Une mini base de données au Palais de la découverte

Éléments sur les activités des bibliothèques dans le domaine des sciences et techniques : stages de formation permanente ; comités de lecture autour de l'édition de vulgarisation scientifique pour adultes ou pour enfants et adolescents ; mise au point sur la future médiathèque de La Villette et sur son espace-enfants ; mini banque de données sur les sciences et techniques.

Some details about activities in libraries, especially in the science and technique field; reading committees about edition of scientific popularization for adults or children and teenagers; the future mediacenter of La Villette and its special space for children : the state of the art ; a mini database on science and techniques.

La bibliothèque du Palais de la découverte a entrepris, avec l'aide de la micro-informatique, la constitution d'un fichier d'articles de revues de vulgarisation scientifique.

Quand on doit répondre à des questions venant d'un public de non-initiés sur les aspects les plus divers des sciences exactes, le recours à l'information contenue dans ces périodiques est continuel, mais très long et hasardeux, dès lors qu'il s'agit de rechercher dans d'autres numéros que les derniers parus. La solution existe - cela s'appelle un dépouillement de périodiques -, mais sa mise en oeuvre était difficile à envisager dans une bibliothèque qui ne se repose que sur deux postes (1 bibliothécaire et 2 employés à mi-temps), dont une grande partie du temps est consacrée à l'accueil du public. A moins de trouver un système simple à mettre en place et peu onéreux, en temps comme en argent. De cette analyse à la micro-informatique, il n'y avait qu'un pas, mais il a fallu trois ans à Denise Vitoux, la bibliothécaire, pour obtenir qu'il soit franchi. Le plus difficile a été de trouver un système satisfaisant, permettant une véritable recherche documentaire, Le choix s'est finalement porté sur le logiciel Biblio 8000 implanté sur matériel Commodore.

Une période de test

Pour s'initier au maniement du système et prendre la mesure du travail, Denise Vitoux s'est fixé une période de test et un « terrain d'expérience » : le dépouillement rétrospectif (1983-1980) de quatre périodiques pluridisciplinaires « de base », la Recherche, Pour la science, Science et avenir et, bien sûr, la Revue du Palais de la découverte. Elle sort cependant de ce cadre en intégrant, au coup par coup, des articles sur des sujets très demandés et peu représentés ailleurs, pris dans d'autres revues, ceci dans le souci de rendre cet instrument utilisable dès maintenant.

« Le dépouillement systématique de quatre titres, couvrant l'essentiel des domaines scientifiques et techniques, est l'occasion de mettre au point une liste de mots-clés », explique Denise Vitoux.

Biblio 8000 ne prévoit pas l'emploi d'un thésaurus, les mots-clés ne sont donc pas hiérarchisés, néanmoins, pour pouvoir répondre aussi à des questions vastes, de l'ordre de la discipline, ou pour pouvoir éditer des listes de références par grands domaines, il a été décidé de faire systématiquement figurer dans l'indexation un « mot-chapeau » désignant la matière dont l'article relève. « L'autre difficulté de l'indexation, c'est d'arriver à se limiter; en effet, l'importance du champ réservé à l'indexation dans le format des notices (15 mots-clés sont possibles) invite à tous les débordements. La liste contient actuellement 160 termes - elle ne devra pas, dans mon esprit, dépasser 300 termes - et se constitue empiriquement à partir du fichier matières de la bibliothèque ».

Un autre écueil du dépouillement de périodiques est la tentation de « tout prendre » qui amène à encombrer le fichier de références dont l'intérêt tombe très vite. Les systèmes sur micro-ordinateurs, dont le propre est de ne disposer que d'une mémoire à capacité réduite, posent ce problème avec une certaine acuité. Le test doit permettre de mesurer l'encombrement moyen du dépouillement régulier des périodiques et de se forger une « doctrine » faisant leur part respective à des critères qui ne s'accordent pas toujours, la longueur de l'article, l'importance du sujet et l'intérêt du texte. « Par exemple, dans La Recherche, je prends d'emblée tous les articles de fond, mais jhésite davantage pour les articles d'information : leurs sujets correspondent à l'actualité - ils seront donc demandés - mais ils sont souvent très rapidement dépassés, ou repris par la suite dans un article de fond ».

