert aussi de fiche guide. Cette présentation, beaucoup plus commode que la précédente, présente pourtant un inconvénient : le manque de rigidité des fascicules oblige à les ranger dans des classeurs spéciaux (6).

3. Rangement sur les rayonnages à livres.

Il existe enfin une troisième présentation qui vient d'être adoptée pour les diapositives Radiovision-Ofrateme. Les diapositives et leur commentaire forment un véritable livre que l'on peut classer en rayon comme un ouvrage ordinaire. Ces séries de diapositives sont traitées comme celles appartenant au type précédent. Il semblerait que ce soit la solution la meilleure dans le cas qui nous intéresse mais il faut attendre d'avoir un peu plus d'expérience pour porter un jugement affirmatif. Pour le moment, les diapositives se trouvent classées à trois endroits différents. Pour pallier cet inconvénient le classeur initial (5) est considéré comme le principal. C'est donc là qu'est placé, à sa cote décimale, un fantôme bleu correspondant à chacune des séries rangées soit dans le classeur (6) soit sur les rayons.

IV. Local et mobilier.

Le fonds documentaire occupe deux pièces, d'une surface totale de 70 m2, communiquant par une large baie. Ce serait suffisant si ces deux salles ne servaient pas également de bureau pour le personnel de la section des jeunes. Le mobilier peut sembler disparate étant donné la diversité des documents à classer.

a) Les livres. Il est inutile d'insister sur les rayonnages à livres, il s'agit de mobilier classique.

b) La documentation photographique. Les meubles sont de deux types :
- Classeur (8) : 6 éléments de 4 tiroirs superposés (5 tiroirs seraient trop hauts). Les dimensions de chaque tiroir sont les suivantes : largeur 0,36 m, hauteur 0,31 m, profondeur o,62 m. Des intercalaires métalliques permettent de maintenir les dossiers photographiques dans une position verticale. Dans chaque tiroir on peut faire tenir 60 recueils de photographies ou encore 475 photographies à l'unité y compris les pochettes de plastique.
- Classeur (7) (La fabrication de ce mobilier est malheureusement interrompue) 4 tiroirs superposables 2 par 2. Étant donné les dimensions de chaque tiroir (largeur 0,55 m, hauteur 0,52 m, profondeur o,63 m), il n'est guère possible de superposer 3 tiroirs. La contenance de chaque tiroir est la même que celle des classeurs (8).

Il faut signaler que classeurs et documentation photographique sont lourds à manœuvrer.

c) Diapositives. Deux types de rangement :
- classeur (5) : 8 blocs posés sur deux piètements de 0,58 m de large, 0,49 m de haut, 0,55 m de profondeur sur chacun desquels on peut placer côte à côte 2 blocs de tiroirs superposables. Chaque bloc est composé de 3 tiroirs dont les dimensions extérieures sont les suivantes : 0,29 m X o,29 m X 0,50 m. Chaque tiroir comprend 4 couloirs avec intercalaires tous les 9 cm environ. On peut y ranger 800 diapositives 5 cm X 5 cm avec fiches d'équipement. Un bloc permet de loger 2 400 diapositives.
- Classeur (6) : 16 blocs posés sur trois piètements de o,66 m de large, 0,60 m de haut, 0,45 m de profondeur. Sur chaque piètement on peut placer 2 blocs de tiroirs superposables. Chaque bloc dont les dimensions sont les suivantes : 0,33 m × 0,27 m X 0,45 m, comporte 2 tiroirs à intercalaires réglables. Il loge environ 800 à 900 diapositives par tiroir soit 1 600 à 1 800 diapositives par bloc.

V. Fonctionnement du service

Le service de documentation est ouvert le mardi de 16 h à 19 h et le mercredi de 9 h à 12 h et de 14 h à 19 h. Il faudrait étendre les heures d'ouverture au samedi après-midi, au moins, mais ce n'est pas possible pour le moment. Comme pour tous les autres services de la bibliothèque, l'inscription et le prêt sont gratuits. Pour emprunter des documents, dont le nombre n'est pas limité, sauf en cas de demandes multiples sur un même sujet, les enfants doivent présenter leur carte d'inscription à l'Heure joyeuse, les adultes remplir une carte d'inscription spéciale.

Le délai de prêt est de trois semaines renouvelable une fois si les documents ne sont pas attendus par d'autres lecteurs. Les maternelles ou les classes à caractère spécial bénéficient d'un régime particulier. Leur emprunt est prolongé automatiquement, si besoin est, jusqu'à la fin du trimestre. En cas de retard, il est perçu une amende de 0,50 F par semaine et par document. En cas de perte ou de détérioration les documents doivent être remboursés. S'il s'agit de diapositives l'emprunteur responsable peut faire refaire la (ou les) diapositive(s) chez un photographe si nous disposons d'un double. Dans le cas contraire il règle toute la série ou la rachète lui-même et remet à la bibliothèque la (ou les) diapositives(s) manquante (s).

Pour choisir leurs documents les emprunteurs ont à leur disposition deux listes multigraphiées, refaites chaque année, classées selon la classification de Dewey, qui répertorient l'une les diapositives, l'autre les documents photographiques. Ces listes sont distribuées gratuitement aux enseignants et aux lecteurs qui les désirent. De plus ils ont à leur disposition un catalogue alphabétique par sujets.

Les emprunteurs ne font pas seuls leurs recherches d'abord parce qu'ils ont besoin d'être guidés, ensuite parce qu'il faut préserver l'ordre des documents mis à leur disposition. Les recherches simples sont faites immédiatement. Si le lecteur a besoin d'une documentation complexe nous lui demandons de revenir la semaine suivante prendre les documents qui ont été préparés à son intention. Deux personnes le mardi, trois le mercredi, dont la sous-bibliothécaire responsable de l'Heure Joyeuse, assurent le service.

En dehors des heures d'ouverture il faut choisir, acheter, traiter, classer et reclasser les documents, faire les recherches les plus difficiles. Deux personnes, du niveau du C.A.F.B., devraient consacrer tout leur temps à ce service pour qu'il fonctionne comme il serait souhaitable.

Tel qu'il est, avec toutes ses imperfections, le service de documentation semble répondre aux désirs des utilisateurs, puisque sans publicité leur nombre a triplé en six ans. A cela plusieurs explications nous semble-t-il :
- Les lecteurs sont intéressés par la diversité des documents mis à leur disposition bien qu'il manque encore les disques.
- Les expériences pédagogiques se multiplient, les lycées et les C.E.S. n'ont pas la documentation suffisante pour faire face à toutes les demandes.
- Beaucoup de lecteurs ne sont pas préparés à effectuer eux-mêmes un choix parmi une masse de documents dont ils ignorent très souvent l'existence.
- Enfin il faut bien l'avouer, les lecteurs, quel que soit leur niveau, souhaitent de plus en plus trouver un travail tout préparé.

C'est pourquoi il nous paraît qu'il conviendrait de développer ce genre d'activité et si nous en avions les moyens nécessaires, d'adjoindre un service de ce type aux sections réservées aux adultes.