Premiers résultats de la gestion automatisée des périodiques à la Bibliothèque de l'Université de Nice, Système AGAPE

En liaison avec le groupe de travail pour la gestion des périodiques mis en place par le Bureau pour l'automatisation des bibliothèques, la Bibliothèque de l'Université de Nice a entrepris la gestion automatisée de ses fonds de périodiques. Dans une première étape a été créé un fichier des titres contenant toutes les informations « intangibles » relatives à chaque périodique et plusieurs fichiers de gestion pour traiter les problèmes tels que l'édition des catalogues, les réabonnements, la facturation. Une étape ultérieure devrait permettre d'aborder les questions de bulletinage et de réclamation.

Depuis l'édition en décembre 1971 du premier Catalogue des périodiques 2, élaboré en utilisant les méthodes informatiques à la Bibliothèque de l'Université de Nice, le système automatisé mis en place à l'époque a beaucoup évolué quant à ses objectifs. Le but initial que nous nous étions fixé - réalisation d'un catalogue collectif régional des périodiques - a été temporairement abandonné au profit d'une orientation nouvelle : la gestion automatisée du service des périodiques qui a eu comme point de départ les études entreprises en relation avec le groupe de travail pour la gestion des périodiques mis en place par le Bureau pour l'Automatisation des Bibliothèques (B.A.B.).

Système manuel

En liaison avec le B.A.B., une première étude a été réalisée qui a consisté en une analyse détaillée du système manuel de gestion des périodiques. Cette analyse a permis de définir les tâches élémentaires suivantes :
- inscription au registre inventaire et aux différents fichiers des nouveaux titres de périodiques,
- enregistrement des périodiques (bulletinage),
- réclamations,
- mise à jour du livre inventaire,
- réabonnements,
- traitement des factures,
- reliure,
- édition de catalogues,
dont l'ensemble constitue la gestion d'un service de périodiques, mais non l'analyse et la distribution documentaire des informations.

Cette analyse détaillée de la gestion matérielle permet de constater que la gestion des périodiques repose sur deux types « d'informations » :

I° Des « informations intangibles » qui décrivent le périodique (titre, sous-titre, lieu de publication, sujets traités, etc...). Ces informations ne varient pas dans le temps, elles servent à l'identification. Toutes les tâches sont tributaires de ces informations qui sont fixées dès le départ puis transcrites sur différents supports.

2° Des « informations variables » qui décrivent l'état des collections (date d'arrivée d'un fascicule, numéro du volume, etc...). Ces informations évoluent avec le temps et sont en général relatives à un fascicule.

La méthode générale d'utilisation de ces informations est la suivante :

Le fichier à traiter contient une série de blocs d'informations (les notices), repérables grâce à un identificateur (le titre). A partir de l'identificateur on recherche le bloc d'informations à traiter. Deux démarches sont alors possibles, soit on ajoute à ce bloc une nouvelle information, soit on sélectionne une ou plusieurs informations pour les transcrire sur un autre support.

Ce processus de gestion de fichier peut être très facilement traité par ordinateur. En effet, non seulement la recherche d'une « information » est beaucoup plus rapide, mais de plus, la transcription des éléments sélectionnés est immédiatement réalisée par l'imprimante, d'où un nouveau gain de temps appréciable.

Le passage à la gestion automatisée des périodiques apparaît donc comme une opération rentable car elle supprime les opérations de transcription manuelle toujours fastidieuses du fait de la multiplication des fichiers et des possibilités d'erreurs de transcription.

Cette automatisation des fichiers rend également possible l'obtention d'informations supplémentaires, par exemple : des statistiques sur l'ensemble des collections, ce qui est quasiment irréalisable manuellement.

Système informatique

Pour la mise en place d'un système de gestion automatisée, à la Bibliothèque de l'Université de Nice, nous avions prévu deux étapes.

La première est maintenant à peu près terminée. Elle a consisté en la création d'un « fichier des titres » contenant les « informations intangibles » relatives à chaque périodique et de plusieurs « fichiers gestion » (un par section de la bibliothèque). Chaque « fichier gestion » contient les « informations variables » relatives aux périodiques présents à la Section.

Ces différents fichiers permettent de traiter :
- l'édition des catalogues;
- les réabonnements;
- et bientôt tous les problèmes relatifs à la facturation des périodiques.

Dans une deuxième phase, nous traiterons les problèmes relatifs :
- au bulletinage;
- et aux réclamations.

