Le colloque de l'AUPELF

Des professeurs d'université et des bibliothécaires se sont réunis en 1965 à Genève et à Liège. Le premier colloque portait sur trois thèmes principaux : l'évolution des structures des bibliothèques, les politiques d'acquisition, les moyens de diffusion. Le second a traité des problèmes posés aux responsables des bibliothèques universitaires par l'explosion démographique et l'accroissement de l'édition

Au moment où sont publiés les Actes du colloque consacré aux bibliothèques universitaires 1, il est sans doute utile de rappeler ce que fut ce colloque.

Organisé par l'Association des Universités entièrement ou partiellement de langue française (AUPELF), il dut son succès principalement au dynamisme de son secrétaire général, M. Jean-Marc Léger. L'on sait que l'AUPELF est « essentiellement un organe de liaison et d'information, un instrument de documentation et de recherche, un moyen de coopération ». Après ceux de Paris sur la microreproduction en 1963, de Beyrouth sur les études africaines et orientales en 1964, elle dédia le colloque de 1965 aux bibliothèques universitaires et le réunit à Genève où le recevait M. Bernard Gagnebin, doyen de la Faculté des lettres. Le bureau comprenait : M. le Directeur Étienne Dennery, MM. les Recteurs Claudius Terrier, Marcel Bouchard, Étienne Lapalus, Pierre Louis, Pierre Lelièvre, Pierre Huard, André Loyen, Ferdinand N'Goma, MM. Hassouna Ben Caïd et Renaud Paulian.

Pour préparer les journées de Genève, M. Léger réunit au mois de mars une vingtaine de bibliothécaires et de professeurs afin de déterminer les questions à proposer aux congressistes. Précisant le but du colloque, l'on convint qu'il ne devait pas être un débat technique entre bibliothécaires, mais l'occasion d'un dialogue entre professeurs et bibliothécaires. Trois thèmes furent retenus : l'évolution des structures des bibliothèques, les politiques d'acquisition, les moyens et problèmes de diffusion. Des communications écrites furent demandées au préalable tant à des professeurs qu'à des bibliothécaires. Elles devaient faire l'objet, pour chaque thème, d'un rapport de synthèse lu au début de chaque journée, en séance plénière, les communications individuelles ayant été remises auparavant aux congressistes. Ce plan fut perturbé par le retard de certaines communications de telle sorte que l'ensemble des communications fut remis aux participants lors de leur arrivée à Genève : le démarrage des débats en fut plus difficile. Cet inconvénient fut heureusement pallié par l'excellente initiative du secrétaire général qui avait fait précéder les journées de travail d'une journée de réception et d'excursion.

D'une manière générale l'organisation matérielle du séjour, mêlant l'utile à l'agréable et surtout les bibliothécaires aux professeurs, permit une confrontation amicale des idées et même des préjugés.

La représentation des universités, si elle ne répondit pas toujours au vœu que « la délégation idéale comprenne au moins deux enseignants, l'un des sciences humaines, l'autre des sciences exactes et un conservateur», n'en permit pas moins des rencontres fructueuses.

Sur les trente-cinq universités représentées l'on pouvait compter un nombre appréciable d'universités africaines (Abidjan, Alger, Brazzaville, Bujumbura, Dakar, Élisabethville, Léopoldville, Rabat, Tananarive, Tunis).

Répartis en trois commissions, les congressistes eurent chaque jour, après la séance plénière, la possibilité de discuter librement en débordant même l'ordre du jour, laissant aux responsables des commissions le soin d'établir le soir la synthèse du travail fait. A la séance plénière du dernier jour, M. le Recteur Lelièvre donna lecture du rapport général, accompagné des vœux qui furent discutés, amendés et votés par les participants.

Au cours des discussions, il apparut que les trois thèmes retenus étaient assez étroitement liés et de nombreuses interférences se firent jour dans les débats.

C'est ainsi que dès la première journée, consacrée aux structures des bibliothèques universitaires, l'existence même des bibliothèques actuelles, tout au moins en ce qui concerne les bibliothèques médicales, fut mise en cause, compte tenu de l'organisation technique de la recherche documentaire (cf. la communication de MM. Rentchnick et Rénold). La seconde journée, consacrée aux politiques d'acquisition, ne pouvait éviter de poser la question de la coordination des achats et des structures administratives. Enfin les discussions sur les moyens et les problèmes de diffusion ramenaient à l'étude du rôle des bibliothèques.

