La rochelle

Ce texte décrit les débuts de la bibliothèque de l'université nouvelle de La Rochelle, sans moyens initiaux, riche d'étudiants dès la première rentrée universitaire, assimilée plus encore qu'intégrée, et pour laquelle tous les espoirs sont permis, alors que se négocie le premier contrat quadriennal Etat-Université. Sont décrits la mise en place de services d'urgence, sur fond de préparation du futur bâtiment, et les bases du système documentaire de l'université.

This paper is the story of the early stages of the library of the new University of La Rochelle, without initial means, but with a great number of students, as soon as the first academic year started, and for which all the hopes are still permitted, while the negotiation of the first quadriennal contract between the state and the university is taking place. The setting up of emergency services, the preparation of the future building, and the basis of the documentary system of the university are described.

[[Sigma]]Dieser Aufsatz beschreibt die ersten Schritte der Bibliothek der neuen Universität La Rochelle, ohne Anfangsmittel, von zahlreichen Studenten zur Zeit der ersten Eröffnung schon besucht. Sie wurde in die Universität noch mehr einverleibt als eingefügt, und kann sich noch alle Hoffnungen hingeben, da der erste vierjährige Vertrag zwischen Staat und Universität verhandelt wird. Im Aufsatz wird die Einrichtung von Notdiensten beschrieben sowie die Grundlagen des dokumentarischen Systems der Universität, indem das künftige Gebäude vorbereitet wird.

Lorsque paraît, le 20 janvier 1993, le décret de création d’une université de plein exercice à La Rochelle, 1 850 étudiants, inscrits à Poitiers, y travaillent déjà : en sciences (Diplôme d’enseignement universitaire général, créé en 1989), en droit (DEUG créé en 1974) et dans les quatre départements de l’Institut universitaire de technologie (IUT) créé en 1968. De petits fonds de livres existent, disséminés, à l’IUT pour une grande part, et à la toute nouvelle faculté de droit, construite par les collectivités territoriales, dans le cadre du plan Université 2000. La faculté des sciences est en construction. Dans la faculté de droit, une salle de 240 m2, magnifique, vitrée, donnant sur la mer, est utilisée comme bibliothèque. Le chargé de mission pour la mise en place de l’université a recruté, en novembre 1992, une bibliothécaire à mi-temps pour gérer cette salle et faire quelques acquisitions. Parallèlement, il obtient un poste de conservateur qui sera pourvu le 1er février 1993.

Année 0

En cette année 0, la demande n’est pas encore très forte : si la « bibliothèque » de droit est très fréquentée par les étudiants, nombre de documents qu’ils utilisent sont apportés photocopiés par les enseignants.

Ceux-ci, en effet, viennent pour la plupart de Poitiers où ils trouvent les ressources documentaires voulues. Pour les sciences, il y a théoriquement la bibliothèque de l’IUT et quelques manuels dans les salles de cours, quelques acquisitions aussi en biologie à la bibliothèque du Muséum d’histoire naturelle.

L’administrateur provisoire de cette université à statut dérogatoire est nommé en juillet 1993. L’agent comptable et le secrétaire général prennent leurs fonctions en novembre 1993. Entre ces deux dates, la première rentrée universitaire se fait, en octobre 1993. Les cursus proposés s’élargissent (histoire, géographie, langues, Institut universitaire professionnalisé commerce, et IUP génie informatique) et s’allongent (licences en droit et en sciences), pour 3 260 étudiants.

Comment faire exister l’entité bibliothèque universitaire à partir des éléments existants ? Les seules directives concernent le fait que la BU future sera unique, pluridisciplinaire, et les projections la définissent comme une bibliothèque pour 5 000 étudiants. De toute façon, il faut commencer par définir un projet et réunir les moyens initiaux. Il faut gérer le quotidien, car le public est là, même si les moyens n’y sont pas. Dans l’immédiat (les six mois précédant la première rentrée), il s’agit de trouver des locaux provisoires supplémentaires, de les réaménager et de les équiper, de créer les services minimaux nécessaires et, tout en constituant un fonds documentaire, de jeter les bases d’un futur catalogue.

