Réunion du groupe sur les vedettes de collectivités. Londres 26-28 avril 1977

Dans le cadre du programme de la FIAB sur le contrôle bibliographique universel un grand effort de normalisation a été entrepris. Après l'établissement de notices normalisées pour la description des différents documents possédés par les bibliothèques, après la mise au point de formats d'enregistrement en machine, un groupe de travail a été constitué par la FIAB à son conseil général de Lausanne en septembre 1976 pour étudier la forme et l'utilisation des vedettes de collectivités. Ce groupe devait prendre pour base de ses travaux l'ouvrage d'Eva Verona, présidente de la Commission de catalogage de la FIAB : Corporate headings, their use in library catalogues and bibliographies, paru en 1975.

A la première réunion à Lausanne les membres du groupe se sont mis d'accord sur la nécessité d'arriver à une normalisation internationale sur la forme et la structure des vedettes de collectivités pour permettre l'échange et l'utilisation des vedettes établies par chaque agence nationale. Cela valait la peine de remettre en question certaines traditions nationales fortement ancrées pour permettre un échange des données et une meilleure répartition du travail. Chaque agence va être amenée à constituer des fichiers nationaux d'autorité pour ses ressortissants et il faut prévoir que ces fichiers, automatisés ou non, pourront être utilisés par tous; ils doivent être compatibles et les vedettes établies suivant les mêmes règles.

Il a été décidé dans un premier stade de laisser de côté l'étude de l'utilisation des vedettes de collectivités auteurs et de commencer le travail par l'étude de la forme et de la structure de ces vedettes.

Les membres du groupe ont donc été invités à étudier et à envoyer leurs commentaires sur quatre des chapitres de l'ouvrage de Mme Verona portant sur la définition des collectivités auteurs, les problèmes généraux concernant la structure des vedettes, les collectivités territoriales et les collectivités subordonnées.

Les commentaires envoyés ont fait l'objet d'une synthèse établie par Mme Verona, qui a servi de document de travail à une seconde réunion tenue à Londres du 26 au 28 avril dernier.

Geneviève Boisard et Monique Pelletier, conservateurs en chef à la Bibliothèque Nationale, participaient à cette réunion, l'une au titre de la commission des publications officielles, l'autre au titre de la commission des publications en série de la FIAB.

Les autres membres du groupe étaient Eva Verona, de Zagreb, présidente, Olga Porotnikoff d'Århus, secrétaire, Anneliese Budach, de Francfort-sur-le-Main, Lucia J. Rather, de la Bibliothèque du Congrès de Washington, Linda Yips de Malaisie; Nina Gerasimova de la Bibliothèque Lénine et Carlo Revelli de Turin n'avaient pu se rendre à la réunion et s'étaient contentés d'envoyer des commentaires écrits.

Les participants se sont mis d'accord sur quelques grands principes qui feront l'objet d'un document de travail qui doit être soumis au congrès de Bruxelles de septembre 1977 :
- Pour le catalogage toute organisation ou groupe de personnes ou d'institutions ayant un nom particulier est considérée comme une collectivité auteur.
- Les groupes qui n'ont pas de nom ne sont pas considérés comme collectivités auteurs et les catalogueurs ne doivent pas créer de vedettes sous des noms fabriqués.
- Les vedettes doivent être prises dans la langue et sous la forme où le nom apparaît sur les publications, les sigles sont rejetés au profit des formes développées. Lés localisations et les autres éléments d'identification doivent être ajoutés entre parenthèses. Pour les collectivités territoriales on utilise comme vedette le nom géographique courant s'il en existe un, dans le cas contraire on prend la forme officielle du nom sans inversion.
- Les noms de collectivités territoriales utilisés comme élément d'identification sont pris sous la même forme qu'en vedette principale.

Une prochaine réunion du groupe est prévue pour le 2 septembre à Bruxelles. Elle devra fixer un calendrier pour les travaux futurs.

Il faudra étudier les collectivités subordonnées et les organes de gouvernement, les conférences et les collectivités religieuses. Il faudra surtout se mettre d'accord sur l'utilisation de ces vedettes de collectivités et sur le choix difficile à faire entre les personnes physiques et les collectivités pour l'entrée principale d'une notice bibliographique.