On peut se demander s'il n'eût pas été préférable d'intervertir l'ordre des journées et de n'aborder qu'après l'examen des questions concrètes (techniques de documentation, acquisitions) l'épineux problème des structures.

Sa discussion dès le premier jour provoqua du moins quelques prises de positions assez nettes et des mises au point fort utiles. Les questions de centralisation ou de décentralisation furent naturellement abordées. Les communications émanant de différents pays montrèrent la variété des solutions retenues, parfois à l'intérieur d'une même nation (par exemple la Suisse). Dans les pays en voie de développement, la bibliothèque universitaire joue un rôle culturel unique et les difficultés de personnel et de crédits imposent des solutions simples et économiques.

Les projets de l'Université de Liège (communication de Mme J. Gobeaux-Thonet et de Mme E. Sauvenier-Goffin) retinrent l'attention générale. Partant d'une situation qui rappelle celle des universités françaises (une bibliothèque encyclopédique et plus de deux cents bibliothèques spécialisées), l'Université de Liège prévoit d'une part une certaine décentralisation de la bibliothèque générale et d'autre part un regroupement des bibliothèques spécialisées. La bibliothèque générale et de philosophie et lettres jouerait un rôle culturel autant qu'universitaire; la fusion des multiples bibliothèques spécialisées aboutirait à la constitution de quelques unités de documentation (UD) placées sous la direction de professeurs et gérées par des chefs d'UD, universitaires pourvus d'une formation bibliothéconomique; en outre, les bibliothèques de candidature recevraient les étudiants du premier cycle dans des salles de travail, à proximité des amphithéâtres; enfin l'unité de conservation recueillerait les publications peu consultées. La coordination de ces différentes bibliothèques semble devoir être assez fermement assurée tant par une commission - le conseil scientifique des bibliothèques - que par le secrétariat permanent des bibliothèques, placé sous la direction du bibliothécaire en chef. Projet dont la réalisation sera suivie certainement avec un très vif intérêt.

L'étude de M. Philippe Ariès a été un apport substantiel à l'examen des relations entre bibliothèque générale et bibliothèques spécialisées, dans le domaine des sciences exactes et appliquées. L'auteur a voulu préciser les rôles respectifs d'une bibliothèque « faite pour recevoir des collections et en permettre l'exploitation » et d'un centre de documentation spécialisé « fait pour exploiter le contenu des documents choisis par lui dans une matière première qu'il ne reçoit pas ». Il préconise la communication par la bibliothèque des sommaires de revues, ou mieux des cartes perforées des titres des articles au centre de documentation qui demande les reproductions des articles qui peuvent l'intéresser. Pour M. Ariès « la vraie bibliothèque d'un centre de documentation est une bibliothèque de microcopies où sont stockés tous les documents qu'il a choisis, résumés, indexés et fait connaître ».

Dans l'ensemble, les participants ont été d'accord pour reconnaître une certaine décentralisation des bibliothèques suivant leur finalité et souhaiter une réelle coordination « portant en particulier sur les programmes d'acquisitions, sur l'établissement de catalogues collectifs et sur l'uniformisation des techniques bibliothéconomiques et bibliographiques » (vœu n° I).

En abordant, au cours de la seconde journée, les politiques d'acquisitions, les congressistes attaquaient un sujet qui leur tenait à cœur. Le rapport de synthèse très complet de M. Roland Ruffieux, les remarques empreintes d'humour de M. Yves Collart sur les relations entre professeurs et bibliothécaires furent d'excellentes introductions à une discussion qui s'appuya souvent sur la longue étude de M. Jean Sansen (« De la proposition d'achat à la communication »). Les bibliothécaires purent se convaincre (s'il en était besoin) de l'importance attachée par les professeurs tant au choix des publications auquel ils sont naturellement associés qu'au délai de mise à la disposition des ouvrages choisis. La collaboration des professeurs et des bibliothécaires pour sélectionner les publications à acquérir donne lieu à des modalités diverses. Leur comparaison fait ressortir l'utilité de commissions restreintes réunissant les délégués de différentes disciplines et, dans les rapports personnels, le recours de plus en plus fréquent à des collaborateurs des professeurs de telle sorte que les rapports entre professeurs et bibliothécaires s'établissent souvent par personnes interposées.