Les démarches se multiplient donc pour obtenir crédits, postes, locaux, pour recruter des Contrats-Emploi-Solidarité (CES), moniteurs, tuteurs, pour adhérer à un réseau de catalogage qui offre aussi un OPAC, et pour mettre en place les liaisons informatiques nécessaires. L’unique salle, celle de la faculté de droit, est ouverte 39 heures par semaine, avec un CES et trois moniteurs, la bibliothécaire recrutée se charge de l’accueil et des acquisitions. Le prêt entre bibliothèques commence en juin 1993, avec, pour tout matériel, le minitel et le télécopieur de la faculté de droit permettant de localiser et expédier les demandes. Mais, à ce moment-là, la BU n’existe pas suffisamment pour recevoir son courrier. Ridicule autant qu’imprévu : à bout d’arguments, je dois produire à l’employé de la Poste mon arrêté de nomination pour être habilitée à recevoir les recommandés.

BU an I : la naissance

A la première rentrée, en octobre 1993, les enseignants nommés à La Rochelle exercent une pression très forte : ils ont besoin d’urgence d’une bibliothèque pour leurs étudiants et pour préparer leurs cours.

Mais il n’y a pas encore de budget : les 400 KF promis très vite par la Sous-direction des bibliothèques, les 100 KF attribués par le Centre national des lettres ne seront disponibles que fin novembre, ainsi que les 250 KF de droits payés par les 3 260 étudiants. Les seuls achats possibles concernent en priorité les manuels pour les étudiants. Les enseignants commencent donc à constituer des bibliothèques de département avec les documents que nous ne sommes pas en mesure d’acheter. Nous nous mettons cependant d’accord avec eux sur les règles de gestion et sur la constitution d’un catalogue commun. L’embryon de BU saisira ces embryons de « BUFR » pour l’information de la communauté et pour la planification des achats documentaires dans l’université.

Dès l’été 1993, je suis saisie d’une demande du doyen de la faculté des sciences humaines : il faudrait mettre en place une unité de valeur (UV) d’initiation documentaire de 20 h, intégrée dans un module semestriel « Langages fondamentaux » du DEUG de sciences humaines. La proposition me tente, car elle favorisera l’autonomie des étudiants et parce que, même nouvelle, même peu dotée, une BU coûte cher, et qu’il faut montrer comment l’exploiter le mieux possible. Mais comment le faire ? Nous ne sommes que trois, sans collection de référence, sans local adéquat, et nous n’avons guère de temps. Il faudrait mettre sur pied le programme et assurer les TD/TP pour 200 étudiants répartis en six groupes. Contre toute raison, nous acceptons. Ce sera possible, hors service, après avoir sollicité la participation de deux collègues de la bibliothèque municipale et grâce à leurs locaux et à leurs collections. Nous démarrons en novembre 1993.

Dans le même temps, la question de l’hébergement de la BU avance. La communauté de villes de La Rochelle nous prête un local provisoire de 400 m2, dont elle assure les travaux de réaménagement. Pendant que je suis les travaux et que je prépare l’équipement, les crédits d’études pour la future bibliothèque sont débloqués. Il faut alors concevoir en deux mois le programme de construction, avec l’aide de l’ingénieur de la Direction départementale de l’équipement chargé par le Rectorat de rédiger ce programme de « Bibliothèque 5 000 étudiants ». La difficulté principale est alors de concevoir la bibliothèque d’une université aux contours forcément très imprécis, dans mon esprit comme dans celui des enseignants consultés, et dont le développement n’en est encore qu’au tout début.

1994 : les débuts

1994, c’est l’année de la mise en place d’un vrai budget d’environ 2 MF, l’année de l’ouverture, en janvier, de la deuxième salle provisoire de 400 m2 et de 80 places, puis d’une troisième, en octobre, de 380 m2 et de 70 places, avec enfin des locaux pour le service interne.

