L'emploi des ordinateurs dans les bibliothèques de la République fédérale allemande

L'emploi des ordinateurs s'est fait jour relativement tard dans les bibliothèques allemandes, mais elles en utilisent désormais largement les possibilités. Que ce soit les services de gestion, de catalographie ou de prêt, les bibliothèques d'études allemandes entreprennent sur une grande échelle la mécanisation de leurs services

Cet article présente l'état de l'automatisation dans les bibliothèques allemandes. Par « automatisation » l'on entend exclusivement l'utilisation du traitement automatique de l'information. Cet exposé n'a l'ambition d'être ni une analyse approfondie ni une présentation complète des questions que pose l'automatisation. Certaines d'entre elles ont été abordées dans l'exposé que G. Pflug a publié en 1966 [1]. La documentation automatique en Allemagne et l'impulsion que ces procédés ont apportée à la bibliothéconomie y étaient particulièrement envisagées. A cause de l'évolution même intervenue dans les bibliothèques, cet exposé doit être complèté par les références citées en annexe.

Pour ne pas dépasser les limites d'un article, nous ne donnerons pas de renseignements sur chaque bibliothèque. On trouvera une documentation complète dans les réponses à une enquête préparée et envoyée sous la forme d'une brochure, que les intéressés peuvent obtenir en s'adressant à l'université technique de Berlin [2].

Le traitement automatique de l'information n'est appliqué dans les bibliothèques allemandes que depuis quelques années. Alors qu'aux États-Unis, dès 1936, elles étaient utilisées par Ralph E. Parker dans le prêt et que les possibilités en étaient étudiées après la seconde guerre mondiale dans toute une série de bibliothèques américaines, les cartes perforées n'eurent d'abord en Allemagne aucun succès. Cela ne tenait pas seulement aux difficultés de toutes sortes auxquelles devaient faire face les bibliothèques allemandes après la guerre, mais aussi à une certaine réticence des bibliothécaires devant la technique, encore que de telles raisons puissent être justifiées. Il y avait aussi la comparaison des coûts qui témoignait contre l'introduction des machines à cartes perforées, puisqu'en Allemagne les salaires étaient alors de beaucoup inférieurs à ceux des États-Unis. En outre dans les discussions professionnelles on insistait sur l'absence de mémoires à grande capacité avec des temps d'accès courts et sur l'obligation de stocker les cartes perforées, qui devaient pour chaque étape du travail (le tri, l'interclassement, le listage) être traitées par d'autres machines [3].

Dès que les procédés de traitement automatique de l'information pénétrèrent en Allemagne, l'intérêt des bibliothèques s'éveilla. Le projet d'automatisation de la bibliothèque de l'Université de la Ruhr à Bochum (1964) fut connu dans des cercles plus larges, il était caractérisé par un système intégré de traitement automatique et par un ordinateur propre à la bibliothèque. Il parut tout d'abord que les bibliothèques allemandes éviteraient l'étape des procédés par cartes perforées puisque les nouvelles bibliothèques universitaires de Ratisbonne (1965), de Constance (1965), de Brême (1966), d'Ulm (1967), de Bielefeld (1968) croyaient ne pas pouvoir se tirer d'affaire sans l'emploi du traitement automatique et qu'elles s'orientaient à priori vers ces techniques. On trouve certains renseignements sur les nouvelles bibliothèques de Ratisbonne, Bochum, Brême et Constance dans le Zeitschrift für Bibliothekswesen und Bibliographie (vol. 12, pp. 287-303) ainsi que dans l'article de J. Stoltzenburg [4]. A côté de ces nouvelles bibliothèques d'établissements d'enseignement supérieur qui utilisent l'automatisation avant tout pour le catalogue, quelques autres bibliothèques des différents types se sont préoccupées des utilisations diverses de l'automatisation, comme il ressort des paragraphes suivants.

En revanche, l'ensemble des anciennes bibliothèques commence petit à petit à se dégager du fardeau de la tradition et à se préoccuper des nouvelles techniques; ainsi par exemple depuis 1967 la bibliothèque universitaire d'Hambourg a découvert les possibilités des cartes perforées pour les procédures du prêt.

