La gestion automatisée du prêt à la Bibliothèque publique de Massy

Dès son ouverture la Bibliothèque publique de Massy a opté pour une gestion automatisée de ses opérations de prêt suivant le procédé de l'Automated Library system largement utilisé en Grande-Bretagne. Sont successivement analysés les problèmes posés par la mise en place de ce système, les différentes phases des opérations de prêt, les difficultés survenues au moment de la saisie ou du traitement informatique, les résultats actuellement obtenus ainsi que le coût et les limites d'un système de prêt automatisé.

La Bibliothèque publique de Massy a été construite pour servir de bibliothèque d'application à l'École nationale supérieure de bibliothécaires (E.N.S.B.), de centre expérimental pour les bibliothèques publiques et de bibliothèque pour la ville de Massy et ses environs 1. Sa surface (4 150 m2), sa capacité en livres (110 000 volumes dont 50 000 destinés au prêt) la population à desservir (40 ooo habitants pour la seule ville de Massy) permettaient d'espérer des inscriptions massives et des prêts nombreux. Ouverte au public en décembre 1970, la bibliothèque comptait en 1972 12 000 lecteurs inscrits et 33 000 volumes pour le prêt. Le nombre des prêts s'élevait pour l'année à 140 ooo. En tenant compte des jours de fermeture, la moyenne journalière était donc de 800 prêts, soit 1 600 mouvements quotidiens. Les conditions de vie et l'âge des habitants d'un grand ensemble comme Massy avaient aussi permis de prévoir qu'il y aurait des moments de pointe très accentués : une activité particulièrement intense le samedi pour tous (plus de 1 ooo prêts, environ 600 entrées) et le mercredi pour les jeunes (les moins de 20 ans constituent plus de 60 % des lecteurs). Dans ces conditions, il fallait trouver un système de prêt qui permette à la fois un allégement des tâches pour le personnel et un meilleur service pour le lecteur. Les systèmes à fiches traditionnels (Brown(e) et Newark) ont été écartés et une autre solution a été recherchée.

Le choix d'un système.

Une première étude a porté sur les systèmes à cartes de transaction et nous avions pratiquement opté pour le photo-charging. Ce procédé permettait de simplifier et d'accélérer les opérations de sortie et de retour en présence des lecteurs.

Le système n'était adopté que dans une seule bibliothèque en France, à Lyon 2. Un voyage en Angleterre a permis une étude plus approfondie. M. E. V. Corbett, le responsable des bibliothèques de Wandsworth un des arrondissements de Londres, était en Angleterre un spécialiste de ce problème 2. Le photo-charging y était depuis longtemps utilisé à la bibliothèque centrale et dans de nombreuses succursales. Le service au lecteur apparaissait comme très satisfaisant. Le tri des cartes et l'établissement de lettres de rappel se faisait à la centrale. Le travail était long, fastidieux et d'une fiabilité relative. Tant que les délais n'étaient pas écoulés, il n'était à aucun moment possible de localiser un livre, ni de connaître ceux qu'un lecteur avait empruntés. M. Corbett estimait que ce système ne lui donnait plus entièrement satisfaction, qu'il était sans doute dépassé 3. Une modification du format des cartes perforées en Angleterre allait par ailleurs le pousser à changer. L'Angleterre adoptait la carte perforée à 80 colonnes. Il était impossible de la glisser dans un livre sans la plier et tout l'équipement des livres (pochettes) et les trieuses devaient être changés. M. Corbett semblait alors envisager des systèmes automatisés. Quelques bibliothèques, essentiellement des bibliothèques publiques, utilisaient déjà de tels systèmes. A cette époque, le procédé de « l'Automated Library System » (A.L.S.), le seul à avoir été conçu pour les bibliothèques était le plus largement utilisé en Grande-Bretagne. Il fonctionnait à Chichester depuis 1967 et sa simplicité, la rapidité des enregistrements et le faible encombrement des équipements le rendaient extrêmement séduisant. La ville de Chichester avait en plus la chance d'être dotée d'un bon centre de calcul. C'est donc ce système qui a été retenu. Précisons qu'il est entièrement automatisé, dès la saisie des informations 4.

L'installation du système à Massy.

Un système automatisé doit, tout en simplifiant les opérations de prêt, permettre une réduction des postes de travail. Lorsque c'était possible, on' a essayé dans les bibliothèques nouvelles de grouper les postes de sortie et de retour des documents (livres, disques, cassettes, ...) en un point unique situé à l'entrée du bâtiment et disposant d'un espace pour stocker les documents rendus en attendant leur rangement. Cette option présente un certain nombre d'avantages :
- l'emprunteur restitue dès son arrivée les documents en sa possession, et doit pouvoir enregistrer lui-même les retours 5. Il peut ensuite circuler librement dans les différents départements et un peu comme dans un « libre-service » faire enregistrer tous ses prêts à la sortie;
- le personnel peut être réduit aux heures de faible fréquentation. Déchargé des manipulations, il peut être, dans les salles, disponible pour renseigner le lecteur;
- les postes de saisie des données peuvent être moins nombreux car ils sont mieux utilisés. Les frais d'équipement d'installation et de maintenance sont donc moindres.