C’est l’année du développement d’une équipe : recrutement de bibliothécaires contractuelles, de CES, d’objecteurs de conscience et de moniteurs et arrivée en septembre du premier magasinier, soit 10,3 temps pleins, dont trois postes budgétaires. C’est une année de formation des non-professionnels, qui représentent 70 % de cette équipe. Et c’est une année d’équipement pour les services publics et pour les services internes. Les services aussi se mettent en place : les trois salles, ouvertes 50 heures par semaine, accueillent les étudiants de toutes disciplines. 4 000 documents s’ajoutent aux 1 000 acquis en 1993.

On commence en janvier à saisir le catalogue des ouvrages de la BU et de ceux des bibliothèques des unités de formation et de recherche (BUFR) : nous n’avions jusque-là qu’un fichier très sommaire de commandes.

Le prêt inter se développe, nous disposons maintenant des principaux outils de recherche. Nous commençons même à prêter à l’extérieur… les documents des BUFR, décrits dans SIBIL et dans le Pancatalogue !

En mai s’ouvre, à la demande des enseignants d’histoire et comme support d’enseignement, notre première exposition sur les « Découvertes portugaises », prêtée par la Maison des sciences de l’homme de Paris.

1995-1996 : vers la contractualisation

Maintenant, incontestablement, pour les étudiants, pour les doctorants, pour les chercheurs et les enseignants, la BU existe. Elle existe dans ses locaux provisoires, par les services – imparfaits – qu’elle rend. De trois personnels en poste, nous sommes passés à huit en septembre 1995 ; mais c’est encore très peu pour nos 5 500 usagers, malgré l’apport des 6,3 temps pleins de personnel temporaire.

Et le budget, grevé par l’équipement et les charges de personnel, ne permet guère que des acquisitions courantes, alors que les cursus se sont allongés et multipliés. Le rythme actuel d’acquisition est de 5 000 documents par an ; il en faudrait le double. En guise de politique d’acquisition, on se contente de coller aussi étroitement que possible aux enseignements au fur et à mesure qu’ils se créent : des listes bibliographiques sont fournies par les enseignants, pour chacun de leurs cours. Mais, plus nos collections se développent, plus nous avons de demandes, plus nous entendons aussi la remarque classique : « Il n’y a rien dans cette bibliothèque ». Phrase que l’optimisme que nous avons dû cultiver depuis 1993 nous fait interpréter de façon positive : « ils » viennent et le service que nous rendons ressemble suffisamment à celui d’une BU pour qu’« ils » voient mieux les carences que le chemin parcouru. Mais il faudrait aller plus vite et acheter davantage…

Le contrat qui sera négocié en 1996 permettra-t-il d’acheter les années antérieures de périodiques qui nous manquent, les grandes collections indispensables en sciences humaines, la bibliographie du programme du CAPES, les bibliographies « de base » remises par les chercheurs, etc. ? Aurons-nous les moyens humains et financiers pour commencer à créer un fonds ?

Le catalogue est consultable dans les salles, et par Renater/Internet pour les enseignants-chercheurs. Mais l’accueil, les renseignements, le guidage dans l’interrogation du catalogue ou dans l’utilisation des CD-Rom ne sont guère assurés, faute de personnel spécifiquement formé. En effet, le personnel professionnel est en priorité affecté aux acquisitions et à la constitution du catalogue de nos documents propres et de ceux des BUFR. Les retombées positives de l’enseignement documentaire ne suffisent pas à masquer les besoins urgents en accueil. La solution viendra-t-elle du contrat ? C’est en tout cas un des points inscrits au projet.

A peine avions-nous réussi à ouvrir de 9 h à 19 h, du lundi au vendredi, qu’on nous suggère, avec sérieux, avec gentillesse, avec espoir, de penser aux étudiants salariés, aux enseignants pris par leurs cours, aux étudiants de l’IUT, à ceux qui poursuivent une formation continue, à … : « Ne serait-il pas possible d’ouvrir le samedi ? d’ouvrir le soir jusqu’à 22 h ? » Ces demandes ont aussi été formulées dans le projet de contrat.