Il faut ici rendre hommage au rôle de la Deutsche Forchungsgemeinschaft dont la commission des bibliothèques a décidé en 1963 la création d'une sous-commission pour la rationalisation (dénommée plus tard sous-commission pour l'automatisation) qui se préoccupe principalement des possibilités de rationaliser le travail des bibliothèques par l'automatisation. Un grand nombre de projets ont vu le jour grâce à cette commission et ont été parfois financés sur son initiative. De plus la DFG encourage les discussions professionnelles en finançant des symposia sur les différents problèmes de l'automatisation des bibliothèques. Le premier symposium s'est tenu à Bochum en 1966 et avait pour thème l'automatisation du prêt. Les exposés en ont été publiés [5]. Une réunion de ce genre qui se présentait comme une séance de travail réunissant un petit groupe de spécialistes intéressés s'est tenue en automne 1968 à Gottingen et était consacrée à l'automatisation d'un service de périodiques.

Enfin, la DFG a encore financé des voyages d'étude de bibliothécaires allemands qui devaient fournir des indications sur l'état de l'automatisation dans les bibliothèques étrangères. Mentionnons particulièrement le voyage entrepris aux États-Unis par six bibliothécaires qui a donné lieu à un rapport détaillé paru en 1967 [6].

Depuis quelques années, l'on s'efforce d'intensifier une collaboration libérale et de faire étudier les questions principales que soulève l'automatisation en bibliothéconomie par un organisme spécialisé dont les collaborateurs ne sont pas absorbés par le travail routinier d'une bibliothèque mais se préoccupent de ses particularités. La raison d'être d'un tel organisme se trouve dans l'importance des essais que demande l'automatisation dans les bibliothèques où le traitement automatique de l'information ne peut prouver toutes ses possibilités que grâce à une collaboration et une unification des méthodes de travail. Un tel établissement devrait également assurer la formation et le perfectionnement du personnel. On espère qu'en 1969 un Institut central des techniques bibliothéconomiques pourra commencer son travail auprès de la bibliothèque du Preussische Kulturbesitz.

D'après les résultats de l'enquête déjà mentionnée, comme on pouvait l'espérer, l'initiative de l'automatisation est venue, le plupart du temps (mais non toujours!) des bibliothèques. Pour établir le programme, il y eut bien entendu une collaboration avec les spécialistes du centre de calcul de l'université, et parfois avec ceux des centres des municipalités. La programmation a été réalisée en partie par des bibliothécaires qui avaient reçu une formation de programmeurs et en partie par des programmeurs familiarisés avec les bibliothèques. D'ailleurs dans les bibliothèques qui s'intéressent à une véritable automatisation, on remarque une tendance à créer leur propre service de programmeurs, pour garantir une continuité dans les travaux. Mais les indices très défavorables qu'a cette profession dans les conventions de salaires des services publics ne facilitent pas les engagements de programmeurs. Mais si l'on réfléchit à ce que coûte une heure de test sur un ordinateur moyen, il apparaît clairement à quel gaspillage peut correspondre une économie apparente du trésor public. Il faut encore insister sur l'importance des possibilités de formation dans le futur Institut central des techniques bibliothéconomiques.

Dans les grandes bibliothèques on s'est principalement préoccupé de l'automatisation des travaux de gestion - ce que l'on appelle les housekeeping procedures -alors que les problèmes d'exploitation de la documentation et la recherche documentaire ( l'information retrieval) restent avant tout l'affaire des bibliothèques spécialisées et des centres de documentation.

Dans le domaine des travaux de gestion l'on constate des progrès ces dernières années. En 1966, G. Pflug ne mentionnait que la Bibliothèque universitaire de Bochum et la Bibliothèque de l'université de Berlin, comme bibliothèques ayant déjà mis en pratique le traitement automatique de l'information. Depuis leur nombre s'est accru d'une douzaine, auxquelles s'ajoutent de nombreuses bibliothèques avec des programmes d'automatisation, parfois déjà au stade de la programmation.