Les utilisateurs des bibliothèques souhaitent la diffusion de listes d'acquisitions et des sommaires des revues, voire des résumés d'auteurs : ces derniers vœux s'adressent autant aux éditeurs dont on attend aussi qu'ils annoncent les publications à paraître. Les problèmes budgétaires parurent assez importants pour justifier une enquête permettant d'établir le total des ressources affectées à la documentation dans une université donnée. Les universités africaines s'intéressent à l'établissement de listes bibliographiques sélectives facilitant le choix des acquisitions.

Les discussions furent très larges, abordant aussi bien les moyens de développer la culture générale des étudiants que le nombre d'exemplaires de manuels, l'accroissement des heures d'ouverture, l'accès libre aux rayons, la réimpression d'ouvrages épuisés, l'échange des revues scientifiques, la diffusion des thèses, etc... Le nombre et la variété des sujets ainsi abordés furent la preuve de l'intérêt attaché à cette question par tous les congressistes.

La troisième journée, consacrée aux techniques actuelles de la documentation aurait pu paraître ingrate aux participants. Non seulement il n'en fut rien, mais nombre de congressistes jugèrent utile de siéger hors séances officielles pour en discuter plus longuement. Parmi les points abordés, signalons l'intérêt qui s'est attaché à la présentation par M. Bastardie de la microfiche 105 X 150 et aux techniques du traitement de l'information.

On notera le vœu (n° 16) consacré aux moyens de reproduction dont devraient disposer les universités et celui (n° 17) qui insiste sur la nécessité pour les bibliothécaires de se tenir au courant de l'évolution des procédés automatiques de traitement de l'information. On ne sera pas surpris que ce congrès francophone ait également insisté sur l'établissement de lexiques en langue française destinés à la documentation automatique.

Un dernier vœu a mis en valeur la nécessité de recruter et former un personnel qualifié et de revaloriser sa situation matérielle et morale.

Si l'on s'efforce de tirer des conclusions de ce colloque, du point de vue des bibliothécaires, on pourrait, certes, se féliciter des contacts pris avec nos collègues étrangers et des mises au point faites à propos de quelques sujets un peu techniques. Mais il nous semble que l'essentiel a été l'ambiance amicale dans laquelle ont travaillé et séjourné côte à côte professeurs et bibliothécaires : ils ont ainsi pu prendre conscience, ou la retrouver, d'être au service d'un même but et s'apercevoir que les difficultés mutuelles résultaient souvent de malentendus et de manques de contacts.

Ainsi ne peut-on que se réjouir de l'initiative de l'AUPELF en souhaitant qu'elle ait un prolongement sous la forme de rencontres plus fréquentes entre professeurs et bibliothécaires.

Annexes

Programme

Au cours de ces journées du colloque de Genève ont été particulièrement étudiés les problèmes suivants :

I° Structure des bibliothèques universitaires.

Rapport de synthèse de M. Paul Poindron.

Communications :

« La masse croissante des connaissances et de la documentation va-t-elle conduire à une division et à une spécialisation sans cesse accrues des bibliothèques universitaires? Quelles seront les incidences de ce phénomène sur les structures des bibliothèques, sur l'avenir de la bibliothèque centrale, sur la conception architecturale et l'aménagement des locaux, sur le développement des bibliothèques de niveaux différents (cycles divers de l'enseignement supérieur et de la recherche) ? »

- M. Jean-Louis Rocher (pour la France);

- Mme Gobeaux-Thonet et Mme Sauvenier-Goffin (pour la Belgique);

- M. Paul Chaix (pour la Suisse).

« Exigences particulières et incidences sur la conception et le fonctionnement des bibliothèques universitaires ».

- M. Nicolas Rouche (pour les sciences exactes);

- M. Pierre Rentchnick (pour la médecine).

« Les aspects particuliers de la mission de l'Université dans le tiers monde, spécialement en Afrique, et les conditions physiques, financières et psychologiques propres à ces pays entraînent-ils une conception originale de la bibliothèque universitaire et des formules inédites quant aux structures et au fonctionnement des bibliothèques? »

- M. Pierre Lelièvre.

« Fonctions respectives d'une bibliothèque et d'un centre de documentation spécialisé ».

