Le système de libre accès dans l'organisation de la Bibliothèque de l'Université de Madrid

Exposé des avantages que présente l'utilisation de la C.D.U. pour la Bibliothèque universitaire de Madrid. Adaptation de cette classification en vue de la cotation et du catalogage des ouvrages dont une partie est mise en libre accès

Aux bibliothécaires qui pendant longtemps ne se sont préoccupés que du rangement des livres par ordre d'arrivée et par format dans les magasins, il importait peu qu'un traité de cuisine figure à côté de Kempis ou de la Divine Comédie de Dante, qu'un traité de médecine côtoie les Demeures de Sainte Thérèse ou les Essais de Montaigne. L'important pour eux était qu'un livre ne dépasse pas ses voisins, pas même de la courte distance représentée par les bords de la reliure. Au service du lecteur, il y a toujours les catalogues...

Si l'on peut mener à bien le classement scientifique des fiches dans le catalogue d'une bibliothèque, il n'y a pas de raison logiquement valable pour que l'on ne puisse envisager parallèlement un classement du même type pour les livres sur les rayons. Le succès des classifications bibliographiques en usage repose, quand elles sont judicieusement appliquées, sur le fait d'avoir réussi à donner à la cote qui fixe la place matérielle de l'ouvrage la valeur d'un indice scientifique.

Pourquoi pourrait-on classer les fiches du catalogue d'une bibliothèque selon un système scientifique, alors qu'on ne pourrait en user de même pour les livres sur les rayons ? Si la mission fondamentale des catalogues est de servir d'instrument d'accès au livre, pourquoi ne pas faciliter l'accès direct aux livres en traitant ceux-ci comme si précisément ils étaient les fiches d'un catalogue ? La consultation des œuvres de Shakespeare ou de Lope de Vega dans une bibliothèque où les ouvrages sont rangés par ordre d'entrée, et à l'intérieur de cet ordre, par format, demande-t-elle le même effort que dans une bibliothèque où, par l'adoption d'un système scientifique, les livres, au lieu de se trouver disséminés de façon chaotique et imprévisible sur les rayons et les tablettes des différents rayonnages et des étages de magasins, se trouvent parfaitement réunis et classés, en tenant compte des titres, de la date de publication, de la nature de la publication : œuvres complètes, œuvres choisies, anthologies, etc... dans un lieu déterminé des rayonnages ? En ce qui concerne la compétence, peut-on mettre sur le même plan le travail du bibliothécaire qui adopte le premier système et celui du bibliothécaire qui se contente du second ? Existe-t-il une comparaison entre le temps perdu par un lecteur pour obtenir communication des œuvres de Cicéron existant dans une bibliothèque où l'on suit l'ordre d'entrée, et celui qu'il lui faudra par exemple à la bibliothèque de la faculté des lettres de notre université où elles sont rangées par auteurs et sous-classées par genre littéraire, ordre alphabétique et chronologique des éditions ? Si l'on considère deux bibliothèques, l'une rangée de la première façon, l'autre de la seconde, laquelle sera la plus fréquentée et aura la faveur du public ? Celle où il lui faudra recourir au catalogue, extraire de celui-ci les quatre ou cinq cotes correspondant à quatre ou cinq ouvrages et attendre à son tour qu'on lui communique les livres dans l'ordre demandé ? Celle où, en cas d'urgence, on lui donnera l'indice correspondant, par exemple à la notion de tutelle, et où il trouvera réunies, non seulement dans un ordre parfait, toutes les œuvres que possède la bibliothèque sur ladite matière, mais auprès d'elles toutes les œuvres relatives au droit familial dont elle constitue une subdivision. Les bibliothèques ordonnées systématiquement se présentent comme un livre aux dimensions énormes, les chapitres étant constitués par les salles ou les sections de la bibliothèque, les pages par les armoires, les lignes par les rayons. Au lieu de donner l'image du chaos un tel classement éveillera le goût de l'étude. La nécessité, pour les bibliothèques classées systématiquement, de disposer de plus de place, l'aspect désagréable qu'offre la réunion sur la même tablette de livres de différents formats, tous ces arguments sont autant de lieux communs et de subterfuges qui parfois masquent la crainte d'affronter une tâche sans doute considérable mais qui, une fois entreprise, récompense au-delà de tout par la qualité des services qu'elle rend.

