La démarche
Une grande session de Laser Game s’est tenue le 17 février 2017 à la Bibliothèque de droit et sciences économiques du SCD de l’Université de Limoges. Cet événement est venu récompenser la promotion d’étudiants qui a le plus répondu à l’enquête de satisfaction Libqual menée à l’automne dernier.
Le SCD a piloté le projet dans toute sa réalisation et a travaillé en collaboration avec différents services de l’Université et partenaires extérieurs, afin de mettre en place cet événement, exceptionnel par sa nature et le lieu où il devait prendre place.
Le groupe de travail a d’abord réfléchi à la bibliothèque la plus adaptée pour accueillir ce type d’événement. La BU de droit, située en centre-ville de Limoges, dotée de grands espaces et facilement accessible, a été retenue. Nous avons ensuite contacté le service du patrimoine bâti de l’Université afin qu’il se rende sur les lieux et que nous listions ensemble les dangers potentiels liés à ce type de jeu (risque de se cogner aux rayonnages, de tomber de la mezzanine, etc.), mais également ses atouts.
Une fois leur accord donné, sous réserve d’adapter certains espaces, nous avons demandé l’autorisation au responsable de sécurité du lieu.
Parallèlement à ces démarches administratives et de sécurité, nous avons contacté les différents prestataires de lasergame à Limoges. Un seul a répondu rapidement à notre demande et est venu repérer les lieux potentiels de jeu : techniquement, il était possible de jouer à la BU et d’utiliser les espaces et le mobilier présent. Le potentiel ludique était évident.
L’organisation de la soirée
Une fois les autorisations accordées et les problématiques techniques levées, nous avons préparé cet événement en plusieurs étapes.
Les nécessités administratives
Nous avons élaboré un dossier de sécurité de manifestation indispensable afin qu’il soit étudié par la mairie de Limoges. Nous l’avons envoyé début décembre, soit deux mois et demi avant l’événement. Anticipant les questions de la commission, nous l’avons détaillé au maximum.
Les contraintes du lieu ont demandé une concertation nécessaire avec la Faculté de Droit Sciences Economiques, puisque la BU se situe en son sein. Prévoyant une fermeture à 22h au lieu de 20h habituellement, nous avons anticipé le financement de personnels de sécurité supplémentaires et la fermeture du parking du bâtiment à l’heure habituelle.
La préparation de la soirée
Après avoir accepté le devis du prestataire du lasergame, il nous a semblé évident que nous allions devoir contrôler l’entrée à la BU. Les parties sont prévues pour vingt joueurs à la fois, et nous attendons une centaine d’inscriptions. Comment accueillir toute une promotion et la faire patienter ?
Le hall de la faculté précède la bibliothèque et dispose d’espaces suffisamment grands pour imaginer des divertissements annexes ainsi qu’un buffet.
Aussi, pour ces animations et leur articulation avec le lasergame, nous avons étroitement travaillé avec le vice-président étudiant et une association d’étudiants (la Fédération Léa, pluridisciplinaire). Nous avons également signé une convention avec la ludothèque de Limoges et avons emprunté des jeux « géants » type Puissance 4, Jenga, chamboule-tout afin que les équipes qui patientent participent à une olympiade menée par le vice-président étudiant. Dans le même temps, les deux équipes qui s’affrontent tour à tour au lasergame dans la bibliothèque cumulent également des points. A la fin de la soirée, les gagnants obtiennent un lot.
Cet événement étant une première en France, nous avons choisi de mobiliser un nombre d’agents important entre 17h et 22h. Il s’agissait à la fois d’anticiper les éventuels débordements des étudiants, notamment lorsque nous avons su qu’une promotion de médecine avait gagné, et de gérer les flux de personnes entre le hall et la BU.
Nous avons informé les participants environ trois semaines avant la date. Il n’y a pas eu d’autre forme de communication ou publicité. Nous avons demandé aux étudiants de s’inscrire afin d’évaluer le nombre de présents et d’avoir une liste nominative des joueurs. En effet, si le hall de la faculté est ouvert à tous, nous avions décidé de fermer la BU et d’en contrôler l’accès avec la liste des inscrits et leur carte d’étudiant en main. Sur 107 inscrits (la promotion étant de 150 personnes), il y a eu 5 absents. Le hall, accessible à tous, était cependant relativement désert ce 17 février, jour de début de vacances scolaires.