Aperçu technique sur le système de gestion automatisée élaboré à la bibliothèque de l'Université de Nice.

Le matériel utilisé est constitué d'un ordinateur IBM 1130 (mémoire centrale 8 K) et d'un disque IBM 2 315 (capacité 512 ooo mots de 16 bits). Le compilateur Fortran est stocké sur ce disque ce qui laisse à peu près 1 200 secteurs de 320 mots utilisables pour stocker les fichiers, les programmes et les sous-programmes.

Nous pouvons traiter, avec cette configuration, 2 700 notices au maximum. Pour l'instant, nous avons stocké sur le disque les données relatives aux 2 165 périodiques répartis dans les quatre sections de la bibliothèque universitaire; soit un total de 2 322 notices dont 477 font l'objet de renvois (67 renvois « voir » expliquent la différence entre le nombre des notices et des périodiques). Il est évident qu'une telle configuration est loin d'être « performante » pour le genre de problème que nous traitons. L'installation d'un matériel plus puissant au Centre de calcul universitaire de Nice va nous permettre de faire face à nos besoins en adaptant le système AGAPE à la configuration de l'I.R.I.S. 50.

Au départ de notre travail (1970), les données retenues étaient destinées à l'élaboration d'un catalogue collectif régional des périodiques.

Pour chaque périodique, les éléments suivants avaient été sélectionnés :
- titre et sous-titre;
- lieu d'édition (ville et pays);
- périodicité;
- renvois;
- statistiques;
- cote à la bibliothèque universitaire;
- sujets traités;
- numéro de la série (pour les périodiques en plusieurs parties);
- localisation.

Le bordereau de catalogage  1 qui avait été mis au point à cette époque a été maintenu avec comme seule modification l'adjonction d'une zone « Fournisseur ». C'est une zone numérique de deux chiffres dans laquelle on inscrit le numéro que l'on a attribué à chaque fournisseur.

Une autre modification a été apportée à la structure de la zone « code BU ». Dans le numéro de juin 1972 du Bulletin des Bibliothèques de France p. 279, on pouvait lire... : « le premier chiffre de la zone « code BU » indique la présence (valeur I) ou l'absence (valeur o) du périodique à la bibliothèque ». Ceci a été modifié. Le premier chiffre correspond maintenant à une numérotation de chaque section de la bibliothèque.

I Sciences

2 Médecine

3 Droit

4 Lettres

Les autres éléments du « code BU » restent inchangés. Cette modification a pour but d'attribuer à chaque section de la bibliothèque les titres des périodiques qu'elle possède, et permet de traiter les cas où un même titre se retrouve dans plusieurs sections. Un bordereau simplifié où figurent seulement les informations relatives à la section considérée, a été créé pour tenir compte des cas où le périodique se trouvant aussi dans une autre section, les « informations intangibles » sont déjà enregistrées.

Si les modifications apportées au bordereau de catalogage ont été minimes, par contre, la conception du système qui comprenait un seul fichier sur disque a été complètement remaniée puisque celui-ci a éclaté en plusieurs fichiers qui jouent des rôles différents.

Voici le détail de ces fichiers :

1. Le fichier général des titres « CAT12 »

Chaque enregistrement dans ce fichier comprend les données suivantes :
- le numéro séquentiel d'enregistrement du périodique ou numéro d'entrée;
- le titre;
- le lieu d'édition (ville et pays);
- la périodicité;
- la zone traitant les renvois;
- les sujets;
- et une zone où sont stockés des pointeurs, c'est-à-dire les adresses des renseignements supplémentaires relatifs au périodique dont le titre est mentionné dans cet enregistrement. Ces pointeurs renvoient aux différents fichiers que nous allons citer.

2. Le fichier des localisations « CALO 4 ».

Ce fichier sera utilisé pour éditer des catalogues collectifs. Chaque enregistrement comprend :
- le numéro d'enregistrement du périodique dans le fichier général des titres;
- le numéro de code de la localisation;
- l'année de départ de l'abonnement;
- l'année de fin, s'il y a lieu;
- la présence de lacunes importantes dans la collection.

3. Quatre fichiers gestion « KGS II », « KGS 12 », KGS 13 et « KGS 14 ».

Chaque fichier correspond à une section de la bibliothèque. Dans chacun d'eux sont stockées les informations relatives aux périodiques de la section considérée.