- M. Philippe Ariès.

« Considérations sur les problèmes et l'évolution des bibliothèques universitaires ».

- M. André Moreau et M. Henri Migaux.

2°) Politique d'acquisitions.

Rapport de synthèse de M. Roland Ruffieux.

Communications :

« La collaboration entre enseignants et bibliothécaires dans la détermination des politiques d'acquisition ».

- M. Yves Collart.

« Les exigences de l'enseignement et de la recherche dans le choix des acquisitions : à partir de quels critères devrait être conçue une politique des acquisitions qui réponde à la fois aux besoins de l'enseignement et de la recherche ? En résulte-t-il qu'il faille prévoir une distinction de plus en plus accentuée entre les bibliothèques destinées plus particulièrement aux chercheurs et les bibliothèques de référence ? »

- M. Jean-Pierre Clavel.

« De la proposition d'achat à la communication : collaboration des enseignants et des bibliothécaires dans la sélection. Problèmes de communication et de transmission, délais d'acquisition, etc. »

- M. Jean-Alfred Sansen.

« Considérations générales sur les politiques d'acquisition et analyse des formules appliquées dans les universités belges. »

- M. Paul Delsemme.

« Masse croissante de la documentation et nécessité d'une collaboration organique entre universités de langue française dans le domaine des acquisitions. »

- Mme Sauvenier-Goffin.

« La coopération entre bibliothèques de pays francophones en matière de livres récents. »

- Mlle Louise-Noëlle Malclès.

« Exigences qu'imposent aux bibliothèques scientifiques dans l'enseignement supérieur, les conditions nouvelles de la recherche scientifique et du progrès technique ainsi que la masse documentaire, conséquences qui en découlent dans la détermination de la politique des acquisitions et dans les structures de ces bibliothèques. »

- M. G. Zimmerman.

3°) Moyens et problèmes de diffusion.

Rapport de synthèse de M. Jean-Pierre Poupko.

Communications :

« Perspectives ouvertes par les méthodes nouvelles de reprographie pour les solutions de certains problèmes d'acquisition et de diffusion dans les bibliothèques universitaires. »

- M. Jean-Jacques Bastardie.

« Utilité actuelle et perspectives des divers moyens de reprographie comme facteurs de liaison et d'échange de documentation entre les bibliothèques universitaires. »

- Dr André Hahn.

« Le traitement automatique des informations au service des bibliothèques universitaires. »

- M. Marcel Linsman.

« Les besoins fondamentaux en matière de documentation. »

- M. Gérard Cordonnier.

Résumé des débats des groupes de travail.

Vœux émis par les participants au colloque.

I. Le principe de la décentralisation des bibliothèques suivant leur finalité est admis, jugé conforme à l'intérêt des utilisateurs. Une coordination doit s'établir entre la bibliothèque centrale et les bibliothèques d'établissements. Elle doit porter en particulier sur les programmes d'acquisition, sur la confection de catalogues collectifs et sur l'uniformisation des techniques bibliothéconomiques et bibliographiques.

2. Il est recommandé d'envisager une étude des moyens propres à développer le goût de la culture générale parmi les étudiants débutants (création de salles de culture générale, diffusion de listes sélectives, etc.).

3. Afin d'aider les étudiants du premier cycle, un effort doit être fait pour leur fournir des manuels en nombre suffisant. Trois exemplaires au moins des ouvrages de base devraient être mis à leur disposition à la bibliothèque centrale. La multiplication des exemplaires s'impose d'autre part dans les bibliothèques de travail. Dans ce but, une enquête permanente parmi les enseignants, chercheurs et bibliothécaires doit indiquer aux éditeurs ou services de reproduction le volume des besoins en ouvrages de base, ce qui permettra des éditions fréquentes, à grand tirage et à bas prix.

4. Une plus grande libéralité dans les heures d'ouverture des bibliothèques universitaires est souhaitable.

5. L'accès libre aux rayons, déjà largement pratiqué dans de nombreuses bibliothèques, doit être généralisé et inclus dans le programme des constructions nouvelles.

6. L'initiation bibliographique doit être organisée aux divers niveaux des études universitaires (étudiants débutants - étudiants de diplômes d'études supérieures (DES) - candidats docteurs). Elle sera assurée par des professeurs et des bibliothécaires.