C'est bien entendu la Bibliothèque universitaire de Bochum qui utilise l'ordinateur plus que n'importe quelle autre bibliothèque en Allemagne, et qui même à l'étranger occuperait une place de tout premier plan en ce qui concerne les résultats. Je peux ne pas entrer dans les détails puisque tous ceux qui s'y intéressent peuvent se procurer un rapport complet sur l'état de l'automatisation dans cette bibliothèque [7].

Je voudrais cependant m'arrêter sur un point. La structure de la bibliothèque est, prise dans son ensemble, parfaitement traditionnelle, si toutefois l'on fait abstraction du principe, inhabituel dans une bibliothèque universitaire allemande, d'un magasin tout à fait en accès libre : il y a en effet un service d'acquisitions, un service de catalogage, un service public qui, tous, ont un système automatisé plus ou moins autonome, même si ces éléments tendent à l'intégration.

Il ne me semble absolument pas certain que cette forme d'intégration dans une bibliothèque du traitement automatique de l'information, qui, d'ailleurs, n'est possible que limitée, sera vraiment couronnée du succès qui nous a été prédit. Les possibilités techniques modernes de transmission et de traitement de l'information nous donneront à nous bibliothécaires l'occasion de rendre possible, au lieu de l'intégration dans une bibliothèque articulée fonctionnellement selon les circuits du travail, une intégration dans une bibliothèque articulée selon l'angle de la spécialisation, ainsi les publications seront apportées aussi près que possible des principaux points d'utilisation, comme il est prévu dans d'autres bibliothèques récentes d'établissements d'enseignement supérieur et d'autres grands organismes. La communication réciproque par la technique moderne serait réalisée et l'on n'aurait qu'à laisser à une centrale les tâches qui n'ont rien à voir avec l'efficience du service public de la bibliothèque. Cela demande encore beaucoup de réflexion et de nombreux essais.

Parmi tous les plans qui ont été développés en faveur d'un système intégré, le schéma présenté par W. Rittberger en collaboration avec A. Petrucci et S. Capobianchi [8] me semble être une base utilisable pour des études plus approfondies, quoiqu'il ait été conçu pour la bibliothèque peu importante du centre de recherche de l'Euratom à Ispra et qu'il ne soit par conséquent pas très détaillé.

Les services de prêt et de catalogage sont les premiers services automatisés par les bibliothèques. Tandis que par exemple aux États-Unis on observe une certaine réticence devant le catalogue établi par ordinateur, une réserve parfois devant ce que fera la Bibliothèque du Congrès dont le Projet Marc ne paraît pas progresser très vite, on s'est attaché en Allemagne et avec un certain succès à l'établissement par ordinateur de bibliographies et de catalogages imprimés. On ne s'est d'ailleurs pas livré à de grandes considérations théoriques mais on s'est directement engagé dans la pratique [9]. Le temps nous apprendra si l'on peut conserver une saisie et un codage des données bibliographiques, ainsi conçus, lesquels reposent sur des modèles venant de la documentation. Cependant les catalogues en volumes réalisés par ordinateur ont atteint une importance certaine, à Bochum sont recensés dans le catalogue alphabétique et dans ses suppléments environ 153 000 titres, c'est-à-dire environ 260 000 entrées; le catalogue de Ratisbonne contient déjà 110 000 titres avec quelque 180 000 entrées, tandis que le premier catalogue de Constance ne contient que 45 ooo titres.

Pour l'impression des catalogues se pose particulièrement le problème du nombre de caractères disponibles pour l'entrée et la sortie; le problème a été pris très au sérieux en Allemagne. Dans un exposé sur les possibilité des catalogues automatisés, Kaltwesser [10] estime à 246 le nombre des combinaisons de signes (lettres plus signes diacritiques) nécessaires pour les entrées de titres de la bibliothèque de l'État de Bavière à Munich. C'est une évaluation extrême, il y a actuellement quelques spécialistes qui toléreraient la perte d'information que l'on accepte dans l'écriture, comme par exemple, l'abandon de la plupart des signes diacritiques et de la distinction entre majuscules et minuscules [11].