Ces informations sont les suivantes :
- le numéro d'enregistrement du périodique dans le fichier général des titres;
- le « code BU » qui a la structure suivante :
- le numéro de code fournisseur;
- la cote dans la section considérée;
- le prix de l'abonnement;
- et enfin les dates de début et éventuellement de fin d'abonnement.

Le fichier « CATI 2 » est le fichier principal qui contient les « informations intangibles ». Le fichier « CALO 4 » est prévu pour traiter le catalogue collectif régional. Les fichiers « KGS » sont des fichiers permettant de traiter les problèmes de gestion spécifiques à chaque section de la bibliothèque universitaire. Il est donc indispensable de pouvoir accéder à tous les fichiers en partant de n'importe lequel d'entre eux. Pour cela, le fichier général des titres comporte une zone de pointeurs qui permettent d'accéder aux enregistrements correspondants dans les autres fichiers; tandis que pour ces derniers, le numéro d'enregistrement permet l'accès aux données correspondantes dans le fichier général (Voir fig. I).

Les résultats

I. Édition de catalogues.

Le catalogue collectif des périodiques 1973 4 de la bibliothèque universitaire a été imprimé par procédé offset.

L'impression des stencils offset a été effectuée directement sur l'imprimante de l'ordinateur supprimant ainsi l'étape intermédiaire qui consistait à tirer les clichés offset à partir des listings. Ces stencils ou « paravents offset » peuvent, du fait des perforations marginales destinées à l'entraînement des feuillets, se présenter sous deux formats (à la française ou à l'italienne). Il est intéressant de pouvoir passer d'une présentation à l'autre sans avoir à modifier le programme d'édition. Ce programme est donc conçu de façon à pouvoir choisir d'une part la ou les sections que l'on désire voir figurer au catalogue, d'autre part, le nombre de caractères par ligne, la dimension de la marge et le nombre de lignes par page. Tous ces paramètres sont inscrits sur une carte de données qu'il suffit de changer pour obtenir une présentation différente.

Le lecteur se plaint, souvent à juste titre, du manque de clarté des catalogues élaborés à partir d'un ordinateur. En effet, on reproche souvent à ces catalogues le manque de lisibilité et la fatigue qu'ils occasionnent lorsqu'on les consulte longuement. Ces désagréments sont dûs, premièrement aux caractères trop serrés qui donnent au texte un aspect touffu et deuxièmement au fait que l'on utilise souvent un procédé de photocomposition qui consiste à réduire le format du texte obtenu sur l'imprimante afin de diminuer le nombre de pages des catalogues.

Nous avons donc essayé d'éviter ces inconvénients en mettant au point un programme d'édition qui présente les notices sous une forme se rapprochant le plus possible de la présentation habituelle.

Les notices sont toujours imprimées en caractères majuscules car l'imprimante de l'ordinateur n'est dotée que de ce type de caractères. Cependant, grâce à un certain nombre d'améliorations dans la présentation, la lisibilité a été considérablement améliorée par rapport au précédent catalogue. Nous nous sommes attachés à traiter les points suivants :
- les données (titre et lieu d'édition) enregistrées sur disque dans des zones fixes sont traitées par des sous-programmes, de façon à éliminer les blancs qui subsisteraient entre les parties écrites lorsque les zones fixes ne sont pas complètement utilisées;
- les mots ne sont plus tronqués, en fin de ligne, de façon systématique;
- afin de mettre les titres en évidence, les quatre premières lettres de chacun d'eux débordent dans la marge;
- le nom de la section apparaît en toutes lettres devant la cote et l'état de la collection.

2. Les réabonnements.

Un programme de sélection permet d'obtenir des listes de périodiques présentant un ou plusieurs caractères communs. Il suffit pour cela de fixer les paramètres liés aux caractères choisis et leur position dans les enregistrements correspondants. Par exemple : pour avoir la liste des abonnements en cours, achetés à la section « Lettres », il suffit de tester le deuxième mot des enregistrements du fichier « KGS 14 » qui correspond au « code BU » de la section « Lettres » dont la valeur doit être égale à 413. On obtient alors la liste des achats pour l'année en cours dans l'ordre alphabétique des titres. De la même manière, on obtient la liste des dons (code 412), des échanges (code 4II) ou des abonnements arrêtés (code 400). Parmi ces derniers, nous trouverons d'une part les abonnements arrêtés volontairement, d'autre part les abonnements arrêtés parce que le périodique a cessé de paraître ou a changé de titre.

