Le « Scandinavian Documentation Center » (SCANDOC) à Washington

Problème de l'information et de la documentation aux États-Unis à la suite des efforts faits par le gouvernement fédéral dans le domaine « recherche et développement ». En I958, décision du « Scandinavian Council for Applied Research » (SCAR) d'établir aux États-Unis un organisme mixte pour la documentation, qui renforcerait les liens entre les États-Unis et la Scandinavie. Création en I960 du « Scandinavian Documentation Center » (SCANDOC). Organisation du Scandoc (tableau); ses buts et ses tâches : aider la recherche et l'industrie des pays scandinaves en leur procurant les documents scientifiques et techniques élaborés aux États-Unis et au Canada, difficiles à obtenir par les voies ordinaires. Somme des résultats acquis au cours de ces trois années d'expérience

Le Scandoc fut institué en 1960 par les soins conjugués du Danemark, de la Finlande, de la Norvège et de la Suède et il s'est avéré un instrument utile pour la documentation scientifique et technique de ces pays. Avant de traiter du Scandoc en particulier, j'aimerais donner un bref aperçu de quelques-unes des grandes lignes des problèmes posés par l'information, d'où naquit le besoin d'un tel organisme aux États-Unis.

Il est devenu évident dans le monde entier que l'extraordinaire expansion de la recherche dans tous les domaines a augmenté les difficultés d'exploitation des résultats au point qu'il n'est plus possible de se tenir au courant. Le problème pressant qui nous est actuellement posé par l'information s'aggrave de jour en jour, et la situation est d'ores et déjà telle qu'elle conduit à une perte d'énergie, à une perte de temps et à une perte d'argent.

L'accroissement de l'effort fait aux États-Unis dans le domaine de la « recherche et du développement » (R. et D.) est illustré par les sommes allouées aux « R et D » par le Gouvernement fédéral :
en 1940 : 74 millions de dollars
1950 : 1 000 - -
1955 : 3 000 - -
1960 : 8 000 - -
1963 : 14 700 - -

En 1954, les subventions gouvernementales aux « R et D » représentaient seulement 50 % des subventions totales de la nation en ce domaine, tandis qu'à l'heure actuelle, elles représentent deux tiers du total et 13 % du budget général du Gouvernement fédéral.

Les plus grands consommateurs des subventions « R et D » sont : le Département de la Défense (environ 50 %), la « National Aeronautics and Space Administration » (environ 19 %) et l' « Atomic Energy Commission » (environ 7,5 %).

On peut estimer que le total de la subvention « R et D » aux États-Unis, pour la recherche aussi bien fédérale que privée, atteindra en 1963 plus de 20 ooo millions de dollars. En neuf ans seulement, les investissements des États-Unis pour la recherche et le développement ont plus que triplé.

Communication des résultats de la recherche officielle aux États-Unis.

Le premier résultat atteint par ces gros investissements est un développement des connaissances. La façon dont ces connaissances peuvent être utilisées et réinvesties dépend en grande partie de la façon dont est résolu le problème de l'information. Ce problème a désormais de telles dimensions qu'on ne peut en venir à bout par aucun système d'information courant.

La recherche de nos jours est menacée par l'inefficacité et la stagnation parce qu'elle n'est plus capable d'absorber les connaissances aussi rapidement que s'en développent de nouvelles. Un recensement établi récemment par la « Library of Congress » chiffre à environ 35 000 le nombre des périodiques scientifiques et techniques du monde entier. Parmi eux, 6 200 sont publiés aux États-Unis. Le nombre d'articles publiés dans ces périodiques sera évalué dans la deuxième partie de ce recensement. Pour le moment, aucun chiffre sûr n'est disponible. On estime généralement à environ 2 millions par an le nombre des articles publiés en science et en technologie.