La bibliothèque universitaire de Ratisbonne entre ses données catalographiques à l'aide d'un téléimprimeur à six canaux, qui permet de coder directement 118 signes grâce à une double permutation. Pour la sortie on utilise une imprimante avec un tambour d'impression de 96 caractères. L'imprimante utilisée à la bibliothèque universitaire de Constance peut être équipée d'un tambour d'impression de 63 ou de 124 caractères. Avec les imprimantes actuelles, le problème technique n'est pas l'exploitation d'une réserve plus grande de caractères, il s'agit seulement de savoir dans quelle mesure elle est défendable sur le plan économique, puisque les temps d'impression augmentent considérablement si l'on utilise un plus grand nombre de caractères

Encore plus onéreuse devrait être la photocomposition alimentée par ordinateur. Il faut mentionner les rapports établis par la Zentralstelle für Maschinelle Dokumentation à Francfort qui a procédé à l'établissement par ordinateur de la Deutsche Bibliographie et de la South African National Bibliography; selon ces rapports, l'on peut éliminer le goulot d'étranglement dans le flot des données que constitue la composition du texte par une machine à composer en ligne-blocs alimentée par des bandes perforées, en utilisant une photocomposeuse alimentée par des bandes magnétiques [12, 13, 14].

Pour la saisie de l'information il est particulièrement important de parvenir à une unification de l'entrée, c'est-à-dire de la structure des données bibliographiques. Malheureusement on n'y a pas encore réussi jusqu'ici en Allemagne, parce que la construction et le développement de nouvelles bibliothèques d'établissements d'enseignement supérieur qui sont particulièrement actives dans le domaine de la mécanisation du catalogue ont anéanti tous les programmes d'action commune : le besoin d'obtenir rapidement des catalogues était plus fort que l'intention d'étudier la nécessité d'une coordination. Ce n'est qu'en 1966 que commence une collaboration dans un cadre limité : avec l'appui d'une société d'ordinateurs, les bibliothèques des universités de Brême et d'Ulm ont entrepris un programme commun d'établissement de catalogues. Mais aucun schéma unique de traitement n'est encore appliqué, si bien que l'entrée des données particulièrement difficile doit être programmée plusieurs fois, comme une partie de la sortie.

Aussi longtemps que la programmation n'est pas parfaite, les titres à Brême et à Ulm seront reportés sur des fiches par l'intermédiaire de machines à écrire à bandes perforées. Je pourrais ici aussi mentionner le projet commun des bibliothèques des musées de Cologne qui établissent par ordinateur un catalogue central de leurs fonds en collaboration avec le centre allemand de calcul de Darmstadt [15].

Pour traiter des problèmes de la normalisation sur une base plus large, un groupe de travail de la sous-commission de la Deutsche Forschungsgemeinschaft a été chargé d'organiser sous une forme normalisée les données les plus importantes d'une notice catalographique. Les résultats ne seront pas disponibles dans les prochains mois, puisque toute une série de projets doivent être testés, à commencer par le projet Marc II. A propos du problème d'ordre qui se pose pour une entrée « non catégorisée », Hahn a rédigé une étude qui, d'ailleurs, ne traite que d'un aspect du problème [16].

