L'iconothèque numérique

Depuis octobre 2002, l’Université libre de Bruxelles (ULB) propose à sa communauté un nouveau service dénommé « Iconothèque numérique ». Conçu, créé et mis en place par le Département de support aux activités académiques, il contribue au développement de la bibliothèque électronique universitaire et apporte une solution aux problèmes d’accès et de gestion de la documentation iconographique employée à l’université. L’Iconothèque numérique permet de gérer et de consulter des collections d’images numériques très variées, tant dans leurs contenus, leurs utilisateurs et leurs titulaires, qui constituent le patrimoine iconographique numérique scientifique et pédagogique de l’université. Itinéraire de la création d’un service dans un paysage académique à la toile de fond classique : beaucoup d’idées mais des moyens budgétaires minimes et des ressources humaines limitées.

Since October 2002, the Université libre de Bruxelles (ULB) has offered its community a new service entitled “Iconothèque numérique”. Conceived, created and implemented by the Department which supports academic activities, it contributes to the development of the digital university library and brings a solution to the problems of access, and the management of iconographic material in use in the university. The Iconothèque numérique allows the management and consultation of the digitised collection of a wide range of images, from the point of view of their content, their users and their holders. All of which make up the digitised scientific iconographic patrimony and pedagogy of the university. The road map for the creation of a service in an academic environment with a classical background –lots of ideas but limited financial and human resources.

Seit Oktober 2003 bietet die Freie Universität Brüssel (ULB) ihren Studenten und ihren Angestellten einen neuen Service unter dem Namen „digitale Ikonothek« an. Von der Abteilung zur Unterstützung akademischer Aktivitäten konzipiert, geschaffen und eingerichtet, trägt sie zur Weiterentwicklung der elektronischen Universitätsbibliothek bei und löst die Probleme von Zugang und Management der in der Universität eingesetzten Bilddokumente. Die „digitale Ikonothek« ermöglicht es, äusserst unterschiedliche digitale Bildsammlungen zu organisieren und abzufragen, sowohl ihrem Inhalt nach als auch nach Benutzern und Inhabern des wissenschaftlichen und pädagogischen Bildfundus im Digitalformat. Es handelt sich hierbei um einen Service in der Universitätslandschaft mit klassischem Hintergrund: Reichtum an Ideen aber Mangel an finanziellen Mitteln und Personal.

Desde octubre del año 2002, la Universidad Libre de Bruselas (ULB) propone a su comunidad un nuevo servicio denominado “Iconoteca numérica”. Concebido, creado e instalado por el Departamento de apoyo a las actividades académicas, contribuye al desarrollo de la biblioteca electrónica universitaria y aporta una solución a los problemas de acceso y de gestión de la documentación iconográfica empleada en la Universidad. La Iconoteca numérica permite administrar y consultar colecciones de imágenes numéricas muy variadas, tanto en sus contenidos, sus usuarios y sus titulares, que constituyen el patrimonio iconográfico numérico científico y pedagógico de la universidad. Itinerario de la creación de un servicio en un paisaje académico con un telón de fondo clásico: muchas ideas pero medios presupuestales mínimos y recursos humanos difíciles.

Depuis 2002, l’Université libre de Bruxelles (ULB) propose à sa communauté un nouveau service dénommé « Iconothèque numérique 1 » qui contribue au développement de la bibliothèque électronique universitaire et apporte une solution aux problèmes d’accès et de gestion de la documentation iconographique employée à l’université.

Depuis les années 1995, les bibliothèques de l’ULB (Université libre de Bruxelles), sous l’impulsion des grandes campagnes de numérisation, se penchent sur ces collections dites spéciales : les collections iconographiques. Une enquête sur les fonds iconographiques de l’université a révélé de véritables gisements d’images avec une forte concentration en médecine et en histoire de l’art.

Les supports et les utilisations de ces ressources sont variés : collections de diapositives ou d’images numériques employées comme support visuel d’enseignement, archives photographiques, collections de laboratoires de recherche en sciences et en médecine, etc.

Le contexte des collections iconographiques : entre tradition et nouvelles technologies

Dans le cadre de leur mission de service à la communauté, les bibliothèques se sont préoccupées, dans un premier temps, des collections employées comme support à l’enseignement, principalement constituées de diapositives. L’organisation de ces collections répond à des situations variées, liées à la diversité des contenus, des utilisateurs, des modes de gestion et des accès, ainsi qu’à l’éclatement des lieux de conservation et de consultation. Certaines collections appartiennent personnellement à un enseignant, d’autres sont constituées collectivement et conservées dans des séminaires. D’autres encore sont déposées par les titulaires de cours dans les bibliothèques pour en permettre la consultation par les étudiants.

