Journée d'étude sur l'automatisation du prêt dans les bibliothèques municipales

La D.B.L.P. (Service de la lecture publique et Bureau pour l'automatisation des bibliothèques) a organisé le 7 mars 1973 dans les locaux de la Bibliothèque publique de Massy une journée de travail sur l'automatisation du prêt dans les bibliothèques municipales. Un questionnaire portant sur les conditions dans lesquelles s'effectue le prêt, sur les systèmes utilisés et sur les projets éventuels d'automatisation, avait été envoyé à une centaine de bibliothèques ainsi qu'un bulletin d'inscription. Quarante bibliothécaires, accompagnés selon les cas d'informaticiens ou d'élus municipaux ont vu leur candidature retenue. Trois documents de travail furent proposés à leur examen, à savoir un rapport sur les fonctions de la communication, un rapport sur la gestion du prêt et un rapport sur les matériels de saisie de données. Ces trois documents devaient être étudiés et critiqués au cours de la journée.

Après une introduction de M. l'Inspecteur général Poindron et la présentation des participants à ce colloque, M. Michel Boisset, conservateur chargé de la direction du B.A.B., exposa les problèmes de la mise en place de l'automatisation et des services qui en découlent.

Il ressort de cette étude qu'avant d'introduire l'automatisation dans une bibliothèque, le bibliothécaire doit avoir étudié très précisément l'ensemble des fonctions qui pourraient être automatisées, compte tenu des données propres à la bibliothèque : mission de la bibliothèque, nombre d'emprunteurs, importance des collections qui circulent, nombre de transactions. Il ne faut pas négliger certaines contraintes, tant locales : rapports avec la commune, délais demandés, bâtiment et mobilier, que nationales et même internationales : normes de catalogage, statistiques, schéma directeur de l'automatisation des bibliothèques.

Les bibliothèques qui projettent la mise en place d'un système automatisé ont donc intérêt à ne pas travailler en ordre dispersé mais à se mettre en relations avec le B.A.B. qui peut faire bénéficier les villes de ses informations, de son expérience, de ses programmes et les renseigner sur ses projets à l'étude.

La mise en place du prêt automatisé dans une bibliothèque exige qu'une analyse fonctionnelle, c'est-à-dire l'énumération très précise des traitements et des fonctions qui peuvent être rencontrés dans la communication, soit faite par le bibliothécaire, qu'une analyse organique soit élaborée en collaboration avec un informaticien et que certaines options soient prises : choix du matériel, choix du programme en tenant compte des conditions d'exploitation, de la maintenance des outils, des tests à effectuer.

Il n'est pas possible d'engager un tel processus sans en avoir exactement évalué le coût, tant au niveau des dépenses d'investissement (personnel nécessaire à l'élaboration des programmes, acquisition des matériels : ordinateurs et appareils de saisie de données, équipement des locaux, du mobilier, des livres et des cartes d'emprunteurs) qu'au niveau des dépenses de fonctionnement (maintenance des programmes, utilisation du matériel, personnel nécessaire à la marche et à l'alimentation de l'ordinateur, entretien des locaux et du matériel). Les dépenses d'investissement nécessaires doivent être soigneusement étudiées car toute économie réalisée au plan de l'investissement peut par la suite au contraire augmenter les frais de fonctionnement.

Avant de se lancer dans l'automatisation du prêt, le bibliothécaire doit savoir s'il aura les moyens, non seulement de mettre en place le système, mais surtout de le poursuivre. Le coût de fonctionnement d'un système automatisé est en effet très onéreux si les services rendus sont réduits. Il faudra donc évaluer l'amortissement des dépenses compte tenu de l'amélioration des prestations, ce qui n'est pas facile, au départ, à faire.

Enfin, il faut avoir présent à l'esprit que tout accroissement de dépenses sur le budget communal, comme celui relatif à l'acquisition et au fonctionnement d'un ordinateur, a une incidence certaine sur le montant des crédits attribués aux services qui utilisent cette prestation. La distinction entre ce qui coûte à la mairie et ce qui coûte à la bibliothèque est illusoire.

M. Dagand, informaticien au B.A.B. présenta ensuite un rapport élaboré par le groupe de travail sur la communication. Ce rapport qui fait le point sur les fonctions que l'on peut rencontrer dans tout système de communication de documents, se devait d'envisager tous les cas. La discussion s'engagea avec les participants qui, par leurs remarques et suggestions, complétèrent les données du document. Afin de rendre cette analyse fonctionnelle la plus satisfaisante possible, un questionnaire a été envoyé ultérieurement à tous les participants pour qu'ils distinguent, par ordre d'importance, les données qui leur semblent indispensables de celles qui le sont moins. En effet, si le document théorique, qui s'adresse à toutes les catégories de bibliothèques, cherche à êtle exhaustif, chaque bibliothèque n'aura à utiliser qu'une partie de ces renseignements. Il ne faut pas oublier en effet que toute « sophistication » du fichier a des conséquences directes sur le prix de revient.

Les exposés de l'après-midi concernaient l'analyse organique, l'étude des coûts et la présentation des divers matériels de saisie de données.

L'analyse organique, étudiée à l'aide d'un document multigraphié distribué aux participants, porta sur les procédures et les fichiers relatifs à la gestion du prêt. L'étude du coût fut plus délicate. Si, en effet, elle est relativement simple à calculer pour l'investissement, il n'en est pas de même pour les dépenses de fonctionnement qui varient suivant de nombreux facteurs, notamment l'importance et le rythme plus ou moins fréquent des traitements demandés à l'ordinateur. Enfin, cinq constructeurs de matériel de saisie de données : Automated library system, Plessey, Geadac Honeywell-Bull, Adressograph et Friden, présentèrent leurs différents systèmes de prêt. Un rapport comparatif, décrivant précisément ces divers matériels et leur coût, établi par M. Hajjar, informaticien au B.A.B., fut remis aux participants.

Les trois rapports distribués au cours de cette journée d'information seront prochainement publiés.