Les bibliothèques de France à l'étranger - Bulletin

Avec le recrutement d’un conservateur, le ministère des Affaires étrangères, souhaitait réorganiser ses bibliothèques et leur donner une structure, une présence et une activité plus fortes au sein des relations internationales de la France. Une réunion des responsables de ces bibliothèques a pu avoir lieu, destinée à renforcer les liens et discuter des difficultés.

Le Bulletin

Cette revue trimestrielle a été créée en mars 1993 et fait partie d’une politique d’ensemble qui cherche à constituer un réseau solide des bibliothèques dépendant du ministère, mais aussi à les rapprocher des autres bibliothèques par l’informatisation, l’information et une coopération accrue. C’est dire que cette revue est interne et ne peut être obtenue par abonnement. Chaque numéro contient la présentation d’une de ces bibliothèques (Tokyo dans ce numéro), et celle d’un organisme documentaire français pouvant être utile aux centres culturels français à l’étranger (l’Inist dans ce numéro), des fiches techniques et des notes de lecture. Tout ceci pour montrer à ces bibliothèques qu’elles ne sont pas seules à « bricoler » dans leur coin, mais participent à un grand réseau professionnel, avec ses règles de gestion, ses coopérations et ses développements techniques. Un souci de rénovation d’établissements souvent vétustes anime la Direction de la coopération culturelle et linguistique.

Le Dossier

Mais il faut surtout signaler un numéro spécial (3e dossier) « Étude comparative de systèmes de gestion de bibliothèque monopostes » consacré à l’informatique. En 1992, le ministère des Affaires étrangères avait commandé au Bureau Van Dijk une évaluation des logiciels de gestion de bibliothèque pour les établissements culturels français à l’étranger. Douze systèmes pour bibliothèques moyennes étaient analysés dans un rapport interne diffusé aux centres culturels et alliances françaises en novembre 1992.

Petites et moyennes bibliothèques, centres de documentation

Afin de couvrir tout le spectre des bibliothèques, une deuxième étude était lancée en 1993 pour les systèmes monopostes destinés aux petites bibliothèques et centres de documentation, publiée dans ce numéro spécial de Bibliothèques de France à l’étranger. Les neuf systèmes présentés ont été sélectionnés selon des critères soigneusement définis :

– normes et standards internationaux afin de rendre compatibles les systèmes avec l’environnement bibliothéconomique. Il s’agit surtout de la possibilité de récupérer et de produire des notices en format Marc ;

– la complétude du système, c’est-à-dire son degré d’intégration et donc sa possibilité de gérer toutes les activités de la bibliothèque, de la commande et du catalogage au prêt en passant par l’Opac. Plus particulièrement, sont étudiées les capacités des systèmes à utiliser les fichiers d’autorité pour contrôler leurs vedettes et à gérer les exemplaires ;

– enfin, la qualité de la maintenance, l’assurance d’un suivi des opérations et de l’évolution d’un système sont soigneusement analysées.

Cependant, l’étude est finalement plus large, car, en dehors des neuf logiciels monopostes étudiés (Alexandrie, Bibliot-tech, Biblix, Gemlire, Galipe, Gesbib III, Infomusique, Biblimuse, Logabib, Mémolog, Microbib II, Paprika), sont repris des logiciels pour bibliothèques moyennes ayant fait l’objet d’améliorations depuis la précédente étude (Liber, MARCo, USM, GoPAC, Orphée, Opsys, Polybase, Diderot, Polypress) et ajoutés trois logiciels retenus par certains (CDS-ISIS, Lotus-notes, Tinlib).

Fonctionnalités et caractéristiques

Les logiciels sont présentés dans des grilles comparatives qui recensent :

– les fonctionnalités : acquisitions (réception et bulletinage), catalogage (exemplaire, autorité, non-livres, niveaux), prêt (réservation et gestion des inscrits), recherche bibliographique (texte libre, booléen, troncature, Opac), importation/exportation (CD-Rom, format Marc), paramétrage, mise à jour des index, normalisation, édition et statistiques, multilinguisme ;

– les caractéristiques techniques (système d’exploitation, limites, assistance et sécurité, ergonomie, équipement nécessaire, modularité) ;

– les informations commerciales sur les fournisseurs (adresse, prestations, garantie, coûts).

Ces grilles sont suivies d’une fiche descriptive par système qui donne les points forts et les points faibles, ainsi que d’une conclusion générale. Il ne peut être question ici de donner un meilleur choix, car celui-ci dépend des besoins de la bibliothèque. Ceux-ci doivent être définis et surtout hiérarchisés (Unimarc ? Gestion des exemplaires ? Opac ? Recherche documentaire ? Intégration réelle des modules ? Modularité ?). Un rapide calcul indique qu’il faut compter au moins 30 000 F pour un système complet et que certains sont plus documentaires et d’autres plus gestionnaires. Mais il faut lire le dossier en détail pour effectuer son choix.

Le souhait que l’on peut émettre en conclusion est que ce dossier soit plus largement disponible pour toutes les bibliothèques (bibliothèques municipales, laboratoires, annexes de bibliothèques départementales de prêt, instituts, hôpitaux), afin de leur permettre d’éliminer les systèmes inadaptés à leurs besoins et de limiter ainsi la consultation des fournisseurs. Il faut aussi souhaiter qu’il soit mis à jour régulièrement pour tenir compte des évolutions et des créations, car n’y figurent pas des logiciels comme Marquis, Loris, ou Vubis, utilisables sur monopostes.