Vers le milieu des années 1990, le transfert numérique est amorcé à la bibliothèque de médecine : les enseignants y déposent leurs collections d’images sous format électronique, en lui laissant le soin d’y assurer l’accès des étudiants. Trois types de médias sont déposés, pour lesquels sont mises en place trois solutions technologiques à moindre coût, tant en investissement humain que matériel.

– Les diapositives projetées au cours, numérisées au format JPEG et enregistrées sur support CD, sans description. Pour faciliter la consultation des images, la bibliothèque crée sur son site web une page html qui présente une liste de termes reliés aux images par un lien hypertexte, et qui est mise à jour annuellement. En l’absence d’une base de données, au-delà de quatre cents liens, cette opération devient délicate et fastidieuse.

– Les présentations Power Point employées au cours, enregistrées sur support CD avec une description sommaire. Dans ce cas, le contenu du CD est copié dans un répertoire protégé du serveur de la bibliothèque et est, à la demande de l’enseignant, rendu accessible uniquement au réseau local de la bibliothèque de médecine. La solution est robuste mais ne convient pas aux étudiants qui souhaiteraient pouvoir consulter le média de leur domicile.

– Les réalisations multimédias des enseignants, enregistrées sur cédérom. Certains CD peuvent être empruntés, d’autres sont stockés sur un serveur. La problématique autour de la gestion et de la consultation de ce support dépassant le cadre de l’accès à la documentation visuelle, nous ne nous y étendrons pas ici 2.

Ces différentes tentatives n’ont pas apporté de résultats satisfaisants tant en termes de gestion que de consultation des images numériques. Face à des collections aussi particulières répondant à des situations hétérogènes, il devenait nécessaire d’étudier une solution technologique globale offrant un réel système de gestion de collections d’images numériques. Le défi pour les bibliothèques devient alors beaucoup plus ambitieux : organiser les collections d’images de l’université en une seule base de données, quels que soient leur origine, leur titulaire et leur localisation et quel que soit leur domaine (médecine, biologie, histoire, archéologie…), en respectant leurs spécificités et leur diversité terminologique, et en les rendant aussi facilement accessibles qu’un catalogue web. Avec une différence considérable : le travail d’indexation, réalisé par des bibliothécaires formés aux outils de catalogage pour les livres, doit dans ce cas être effectué par les scientifiques eux-mêmes, un bibliothécaire ne pouvant se substituer à un dermatologue pour le diagnostic d’un cas clinique, par exemple.

Face à cet objectif, certaines contraintes technologiques, organisationnelles, scientifiques et ergonomiques apparaissent d’emblée : les images doivent pouvoir être consultées à distance ; l’accès à certaines collections doit pouvoir être contrôlé et restreint à certains profils d’utilisateurs ; l’indexation des images ne peut être faite que par les spécialistes de la discipline ; la convivialité du système est cruciale puisqu’il doit être employé par des non-professionnels du catalogage ; l’usage de standards pour les métadonnées et pour les protocoles de communication est indispensable afin de garantir une recherche efficace et un accès aisé aux images.

Les droits d’auteur s’avèrent un obstacle potentiel à la numérisation des diapositives et à leur mise en ligne, particulièrement pour les collections en histoire de l’art dont la majorité des images sont extraites d’ouvrages imprimés. Selon la loi belge, la diffusion en dehors du cercle privé de la famille d’une reproduction sur support numérique requiert l’autorisation du titulaire des droits, alors que la reproduction sur support analogique est autorisée dans un but de recherche et d’enseignement. La directive européenne sur l’harmonisation des droits d’auteur dans la société de l’information prévoit que cette exception puisse être étendue au support numérique, mais chaque État membre est libre de l’adopter ou non 3. Les images de médecine, en revanche, offrent un terrain plus favorable à la mise en ligne puisque les clichés appartiennent en général aux enseignants qui en sont les auteurs.

Le choix d’un système de gestion d’images numériques

L’approche « cahier des charges »

Pour tenter de trouver des solutions adaptées à ces collections spéciales, un groupe de travail spécifique a été chargé de proposer un système de gestion de bases de données (SGBD) « images » dans le cadre d’un budget limité 4. Ce groupe a procédé de manière classique 5 : analyse de l’existant, étude des besoins et rédaction d’un cahier des charges en vue de la sélection d’un logiciel. Nous qualifierons cette approche de « top down » : partant d’une définition précise des fonctionnalités requises et examinant les logiciels sur le marché qui y répondent.