A Massy, le cloisonnement des services et la rigidité d'un bâtiment dont les plans ont été conçus en 1964 n'ont pas permis une utilisation optimale du système. Il a été impossible de réunir les opérations en un point central. Les frais d'équipement 6 et les besoins en personnel 7 sont donc légèrement supérieurs à ce qu'on pouvait attendre du système. Massy ne possède pas encore la mémoire annexe prévue par l'A.L.S. Cette mémoire, qui permet de bloquer automatiquement les livres réservés et d'arrêter les lecteurs en infraction, devrait permettre d'envisager un enregistrement des retours faits par les lecteurs eux-mêmes.

Le centre de calcul.

Lorsque le système a été mis en place, la ville de Massy ne possédait pas encore de centre de calcul. Le support retenu étant la bande perforée, il fallait trouver un centre disposant d'un lecteur adapté. Le département de l'informatique appliquée de l'Institut de recherche d'informatique et d'automatique (I.R.I.A.) a pris gratuitement en charge les programmes et l'exploitation pendant l'année 1971. Les programmes ont été réalisés par des stagiaires sous la direction d'un ingénieur de l'I.R.I.A. Le travail a été effectué en liaison constante avec eux. L'I.R.I.A. restait cependant un centre de recherche et il ne lui a pas été possible de prendre des clients. Dès 1972, la Bibliothèque publique de Massy a passé un contrat avec le centre de calcul de l'École des Mines qui travaillait déjà pour le Bureau pour l'automatisation des bibliothèques (B.A.B.) 8.

Travaux réalisés.

La Bibliothèque publique de Massy n'est pas actuellement reliée au centre de calcul par un terminal. Le traitement se fait en différé. Les informations concernant les inscriptions des lecteurs et les mouvements de documents sont groupées pour faire des mises à jour à intervalles réguliers (en moyenne tous les 15 jours pour les prêts). Les résultats obtenus sont les suivants :

I. Fichier des emprunteurs 9.

Il permet à l'ordinateur d'établir des listes alphabétiques et numériques d'emprunteurs, des statistiques et de mettre sur les cartes de rappel les noms et adresses des personnes concernées. Il est indispensable à la gestion des prêts. Les opérations se déroulent de la façon suivante :
- l'emprunteur remplit et signe une carte d'inscription;
- un double bordereau  10, 11 est établi par le personnel de la bibliothèque et envoyé au centre de calcul;
- au centre de calcul, les opérations sont transcrites sur un support lisible par la machine. Elles servent ensuite à constituer le fichier des emprunteurs.

Les nouvelles inscriptions et modifications peuvent être entrées au fur et à mesure des besoins; les statistiques complètes, les listes alphabétiques et numériques sortent au minimum 2 fois par an, en juin et en décembre, plus souvent si c'est nécessaire.

2. Fichier des ouvrages empruntés.

Il est mis à jour à chaque traitement 12, c'est-à-dire chaque fois que les bandes perforées sont apportées au centre de calcul. La mise à jour consiste à effacer l'article correspondant à un document lorsque ce document est rendu et à ajouter les documents nouvellement sortis. Les traitements ont lieu tous les 15 jours, le lundi, jour de fermeture de la bibliothèque. Il est possible de les dissocier des lettres de rappel, par exemple pendant les grandes vacances.

Le fichier contient les renseignements suivants :
- date de l'emprunt;
- numéro de l'emprunteur;
- numéro du document emprunté.

On obtient chaque fois au minimum deux listings, l'un classé par numéro d'emprunteur, et l'autre par numéro de document. Les listings peuvent être tirés en plusieurs exemplaires pour les différents services.

3. Statistiques sur les prêts.

Dans la mesure où il n'a pas été créé de fichier de documents, les statistiques sont forcément limitées. Il n'est pas possible, par exemple, dans une même section de séparer les ouvrages de fiction des documentaires et encore moins de sortir des chiffres par cote.

Les statistiques sont établies à chaque traitement et donnent par jour les informations suivantes :
- nombre de mouvements de livres d'adultes;
- nombre de mouvements de livres de jeunes;
- nombre de mouvements de disques empruntés par des adultes;
- nombre de mouvements de disques empruntés par des jeunes.

Elles donnent aussi le nombre d'emprunteurs pour chaque type de documents.