Que l'on réserve enfin une place déterminée dans les magasins pour les nouvelles acquisitions ou qu'on la répartisse entre les différentes travées, cela revient au même. Les magasins des bibliothèques universitaires doivent s'accommoder au flux et au reflux du progrès scientifique et se débarrasser des livres vieillis pour accueillir les nouveaux. Ainsi les automobiles ne se font pas à la mesure des garages, mais les garages à la mesure des automobiles.

En accord avec les principes exposés, nous avons choisi pour l'organisation de la Bibliothèque universitaire de Madrid la Classification décimale universelle (CDU), pour avoir fait l'expérience que c'est celle qui réunit le plus grand nombre d'avantages dans son application aux bibliothèques. Nous l'avons préférée à la Classification Dewey dont nous reconnaissons également les qualités en raison de la supériorité qu'elle offre en ce qui concerne le développement multidimensionnel, tout en l'utilisant très fréquemment comme s'il s'agissait de la Classification Dewey (CD); en effet, quand on cherche à appliquer la CDU en faisant usage de toutes les possibilités qu'offrent ses classes principales et toutes ses subdivisions communes et ses divisions analytiques, on risque l'échec complet et à partir de ce moment on doit s'assurer la collaboration d'un technicien de la CDU pour trouver le ou les livres recherchés. La CDU c'est comme un magasin de confection où l'on trouve presque tout ce dont on a besoin, mais, de même que, une fois le vêtement choisi, on doit en rectifier les manches ou les emmanchures, les faire plus longues ou plus courtes, etc..., de même, quand on applique la CDU à une bibliothèque, il faut sélectionner soigneusement dans les tables les cotes indispensables à l'aide d'un critère bien établi, afin que le résultat réponde exactement au degré de classification que demande la collection. C'est-à-dire que l'on ne doit pas utiliser plusieurs cotes pour des groupes de livres comprenant moins de huit ou dix volumes et que l'on ne doit pas se dispenser d'appliquer les tables des subdivisions communes quand il y a sous la même cote un nombre excessif de volumes; il s'agit de former des groupes, non des individualités. Ainsi, par exemple, s'il y a dans la bibliothèque vingt manuels d'histologie, il suffit d'employer la cote 616-018 et de classer ces manuels par ordre alphabétique d'auteurs, même s'ils sont écrits dans des langues différentes, mais si l'on avait une centaine de manuels - ou davantage - il faudrait les sous-classer suivant les langues dans lesquelles ils sont imprimés et les ranger alphabétiquement à l'intérieur de chacune. On doit suivre constamment ce critère puisque le but poursuivi est de trouver rapidement le ou les livres recherchés.

La Bibliothèque de l'Université de Madrid est constituée par les livres que possède l'université, quel que soit l'endroit où ils se trouvent et leur origine. En attendant le nouvel édifice - actuellement à l'état de projet - la bibliothèque est constituée par les bibliothèques des sept facultés et celles de leurs séminaires, cliniques, laboratoires, etc...

Les instruments d'accès aux livres.

Pour la consultation et l'utilisation de la bibliothèque universitaire, on dispose des moyens suivants d'accès aux livres :

A. Un catalogue central cumulatif où figurent, dans un seul ordre alphabétique, toutes les œuvres qui forment le fonds total des sept bibliothèques qui constituent la bibliothèque universitaire.

Ce catalogue n'est pas à la disposition du public et on le tient sous clef. On ne peut le consulter qu'en compagnie d'un employé de la bibliothèque et après avoir justifié de motifs valables.

Malgré ces précautions, on a parfois constaté la soustraction et la disparition de certaines fiches. Presque toujours cette soustraction - disons tout net cet abus de confiance - a correspondu au désir condamnable d'empêcher un autre érudit travaillant en même temps sur le même sujet, de consulter un ouvrage déterminé Nous n'hésitons pas à publier cette pénible anecdote pour souligner que ces fichiers doivent faire l'objet de la vigilance la plus rigoureuse.