Le choix d’un système informatique a été différé dans l’attente d’un chef de projet et dans l’attente de crédits, dans l’attente aussi du choix du futur système universitaire. Le catalogage sur le réseau SIBIL nous permet de constituer un catalogue transférable ultérieurement, économique en temps (90 % de dérivations), avec un accès public via Renater ou sur minitel. Le prêt à domicile supporte encore un traitement manuel, puisque, à la demande des enseignants, la majeure partie du fonds est exclue du prêt : nous avons rarement plus de 150 prêts par jour. Nos bâtiments, même provisoires, sont câblés et nous avons communiqué d’emblée – dès que nous avons eu du matériel – en interne avec les services de l’université et à l’extérieur sur Renater/Internet. Il faudra cependant mettre en place un système de gestion d’ici à deux ans, pour la bibliothèque en construction.

Commencée en juillet 1995, c’est en juin 1996 que sera livrée une première tranche de la bibliothèque future. Nous sommes censés ouvrir ses 2 000 m2 en octobre, tandis que se feront les études de la deuxième tranche. La construction prévue, 6 000 m2 au total, sera réalisée en deux tranches pour des raisons budgétaires, ce qui va compliquer considérablement l’équipement et l’organisation et entraîner nuisances et ruptures de service pour le public. Cette BU future sera mitoyenne de la médiathèque municipale, dont la construction a commencé en même temps. Cet ensemble documentaire important sera traversé par une « rue intérieure », destinée à faciliter le passage d’une bibliothèque à l’autre. De nombreuses complémentarités sont possibles et souhaitées ; mais il reste à les étudier avec nos collègues de la bibliothèque municipale, qu’il s’agisse de l’accès, des acquisitions, des catalogues ou du partage d’équipements.

BU et université : l’intégration

BU nouvelle dans une université nouvelle sans statuts, nous n’avons pas de conseil de la documentation, pas même de commission informelle.

Les orientations prises le sont cependant en concertation avec les enseignants, et validées par l’administrateur provisoire. Toutes les formations ont désigné un correspondant BU, qui coordonne l’établissement des listes d’achat par ordre de priorité pour les ouvrages et pour les abonnements aux périodiques. C’est avec ces correspondants que sont discutées les questions de fonctionnement ou de règlement. C’est ainsi que, comme je l’ai déjà dit, la majeure partie du fonds est exclue du prêt : les enseignants ont estimé que les documents – 12 000 environ fin 1995 – étaient trop peu nombreux pour être prêtés. Et c’est pourquoi nous avions estimé prioritaire d’étendre l’ouverture, de 39 à 50 h par semaine, pour faciliter la consultation de ces exclus du prêt.

L’intégration de la BU, service de l’université, se manifeste aussi dans une prise en compte de certains aspects administratifs ou techniques de son fonctionnement.

C’est le service du personnel qui gère directement les personnels de bibliothèque. Horaires et congés sont les mêmes que ceux des personnels Ingénieur, administratif, technicien, ouvrier et de service (IATOS) de l’université et la comptabilisation, après accord, se fait à l’université. Il faut cependant encore veiller à ce que les particularités des statuts des personnels de bibliothèque soient bien prises en compte. CES et objecteurs de conscience sont pris en charge administrativement et financièrement par l’université qui gère aussi, mais administrativement seulement, moniteurs et personnels spécifiques contractuels. Le suivi à la BU est donc considérablement simplifié et allégé.

Comme n’importe quel service de l’université, la BU accède directement au système comptable, effectue engagements de dépenses et liquidation de factures, édite les états d’engagements et de crédits disponibles, procède aux désengagements éventuels. Ce qui permet une maîtrise du budget, notamment en fin d’année, et l’utilisation de tous les crédits disponibles.

Nous avons également accès au fichier de la scolarité, ce qui nous dispense d’inscrire les étudiants. Une zone nous y est réservée pour signaler les retards ou refuser les quitus à l’époque des transferts de dossiers.