4. Réclamations.

L'ordinateur établit directement, en principe après chaque traitement un certain nombre de cartes de réclamations 13. On y trouve :
- le nom et l'adresse de l'emprunteur;
- le(s) numéro(s) de document(s) réclamé(s);
- la date du prêt;
- le montant de la pénalité.

Deux types d'infraction donnent lieu à des avis :
- le dépassement du nombre de prêts autorisés (3 livres et 3 disques);
- les retards :
* Ier avis : 1 ou plusieurs documents empruntés depuis plus de 4 semaines (la durée du prêt autorisée est de 3 semaines);
* 2e avis : 1 ou plusieurs documents empruntés depuis plus de 8 semaines.

Les réclamations sont signalées sur les listings des ouvrages empruntés par des marques.

Après 2 mois, l'ordinateur n'établit plus de réclamations mais un listing, classé par emprunteurs, des ouvrages déjà réclamés 2 fois. L'intervention se fait alors de façon manuelle et variable (lettre recommandée, téléphone, visite, ...). On ajoute le titre, l'auteur, l'éditeur et le prix du document. Il n'est pas perçu d'amende par document mais par avis envoyé.

Les difficultés.

- Par rapport au système de saisie.

Les problèmes posés par l'utilisation d'un système automatisé dans un bâtiment qui n'avait pas été conçu pour cela ont déjà été évoqués. Le système lui-même paraît satisfaisant dans les manipulations. Il est certain cependant que les emprunteurs, particulièrement les enfants ont tendance à égarer ou à échanger les cartes des livres. L'A.L.S. met actuellement au point un système avec une étiquette incorporée dans le livre à la place de la carte mobile. Cette innovation paraît intéressante mais elle n'est pas encore suffisamment expérimentée. Si l'utilisation d'un tel système simplifie le travail pour le personnel et pour l'emprunteur, elle exige de tous une extrême rigueur. L'échange de cartes entre deux livres, l'oubli d'enregistrement d'un retour, un livre replacé directement par un emprunteur sur les rayons ou n'importe où dans la bibliothèque sont autant de sources d'erreurs. Elles provoquent l'envoi de lettres injustifiées et créent souvent des perturbations difficiles à contrôler.

Dans le cas de Massy, le système de prêt automatisé ayant été adopté dès l'ouverture, les livres ont été directement équipés avec des cartes perforées. Les lecteurs, tous nouveaux inscrits n'avaient pas encore d'habitudes. Le personnel, pour la plupart débutant et en tous les cas placé dans des conditions nouvelles de travail, n'a pas eu non plus à modifier ses habitudes. Il a fallu seulement un certain temps et quelques « problèmes » pour que tous réalisent la nécessité absolue d'une très grande rigueur et pour éviter de toujours imputer à « l'ordinateur » ce qui provenait souvent d'erreurs humaines. Les erreurs dues à des pannes de machine ou à des lacunes du programme ne portent pas hélas sur un ou deux prêts. Il faut toujours, lorsqu'il s'agit d'une réclamation isolée, tenter de remonter à l'origine. On y trouve le plus souvent une défaillance due au personnel ou à l'emprunteur (oubli d'enregistrement...). Les lecteurs croient souvent en toute bonne foi avoir rendu un document, protestent énergiquement et reviennent peu de temps après avec le document.

Dans le cas de bibliothèques anciennes, le changement de système semble devoir poser de gros problèmes d'équipement des livres, de réinscriptions et de modifications des habitudes 14.

Si, par sa simplicité, ce système permet de se faire aider par un personnel non spécialisé, il paraît cependant essentiel que ceux qui sont appelés à le faire fonctionner réussissent à démythifier le travail de l'ordinateur. Visite du centre de calcul et explication du déroulement des opérations de traitement sont loin d'être inutiles. Une information des lecteurs peut aussi contribuer à la bonne marche du système et dans les premiers temps la chaîne de traitement fut affichée. Les lecteurs, jeunes et adultes, ont été très intéressés. Ils ont posé de nombreuses questions.

- Par rapport au traitement informatique

La Bibliothèque publique de Massy n'avait pas à proximité de centre de calcul susceptible de prendre en charge ses travaux et c'est un grave handicap aujourd'hui encore difficile à surmonter. Lors de l'installation du système, la Mairie de Massy ne possédait pas encore de centre de calcul. Ce centre, qui existe aujourd'hui, n'est pour diverses raisons pas actuellement en mesure de se charger des travaux de la bibliothèque.