B. Le catalogue-dictionnaire. Dans ce catalogue, comme on le sait, chaque ouvrage imprimé, document, etc... fait l'objet : a) d'une ou plusieurs fiches d'auteurs, auteurs-collaborateurs, illustrateurs, etc., rédigées suivant les instructions. officielles espagnoles 1 pour le catalogage des imprimés; b) d'une fiche au titre, suivant les règles officielles. Les vedettes de cette section du catalogue sont rédigées à l'encre verte sur l'endroit réservé à cet effet sur la fiche unitaire. On ne rédige et on n'inclut pas de fiches dans le catalogue quand le mot du titre qui doit servir de vedette coïncide avec le mot-matière, ainsi : « Traité de bibliothéconomie »; c) d'une ou plusieurs fiches pour le ou les mots scientifiques indiqués pour désigner la matière, conformément à la liste des vedettes rédigée à cette fin et à ses extensions successives, comme pour l'établissement de vedettes géographiques.

Les défauts irrémédiables des listes de vedettes élaborées et rédigées actuellement, à savoir celles de Sears, de Cutter, du Vatican, de la Bibliothèque du Congrès, en relation avec la possibilité de connaître la terminologie spécifique relative à la discipline ou au sujet déterminé : physique, droit administratif, bibliologie, histoire du livre, etc..., nous croyons les avoir évités dans la liste rédigée par une équipe de bibliothécaires espagnols, conformément au système créé par l'auteur de cet article, et mis en pratique sous sa direction avec un succès flatteur pour le classement des catalogues-dictionnaires de la bibliothèque de l'Université 2.

L'élaboration de ce système a permis la liaison parfaite des cotes des mots spécifiques de matières, qui se croisent du général au particulier et du particulier au général, en passant par tous les degrés établis dans la CDU qui a servi de base pour l'élaboration de ce système, qui, à son tour, s'étend collatéralement et idéologiquement à la recherche de l'entrecroisement le plus parfait de références pour arriver à une extension multidimensionnelle.

En plus de ce catalogue, le public dispose du catalogue CDU qui permet de consulter dans une parfaite progression systématique les sciences et les matières, sans que l'on ait besoin de vérifier les vedettes spécifiques qui désignent les sciences, leurs subdivisions et leurs branches.

L'expérience réalisée en ce qui concerne la consultation de ces catalogues donne les résultats suivants : I° Dans les sept bibliothèques les étudiants et le public en général ont recours, dans une proportion de 75 %, aux catalogues-dictionnaires et dans la proportion de 25 % aux catalogues classés selon la CDU. 2° Les utilisateurs des catalogues CDU sont habituellement de niveau élevé : professeurs, docteurs, chercheurs, etc... 3° La grande majorité des gens qui consultent le catalogue CDU ont consulté d'abord le catalogue-dictionnaire.

Le catalogue-dictionnaire est continué de manière sérieuse et très réfléchie. On sait que si le bibliothécaire se laisse entraîner par le désir d'épuiser toutes les possibilités d'information, il en arrivera, en multipliant les fiches, à transformer sa bibliothèque en « fichothèque ». Il suffirait de rassembler après chaque nom géographique, par exemple, Espagne, Madrid, Alcala de Henares, toutes les fiches qui se rapportent à ces localités pour saisir le bien-fondé de cette affirmation.

Classement des livres.

Pour le classement et le rangement des livres, on a utilisé et on utilise la CDU en observant les règles suivantes :

En tenant compte des nécessités bibliographiques de chaque faculté, du nombre total de livres et d'ouvrages existants, de même que du développement prévisible de chaque sujet, on a rédigé, en les extrayant des tables de la CDU, des listes de sujets assortis des cotes actuellement appliquées. Cette étude est de la plus haute importance et n'offre pas de graves difficultés d'exécution; il est bien rare de trouver une bibliothèque qui ne possède pas les catalogues-matières, les inventaires et les listes d'acquisitions dans lesquels on peut trouver les informations indispensables. Le développement d'un sujet déterminé est toujours possible ultérieurement si une erreur s'est produite ou si un développement insoupçonné et imprévisible s'est produit dans quelque branche de la science ou de la technique : énergie nucléaire, études spatiales, etc...

Une fois la liste établie, il faut à tout prix s'y arrêter et la respecter. S'il devient nécessaire d'employer une cote ou un groupe de cotes qui n'ont pas été choisies et ne figurent donc pas dans la sélection, on devra d'abord les inclure dans la liste et ensuite les utiliser, en recherchant avec soin si quelque ouvrage classé antérieurement ne doit pas être transféré sous la cote ainsi intégrée et faire l'objet d'un reclassement.