Du côté des personnels, nous avons lancé un appel à volontaires dans tout le SCD, avec en contrepartie une compensation en récupération, et une partie de lasergame à la fin de la soirée. Nous avions estimé les besoins à dix agents présents simultanément entre 17h et 22h. Finalement, six personnes auraient suffi. Outre la surveillance, nous avons eu besoin de deux personnes pour gérer les flux entre le hall et la BU, une personne qui faisait signer les autorisations de diffusion en deux exemplaires, du renfort pour préparer les lieux mais également ranger et nettoyer par la suite.
La communication
Si nous ne souhaitions pas communiquer en amont sur cet événement, nous avons néanmoins prévu de le faire largement dès le début de la soirée et les semaines suivantes. Cette première en France nécessitait de la prudence mais nous a enthousiasmés dès le départ.
Du côté de l’Université, nous avons travaillé avec « CanalSup », notre webTV. L’équipe est venue filmer la soirée et nous a proposé cela sous la forme d’un clip promotionnel pour le SCD et l’Université.
Nous avons également contacté le service communication, qui a relayé les différentes vidéos le soir même sur la page Facebook de l’Université. Nous leur avons également envoyé un article et quelques photos qui paraîtront dans le prochain journal destiné à la communauté universitaire.
De plus, nous avions invité le journal local « Le Populaire » à relayer l’événement.
Notre prestataire, Laser League Limoges, a également diffusé des « live Facebook » tout au long de la soirée.
Les étudiants se sont bien emparés des réseaux sociaux, notamment Facebook et Twitter, pour poster leurs vidéos et leurs photos.
Bilan
Comme toute organisation d’événement, celle-ci a été ponctuée de nombreux obstacles, mais l’anticipation dont a fait preuve l’équipe a permis de réagir rapidement. La contrainte majeure de cette soirée a été le cadre de son organisation : elle est une récompense à la promotion qui s’est le plus mobilisée pour répondre à notre enquête Libqual. Il a été compliqué de faire comprendre à nos répondants que la taille de la promotion n’entrait pas en jeu puisque nous comptions en proportionnelle. De notre côté, nous craignions néanmoins que les gagnants soient une toute petite promotion… ce qui n’aurait pas donné la même ampleur à l’événement.
La deuxième contrainte a été de clarifier les paramètres de réponse à l’enquête avant son lancement : comment compter et diviser les différentes disciplines et les différents niveaux afin de pouvoir définir facilement qui avait gagné ? Notre Université étant pluridisciplinaire, nous avons eu un travail important à faire en amont.
Une fois ces participants déterminés (mi-janvier), nous les avons contactés afin qu’ils s’inscrivent. Nous leur avons laissé jusqu’à début février pour le faire, c’est-à-dire que nous ne savions pas combien nous aurions de présents à quinze jours de la soirée ! Cette inconnue a rendu les préparatifs plutôt lourds à gérer et a demandé une réactivité importante puisque nous avons tout fait durant les deux semaines restantes.
Par ailleurs, outre le scepticisme des personnels sur le bien-fondé d’un tel événement dans une bibliothèque, et leur méconnaissance de la nature du jeu, nous ne savions pas dans quelle mesure les étudiants allaient se l’approprier.
Nous avions prévenu les inscrits que nous serions intransigeants sur les conditions de sécurité et la présence d’alcool dans les locaux. La soirée commençant à 18h, la plupart sont venus à la sortie des cours et étaient dans une dynamique tout à fait positive. Nous n’avions pas perçu à quel point le jeu dans ce lieu symbolique et silencieux qu’est la bibliothèque les intriguait. Tous souhaitaient démarrer en même temps, étant impatients d’utiliser la BU pour jouer, courir, écouter de la musique…enfreindre, le temps d’une soirée, les règles, symboliques et écrites, de leur lieu d’étude.