En face du catalogue on peut indiquer le développement moins révolutionnaire dans le secteur du prêt. A l'exception du système par cartes perforées de la Bibliothèque universitaire d'Hambourg [17] il n'y a un système de prêt par ordinateur que dans trois grandes bibliothèques allemandes : bibliothèque universitaire de Bochum, bibliothèque de l'Université technique de Berlin, bibliothèque municipale de Duisburg [19, 20] et une bibliothèque spécialisée (la bibliothèque du centre de recherche nucléaire de la Rhénanie du Nord-Westphalie à Jülich), cependant eu égard au nombre des prêts, seul le système de Duisburg avec ses quelque trois millions de prêt par an peut être comparé aux grands systèmes américains (par exemple la Bibliothèque universitaire de la Colombie britannique à Vancouver, la bibliothèque de l'Université du Missouri à Columbia, et celle de l'Université de l'Illinois à Carbondale). Le système de Duisbourg est remarquable dans la mesure où l'entrée des cotes ne se fait pas, comme dans tous les systèmes déjà mentionnés, à partir de supports préfabriqués, mais par une frappe manuelle, au cours de laquelle un chiffre de contrôle permet de détecter rapidement la plupart des fautes de frappe. Aussi a-t-on dû munir les cotes (purement numériques) d'un chiffre de contrôle. On peut dire d'une façon générale que l'automatisation du prêt ne connaît pas encore en Allemagne un grand succès. Tous les procédés qui nous sont connus ne sont pas encore considérés comme significatifs au point que l'on puisse tenir pour dépassés les systèmes manuels. Il semble donc être encore difficile de rationaliser l'entrée et le traitement en ordinateur d'un grand nombre de données au point de réaliser une véritable économie. De plus les possibilités d'orchestrer la politique d'acquisition d'une bibliothèque ne sont pas suffisamment utilisées, si l'on excepte la tentative de la bibliothèque de l'Université technique de Berlin : il s'agit de l'analyse statistique minutieuse des données sur les prêts stockées par l'ordinateur, relatives soit à la fréquence des prêts par des groupes d'utilisateurs, soit à la fréquence avec laquelle chaque livre est prêté.

C'est avec un intérêt tout particulier que l'on suivra les projets de la bibliothèque de l'École supérieure technique d'Aix-la-Chapelle qui veut développer pour le prêt un système on line dans lequel les données sur le prêt devront être, à partir d'un terminal de la bibliothèque, conservées dans une grande mémoire à disque du centre de calcul de l'université.

Il n'y a encore jusqu'ici en Allemagne aucun système automatisé de gestion de périodiques à l'inverse des États-Unis où l'on porte à ce problème un intérêt particulier. Toutefois un tel système est en préparation à la bibliothèque de l'Université de Basse-Saxe à Gôttingen. Il s'agit de la seconde étape d'un projet dont la première était l'établissement d'un inventaire de périodiques et de séries. La continuation par ordinateur de cet inventaire comprenant quelque 25 000 titres rend possible simultanément celle du catalogue de localisation des périodiques, qui a été jusqu'ici négligée dans les autres systèmes. D'autres inventaires de périodiques établis par ordinateurs suivront bientôt, à Marburg, Kiel et Berlin par exemple. De plus des inventaires de périodiques sous la forme de catalogues collectifs pour tel ou tel domaine seront établis par automatisation, par exemple le Catalogue de périodiques de sciences pures de Bonn [23]. Il me paraît également intéressant que la Bibliothèque universitaire de Bochum ne commence la gestion des périodiques qu'après la mécanisation du service de reliure.

Dans le service d'acquisition des monographies l'automatisation n'a pas pu encore être adoptée. Certes on y travaille à Bochum et dans d'autres bibliothèques, par exemple à la bibliothèque de l'Université technique, cependant ces travaux n'ont pas encore été menés à bien. Mais il faut considérer que le besoin d'en venir à une simplification par la mécanisation ne paraît pas être si important en Allemagne, par suite de l'organisation des bibliothèques toute différente de celle des bibliothèques améraicaines, qui souvent ont à administrer de nombreuses annexes et dont les ressources financières sont très diversifiées.

A cela s'ajoute la nécessité de continuer dans les bibliothèques allemandes ce que l'on appelle le registre d'entrée, c'est-à-dire une liste de toutes les publications acquises dans leur ordre d'arrivée. En conséquence il semble qu'il faille concevoir comme un système intégré la mécanisation du service d'acquisition en relation avec la mécanisation des catalogues.