Une fois établie la sélection des sujets, nous avons procédé à une réduction conventionnelle de l'extension des cotes de caractère privé et d'usage interne. La CDU, par son développement hiérarchisé, répète, à propos de chaque indice, toute l'ascendance numérique, celle-ci devenant par la suite d'abord superflue, ensuite abusivement longue, et difficile enfin à transcrire sur la surface réduite qu'offrent les étiquettes des livres, spécialement quand ceux-ci ont très peu de pages.

Pour mener à bien cette réduction sans bouleverser les règles et les principes de la CDU, nous avons établi des équivalences conventionnelles, ainsi par exemple :
34 Droit, législation ............. A
341 - international ........... B
342 - public................. C
343 - pénal ................. D
347 - civil ou privé........... G
347.7 - commercial ............ H etc...

Dans chaque salle de lecture spécialisée ou générale, nous avons mis à la disposition du public une liste portant les références et les sujets de la CDU choisis pour la classification.

H. (3/9) Droit commercial par pays .............. au lieu de 347.7 (3/9)
H. (03) Dictionnaires de droit commercial ....... - 347.7 (03)
H.(05) Revues .............................. au lieu de 347.7 (05)
H. (07) Enseignement du droit commercial ...... - 347.7 (07)
H. (094) Sources. Législation. Jurisprudence ...... - 347.7 (094)
H. (094.4) Codes de commerce par pays ........... - 347.7 (094.4)

Et l'index alphabétique :
Abordage (Droit commercial) .................... H. 96
Accaparement, Trust, Monopole ................. H. 33
Actions judiciaires relatives au droit des sociétés.... H. 2.037
Actions des sociétés commerciales ................ H. 28.2
Actionnaires (Droit commercial) .................. H. 2.03I
Acceptation de la lettre de change................. H. 46
Actes de commerce ............................. H. 1
Administration de société..... H. 2.036

En droit commercial, au lieu d'employer la cote 347.7, nous avons symbolisé les quatre chiffres qui la composent par la lettre H, en faisant donc l'économie de la répétition des nombres, non seulement sur les étiquettes des livres, mais aussi sur les multiples fiches que demandent les divers catalogues. On évite également les danses involontaires de nombres, les erreurs sur les bulletins de demande et on facilite le retour rapide des ouvrages aux endroits qu'ils occupent sur les rayons, même si des employés subalternes sont chargés de cette remise en place.

On inscrit la lettre utilisée pour abréger la cote sur la partie supérieure de l'étiquette du livre, elle doit être assez grande pour être bien visible et être lue sans difficulté sur les livres rangés à deux mètres de haut aussi bien que sur ceux des rayonnages inférieurs sans qu'il soit nécessaire de s'accroupir ou de monter sur un escabeau.

Quand cela est nécessaire, l'indice décimal principal est accompagné de celui des tables auxiliaires. C'est très commode; voici ce que nous avons décidé de l'emploi de celles-ci : a) ne pas les utiliser sauf quand elles sont nécessaires à tout prix; par exemple, si l'on a deux cents manuels d'une matière imprimée dans des langues différentes, on utilise le sous-classement par langues; b) ne pas faire usage de plus d'une table, sauf en cas de grande nécessité; c) ne pas se servir de plusieurs tables auxiliaires pour un même groupe, sous-groupe ou sujet; d) si l'on est tout de même conduit à le faire, prêter la plus grande attention à observer le même ordre et la même disposition sur toutes les étiquettes. Si on applique par exemple à une division les tables linguistique et chronologique, nous appliquons toujours d'abord la table linguistique, puis la chronologique, ou vice versa, mais jamais l'une et l'autre alternativement pour le même groupe ou la même division.

Comme on le sait, il y a des ouvrages dont les sujets peuvent être considérés comme complémentaires d'autres sujets, ou qui ont d'étroites relations avec eux. Comme on ne peut ranger un même ouvrage dans deux endroits différents, on remédie à cette situation en écrivant sur les « fantômes » qui séparent les divisions et les subdivisions les indices nécessaires. Par exemple (voir tableau 1).

A la suite de la cote, on inscrit sur une autre ligne la désignation de l'auteur. L'emploi des désignations d'auteurs est indispensable pour l'accomplissement des instructions de catalogage relatives au choix du nom de la désignation qui doit servir de vedette.

