Instructions pour le prêt entre les bibliothèques des universités. Mai 1981

De nouvelles instructions pour le prêt entre les bibliothèques des universités relevant du Ministère des Universités ont été mises au point et sont applicables à partir du 1er mai 1981. Elles visent à clarifier et à préciser les procédures de prêt. Elles tendent à améliorer le circuit des demandes, à accélérer leur traitement et à définir les modalités pratiques d'envoi et de retour des documents. Ces instructions concernent aussi les procédures telex

New guidelines about book circulation between university libraries have been decided and are effective since May 1st 1981. Their aim is to simplify and to define more accurately the lending procedures. They also tend to improve and accelerate the borrowing process and to define of practical method for sending the documents and getting them back. Telex procedures are included in these guidelines

Les présentes instructions sont destinées aux services de prêt 1 entre les bibliothèques et organismes documentaires relevant du Ministère des universités.

Elles se substituent aux instructions datées du 11 octobre 1954 ; les dispositions non reprises dans le texte qui suit sont en conséquence annulées.

Les nouvelles directives s'attachent à respecter, dans la mesure du possible, les recommandations que la Fédération internationale des associations de bibliothécaires et des bibliothèques (IFLA) a rédigées en 1978 dans le cadre de son programme Disponibilité universelle des publications (DUP).

Il a également été tenu compte de l'implantation, durant l'automne 1980, des premiers Centres d'acquisition et de diffusion de l'information scientifique et technique (CADIST), destinés à harmoniser, à l'échelon national, la collecte et la diffusion de l'information primaire déposée dans les organismes documentaires des universités.

I. Formulaires de demande

Les bibliothèques et centres de documentation qui désirent emprunter des documents par l'intermédiaire du prêt entre bibliothèques sont invités à utiliser des formulaires conformes aux deux modèles ci-joints, chacun d'eux correspondant à un type de publication :
- le premier sert exclusivement aux demandes de périodiques ;
- le second aux demandes de thèses, de congrès, de monographies et de documents publiés sur nouveaux supports.

Chaque formulaire présente les caractéristiques suivantes :
- Il se compose de 4 volets autoreproducteurs. Le volet A est conservé par la bibliothèque emprunteuse. Les volets B et C sont gardés par la bibliothèque prêteuse. Le volet D accompagne l'envoi et est retourné à la bibliothèque emprunteuse.
- La partie inférieure comporte une zone réservée à l'adresse de la bibliothèque emprunteuse. Cette mention d'adresse doit être apposée au moyen d'un cachet. La bibliothèque emprunteuse colle, en outre, sur le volet B, à l'intérieur du cadre, une étiquette gommée portant les mêmes mentions et qui est collée par la bibliothèque prêteuse sur l'enveloppe ou le paquet qui sert à l'envoi. Ainsi la bibliothèque prêteuse est-elle dispensée de dactylographier l'adresse du destinataire. De la même façon, une étiquette gommée portant l'adresse de la bibliothèque prêteuse est collée sur le volet D lors de l'envoi du document original. Cette étiquette sert au retour du document.

II. Rédaction des demandes

Il est nécessaire que le formulaire soit rempli par la bibliothèque emprunteuse ou par l'utilisateur sous le contrôle et la responsabilité de celle-ci, afin que soient effectuées les indispensables vérifications et que soit donnée à la demande une présentation correcte.

Dans certains cas, particulièrement lorsque la demande est adressée par télex, la bibliothèque fait remplir par le lecteur un formulaire différent de celui qu'elle utilise pour le prêt entre bibliothèques. Il doit présenter les mêmes caractéristiques que le formulaire servant au prêt entre bibliothèques. En tout état de cause, il doit comporter un rappel de la loi du 11 mars 1957 sur la propriété littéraire et artistique ainsi que la signature du lecteur.

1. Vérifications

La bibliothèque emprunteuse doit mener les recherches bibliographiques nécessaires pour contrôler et compléter les références des documents demandés par l'utilisateur.

Les catalogues, locaux ou collectifs, manuels ou automatisés, sont d'un intérêt essentiel pour localiser les documents et orienter les demandes. Pour leur assurer une utilisation maximale, il est demandé à toutes les bibliothèques qui participent à leur élaboration d'en aviser l'administration centrale (Service des bibliothèques), ainsi que la bibliothèque où est situé le CADIST de la discipline.

Tout formulaire comportant une référence manifestement insuffisante non justifiée ou des indications inexactes est renvoyé à la bibliothèque emprunteuse. La cote du document est portée sur la demande chaque fois qu'il est possible de la trouver dans un catalogue local ou collectif.

2. Présentation

Chaque formulaire ne peut et ne doit comporter qu'une demande.

Il est souhaitable que le formulaire soit dactylographié. Dans tous les cas, on veille à la parfaite lisibilité des indications portées sur le formulaire et à la clarté matérielle de leur présentation.

Il semble préférable de développer si possible les titres des périodiques.

III. Orientation et circulation du formulaire

La mauvaise orientation des demandes, leur circulation dans un nombre élevé de bibliothèques entraînent des délais de prêt souvent rédhibitoires. C'est une des raisons pour lesquelles ont été créés les CADIST. Toutefois, certaines demandes peuvent être satisfaites rapidement grâce aux ressources locales. Dans ce cas, il y a lieu de prendre les précautions suivantes :

1) On réduit à l'appréciation de l'utilisateur et, dans tous les cas, à un mois la durée de circulation de la demande.