Au niveau de l'analyse et de la programmation, une très étroite collaboration entre l'informaticien et un bibliothécaire est essentielle; par la suite il est souhaitable que les contacts soient faciles et fréquents. Les programmes devraient être conçus et écrits de façon à pouvoir être utilisés dans divers centres de calcul équipés de matériel de marques différentes. Cela paraît difficile à réaliser. Les problèmes de changement de centre sont toujours fort délicats et les informaticiens ne se sentent le plus souvent pas responsables des programmes qu'ils n'ont pas écrits. Le passage de l'I.R.I.A., centre équipé d'un IRIS 50 de la C.I.I., à l'École des Mines, centre équipé d'un IBM 370 modèle 145 a posé un certain nombre de problèmes qui ont rendu nécessaire une intervention du B.A.B.

Nous avons adopté le traitement en différé et nous sommes certainement gênés par le fait que ce centre se trouve actuellement à Fontainebleau. Outre les problèmes de liaison, nous avons rencontré des difficultés techniques. Nous avions opté pour la bande perforée pour des raisons de sécurité et d'économie, mais ce support est encore peu utilisé en France. Le centre de calcul devait obligatoirement disposer d'un lecteur de bande, la bande perforée nécessitant une conversion sur bande magnétique. Ce problème apparemment bénin a entraîné de graves perturbations. Si la lecture de la bande est mauvaise, l'ordinateur travaillant sur des informations incomplètes fournira des résultats inutilisables. Certaines erreurs sont évidentes et relativement faciles à corriger. Par exemple, le lecteur du centre ayant omis les données relatives aux mouvements d'une journée lors d'un traitement, nous avons obtenu plus de 500 lettres de réclamation injustifiées (les retours n'avaient pu être pris en compte), et des listings incomplets (aucune sortie de documents pour cette tranche n'était enregistrée). Les statistiques étaient également fausses. Parfois cependant les erreurs sont moins évidentes et beaucoup plus difficiles à corriger, lorsque le lecteur de bande omet seulement certains caractères. Nous avons dû à cette époque vérifier toutes les lettres en recherchant les livres sur les rayons avant de les envoyer. Nous avons trouvé jusqu'à 40 % d'erreurs! Le centre de calcul a dû changer de lecteur de bande. Le lecteur utilisé donne aujourd'hui toute satisfaction.

En admettant que soient résolus tous les problèmes de liaison avec le centre de calcul, de programmation, il n'en reste pas moins que la Bibliothèque est ensuite entièrement tributaire de ce centre de calcul. Des modifications telles que des informations supplémentaires pour le fichier des lecteurs, le prêt de nouveaux documents (cassettes, diapositives, ...) le passage de 2 à 3 livres prêtés, ne relèvent pas d'une simple décision de la bibliothèque. L'écriture de nouveaux programmes, la modification de certaines instructions, les tests correspondants, tout cela se traduit par du temps d'informaticien et du temps machine. Établir des devis, engager des dépenses, exécuter le travail, sont autant de délais imposés à la bibliothèque. Les factures sont aussi très lourdes.

Conclusion.

En dépit des difficultés rencontrées, de la lourde charge financière que cela représente et des objectifs qui n'ont pas encore été atteints (notamment sur le plan des statistiques et de l'instauration d'un libre-service), nous ne regrettons pas d'avoir adopté un système automatisé, bien que nous n'ayons pas atteint le seuil au-delà duquel les Anglais considèrent l'automatisation comme indispensable. Ce seuil est fonction non seulement du nombre de prêts qui devrait être de 250 à 300 000 mais aussi de l'étalement dans le temps 15.

Pour les lecteurs, les opérations sont simples, et nous avons pratiquement éliminé les files d'attente aux heures de pointe 16. Les livres peuvent être ressortis sur le champ, ce qui assure une bonne rotation du fonds.

Dans la mesure où à Massy un autre système n'a jamais été utilisé et où, pour diversifier les tâches de chacun, le prêt se fait par roulement, il est difficile de calculer l'économie réelle de personnel  3. Il paraît cependant évident que le personnel déchargé d'opérations fastidieuses comme les écritures, le classement des fiches, les statistiques, l'établissement des lettres de rappel... est libéré pour d'autres tâches. Il est infiniment plus disponible pour renseigner le lecteur. Il est facile à tout moment de se faire aider (et non remplacer) par des personnes peu averties, et parfois même sans que ce soit toujours souhaitable, par des emprunteurs.

Pour l'instant l'automatisation a été limitée à la gestion des prêts. L'exploitation du fichier emprunteurs donne des statistiques approfondies sur le public. L'absence de fichier documents automatisé ne permet pas d'analyser les documents traités. Nous ne sous-estimons pas l'intérêt des études statistiques à l'origine de toute sociologie de la lecture, mais nous pouvons nous demander si les bibliothécaires des bibliothèques publiques ont aujourd'hui assez de temps et de crédits à consacrer à de telles statistiques, s'ils ont les compétences qui leur permettraient de les mener dans de bonnes conditions. Les différentes études, enquêtes et tests réalisés à Massy, le plus souvent par des bibliothécaires stagiaires, ne nous ont pas apporté de « révélations ». Ces travaux nous paraissent relever du sociologue.

