Pour le guider dans son travail, l'archiviste n'avait à sa disposition que peu d'ouvrages de référence. Citons le Manuel d'archivistique, vieux de quinze ans et qui mérite sa prochaine mise à jour, et les fiches de traitement diffusées par la direction des Archives de France, concernant exclusivement les archives communales. Sans oublier bien sûr l'irremplaçable expérience des confrères.

Dorénavant, il faudra compter avec le Guide pratique à l'usage de l'archiviste-documentaliste que publient Françoise Durand-Évrard et Claude Durand. Travaillant toutes deux à Grenoble, elles ont choisi de nous parler de leur métier dans le cadre où elles l'exercent : la commune.

La structure du livre est simple. Il s'agit d'une alternance de chapitres tantôt consacrés aux archives, tantôt à la documentation. Je ne pourrai tout à fait les dissocier, mais j'aimerais montrer tout ce qu'un lecteur du Bulletin des bibliothèques de France peut retirer de la lecture d'un livre qui, à première vue, ne paraît le concerner que de loin.

Disons tout de suite que le mérite premier de cet ouvrage est de prendre les problèmes comme ils viennent et de les traiter de la manière la plus simple possible, sans tomber dans l'excès inverse qui consisterait à dire par exemple qu'il existe une manière infaillible de diriger une politique d'achats. Les auteurs restent toujours dans une problématique quotidienne qui n'est pas pour déplaire : enfin, du concret...

Ainsi la première partie, intitulée « Que faire quand on arrive », indique les opérations auxquelles il faut se livrer lors de son entrée en fonctions, selon un ordre qui élimine les erreurs du début, inévitables mais parfois difficiles et pénibles à corriger par la suite. Insistons sur le nombre et surtout la qualité des contacts avec les utilisateurs potentiels. Certes public d'une salle de lecture d'un service archives-documentation et public d'une bibliothèque municipale sont sans doute différents, mais la démarche qui consiste à aller vers l'autre est commune et, si elle n'est pas nouvelle, quotidiennement répétée.

Dans la seconde partie nous est exposée la manière de constituer un fonds documentaire en s'appuyant sur une politique d'achats cohérente et correctement définie. Les opérations de commande sont décrites par le menu, de façon concrète. C'est un chapitre connu des bibliothécaires expérimentés, mais le débutant livré à lui-même y trouvera une mine de renseignements pratiques, adresses, fiches et formulaires types.

La troisième partie envisage le document sous l'aspect de son traitement intellectuel. Si la partie consacrée aux archives commence par les éliminations, et ne concerne que de loin les bibliothécaires, la suite, qui envisage l'analyse des documents devrait être riche d'enseignement pour toute personne en contact avec un document, qu'il soit livre, liasse ou article. Pour reprendre ce qu'en dit Mme Durand, le traitement intellectuel des documents donne ses lettres de noblesse à la documentation car là où les bibliothèques et les archives fondent leurs activités sur le document en organisant sa conservation et sa consultation, la documentation va au-delà en exploitant le contenu même du document. La différence existe, mais les conservateurs des bibliothèques savent bien tout ce qu'ils peuvent attendre d'une indexation correcte, impossible si l'on n'a pas une connaissance plus approfondie du document que celle de son titre ou de la quatrième de couverture, et si l'on ne se fixe pas des règles en matière de choix de vocabulaire. Mais en ce domaine, les bibliothèques ont été précurseurs. Le livre donne une idée de l'utilité d'une telle méthode de travail.

La partie qui aborde le traitement matériel des documents est elle aussi écrite dans un langage clair, donnant des définitions, des conseils et des adresses de magasins spécialisés. La communication des documents forme la cinquième partie du livre. On sait l'importance de ce problème pour les archivistes, en matière de communicabilité. Mais les préoccupations de ces derniers rejoignent celles de leurs collègues bibliothécaires quand on aborde la confection de fichiers et d'inventaires, préalables obligés à toute communication de documents.

Si l'on indique pour finir que chaque chapitre est suivi d'une bibliographie la plus à jour, on comprendra encore mieux l'intérêt d'un tel ouvrage. Disons pour être tout à fait honnête qu'il semble s'adresser à des services d'archives ou de documentation dont le personnel est relativement rompu aux tâches qui relèvent de ses attributions. Mais n'est-ce pas le rôle d'un chef de service que de faire profiter les membres de son personnel de son expérience, comme ont su le faire Mmes Durand-Évrard et Durand ?