La préparation d'un index cumulatif des matières

Institut français de recherches fruitières Outre-Mer

Philippe Ariès

Un index cumulatif imprimé des matières est à la fois un procédé de sélection bibliographique et un procédé de communication matérielle des références. Il se situe donc au confluent de deux techniques d'accès aux documents.

Procédé de sélection, il se propose de permettre la réunion des références en partant d'un sujet donné. Il existe d'autres procédés : l'ancien fichier-matières classique des bibliothèques, les systèmes de sélection par cartes perforées dont le triage peut être manuel ou mécanique, enfin les mémoires électroniques et photographiques.

Procédé de communication matérielle, il met entre les mains d'un chercheur un outil de travail qu'il peut consulter directement (pourvu qu'il possède la collection des références auxquelles renvoient les rubriques de l'index), sans passer par aucun intermédiaire, sans recourir à un interprète.

Il est surprenant que les spécialistes actuels de la documentation aient négligé l'étude des index au profit des autres procédés de sélection modernes par cartes perforées ou mémoire-robot. Une littérature abondante traite des problèmes de classification, des perspectives ouvertes par les machines. Elle est muette au sujet des index. Ce silence explique-t-il la rareté en France des bibliographies périodiques spécialisées et dotées de tables ou d'index? Ou bien ce silence est-il au contraire la justification a posteriori d'un état de fait, l'insuffisance en France des publications bibliographiques complètes?

Cette indifférence de la documentation scientifique à l'égard des index étonne d'autant plus que cette formule sert depuis longtemps les professions juridiques, où elle répond à des besoins très proches de ceux du chercheur ou du vulgarisateur : remplacez les références légales par des références bibliographiques et vous passerez sans difficulté du domaine du droit à celui des sciences ou des techniques.

D'autre part, il s'agit aussi de mettre à la portée d'un usager, dans son cabinet, près de sa table de travail, les références (bibliographiques ou légales) dont il peut avoir instantanément besoin, qu'il désire connaître sans délai au moment même où l'idée lui apparaît. De même encore, les répertoires légaux doivent-ils épuiser par des renvois à d'autres notions, les ramifications essentielles d'un sujet donné, comme les tables scientifiques.

La pratique juridique ne pourrait se passer de ces instruments d'ailleurs fort bien faits et éprouvés par une longue expérience. Il est étonnant que leur exemple ait été si peu suivi et peu prêché.

Nous nous proposons d'évoquer ici quelques avantages de ce procédé et de montrer comment il peut être appliqué dans des conditions relativement économiques.

Rappelons d'abord que l'index imprimé n'a d'intérêt que s'il renvoie à des références bibliographiques également imprimées. L'exemple que nous donnerons sera celui de la bibliographie analytique des Fruits tropicaux et subtropicaux, publiée chaque mois par l'Institut français de recherches fruitières Outre-Mer (I. F. A. C.). Ces fascicules mensuels sont répertoriés par un index annuel, qui reprend les années précédentes depuis 1956 1.

Un usager pose une question : il demande la bibliographie d'un sujet donné. Les procédés modernes de sélection, manuels ou mécanographiques, permettent de lui donner une réponse toujours plus précise, plus fine. Ils éliminent les interférences, dépassent les définitions trop générales, et poussent leur choix très loin dans la particularité. Ces procédés répondent parfaitement à des questions très précises, et répondent d'autant mieux que la question est plus précise.

Si la question est mal posée, l'usager ne s'apercevra de son erreur qu'après la réponse, à moins qu'un interprète, un spécialiste compétent, ait procédé à une manière d'enquête, ait interrogé l'usager, avant d'interroger la machine ou les cartes perforées. L'efficacité du système, quel qu'il soit, dépend de l'intelligence du documentaliste, interprète de l'usager auprès du système, et des possibilités de dialogue entre les deux protagonistes. Ce dialogue s'établit dans les meilleures conditions quand l'usager est matériellement présent. Il se détériore à mesure que la distance réelle ou morale s'allonge : encore réalisable au téléphone, il devient pratiquement impossible par correspondance.

D'autre part, en gagnant en finesse, en particularité, les systèmes modernes de sélection ont rétréci l'horizon bibliographique. Ils répondent bien à une question précise, mais ils ne suggèrent pas à l'usager une autre question, ou une autre direction d'enquête; et il faut que le documentaliste, jouant son rôle d'interprète ou d'intermédiaire, invite l'usager, grâce à son expérience du public et à sa connaissance du sujet, à interroger d'autres postes que celui-ci n'aurait pas consultés.