Cette méthode a rencontré plusieurs difficultés. L’enquête auprès des enseignants a mis en lumière que seule l’illustration des cours était souhaitée. La préservation ou la valorisation d’un patrimoine, ainsi que d’autres exploitations pédagogiques étaient des objectifs secondaires. À l’époque, très peu d’enseignants utilisaient des images numériques et il leur était difficile de faire une projection de leurs besoins sans connaître les technologies et leurs possibilités, dans un contexte où l’infrastructure était encore inexistante. Par conséquent, sans besoins clairement identifiés, il s’est avéré difficile de formaliser les fonctionnalités requises d’un système de gestion d’images, et donc de rédiger un cahier des charges présentant les points attendus du système d’information. Enfin, les coûts pour l’achat ou le développement local d’un système de gestion de base de données images dépassaient le budget alloué.

L’approche « étude du marché »

Face à la difficulté de formuler des critères de sélection, la méthodologie traditionnelle a été abandonnée au profit d’une approche plus pragmatique. Parallèlement, le chevauchement potentiel de missions entre le Service des bibliothèques et le Centre des technologies pour l’enseignement de l’ULB a conduit à la création d’un groupe de travail commun en juillet 2000. Son mandat consistait à réaliser une étude de faisabilité pour la création, la gestion et l’exploitation d’une iconothèque numérique 6 à l’université. Plus que l’installation d’une solution technologique, il s’agissait d’élaborer les fonctions de ce qui pourrait devenir un nouveau service à la communauté.

Une grille d’analyse itérative comme outil de sélection

Pour le choix technologique, la méthodologie pragmatique a consisté à définir des critères de sélection en s’inspirant des logiciels de gestion d’images disponibles sur le marché et des systèmes installés dans les milieux universitaires. Cette approche pourrait être qualifiée de « bottom up » : partant des fonctionnalités et des caractéristiques techniques des logiciels existants pour profiler les fonctions attendues du système de gestion d’images.

Afin de procéder à l’examen des logiciels, nous avons construit une grille d’analyse qui a suivi un développement itératif : elle s’est modelée au fur et à mesure des séances de démonstration que nous avions demandées aux fournisseurs, puisant çà et là les fonctionnalités idéales. Nous nous sommes aussi inspirés d’autres grilles existantes 7. Ensuite, parmi les fonctionnalités et caractéristiques techniques identifiées, des critères prioritaires ont été déterminés, tels que l’importation par lot d’images, la description par groupe d’images, la description des images et leur mise à jour à distance, la création de différentes bases ou collections d’images au sein d’un seul système, chacune ayant sa structure propre, l’interface web pour la consultation et l’administration, etc.

L’interopérabilité du système devait être assurée par l’exportation des données sous un format standard (XML) et par sa conformité avec un protocole de communication standard (Z39.50), afin de favoriser son intégration avec le système de gestion de bibliothèque existant.

Ce tour d’horizon du marché a mis en évidence différents types de solutions :

– Les systèmes de gestion de bibliothèque qui offrent un « module image » supplémentaire : ils intègrent la description des différents médias, une recherche à partir d’une interface unique permettant de trouver à la fois livres et images disponibles.

– Les progiciels orientés « Images » ou photothèque, utilisés en général par des agences de presse : partant de fonctions de traitement et de stockage d’images, ces logiciels évoluent vers le catalogage ou l’indexation. Ils comportent souvent des fonctions avancées de visualisation d’images (zoom, rotation, etc.), mais les fonctions de description sont plus limitées.

– Les progiciels orientés « GEID » tournés vers l’entreprise : basés à l’origine sur la description de documents textuels, ils évoluent pour intégrer l’image. Ils supportent souvent toutes les fonctions de catalogage (thésaurus, édition d’index, etc.) alors que les fonctions de visualisation de l’image peuvent être plus restreintes.

– Les systèmes développés par des universités, parfois commercialisés, destinés à des institutions patrimoniales ou d’enseignement.

Outre les fonctionnalités et la structuration des métadonnées, très différentes d’un type de système à l’autre, les modèles de prix varient selon les produits : tarification au nombre d’images, licence de site, licence en fonction du nombre de logiciels de gestion installés, tarification par module installé (acquisition, interface web…), selon le nombre d’utilisateurs simultanés, etc. Pour les établissements d’enseignement, il nous semble qu’une licence d’utilisation liée au serveur hébergeant les images est le modèle le mieux adapté, compte tenu de la délocalisation des campus et du nombre fluctuant d’utilisateurs 8.