Ce programme de sélection facilite le renouvellement des abonnements car il permet en fixant deux paramètres (le « code BU » et le « numéro fournisseur ») d'obtenir, pour chaque section, les listes des réabonnements par fournisseur.

Pratiquement, le renouvellement des abonnements se fait de la manière suivante : le bibliothécaire consulte le « listing » correspondant aux achats de périodiques pour l'année en cours et décide s'il doit supprimer ou ajouter certains abonnements. S'il n'y a pas de modification à apporter, il utilise le programme de sélection avec les données adéquates pour obtenir une liste des réabonnements par fournisseur. Par contre, s'il y a des suppressions, le bibliothécaire doit noter les numéros d'enregistrement des titres à supprimer. A partir de ces numéros et grâce à un programme permettant la correction de n'importe quel « mot » dans un enregistrement déjà stocké sur disque, il peut atteindre le « code BU » du titre à supprimer et lui donner la valeur d'un abonnement arrêté. Il est également possible à l'aide de ce programme de remplacer « le numéro fournisseur » par celui d'un nouveau fournisseur choisi par le bibliothécaire.

Une fois les corrections effectuées, les listes de réabonnements sont obtenues en utilisant le programme de sélection comme dans le cas où il n'y a pas de modification à apporter au « fichier gestion ».

3. Les statistiques.

Pour chaque type d'abonnement, les méthodes informatiques permettent d'obtenir des statistiques plus détaillées que celles obtenues manuellement. En effet, on a pour chaque section non seulement le nombre d'achats, de dons, d'échanges ou d'abonnements arrêtés mais aussi le nombre de renvois de chaque type pour chaque catégorie d'abonnements (voir tableau I). Ces résultats sont très intéressants, car ils nous permettent de constater dans le cas des abonnements arrêtés quel est le pourcentage de suppressions par rapport aux abonnements arrêtés par cessation ou changement de titre. On constate par exemple pour la section « Sciences » : que sur 382 abonnements arrêtés, 268 l'ont été volontairement ce qui représente 40 % des titres conservés dans cette section. En fait, ce pourcentage important correspond en partie à une adaptation de la politique d'achat des périodiques. Un sondage a été effectué en 1972, auprès des enseignants et chercheurs, afin de préciser les périodiques les plus utilisés. Le dépouillement de ce sondage réalisé en utilisant le fichier des titres stockés sur disque et l'ordinateur, nous a permis de déterminer les titres les plus demandés et d'éliminer ceux qui ne l'étaient plus.

Il est évident que lorsque le système sera complètement mis en place, nous disposerons d'une gamme de statistiques beaucoup plus étendue. En particulier, lorsque le traitement des factures aura été automatisé, il sera possible d'obtenir des statistiques concernant les prix, les prévisions budgétaires et les états mensuels.

Il faut noter que la mise en oeuvre d'un système automatisé, dans un service, demande une adaptation du personnel aux méthodes informatiques et surtout occasionne, dans l'immédiat, un surcroît de travail. En effet, le personnel doit, en plus des tâches habituelles, remplir des bordereaux, perforer des cartes, corriger les « listings » et les cartes de données. Mais il ne faut pas oublier qu'à moyen terme, ce travail se solde par un gain de temps et surtout soulage le personnel des tâches répétitives donc fastidieuses.

Voilà quels sont les premiers résultats obtenus à Nice dans le cadre de l'étude entreprise sur la gestion automatisée des périodiques. Pour les prochains mois nous nous fixons comme programme de recherche : en premier lieu, l'étude du module qui traitera l'enregistrement des factures et ensuite l'étude plus délicate de l'automatisation du bulletinage et des réclamations. Cependant, notre but initial - la réalisation d'un catalogue collectif régional des périodiques - n'est pas oublié. En effet, les dimensions réduites de la mémoire auxiliaire que nous avons utilisée ne nous ont pas permis de réaliser un tel projet. Mais avec l'installation, au Centre de calcul de l'Université de Nice, d'un I.R.I.S. 50, et grâce aux possibilités accrues que nous offre cet ordinateur, notamment en ce qui concerne la taille des mémoires auxiliaires (bandes magnétiques et disques), nous pensons pouvoir, dès 1974, commencer la collecte des données pour l'élaboration d'un catalogue collectif régional des périodiques.