Si les symboles des tables de Cutter offrent l'avantage d'un nombre limité de signes pour obtenir un bon classement alphabétique, elles ont ce désavantage que les chiffres sont appliqués selon la plus ou moins grande fréquence de lettres déterminées dans les noms anglo-saxons. Pour cela nous avons prévu une adaptation pour pouvoir appliquer ces désignations aux noms espagnols où, comme on le sait, au lieu des Mac ou des O'Smith si fréquents chez les Britanniques, on a des García, González, Hernández, etc... Le problème est parfaitement résolu grâce à ce système 3.

Grâce à ces « marques » du livre, le classement alphabétique des ouvrages réunis sous une même cote est assuré, et celles-ci tiennent sans difficulté sur des étiquettes de petites dimensions. Ainsi les bibliothécaires peuvent réduire en signes le nom qui doit servir de vedette pour le classement alphabétique des ouvrages.

Application de la CDU à la littérature.

En littérature nous nous séparons des règles de la CDU en raison de la trop grande surface occupée par les étiquettes si on doit y inscrire les noms d'auteurs, comme c'est la règle. Nous utilisons également les marques d'auteurs pour le classement alphabétique. Dans cette division, nous avons distribué les ouvrages par littérature selon la CDU, ainsi littérature anglaise : 82, française : 84, allemande : 83, etc... en accord avec la CDU les chiffres sont indiqués à la suite de la cote CDU; sur une ligne particulière de l'étiquette, nous inscrivons la marque d'auteur, puis la classification des œuvres par genres littéraires. A l'intérieur de chaque genre, ordre alphabétique des titres, pour ceux-ci ordre chronologique quand cela est justifié par le nombre d'exemplaires que nous possédons, ainsi pour Cervantès. C'est dans l'application de ces subdivisions différentes qui vont de degré en degré que se révèlent l'art et la perspicacité du bibliothécaire de même que son expérience. Par exemple, les œuvres de Cicéron, dont nous possédons plus d'un millier d'exemplaires dans notre bibliothèque sont divisées comme suit :
I. Éditions des oeuvres complètes.
2. Éditions des discours.
3. Éditions des lettres.
4. Mélanges.

A l'intérieur de chacun de ces groupes, les œuvres sont classées par année d'édition. A la suite de ces œuvres, on trouve les études critiques et les commentaires, rangés par ordre alphabétique d'auteurs (voir tableau 2).

Pour d'autres auteurs comme Cervantès, on a employé une classification plus détaillée par genres, titres, dates, compte tenu du grand nombre de volumes que nous possédons.

Comme le prouvent les exemples ci-dessus (voir tableau 3), les œuvres de Cervantès sont classées :
I. Par genres littéraires; o. - œuvres complètes ; 2. - Poésies; 3. - Romans, etc,
2. A l'intérieur de chaque genre, par ordre alphabétique de titres, Don Quijote de la Mancha, Rinconete y Cortadillo, etc...
3. Pour chaque titre, par exemple Don Quichotte : a) ordre chronologique. b) Éditions avec commentaires = Y, ces éditions sont classées par ordre alphabétique de commentateurs = R. M. = Rodriguez Marín. c) Éditions de Don Quichotte dans des langues autres que l'espagnol, par exemple F = en français. d) Éditions dans une même langue par ordre alphabétique de traducteurs, par exemple : r = Robert. e) Éditions d'un même traducteur par année d'édition, par exemple, F = en français. D. H. = Damas Hinar. 1869.

Les « fantômes ».

De la même façon que dans les catalogues par fiches on emploie des fiches de séparation pour indiquer les sujets, nous utilisons dans les armoires des « fantômes » ou faux-livres d'environ 23 cm de haut et 5 cm de large. Ces « fantômes » sont fabriqués en carton, creux à l'intérieur, remplis et couverts de papier blanc résistant sur lequel on peut écrire facilement.

Nous plaçons ces « fantômes » en tête de chaque matière, et nous y inscrivons le ou les mots qui la définissent = Physique, Histologie, Droit hypothécaire, etc... Nous inscrivons ensuite la cote décimale correspondante, et pour indiquer que les ouvrages sont classés alphabétiquement, l'indication A/Z.