Le recensement de la « Library of Congress » ne porte que sur les périodiques et exclut des publications telles que les comptes rendus de conférences, les thèses, les rapports. Cette dernière forme de communication des résultats des recherches est relativement nouvelle. Les rapports, qui donnent les premières conclusions d'une étude, ne sont que dans une faible mesure publiés dans les périodiques scientifiques réguliers. Une étude menée par l' « Atomic Energy Commission » (A.E.C.), il y a quelques années, a montré que moins d'un tiers des rapports non classés (non soumis au secret) de l'A.E.C. avaient été ultérieurement publiés dans des périodiques scientifiques.

La rédaction de rapports est une conséquence du contrat passé avec le gouvernement pour la recherche, car il faut rendre compte à l'autorité qui finance des résultats des travaux. Avec l'expansion extraordinaire de la recherche officielle, il faut s'attendre à ce que le volume des rapports officiels ne cesse de s'accroître.

L' « Office of Technical Services » (O.T.S.) du Département du Commerce, qui est l'office de documentation central pour les rapports techniques non classés du Département de la Défense, de l' « Atomic Energy Commission », de la « National Aeronautics and Space Administration » et d'une série d'autres organismes officiels, enregistre et édite habituellement chaque année environ 25 ooo rapports de ce genre, plus environ 25 000 traductions techniques à l'heure actuelle.

L' « Armed Services Technical Information Agency » (A.S.T.I.A.), récemment réorganisée et rebaptisée : « Defense Documentation Center » (D.D.C.), a compté que s'il fallait emmagasiner 50 exemplaires de chaque rapport technique se rapportant uniquement à la recherche et au développement dans le cadre de la défense, il lui faudrait chaque jour 1 km de rayonnages supplémentaires.

Aux États-Unis, le nombre de rapports écrits est probablement plus élevé que le nombre d'articles de périodiques. Le nombre de pages couvertes par les rapports est beaucoup plus important que celui que comporte la production périodique publiée. La qualité du contenu des rapports est égale à celle des périodiques : elle a été considérablement améliorée au long des années. Les scientifiques qui veulent se tenir au courant des développements de leur discipline ne peuvent pas plus ignorer les rapports que les périodiques.

Les difficultés pour retrouver l'information que l'on désire dans cette masse de connaissances emmagasinées dans des documents deviennent de plus en plus redoutables, et des sommes considérables sont annuellement gaspillées à refaire inutilement des recherches déjà faites. On admet généralement que la perte d'argent occasionnée par l'absence d'information atteint à peu près 10 % du total des subventions destinées à la recherche et s'élève par conséquent à des milliers de millions de dollars par an.

Subventions fédérales pour la documentation et l'information.

Des sommes importantes sont allouées par le gouvernement des États-Unis pour la documentation et l'information. En 1962, les subventions pour l'information scientifique et technique se sont élevées à environ 100 millions de dollars, soit environ 1 % du total du budget fédéral pour la recherche et le développement. La plus grande partie de cette somme a été là encore répartie entre un nombre relativement restreint de géants de l'information technique : 70 % ont été employés par les 9 plus grands organismes. Le « US Patent Office » à lui seul a reçu à peu près 23 millions de dollars, et employait 2 500 personnes, et la « National Science Foundation » a obtenu 10,5 millions de dollars. Le « National Institute of Health » a reçu à peu près 6,2 millions de dollars, la « Library of Congress » 5,6 millions, et l'A.S.T.I.A. environ 5 millions.

Les subventions allouées à l'information technique ont augmenté de quelque 15 % de 196I à 1962. Il faut cependant noter que la subvention à la « National Science Foundation » pour les programmes relatifs à l'information scientifique, exécutés principalement grâce à des allocations extérieures, par exemple les allocations versées aux équipes de recherche et aux documentalistes n'appartenant pas à la Fondation, s'est accrue d'environ 53,5 % de 196I à 1962. Cet exemple illustre la place privilégiée accordée à la recherche fondamentale et aux études sur l'information et la documentation scientifiques. Le but de ces études est de trouver de meilleurs systèmes pour traiter la masse de l'information.

Il sera intéressant de voir quels résultats donneront les efforts de la « National Science Foundation » pour apporter des solutions neuves et meilleures au problème de l'information.

Mise en œuvre du SCANDOC.

