Annexes communes aux circulaires 85-391 et 85-392 (p. 430-440)

Annexe 1
Exposé des motifs du décret sur les services de la documentation des établissements d'enseignement supérieur relevant du ministère de l'Education nationale.

Pour les besoins des enseignements et de la recherche, les établissements d'enseignement supérieur et notamment les universités sont amenés à acquérir, à gérer et utiliser des documents de toute nature : livres, périodiques, microformes, produits audio-visuels, disques magnétiques, etc. Le développement des technologies accroît les possibilités d'accès à l'information et rend plus nécessaires une bonne gestion des moyens documentaires, une coordination des ressources devenues plus étendues et plus diverses et une formation à leur utilisation.

Les documents et les moyens d'accès à l'information doivent être mis à la disposition non seulement de tous les membres des établissements, mais encore d'un plus vaste public, dans le cadre de la mission donnée à l'enseignement supérieur d'assurer « la diffusion de la culture et l'information scientifique et technique » (article 4 de la loi sur l'enseignement supérieur).

Ces ressources ne peuvent être utilisées de façon efficace que si plusieurs conditions sont réunies. Tout d'abord une organisation interne assez élaborée pour que les enseignants-chercheurs, les enseignants, les chercheurs, les étudiants et les autres usagers trouvent sans difficulté les réponses aux besoins qu'ils expriment. Cela revient à dire que les documents et moyens d'accès à l'information (par exemple les terminaux) doivent être regroupés en des ensembles bien organisés, qui mériteront vraiment le nom de bibliothèques ou de centres d'information.

En second lieu, cette organisation ne peut conserver un caractère partiel. Elle serait limitée de façon très regrettable, si elle visait seulement à constituer des pôles documentaires séparés, qui ne seraient ni reliés de façon fonctionnelle au sein des établissements et notamment des universités, ni ouverts sur l'extérieur. En d'autres termes, chaque bibliothèque est mieux utilisée, si elle devient partie intégrante d'un système documentaire, celui de l'établissement, qui entretient lui-même des relations étroites avec un réseau plus vaste.

On est donc conduit à souligner le caractère global de l'organisation documentaire. Son efficacité est beaucoup plus grande si elle concerne l'ensemble des documents acquis et coordonne toutes les ressources documentaires de l'établissement. En ce qui concerne les universités, le décret du 23 décembre 1970 sur le service commun des bibliothèques, quoique modifié et complété par le décret du 26 mars 1976, avait négligé cet aspect important du problème pratique à résoudre, en créant un service commun qui s'occupait seulement d'une partie des documents, et qui dépendait beaucoup plus de l'administration centrale (service des bibliothèques) que des autorités responsables de sa propre université. D'où une gestion morcelée, dont les résultats ne pouvaient être que partiels et parfois décevants, les bibliothèques d'institut et d'UER ne cessant de se multiplier et de se développer de façon totalement irrationnelle et coûteuse. Cette expérience oblige à repenser l'organisation dans l'esprit de la décentralisation et de l'autonomie des établissements, et à affirmer nettement le principe que tout document acquis par une composante d'une université est à la disposition de cette dernière dans son ensemble. S'il est normal que certaines priorités d'usage soient reconnues, elles ne peuvent aller jusqu'à une limitation stricte de cet usage, limitation qui porterait préjudice à l'ensemble des utilisateurs.

Pour diffuser au maximum les connaissances, il est donc souhaitable que la gestion de tous les documents qui appartiennent à une université soit coordonnée par le service commun de la documentation. Cette unité regroupe tous les documents et moyens documentaires dans un « système documentaire » unique, nullement incompatible avec une décentralisation de l'accès à la documentation qui corresponde aux modes de travail des étudiants, des enseignants-chercheurs, des enseignants et des chercheurs. Dans cet esprit, le service commun comportera des bibliothèques intégrées, mises entièrement à la disposition de tous, et coordonnera des bibliothèques associées dont la gestion tiendra prioritairement compte des besoins propres de certaines des composantes de l'université et des réseaux thématiques.

De manière plus prospective, la dépendance croissante à l'égard de réseaux nationaux et internationaux d'accès à l'information, l'évolution des technologies, la prise de conscience des coûts de l'information et de la documentation, rendent nécessaires dans chaque établissement la coordination des moyens et l'évaluation des services documentaires fournis aux usagers.

La coordination de la documentation à l'intérieur des établissements est une des conditions d'une coordination documentaire efficace entre établissements dans les cadres prévus par les articles 43, 44 et 45 de la loi et le titre II du présent décret.

Etant donné le coût de la documentation, cette coopération entre établissements publics à caractère scientifique, culturel et professionnel est fortement encouragée, afin de constituer dans les régions des pôles documentaires efficaces et d'offrir aux usagers des différents établissements des moyens documentaires comparables, comme soutien de leurs programmes d'enseignement, de recherche et de diffusion large des connaissances.

Annexe 2
Avis de la Direction générale du CNRS sur l'article 3 du décret sur les services de la documentation.

« Ainsi que vous l'indiquez, l'article 3 * de ce texte prévoit que les services documentaires appartenant à des unités et organismes liés contractuellement à l'université peuvent être associés par convention au service commun, ces conventions étant passées entre l'université et le CNRS en complément de la convention-cadre. Ces dispositions peuvent concerner les laboratoires propres (LP) et équipes de recherche (ER) hébergés par l'université. Ce pourrait être le cas aussi pour les unités mixtes (UM) parmi lesquelles, selon la nomenclature du CNRS, se rangent les Centres d'information et de documentation (CID) qui jouent un rôle important pour les sciences humaines et sociales.

En ce qui concerne les bibliothèques associées au CNRS (UA), qui souvent achètent des livres sur une part des crédits de fonctionnement de l'unité, il semble, qu'elles peuvent être concernées soit par l'alinéa 2, soit par l'alinéa 3 de l'article 3 *, c'est-à-dire qu'elles peuvent être soit intégrées, soit associées, le passage d'une catégorie à l'autre étant réglé par le deuxième alinéa de l'article 3 *. Si cette interprétation est correcte, les dispositions prévues n'appellent pas de remarque de ma part, compte tenu que la convention-cadre entre les universités et le CNRS prévoit que celui-ci est tenu informé de la politique documentaire des unités qui lui sont associées ; par voie de conséquence, il le sera donc des modifications pouvant intervenir dans le statut de leurs bibliothèques ».