2) Le circuit de la demande doit se limiter à deux bibliothèques qui, sollicitées avant la bibliothèque ayant reçu la charge du CADIST, peuvent éviter l'encombrement de celui-ci.

3) La réduction du délai de réponse doit être recherchée par l'utilisation des ressources :
a) des bibliothèques locales situées sur le campus (bibliothèques d'UER, d'instituts, de laboratoires), chaque fois qu'a été établi un catalogue collectif et que les liens entre les cellules documentaires de l'université autorisent cette démarche ;
b) des bibliothèques publiques situées dans la même agglomération, la même académie ou la même région ; les bibliothèques municipales, en particulier, possèdent, dans les disciplines littéraires surtout, des fonds qui complètent utilement ceux des bibliothèques universitaires ;
c) des centres de documentation du secteur privé, lorsque le contexte le permet.

IV. Traitement de la demande

Pour être efficace, le prêt entre bibliothèques doit fonctionner rapidement. Cela suppose :
a) que les bibliothèques examinent, dans la journée même, les formulaires qui leur parviennent ;
b) qu'elles les transmettent, si elles ne peuvent les satisfaire, et après avoir justifié de l'impossibilité dans laquelle elles se trouvent de fournir les documents, à la bibliothèque qui constitue l'étape suivante dans le circuit tracé sur la demande ou, si elles figurent en seconde position, qu'elles les adressent aux CADIST. Ces opérations s'effectuent dans les délais les plus brefs ;
c) que soit respectée la date de retour indiquée sur la demande.

Les CADIST traitent de la même façon et chaque jour ouvrable, les demandes de prêt. Ils assurent dans les 24 heures suivant la réception du formulaire l'envoi du document ou de sa reproduction.

V. Conditions de prêt

1. Conditions générales

Chaque bibliothèque dispose du droit d'exclure du prêt entre bibliothèques certains documents. Mais ce refus doit rester exceptionnel et se limiter à quelques cas bien précis : usuels, ouvrages rares et précieux.

Les bibliothèques chargées des CADIST doivent acquérir, de façon exhaustive, et diffuser les documents de toute nature utiles à la recherche dans une discipline donnée. En revanche, elles ne doivent pas être sollicitées pour le prêt de manuels ou d'ouvrages nécessaires à l'enseignement des deux premiers cycles universitaires.

Sauf indication contraire figurant dans le cadre réservé à cet usage, les documents sont communiqués dans les locaux de la bibliothèque emprunteuse qui, dans tous les cas, est responsable du document emprunté.

La reproduction du document, sous quelque forme que ce soit, est subordonnée à l'autorisation de la bibliothèque qui consent le prêt du document original. Les dispositions de la loi du 11 mars 1957, article 41, doivent être respectées et la reproduction destinée à des fins exclusives de recherche et réservée à l'usage privé du demandeur.

2. Durée du prêt

Elle est fixée à un mois, délais d'envoi compris. Si le prêt est consenti pour une durée plus brève, on l'indique sur le volet D, dans le cadre prévu à cet effet.

Les prolongations doivent être demandées avant la date d'expiration du prêt.

3. Interruption du service de prêt entre bibliothèques

Dans la mesure du possible, les bibliothèques maintiendront une permanence pendant les vacances universitaires.

Les CADIST fonctionnent sans interruption durant toute l'année.

VI. Envoi et retour des documents

Les documents sont adressés par envoi recommandé. Ils sont emballés, pour l'envoi comme pour le retour, avec le plus grand soin. Il est conseillé d'utiliser des « pacposts » ou, au moins, des enveloppes plastiques alvéolées.

Seules les bibliothèques qui le désirent envoient un accusé de réception au destinataire.

Les documents et la correspondance relative au prêt entre bibliothèques circulant entre les bibliothèques universitaires bénéficient de la franchise postale, conformément aux indications de la circulaire du 28 mars 1979.

Lorsque le destinataire ne peut profiter de cet avantage, les frais de poste supportés par l'établissement prêteur sont remboursés à celui-ci par l'établissement emprunteur.

VII. Paiement des photocopies

Il est souhaitable que le prix des photocopies soit le même dans tous les établissements relevant du Ministère des universités. En attendant que soit mis en place un mode de paiement par coupons, la facturation sera annuelle.

VIII. Statistiques

Chaque année, les bibliothèques, et spécialement celles qui ont la charge d'un CADIST, sont invitées à répondre à une enquête statistique menée par le Service des bibliothèques.

A cet effet, elles utilisent soit un des volets du formulaire soit un des plis du télex.

Elles doivent fournir des renseignements portant, d'une part, sur les demandes adressées à d'autres établissements, français et étrangers, et, d'autre part, sur les demandes reçues. Dans les deux cas, elles doivent être en mesure de préciser la nature des documents ayant fait l'objet de la transaction (thèses, congrès, monographies, périodiques), le taux de satisfaction, ainsi que le nombre des photocopies et celui des documents originaux envoyés et reçus.