Les faits exposés ci-dessus ont amené le « Scandinavian Council for Applied Research » (SCAR) à étudier les moyens susceptibles de renforcer les liens entre les États-Unis et la Scandinavie. Le dessein fondamental du SCAR, institué par les conseils et les académies de recherche nationaux des 5 pays, est d'améliorer et d'organiser la coopération entre Scandinaves pour la recherche scientifique et industrielle et pour l'exploitation de ses résultats.

En 1958, le SCAR mit sur pied un groupe de travail officieux à Washington. Le Danemark était représenté par son attaché à l'industrie et la Suède par le « Liaison Scientist » de l'Académie royale de Suède des sciences de l'ingénieur. La Finlande et la Norvège étaient représentées par des membres de leurs ambassades à Washington. Ce groupe de travail présenta un plan pour l'établissement aux États-Unis d'un organisme scandinave mixte pour la documentation. Les buts et les tâches du SCANDOC étaient exposés comme suit, dans les premiers paragraphes des statuts :

Paragraphe 1 : Le but du « Scandinavian Documentation Center » (qu'on appellera dorénavant SCANDOC) aux États-Unis, instauré par le « Scandinavian Council for applied research » (SCAR), est d'aider les conseils et les académies des sciences de l'ingénieur, spécialisés dans la recherche scientifique et technique, ainsi que les services d'information affiliés, dans leurs activités de documentation et d'information.

Paragraphe 2 : Le SCANDOC :
a) se tiendra au courant des progrès de la documentation et de l'information scientifiques aux États-Unis et au Canada, et rendra compte aux pays scandinaves de la publication de documents s'y rapportant;
b) procurera, à qui les demandera, des documents venus des États-Unis et du Canada;
c) fera lui-même ou fera faire les recherches bibliographiques qu'on lui demandera ;
d) donnera aux personnes qui pourraient être intéressées, aux États-Unis et au Canada, toutes informations sur la documentation scandinave, et leur procurera tous documents utiles;
e) recevra des bénéficiaires de « bourses », se spécialisant dans l'information, pour des stages d'études à Washington;
f) prendra toutes autres mesures utiles en rapport avec les buts du SCANDOC.

Paragraphe 3 : Le SCANDOC a un Comité consultatif scandinave composé de membres du SCAR « Committee on Technical Information Service ». En outre le SCANDOC a un comité consultatif local aux U.S.A. Les membres de ce dernier comité sont nommés par le SCAR.

Au début de 1960, le poste de directeur du SCANDOC fut proposé au Danemark, en Finlande, en Norvège et en Suède, et en mars, l'auteur de cet article l'occupa. En mai 1960, le SCANDOC entra en action à Washington DC, avec un personnel de deux, puis de trois personnes.

Gestion du SCANDOC.

La tâche principale du SCANDOC consistait à aider la recherche et l'industrie des pays scandinaves en leur procurant les documents scientifiques et techniques élaborés aux États-Unis et au Canada, et qui se seraient avérés difficiles ou impossibles à obtenir par les voies ordinaires, bien qu'il ne s'agisse ni de documents à tirage limité, ni de documents secrets. Il s'agit spécialement de rapports divers, de tirages préliminaires de travaux présentés à des réunions scientifiques, de mémoires de symposia et de conférences, etc.

L'organisation du SCANDOC est illustrée par le tableau ci-joint. Il y a 4 « organes de liaison », 1 pour chaque pays participant, désignés par les services de recherches centraux.

Le rôle des « organes de liaison » est d'acheminer les demandes et de communiquer les documents fournis par le SCANDOC.

Sur l'organigramme, les lignes en pointillés correspondent aux services financiers et administratifs, les lignes en tirets correspondent aux organismes consultatifs et les lignes pleines aux organismes d'exécution.

Les activités des pays scandinaves sont donc décentralisées, chaque pays ayant son « organe de liaison » et ce système s'est, en fait, révélé très pratique.

J'ajouterai que le SCANDOC est financé par le SCAR grâce à des subventions de ses membres, les dépenses étant réparties entre les pays dans la proportion 1 : i : 1 : 2, la Suède donnant le double des autres pays. Le budget pour 1963 s'élève à 35 000 dollars. Pour tous les problèmes administratifs et financiers, le SCANDOC s'en réfère au SCAR.