Application à la Faculté de droit.

A la Faculté de droit, grâce à une étude que nous avons réalisée pour les concordances de la CDU avec les articles des différents corps légaux et des codes en vigueur en Espagne, on ajoute à la cote CDU les articles du corps légal correspondant à la cote, ainsi (voir tableau 4)

Grâce à ce système, le professeur qui cherche des documents pour son cours, l'étudiant qui le prépare, ou l'avocat qui s'occupe d'un procès dont le sujet est contenu dans les articles tant à tant du Code civil ou commercial, etc... peuvent utiliser le tableau des équivalences exposé au public ou simplement, en consultant les « fantômes », trouver réunies les œuvres qu'ils recherchent et les prendre directement.

Concordances CDU avec le Code de commerce espagnol (voir tableaux 5 et 6) 4

Concordances CDU avec le Code civil espagnol :

Les inventaires.

Sur la partie inférieure des « fantômes » on écrit le nombre des volumes existants pour chaque cote et la date de l'inscription de l'inventaire ou de l'adjonction de nouveaux volumes. Par exemple :
10 - IV - 62 - 28
14 - VI - 62 - 30

Si, quand on effectue l'inventaire, on remarque l'absence de quelques volumes, on consulte le catalogue systématique pour savoir quel est l'ouvrage manquant, puis les sections de prêt, de reliure et de réparation pour découvrir l'endroit où il se trouve, ou constater sa disparition et, dans ce cas, prendre les mesures nécessaires.

Chaque fois que l'on ajoute des ouvrages à la collection, on rectifie les renseignements des « fantômes » pour les tenir à jour. Il est recommandé aux employés des magasins, quand ils remettent dans les armoires les œuvres consultées, de vérifier qu'il ne manque aucun volume et que le chiffre indiqué est bien exact. Pour l'intercalation des nouvelles acquisitions, on prévoit d'avance sur les rayonnages des espaces libres. Quand, par suite du développement imprévu d'un sujet déterminé, l'espace réservé est épuisé et qu'il n'y a pas de place pour les livres à venir, on dispose d'une ou plusieurs travées prévues à cet effet, bien visibles dans la salle, portant l'inscription : « Dernières acquisitions ». Sur ces rayons, on range les livres rigoureusement selon la CDU et alphabétiquement à l'intérieur de chaque matière. Ces rayons jouent ainsi le rôle des appendices que l'on trouve fréquemment dans les encyclopédies et les dictionnaires que l'on cherche à tenir à jour. Au mois d'août, pendant que la bibliothèque est fermée au public, on procède à un récolement, on fait de la place et on intercale ces ouvrages aux endroits correspondants de la collection; ainsi les rayonnages réservés à cet effet redeviennent vides pour être utilisés au cours de l'année à venir.

L'application de ce système de classement et de libre accès aux rayons fut tenacement combattue par les professeurs pendant tout notre travail de réorganisation de la bibliothèque qui était auparavant classée par format et ordre d'entrée. Il nous fallut pour arriver au but avoir autant d'enthousiasme que de patience et travailler pour ainsi dire la corde au cou. Maintenant que la bibliothèque est réorganisée, il arrive souvent qu'un professeur exprime son désaccord avec la doctrine suivie par la CDU dans la matière qu'il enseigne. Certains voudraient que la classification employée dans les matières qu'ils enseignent corresponde au plan qu'ils suivent dans leurs exposés : il faudrait ainsi, pour chaque nouveau professeur, classer à nouveau la bibliothèque. Dans son immense majorité, le public est satisfait de la présentation de la bibliothèque et bien que l'Espagnol soit timide pour les louanges et hardi pour la critique, la satisfaction est de plus en plus grande à mesure que le temps passe.

Les étudiants remarquent qu'ils ne trouvent pas dans les autres bibliothèques du pays les facilités qu'ils trouvent à la Bibliothèque de l'Université.

Quant à nous, bibliothécaires, nous sommes pleinement satisfaits du travail accompli et heureux de l'avoir mené à terme en peu d'années.

L'importance de notre travail prendra sa dimension la plus visible quand sera terminée la construction de l'édifice, déjà en projet et en maquette, qui doit être affecté à la bibliothèque. Tous les services auront alors plus d'efficacité et plus d'éclat 5.