L'ordinateur assume sans peine toutes les opérations telles que tris, mises à jour, établissement de listes qu'elles soient cumulatives ou sélectives. A partir de données uniques, il peut établir des documents correspondants à des classements différents mais il impose aussi des contraintes :
- au niveau de l'analyse, des premières entrées de données et des tests, la participation de la bibliothèque est très lourde. Il ne s'agit pas pour le bibliothécaire de remplacer l'informaticien, mais de travailler en étroite collaboration avec lui;
- par la suite, la plus grande rigueur est nécessaire dans le travail fourni à la base. Les vérifications sont nombreuses et essentielles. L'ordinateur ne pardonne aucune défaillance humaine et les conséquences peuvent être graves;
- les incidences budgétaires risquent d'être très lourdes; même si les expériences de ce type bénéficient souvent de la gratuité, au titre de la recherche, ou de conditions favorables (si le centre travaille sans bénéfice), il ne faut pas perdre de vue que cette situation peut évoluer. Si la bibliothèque doit faire appel à une firme spécialisée en informatique comme cela se produit de plus en plus, il faut alors payer les choses à leur prix.

Si nous avons cru devoir mettre en garde nos collègues à l'égard d'une adoption trop rapide d'un système automatisé de prêt et si nous avons insisté au cours de cet article sur les difficultés rencontrées, c'est que face à l'automatisation, les réactions sont extrêmes et manquent bien souvent de clairvoyance. Pour certains, l'informatique doit, comme par miracle, résoudre tous les problèmes, pour d'autres, il s'agit d'un moyen coûteux, rendant le travail mécanique et impersonnel.

Il semble que l'automatisation, sans supprimer le travail le transforme profondément. Pour être réalisée dans de bonnes conditions, il est essentiel qu'elle soit acceptée et comprise par tous. Déchargés des opérations de routine, les bibliothécaires pourront se consacrer à d'autres tâches plus intéressantes pour eux et bénéfiques pour les lecteurs. Les bibliothèques ne peuvent échapper à l'évolution d'une société aujourd'hui dominée par la technologie et l'automatisation. Il leur faut non seulement s'y adapter, mais encore essayer d'en tirer profit pour mieux remplir leur rôle.

Annexe I - Description du système de prêt

Il comprend des lecteurs de cartes perforées reliés à une perforatrice qui enregistre sur bande papier la sortie et le retour des livres, l'enregistrement peut également se faire sur cassette. Cette bande est ensuite traitée à l'extérieur par ordinateur.

Chaque emprunteur possède une carte plastifiée, lisible par la machine, chaque document contient une fiche perforée en carton, lisible elle aussi par la machine. Lors du prêt, l'emprunteur présente sa carte d'abonné et la carte du document emprunté à l'employé qui les introduit dans les deux lecteurs du poste de sortie. L'employé doit aussi inscrire la date limite de retour avec un tampon dateur à l'intérieur du volume. Lors de la restitution, l'employé n'enregistre que la carte du document dans le lecteur réservé au retour. La carte de l'emprunteur est inutile; cette opération peut donc se faire selon les circonstances, soit devant l'emprunteur, soit en différé. Il suffit sur le moment de vérifier la date de retour.

L'équipement est fourni par l'A.L.S. (Automated Library System). Vector House. Brownfields. Welwyn Garden city. Hertfordshire Al 7 1 AN. Tél. : 70-73-293-44. Le responsable est M. Davie.

Il comprend :
- les cartes;
- les lecteurs de cartes;
- l'unité de contrôle;
- la perforatrice des bandes.

Le code utilisé est le code ISO-8.

I. Cartes des emprunteurs. - Elles sont en plastique (7 cm X 5 cm), de couleurs différentes pour les adultes et les jeunes, imprimées au nom de la bibliothèque; le numéro de l'emprunteur est perforé et imprimé en clair sur chaque carte, son nom et son adresse sont inscrits manuellement lors des inscriptions. Le numéro de l'emprunteur (6 chiffres) est précédé de deux lettres qui servent à identifier les différents types d'emprunteur (jeunes/adultes). L'emprunteur conserve cette carte sur lui. Une tranche de numéros a été réservée pour les collectivités et emprunteurs particuliers, pour les ouvrages à la reliure, ...

2. Cartes des documents. - Elles sont en carton et d'une taille identique à celles des emprunteurs. Elles sont aussi imprimées, perforées et prénumérotées avec le numéro du document. Ce numéro comprend 6 chiffres précédés de deux lettres qui servent à identifier les différents types de documents (livres adultes, livres jeunes, disques, cassettes, reproductions, ...).