Au terme de ce processus d’analyse du marché, deux progiciels répondant aux critères fonctionnels et budgétaires ont été retenus pour être soumis à une évaluation approfondie : Alexandrie 9 et CONTENTdm 10.

Des tests en situation réelle : les avantages de l’évaluation à distance pour les universités

Outre les critères fonctionnels, nous étions soumis à des contraintes ergonomiques fortes. En effet, pour obtenir la collaboration des enseignants dans l’indexation des images, il faut un système convivial réclamant peu d’efforts et de temps d’apprentissage de leur part. Le groupe de travail a donc poursuivi l’évaluation en testant concrètement les applications sélectionnées à partir de deux collections, l’une en médecine (dermatologie), l’autre en sciences humaines (revues anciennes).

Pour Alexandrie, nous avons obtenu du distributeur l’autorisation de faire des tests dans le cadre d’une licence « éducative » attribuée au troisième cycle en sciences de l’information et de la documentation à l’ULB.

Pour CONTENTdm, une évaluation à distance gratuite (hosted evaluation) était proposée. Le principe est simple : l’acquéreur potentiel décharge le module de saisie localement et dispose pendant quelques mois d’un accès à un serveur CONTENTdm distant pour y déposer ses images. Ainsi, nos collections ont été hébergées sur un serveur à Seattle. Cette procédure nous a permis de tester toutes les fonctionnalités de consultation et de gestion du logiciel, l’accès à distance au serveur et la performance des temps de réponse, tout en nous soulageant de l’installation du logiciel et de la gestion informatique. Cela nous a permis aussi d’évaluer le suivi commercial et le support technique dès la phase de test. Cette formule innovante est idéale pour les applications web et répond aux contraintes organisationnelles du milieu académique, où les évaluateurs ont d’autres missions à remplir et disposent de peu de temps.

Quelle que soit la formule, l’expérience montre qu’il est indispensable de négocier auprès des fournisseurs des possibilités de tests en situation réelle. Une application peut paraître convaincante lors d’une démonstration et s’avérer ne pas correspondre aux attentes (interfaces plus complexes à manipuler, fonctions attendues non comprises dans les modules de base, rigidité des canevas par défaut, etc.). La manipulation des outils pour la création de collections iconographiques spécifiques s’est avérée décisive pour la sélection finale.

Au terme de cette phase de test, le groupe d’experts a arrêté son choix sur le système de gestion CONTENTdm. Toutefois, pour plus d’objectivité, la facilité de manipulation de la partie « gestion de collection » a été testée en laboratoire de psychologie industrielle. Un scénario reprenant une suite d’opérations types (importation d’image, description, dépôt de l’image et de sa notice descriptive sur le serveur pour la consultation, etc.) a été soumis à un utilisateur ne connaissant pas l’application, lequel était filmé et observé pendant qu’il effectuait les tâches demandées. La séance a été suivie d’un entretien et l’ensemble du test a confirmé la convivialité du système de gestion.

La mise en place du service Iconothèque numérique

Parallèlement à la sélection d’un système de gestion, un nouveau service à la communauté s’est esquissé, avec pour mission de mettre à disposition de la communauté universitaire des collections de documents iconographiques numériques accessibles à distance par le web. Outre l’installation d’un outil technologique, il s’agit d’offrir l’encadrement nécessaire au développement des collections d’images numériques.

Ce service s’articule autour des fonctions suivantes (voir encadré ci-contre) : apport de l’infrastructure technologique (serveur, sauvegarde, contrôle d’accès, maintenance, etc.), traitement et gestion documentaire (analyse, préparation des maquettes, metadonnées, aide à l’indexation, etc.), rédaction de la documentation et formation des utilisateurs, accès aux collections et promotion du service. Le service repose fondamentalement sur un partenariat étroit entre les intervenants : l’équipe du service Iconothèque numérique 11, spécialistes du traitement de l’image, de l’analyse documentaire et de l’indexation, et les enseignants, spécialistes scientifiques qui interviennent dès la phase de conception d’une collection.

Un site web fédère les différentes fonctions du service de l’Iconothèque numérique 12. Son rôle est d’assurer l’accès aux collections pour les utilisateurs en aval (essentiellement les étudiants), d’informer (sur le service, sur les droits d’auteurs) et d’être une plate-forme de contact entre les utilisateurs en amont (les gestionnaires de collections, les bibliothécaires, etc.).