7. Des échanges d'informations devraient être pratiqués entre les bibliothèques universitaires sur le plan international en ce qui concerne par exemple les dépenses consacrées aux acquisitions dans les divers établissements, les circuits effectivement suivis de la sélection du livre à la mise à la disposition du lecteur, les types d'équipement, etc.

8. Il est recommandé d'établir sur le plan national des listes bibliographiques sélectives. Ces listes établies à divers degrés (enseignement et recherche) devraient être largement diffusées sur le plan international. Il conviendrait que, compte tenu des traditions et usages de chaque pays, les éditeurs acceptent de pratiquer la communication systématique des nouveaux titres aux bibliothèques universitaires.

9. Il est souhaitable d'entreprendre l'étude de systèmes planifiés de coordination des acquisitions.

10. Étant donné l'impérieuse nécessité que les livres acquis par la bibliothèque soient mis à la disposition des usagers dans les délais les plus courts, il est souhaitable que les études sur le catalogage à la source soient poursuivies de manière que les travaux de catalogage et d'indexation soient réduits au minimum indispensable.

II. Considérant la nécessité pour les chercheurs d'être informés dans les délais les plus courts du contenu des périodiques, il est souhaitable que la pratique des résumés d'auteurs normalisés soit étendue à tous les périodiques et que soient encouragées toutes mesures tendant à faire connaître à l'avance les publications à paraître. Il convient dès lors de rechercher les moyens de diffuser les sommaires des revues aussi rapidement que possible, éventuellement en accord avec les éditeurs, en s'efforçant de normaliser la présentation typographique de ces sommaires.

12. L'attention doit être attirée sur l'intérêt d'utiliser plus largement les échanges nationaux et internationaux de revues scientifiques éditées par les laboratoires et les sociétés savantes avec lesquels seraient recherchées les conditions leur permettant de mettre à la disposition des bibliothèques universitaires leurs fonds d'échanges.

13. Il est urgent d'envisager toutes mesures propres à assurer la signalisation rapide des thèses et leur diffusion, éventuellement sous forme de microcopies (notamment de microfiches).

14. Il est souhaitable que soit établi, sous les auspices de l'AUPELF et par la collaboration entre enseignants et bibliothécaires, un programme de réédition ou de réimpression d'ouvrages épuisés.

15. Il est souhaitable que les universités se préoccupent de disposer d'un appareillage et de moyens de reproduction rapides de la documentation destinée aux usagers. L'AUPELF devrait procéder à une enquête :
a) pour établir le coût d'un tel appareillage;
b) pour rassembler tous les renseignements se rapportant au fonctionnement, à l'entretien d'une telle installation et à l'encombrement qu'elle présente.

L'enquête se ferait auprès d'unités de dimensions différentes.

Le Bulletin de l'AUPELF devrait tenir les bibliothécaires au courant des derniers développements dans les domaines des techniques de reproduction documentaire.

16. Une action doit être entreprise pour aider les bibliothécaires à se tenir au courant de l'évolution des procédés automatiques de traitement des informations. A cette fin, des cours appropriés pourraient être organisés dans les écoles de bibliothécaires et à l'intention des bibliothécaires et des documentalistes en fonctions. L'action serait plus directe encore si l'AUPELF donnait à nouveau aux bibliothécaires les moyens et la possibilité d'effectuer un court séjour dans un centre voué au traitement automatique des informations et à toute autre technique.

17. Toute documentation automatique étant fondée sur les lexiques documentaires, quel que soit le système choisi, il est indispensable que tout soit mis en œuvre pour que les travaux linguistiques, concernant notamment l'établissement de lexiques en langue française par disciplines, soient poursuivis et encouragés avec l'appui de l'AUPELF.

18. Les universités membres de l'AUPELF doivent veiller à maintenir l'usage de la langue française dans les centres de documentation et surtout dans les entreprises bibliographiques.

19. Afin que les centres spécialisés soient en mesure d'accomplir leurs tâches documentaires, un effort particulier s'impose pour le recrutement et la formation du personnel qualifié. Il est souhaitable d'attirer l'attention des universités et des pouvoirs publics sur l'importance du travail de l'information dans les différents domaines scientifiques, le rôle des personnels participant à ce travail et la revalorisation matérielle et morale de leur situation.