Ces cartes sont fournies par l'A.L.S. avec des pochettes prénumérotées. Il suffit de les coller à l'intérieur du document.

3. Lecteurs de cartes. - Le système de base comprend trois lecteurs, 2 couplés pour la sortie des documents, 1 pour le retour. Ce poste a une capacité de 700 transactions à l'heure (soit en tenant compte des temps morts : 300 prêts environ à l'heure). On peut, si cela est nécessaire, multiplier les lecteurs de cartes, le nombre de lecteurs est fonction de la capacité de l'unité de contrôle (6 à Massy). Les lecteurs sont interchangeables. De faible encombrement (25 cm × 12 cm), ils s'encastrent facilement dans un bureau. Ils peuvent être répartis en différents services ou rassemblés en un seul point. Chaque lecteur est équipé d'un voyant lumineux qui, grâce à l'unité de contrôle, signale les anomalies.

4. Unité de contrôle. - C'est une machine absolument silencieuse et peu encombrante (longueur : 5I cm, largeur : 38 cm, hauteur 32 cm). Elle assure le contrôle général du système :
- tri des messages provenant des différents lecteurs et addition d'un caractère propre à l'enregistrement (enregistrement d'un prêt ou d'un retour);
- vérification de la validité des cartes;
- si plusieurs lecteurs fonctionnent simultanément, étalement des enregistrements.

5. Perforatrice de bande papier. -Son encombrement est identique à celui de l'unité de contrôle. Elle est déclenchée par l'unité de contrôle qui s'assure de son bon fonctionnement et allume éventuellement les voyants lumineux des lecteurs. La machine n'est pas très bruyante, mais il est préférable de la placer un peu en retrait du poste de prêt ou dans un placard insonorisé.

Possibilités d'extension du système

L'A.L.S. permet des améliorations du système parmi lesquelles :
- La communication à l'aide d'un terminal.
- La multiplication des lecteurs de cartes.
- Une horloge en temps réel qui permet d'ajouter à chaque prêt l'heure exacte.
- Une mémoire annexe qui permet de retenir un certain nombre de livres ou d'emprunteurs. On introduit dans cette mémoire les numéros à retenir et lors des transactions, des lampes témoins s'allument sur le bureau. Cela peut être utilisé :
- pour les livres : livres réservés, livres à déplacer d'une section à une autre, etc.
- pour les emprunteurs : s'ils sont en infraction pour une raison quelconque, si leur carte est périmée, etc.

Cette liste n'est pas limitative, L'A.L.S. suit de très près l'utilisation de son équipement par les bibliothèques et la souplesse du système est telle qu'il peut servir à des utilisateurs divers.

Annexe 2 - Coût du système de prêt a massy

I. Frais d'équipement

I. Saisie des données (système A.L.S.). - Cet équipement a été installé entre septembre 1970 pour la bibliothèque et décembre 1971 pour la discothèque. Le nombre des lecteurs de cartes a été déterminé par le nombre de postes de travail et non par la capacité de ces appareils. Ces prix s'entendent T.V.A., droits de douane et frais d'importation inclus. Le prix des cartes dépend de la quantité demandée 17.

- Fourniture et installation de :
- une unité électronique de contrôle;
- 2 perforatrices de bandes papier (dont 1 de rechange) .........
- 8 lecteurs de cartes (dont 1 de rechange)..... 9I 600 F
- 9 000 cartes d'emprunteurs en plastique (pré-imprimées, pré-numérotées et perforées), (0,40 F l'unité) ........................ 3 600 F
- 52 000 cartes de documents pour livres, disques... (pré-imprimées, prénumérotées et perforées (0,20 F l'unité)..... 10 500 F
- 50 000 pochettes pré-numérotées............................... 7 700 F

2. Traitement des informations.

2. 1 Programme.

Massy ayant été considéré comme un centre expérimental, les programmes ont été gratuitement écrits et expérimentés à l'I.R.I.A. Il est donc impossible de chiffrer ces travaux, mais ils représentent dans la mise en route d'un système automatisé une charge considérable. A titre indicatif, la ville de Brighton a demandé un délai de 5 à 6 mois à la bibliothèque. Un informaticien pratiquement à plein temps et un bibliothécaire à temps partiel ont été affectés à ce travail. A ces charges, il faut ajouter les heures machine utilisées pour les différents tests.