L’évaluation comme composante dynamique d’un service électronique

Comme nous venons de le voir avec le développement de l’Iconothèque numérique, la construction d’une bibliothèque électronique universitaire ne peut s’envisager sans une participation active des usagers. Par corollaire, un service électronique ne peut plus se concevoir sans la mise en place d’outils d’évaluation de l’usage. L’évaluation d’un service électronique en bibliothèque peut prendre différentes formes selon les objectifs poursuivis : évaluation du degré d’utilisation (nombre de visites, de recherches…), de la qualité des résultats, de la facilité d’utilisation, de la satisfaction des utilisateurs, etc. Les modèles d’analyse de l’utilisation des services à distance sont actuellement un domaine actif de la recherche en bibliothéconomie 13, surtout dans le secteur des périodiques électroniques.

Les services comme l’Iconothèque numérique sont encore trop jeunes pour qu’il y ait des modèles d’analyse de l’utilisation de ce type de ressources. Néanmoins, bien que notre service soit encore dans sa phase de développement et qu’il soit encore trop tôt pour pouvoir en étudier l’usage, nous effectuons une collecte mensuelle des connexions au serveur Iconothèque. Ces données nous permettront de suivre l’évolution de la consultation, d’orienter le développement des collections et contribueront à l’évaluation ultérieure du service en termes de coûts et bénéfices.

Si l’approche quantitative est prématurée, une approche basée sur l’utilisabilité 14 est tout à fait envisageable dans le cas d’un service naissant, afin de recueillir les réactions des utilisateurs pour améliorer la convivialité. Nous proposons ici une utilisation détournée de l’utilisabilité en ce sens où elle va s’appliquer non pas au design d’un logiciel mais à la création et à la configuration d’un service se modelant au gré des besoins de ses utilisateurs.

Pour ce faire, nous nous sommes inspirés des tests en laboratoire effectués lors de la phase de sélection du logiciel. Ceux-ci nous avaient permis de mettre en évidence les écueils qui pourraient être rencontrés par les nouveaux utilisateurs et dont il faudrait tenir compte lors de la rédaction de la documentation. Nous souhaitons que l’aide à l’utilisation soit centrée non pas sur les fonctions de l’application mais sur les situations rencontrées par l’utilisateur (« user-centered documentation »).

Quelques mois après la création du service Iconothèque numérique, une seconde expérience d’évaluation a été entreprise. Un laboratoire d’utilisabilité mobile a été mis en place à la bibliothèque de médecine pour observer les comportements des étudiants lors de la consultation de collections iconographiques. L’évaluation a porté sur l’interface de recherche de la collection de dermatologie développée par le service Iconothèque numérique. Ce système de consultation a été comparé à d’autres banques d’images en ligne. Les résultats préliminaires des tests concernent la présentation des collections à l’écran ; les observations révèlent que le vocabulaire utilisé par l’enseignant ne correspond pas forcément à celui de l’étudiant et qu’une adaptation des dénominations des champs est nécessaire. L’analyse approfondie des résultats nous apportera d’autres informations sur l’adéquation des interfaces de consultation. Mais déjà nous pouvons dire que l’utilisabilité se révèle être ainsi un excellent outil d’aide à la décision, à la conception de la documentation et au paramétrage des interfaces de consultation et de recherche.

Conclusions

La mise en place du service Iconothèque numérique est le résultat d’un processus long, mais au cours duquel le temps a joué un rôle constructif, nous permettant de profiter des progrès technologiques et de laisser mûrir la réflexion. Parti d’un problème technologique, le groupe de travail a abouti à la création d’un nouveau service électronique pour la communauté universitaire, qui contribue à la construction de la bibliothèque électronique.

L’Iconothèque numérique met en œuvre une nouvelle forme de collaboration avec les enseignants : le service offre l’encadrement et la formation des enseignants à la gestion de leur collection iconographique électronique, et ainsi les accompagne dans leur démarche vers le numérique et vers l’appropriation des technologies pour l’enseignement. La participation des enseignants est indispensable au développement des collections de l’Iconothèque numérique, et celles-ci, par leur accessibilité et leur diffusion, contribuent à la valorisation de leurs connaissances scientifiques. Grâce aux descriptions associées aux images, ces collections constituent le patrimoine iconographique numérique scientifique et pédagogique de l’université.

L’Iconothèque numérique comprend actuellement six collections accessibles au public et une dizaine d’autres sont en cours de développement. Notre objectif est de continuer à promouvoir le service auprès des enseignants, à développer de nouvelles collections et à améliorer l’outil et les services.

Décembre 2003