Une micro-BD comme les grandes

Biblio 8000, dont la deuxième version est utilisée ici, a été mise au point par Roland Salesse à l'INRA (Institut national de la recherche agronomique) pour gérer la bibliographie d'un groupe de chercheurs *, ce qui explique la présence de certaines potentialités qui ne sont pas totalement utiles - et donc sous-utilisées -dans le cadre d'une bibliographie d'articles de vulgarisation (15 mots-clés, 10 noms d'auteurs, etc.). En revanche, des possibilités comme celle d'expliciter en quelques mots le sujet d'un article trouvent pleinement leur emploi; comment deviner, sinon, que sous le titre « La folie des petits grains » se cache le compte-rendu d'un congrès international sur les petites particules ?

« Un des grands avantages de ce système pour une néophyte comme moi, constate Denise Vitoux, c'est la simplicité de manipulation, et notamment pour les opérations de gestion (saisie, modifications et corrections, annulation des données) dont les procédures font l'objet d'un guidage en clair ».

Même « encadrement » des procédures d'interrogation qui reprennent les éléments traditionnels d'une recherche multi-critères ; on retrouve le schéma proposé par les « grandes » banques de données : interrogation à partir de la source (le titre du périodique), des mots-clés, du nom de l'auteur ou de la date, combinés à l'aide des opérateurs booléens, (et, ou, sauf), édition des résultats classés par auteurs ou par sources et sous trois formats allant de l'ensemble des données disponibles (référence bibliographique, auteur, titre, commentaire du titre) à la référence bibliographique seule. La fonction édition ne se limite pas bien sûr aux seuls résultats des recherches, elle permet également d'obtenir le listage des divers types de données (liste des mots-clés, liste des auteurs, liste des sources, listes thématiques des références d'articles, etc.).

Et après ?

Passée la période d'expérimentation se posera vite la question du développement de ce système. Les possibilités d'extension apportées par la micro-informatique dans ce domaine sont forcément limitées : ici une disquette peut contenir environ 2 000 notices d'articles; au-delà, il faudra changer de disquettes en cours d'interrogation, ce qui allongera d'autant le temps de réponse. Denise Vitoux envisage d'ores et déjà des aménagements en fonction de cette contrainte : pour réduire au minimum les cas de recherches en plusieurs temps, on spécialisera chaque disquette dans une discipline ou un groupe de disciplines voisines, ou bien dans une période chronologique (les notices les plus récentes, les notices plus anciennes).

De toutes façons, le but de l'opération n'est pas d'accumuler des références pour le plaisir de stocker, mais de disposer d'un moyen rapide de retrouver des articles faisant le point le plus récent sur les sujets scientifiques demandés par le public. Cet outil est donc destiné à évoluer en fonction des intérêts de celui-ci.

Une autre justification de cette banque de données miniature dans une bibliothèque vouée à la vulgarisation scientifique, c'est de pouvoir montrer, sur un exemple simplifié mais fonctionnant réellement, les principaux mécanismes de la recherche documentaire automatisée.

Bien que ce travail ait été conçu très pragmatiquement pour répondre à un besoin précis et localisé, sa promotrice a eu pour souci de ménager des possibilités pour qu'il puisse être utilisé en dehors du Palais de la découverte. Le fait que le logiciel soit diffusé et le matériel sur lequel il tourne relativement bon marché permet d'envisager, dans un futur plus ou moins proche, des échanges de données avec d'autres centres documentaires équipés pareillement. « Je pense que notre mini-banque de données qui est, à ma connaissance, inédite - les banques de données scientifiques ne s'intéressent pas aux revues de vulgarisation - peut intéresser des bibliothèques, ou des CDI (Centres de documentation et d'information), et que nous pourrions ainsi, par échange de disquettes et partage du travail, élargir le nombre des périodiques dépouillés », conclut Denise Vitoux.

Propos recueillis par Nicole Le Pottier (Décembre 1984)