L’intégration a été particulièrement poussée en ce qui concerne l’informatique. La documentation est présente dans tous les projets du centre de ressources informatiques (CRI). Bien plus, il y a, depuis l’origine, une prise en charge totale des aspects matériels et logiciels, qu’il s’agisse du câblage, de la mise en place des liaisons informatiques, locales ou distantes, de la mise en place de solutions pour le catalogage, du choix et de l’achat des matériels et des logiciels nécessaires, ou du dépannage. C’est le CRI aussi qui a permis de commencer à cataloguer sur SIBIL, alors que nous n’avions ni crédits ni micro-ordinateur, en nous prêtant le matériel nécessaire. C’est le CRI qui installe les postes de consultation avec une icône pour le catalogue, une icône pour le CD-Rom Lexilaser, etc. Cependant, compte tenu de la montée en charge de l’université, le besoin se fait sentir maintenant d’un personnel informatique à la BU, comme correspondant du CRI. Ce problème va être résolu provisoirement par l’engagement d’un objecteur de conscience, étudiant en informatique.

Ce sont là les exemples les plus marquants de l’intégration de la BU dans l’université, mais s’agit-il vraiment d’intégration ? En fait, la BU est née dans l’université et avec l’université et a été d’emblée assimilée. Seuls la distinguent ses précieux crédits fléchés.

Une BU nouvelle différente ?

Le public est le même que partout ailleurs : étudiants plus ou moins formés à l’utilisation de la bibliothèque, enseignants-chercheurs habitués à d’autres BU, mais dont cependant les attentes sont plus grandes ici, faute d’autres réseaux documentaires organisés. On retrouve les mêmes tentations de recréer des documentations de proximité, tentations encouragées par l’absence initiale de moyens à la BU.

Pas de différence majeure non plus dans les services principaux attendus par notre public.

La première différence essentielle me paraît résider dans la manière dont l’université traite sa bibliothèque. La documentation est perçue et traitée comme un service commun, comme un service de l’université, au même titre que le centre de ressources informatiques. La participation aux commissions, la transmission d’information se font naturellement. Les relations sont facilitées par la naissance simultanée et par la taille de l’université, par les difficultés partagées de manque de crédits et de manque de personnel.

Pour la BU, la plupart des particularités relèvent de ces deux causes, crédits et personnel. Il a fallu créer un début de fonds et des services ex-nihilo, équiper, concevoir un projet documentaire, un projet de construction quasi simultanément sans en avoir les moyens. D’où le recours à différents types de personnels temporaires, non formés pour la plupart. D’où la nécessité de consacrer du temps à la formation.

En ce qui concerne le personnel nommé, le manque de bibliothécaires ou bibliothécaires-adjoints (deux postes seulement à La Rochelle) se traduit par un transfert de charges sur les magasiniers : gestion des périodiques, prêt entre bibliothèques, gestion de l’accueil ; des tâches telles que recherches dans le catalogue avant commande, ou inscriptions au registre inventaire sont assumées, pour l’essentiel, par les magasiniers.

L’état des crédits est directement lié à la question du personnel et dans une moindre mesure à celui de l’équipement. 40 % du budget y ont été consacrés en 1994. La nécessité d’ouvrir signifie des salles à équiper et du personnel à mettre à l’accueil. Et les acquisitions impliquent du personnel pour commander, indexer, cataloguer. La difficulté a résidé dans l’équilibre entre recrutements et acquisitions.

On peut conclure en regrettant d’avoir dû démarrer avec un public avant d’avoir des moyens suffisants, sans collections ni services, sans avoir un peu d’avance sur l’université. Cependant, l’expérience est largement positive si l’on considère la place qu’a la BU dans l’université et les relations privilégiées qui ont été créées, relations qui permettent tous les espoirs pour la mise en place d’une documentation efficace et rationnelle au sein de l’université.

Décembre 1995

Dessins réalisés par Anne-Marie FILIOLE.