Il faut encore s'arrêter sur l'exploitation de l'information et de la documentation active que d'après les essais de F. Schulte-Tigges [24] un travail important a été réalisé dans certaines bibliothèques par exemple la bibliothèque du centre de recherche nucléaire de Jülich. Un catalogue établi sur ordinateur recence dans des volumes semestriels et cumulatifs non seulement les monographies mais les rapports de congrès et autres œuvres collectives, classés par auteurs et par mots matières. A Constance, il existe un catalogue systématique realisé par ordinateur. Les catalogues matières des bibliothèques universitaires de Bochum et de Regensburg sont encore en préparation, des difficultés sont venues moins du côté du traitement des données que de la classification, de l'attribution des mots matières pour un grand nombre de nouvelles acquisitions dans des bibliothèques au moment de leur constitution. D'ailleurs dans ce domaine il faut encore résoudre un grand nombre de questions avant de pouvoir penser dans les grandes bibliothèques encyclopédiques à une amélioration effective de l'exploitation de la documentation par des méthodes automatisées. Il est satisfaisant de voir qu'il y a eu discussion sur ces problèmes lors de la réunion des bibliothécaires allemands en 1967, à Aix-la-Chapelle, particulièrement grâce à l'exposé de W. Grunwald sur la théorie de la classification [26]. Un exemple particulièrement significatif des possibilités techniques offertes, depuis la recherche dans un catalogue jusqu'à la recherche documentaire, fut donné en juillet 1968 lors de la réunion commune entre le Massachusetts Institute of Technology et l'Université technique de Berlin des demandes d'information ont pu être échangées sous la forme d'un dialogue entre l'utilisateur à Berlin et l'ordinateur à Boston, grâce au câble transatlantique. Ont été étudiés le Technical information project de M. Kessler et de ses collaborateurs, et les données du projet Intrex. D'ailleurs dans ce cas particulier les coûts de transmission de l'information par câble étaient aussi élevés que le coût de l'ordinateur à Boston. De tout cela il résulte que nous pourrons parvenir à un réseau d'information réellement efficient lorsque les coûts de transmission lointaine des données pourront être considérablement diminués. Dans le cadre de cet article je ne peux m'arrêter sur l'utilisation des méthodes mécanisées en documentation. Je renvoie aux travaux de la Zentralstelle für Maschinelle Dokumentation à Francfort qui a publié une troisième liste des projets [28]. D'ailleurs parmi les travaux signalés dans le paragraphe sur le catalogage, il y en a quelques-uns intéressant les bibliothécaires, par exemple, les recherches [29, 30, 31] sur l'établissement par ordinateur d'index classés selon la CDU (voir également le projet de la Bibliothèque universitaire de Munster pour l'établissement d'un index de leur catalogue systématique) de même qu'une liste de mots vides en allemands [32].

Pour conclure il faut également s'arrêter brièvement sur le problème de la machine. Parmi les bibliothèques citées dans ce rapport seule celle de l'Université de Bochum a son propre ordinateur. Toutes les autres bibliothèques utilisent l'appareillage d'autres organismes, la plupart celui des institutions dont elles relèvent. Ainsi les appareils utilisés sont-ils très différents de par leur structure, de par le code et le stockage des données de même que par les langues de programmation utilisées. Même un non initié peut pressentir quelles difficultés apparaissent lorsqu'on échange des données traitées par la machine.

Pour le traitement des données pour le catalogage, à l'inverse des État-Unis, on utilise en Allemagne presque uniquement les bandes perforées. Dans les programmes décrits on utilisait des assembleurs, ce qui était concevable étant donné les problèmes à programmer, pour pouvoir utiliser au maximum les capacités de l'ordinateur. Dans l'avenir pour faciliter l'échange on devra utiliser partout où c'est possible des langues indépendantes de la machine comme le Cobol, le Fortran ou l'Algol.

Disons pour conclure que les indications sur la machine de la Zentralstelle für maschinelle Dokumentation (utilisée par la Deutsche Bibliothek à Francfort) indiquent très clairement dans quelle direction vont les désirs des bibliothécaires et des documentalistes, car l'appareillage de traitement qui est construit spécialement pour les besoins de la bibliothéconomie et de la documentation, prouve un développement très poussé des périphériques tandis que l'unité centrale est comparativement équipée plus modestement.