Les organes de liaison des 4 pays sont :
- le Service d'informations techniques du Danemark;
- le « Scandoc office » de l'Académie des sciences techniques de Finlande;
- le Bureau de documentation de l'Association norvégienne pour le développement de l'industrie;
- le Service d'information de l'Académie royale de Suède des sciences de l'ingénieur.

Un service de documentation efficace pour faire la liaison entre ces organismes était évidemment une condition nécessaire au succès du SCANDOC. Un très gros effort a été fait par tous les « organes de liaison », à la fois pour faire connaître le service et pour passer au crible les demandes des « clients » scientifiques et industriels, afin d'éviter qu'on ne demande des documents disponibles sur place, et de rendre les demandes de références aussi précises que possible en partant de formulations souvent vagues et trop générales.

Les opérations courantes dans les « organes de liaison », aussi bien qu'au SCANDOC, ont été normalisées pour atteindre la plus grande efficacité; on se sert de lettres et de bulletins de commande imprimés, et le travail de bureau, comme celui qui consiste à déterminer ce que doivent les « clients » pour les documents fournis, est exécuté au siège de l' « organe de liaison ». On ne compte aucun des frais généraux.

Résultats acquis par le SCANDOC.

Durant ses trois premières années de fonctionnement, le SCANDOC a pris contact avec les services fédéraux de recherche et les organisations, comme la « National Science Foundation », la « National Academy of Sciences », le « National Research Council », l' « Office of Science and Technology », le « Federal Council for Science and Technology », l' « Office of International Science Activities » au Département d'État, etc...

Les services rendus par le SCANDOC ont été importants. Chercheurs scientifiques et techniciens ont reçu sans retard plus de 7 ooo documents qu'ils avaient commandés, soit en donnant un signalement du document, soit en demandant des matériaux peu courants en telle ou telle discipline déterminée. Depuis le début de 1963, la majorité des demandes pour des documents particuliers disponibles à l' « Office of Technical Services » du Département du Commerce, ou au « Government Printing Office », a été dirigée directement vers l'O.T.S. ou le G.P.O. Cette mesure décharge le SCANDOC d'une partie de son fardeau, et lui permet de consacrer plus d'attention à des tâches plus complexes : fournir des documents sur des problèmes spécialisés, répondre à des demandes de références, aider à la création de liens entre les recherches menées en Scandinavie et aux États-Unis.

Le SCANDOC a également, de sa propre initiative, fourni aux organes de liaison un grand nombre de rapports et de documents divers. Des listes répertoriant les publications importantes des organismes de recherche, etc... sont régulièrement établies et envoyées. On agit de même avec les ordres du jour des conférences, les brochures éditées par les industriels, etc... De plus, le SCANDOC a mené à bien environ cent recherches portant sur des documents peu courants dans des domaines particuliers. Notre organisme a, en outre, aidé des chercheurs scandinaves à organiser des voyages d'études aux États-Unis, et leur a servi d'intermédiaire.

Faire le point des progrès marquants faits aux États-Unis dans le domaine de la documentation et de l'information, telle fut une autre des activités du SCANDOC.

Nouveau résultat acquis par le SCANDOC, et qui a peut-être pour l'avenir le plus grand intérêt : les services rendus par le SCANDOC ont attiré l'attention des chercheurs et des techniciens scandinaves sur des moyens d'information moins courants, et sur la politique américaine en matière de science.

Quand on l'a institué, le SCANDOC n'était qu'une expérience, et la période expérimentale prendra fin en 1964. Son oeuvre a été constamment soumise à des analyses et à des estimations, et l'on a décidé de poursuivre l'opération après 1964, mais en réduisant quelque peu son programme et son personnel. Ces mesures sont rendues possibles par l'instauration par le SCANDOC de voies directes de communication, et par une définition plus précise du rôle du SCANDOC par rapport aux liaisons déjà établies avec la science et la technologie américaines 2.