2. 2 Constitution du fichier emprunteurs

Les informations sont envoyées sur bordereau au centre de calcul, perforées puis introduites dans le fichier. Ce fichier, à Massy, a été créé au fur et à mesure des inscriptions et les moyens utilisés comme les prix ont évolué depuis la mise en route du système. Sur les bases actuelles, on peut estimer que la constitution d'un fichier de 10 000 emprunteurs revient à 6 200 F T.T.C. (0,50 F de perforation + 0,12 F d'entrée dans le fichier, soit o,62 F par emprunteur). Le fichier documents n'existe pas à Massy, mais son prix de revient serait proportionnellement supérieur à celui des emprunteurs. En effet, les tris demandés seraient plus nombreux.

II. Frais de fonctionnement (prix T.T.C.)

I. Entretien des machines A.L.S. - Un contrat d'entretien a été établi pour 1974 entre la Bibliothèque de Massy et l'A.L.S. Il comprend une visite trimestrielle pour le réglage et le graissage des machines et le remplacement des pièces à usure rapide. Par ailleurs, sur simple appel téléphonique un ingénieur de l'A.L.S. assure le dépannage éventuel. Ce contrat s'élève à................... 500 F par mois

2. Bandes perforées. - 4 bandes sont en moyenne utilisées par mois, soit....................................................... 36 F par mois

3. Cartes de réclamation. - 500 cartes de réclamations sont en moyenne envoyées par mois, soit
_ 500 cartes à 0,II F l'unité..... 55 F 305 F par mois
- 500 timbres à 0,50 F l'unité..... 250 F 305 F par mois

Ces sommes sont récupérées sous formes de frais de réclamation.

4. Perforation du fichier emprunteur. - A partir de 1974, la perforation au fichier des emprunteurs sera de 0,50 F par emprunteur.

5. Traitement. - Un contrat d'exploitation a été établi pour 1974 entre la Bibliothèque de Massy et Artemis, Centre de calcul situé à l'École des mines. Il comprend :
- la mise à jour du fichier emprunteurs (nouveaux inscrits, statistiques, listes alphabétiques et numériques...);
- le traitement bi-mensuel des bandes perforées (statistiques de prêts, lettres de rappel, listes de documents sortis...).

Les prestations sont calculées de la façon suivante :
- fichier des emprunteurs : 0,12 F T.T.C. par modification.
- chaîne des mouvements : 0,10 F T.T.C. par mouvement.

(Un mouvement étant défini comme une entrée ou une sortie de document.)

Il n'a pas été passé de contrat de maintenance, mais pour les modifications il sera chaque fois établi un devis particulier. A titre d'exemple, nous avons, cette année, demandé un devis pour l'introduction de nouveaux types de documents (cassettes, reproductions, diapositives...) et la modification du texte et de la présentation des avis de réclamation.

III. Évaluation du coût pour une année (sur la base des prévisions pour 1974)

- Fourniture de cartes :
- 6 ooo nouveaux documents 18 (livres, disques) 0,20 F la carte bristol ................................................ 1 200 F
- 3 500 nouveaux emprunteurs. 0,40 F la carte plastique........ 1 400 F
- 5 ooo réinscriptions. 0,40 F la carte plastique ................ 2 000 F

- Entretien des machines :
- contrat de 500 F par mois................................ 6 000 F

- Exploitation (perforations et travaux d'informatique) :
- 3 500 nouveaux emprunteurs. 0,62 F l'unité 2..... 2 230 F
- 5 000 réinscriptions ou modifications (changement d'adresse, carte égarée...) 0,62 F l'unité 19..... 3 100 F
- 145 000 prêts à 0,20 F (0,10 le mouvement) ................. 29 000 F

- Maintenance :

Nous ne connaissons pas encore le montant des devis pour les travaux demandés

- Fournitures diverses :
- 5 ooo cartes de réclamation............................... 550 F
- 5 ooo timbres..... 2 500 F
- Bandes perforées..... 400 F
- Papeterie (formulaires d'inscription, bordereaux...)..... 1 000 F
50 280 F

Annexe 3 - Temps des opérations de prêt

I. Temps passé par le personnel pour les opérations de prêt à Massy

Pour 33 heures d'ouverture : 145 ooo prêts et 14 000 lecteurs. Le temps comprend :
- l'accueil et l'inscription de tous les lecteurs;
- l'enregistrement des sorties et des retours des livres d'adultes, d'enfants et des disques;
- l'envoi des cartes de rappel et les réclamations.

Si l'on additionne le nombre d'heures que, par roulement, chacun passe au prêt, on obtient les résultats suivants :
- 1 I/2 magasinier;
- 1/3 sous-bibliothécaire;
- I/5 conservateur.

2. Temps d'enregistrement du prêt

Prêt: 6 secondes.

Les opérations comprennent :
- l'enregistrement de la carte de l'emprunteur;
- l'enregistrement de la carte du livre;
- l'impression de la date du retour.

Retour : 4 secondes

Les opérations comprennent :
- l'enregistrement de la carte du livre;
- un trait sur la date du retour (facultatif).

Ces temps sont calculés dans les conditions optimales : l'employé n'effectue que les gestes essentiels, le lecteur présente son livre et sa carte en même temps, il ne pose pas de questions, etc... On trouve alors que la capacité des appareils de lecture est réellement de 720 mouvements à l'heure. En pratique, l'élément humain
intervenant (hésitations de lecteurs, plus ou moins grande disponibilité du personnel) on constate que c'est plutôt 300 mouvements à l'heure que l'on fait effectivement. Ce chiffre peut être sensiblement dépassé lorsque l'employé chargé du prêt est aidé par une deuxième personne qui prépare les ouvrages et met la date de retour.

Annexe 4 - Chaîne de traitement

Description de la chaîne

MASSYRUB Transcodage des données du ruban perforé vers la bande magnétique.

DONBANDB Listing de la bande qui résulte de MASSYRUB.

MODULE 02 Division des données en deux fichiers : livres sortis (SORTIS) et livres entrés (ENTRÉS) depuis le dernier traitement. Listing des statistiques journalières.

TRISORTI Tri des SORTIS d'après le numéro de livre (ordre ascendant). Création du fichier SORTIT.

TRIENTRE Tri des ENTRÉS d'après le numéro de livre (ordre ascendant). Création du fichier ENTRET.

DONSORTI Listing du SORTIT.

FUSION 03 Fusion du SORTIT et de OUTMAS. Le fichier OUTMAS est un fichier des livres non rendus depuis le début de 1971. Création du fichier SORMAS.

MODULE 03 Effacement du fichier SORMAS des livres rendus d'après le dernier traitement. Création du fichier des livres sortis depuis le début (OUTMAS I).

OUTMA Tri de OUTMAS 1 d'après le numéro de l'emprunteur (ordre ascendant). Création du fichier OUTMAT.

MODULE 04 Sortie des lettres de réclamation (les adresses et les noms des emprunteurs sont contenus dans le fichier EMPRUNTRINUM). Création du fichier AFTERT, où sont marqués les envois de lettres de réclamation.

AFTERT Tri du fichier AFTERT d'après le numéro de livre. Création du fichier OUTMAS pour le prochain traitement.

DONOUTMAS Copie sur bande du listing de OUTMAS.

Les programmes ont été écrits en FORTRAN.

Annexe 6

Voir figure.

Annexe 7 - Massy - Fichier emprunteurs 1974 - Codifications

I. Catégories socio-professionnelles

oo Agriculteurs exploitants.

10 Salariés agricoles.

20 Patrons de l'industrie et du commerce (industriels, artisans, gros commerçants...).

30 Professions libérales et cadres supérieurs (médecins, prof. juridiques, dentistes, ingénieurs, officiers...).

32 Professeurs. Professions littéraires et scientifiques (enseignement supérieur, chercheurs, ...).

40 Cadres moyens (services médicaux, sociaux, techniciens, représentants de commerce, secrétaires de direction, ...).

41 Instituteurs. Professions intellectuelles diverses.

50 Employés (secrétaires, vendeurs, ...).

60 Ouvriers. (contremaîtres, ouvriers, manoeuvres, apprentis,...)

70 Personnel de service (femmes de ménage, garçons de café, ...).

80 Autres catégories (artistes, clergé, armée et police - sauf officiers et commissaires de police).

90 Personnes non actives.

9I Étudiants et lycéens.

(Extrait du Code des catégories socio-professionnelles, 5e édition, I.N.S.E.E., 1969.)

Les retraités sont classés à leur ancien métier. La distinction peut se faire à partir de l'âge.

Les fonctionnaires sont classés avec le secteur privé.

Les militaires du contingent sont classés à leur métier.

Age. Cette classification porte à Massy sur les plus de 14 ans. Pour les moins de 14 ans, on retient la catégorie socio-professionnelle du père ou de la mère.

2. Codes 20 COLLECTIVITÉS

Écoles ............................................................. 102
Entreprises ........................................................ 103
Hôpitaux........................................................... 104
Maisons de jeunes..... 105
Foyers de personnes âgées, maisons de retraites.......................... 106
Autres collectivités (colonies de vacances, bibliothèques, C.C.M.).......... 107

3. Code nationalité

Code ISO 639 par pays (3 lettres).

4. Abréviations

All. allée
Arr. arrondissement
Av. avenue
Bât. bâtiment
Bd boulevard
Ch. chemin
Imp. impasse
Fg faubourg
Mme madame
Mle mademoiselle
Mr monsieur
Pl. place
Rés. résidence
Rte route
Sen. sentier
St saint
Ste sainte
Sq. square
Rue rue (n'est pas abrégé)