Les anciens fichiers-matières classiques ne répondaient pas aussi bien à une question précise, parce que l'encombrement des fiches, les délais de leur établissement, limitaient le nombre des répétitions et des renvois. Mais ils avaient l'avantage de présenter au chercheur, autour des vedettes spécialement visées, une zone marginale, des embranchements variés, qui pouvaient l'égarer, mais aussi éveiller sa curiosité et susciter de nouveaux sondages. Pour être moins précise, la recherche était plus féconde. Certes, il ne peut être question de revenir dans un centre spécialisé à ces kilomètres de fiches. Mais il faut reconnaître que si la sélection a depuis gagné en précision, elle a perdu en valeur pédagogique et culturelle. Il est d'ailleurs remarquable que ces fichiers-matières classiques rendent toujours de grands services dans les bibliothèques générales ou dans les bibliothèques universitaires, là où la faible proportion des bibliothécaires par rapport au nombre très élevé des étudiants, leur interdit de jouer ce rôle d'interprète, d'intermédiaire, qui est absolument nécessaire dans les systèmes modernes de sélection.

Il apparaît donc que l'efficacité des systèmes modernes de sélection par fiches perforées, mécanographie, etc... dépend de la distance qui sépare l'usager du centre de documentation. Elle est inversement proportionnelle à la distance. Le téléphone permet d'allonger la distance sans trop perdre d'efficacité, mais tout de suite des difficultés apparaissent : ambiguïté des questions, insuffisance des réponses, nécessité de nouvelles questions qui, au-delà de leurs réponses, même adéquates, provoquent encore d'autres questions, etc... Il est en effet exceptionnel qu'une recherche bibliographique se réduise à une seule enquête élémentaire (cas d'un article dont on aurait oublié l'auteur). L'usager lointain, isolé, ou empêché de visiter une bibliothèque spécialisée, se trouve en dehors des circuits privilégiés de documentation. On admettra pourtant que la documentation ne doit pas attendre l'usager à la place où elle est réunie, mais que celui-ci doit en disposer où qu'il se trouve dans le monde. Des publications bibliographiques périodiques le tiennent au courant. Mais il ne lui suffit pas de suivre ce qui paraît sur un sujet donné. Encore faut-il qu'à chaque occasion il puisse connaître ce qui a paru sur un sujet donné. Aussi une bibliographie périodique est-elle incomplète sans table ou index de sélection

Par contre, un index bien fait permet à l'usager seul, dans le silence de son cabinet ou de son laboratoire, à n'importe quelle distance d'une bibliothèque, de parcourir les méandres les plus compliqués d'une recherche bibliographique.

Il faut que l'usager dispose lui-même du système de sélection sans qu'il soit dans la nécessité de recourir à chaque occasion aux ressources lointaines d'une centrale documentaire. Cette décentralisation de la sélection répond à un besoin pourtant mal aperçu des théoriciens de la documentation. Il peut être obtenu de différentes façons, par la diffusion des fiches perforées, qui seraient non plus entreposées au Centre, mais fabriquées et expédiées aux usagers. M. Cordonnier a conçu une machine permettant la reproduction à de multiples exemplaires de fiches perforées Selecto de décentralisation. L'index est un autre procédé qui nous a séduit par sa simplicité, sa facilité de consultation et aussi parce qu'il dépasse la sélection pour devenir un véritable dictionnaire encyclopédique de sa spécialité. Encore faut-il qu'il soit entrepris avec un souci nouveau des exigences actuelles de la sélection. En effet, les anciens index-matières ne sauraient aujourd'hui rivaliser avec les autres méthodes modernes de sélection, non pas à cause de leur structure, mais parce qu'ils se contentaient le plus souvent de rappeler une fois seulement, à sa place alphabétique, la notion retenue : le nombre des entrées était insuffisant et leur désignation arbitraire.

L'efficacité d'un index moderne exige d'abord que l'indexation ne s'arrête pas seulement au titre, mais qu'elle s'applique à toutes les notions essentielles du document, au moins à celles qui ont été retenues par l'analyse, si l'analyse a été bien faite. Il faut aussi que chacune de ces notions entre à son tour dans l'index et que plusieurs voies d'accès y conduisent. Il arrivera donc qu'à chaque document corresponde un nombre plus ou moins élevé d'entrées.

Comment seront classées ces entrées ? L'idée la plus simple serait de conserver la terminologie du document et de situer chaque terme à sa place alphabétique dans un ordre dictionnaire. Cette méthode conduirait à disperser des notions très proches, représentées par des termes différents.

Ce n'est pas le lieu ici de dire pourquoi, à notre avis, une classification systématique préétablie n'a pas la souplesse nécessaire pour s'adapter à l'évolution des connaissances et surtout des objectifs documentaires.

On a adopté à l'I. F. A. C. un système qui, au départ, apparaît comme un simple classement alphabétique, mais qui, avec le temps, devient une manière de classification systématique, une classification occulte, dans la mesure où on a peu à peu choisi et fixé une terminologie privilégiée et écarté les synonymes, les approximations, les équivalences, conservés cependant sous la forme de renvois (renvois à la terminologie privilégiée de l'index).

On a ainsi constitué à l'usage, au fur et à mesure des indexations mensuelles, un dictionnaire des notions, et des relations entre les notions. Pour chaque notion, il a été établi, au moment où on la rencontrait, une fiche de travail, tenue par l'ingénieur documentaliste. Nous appelons rubrique ou sous-rubrique la notion ainsi entrée dans le fichier. Toutes les notions doivent faire l'objet ou d'une rubrique, ou d'une sous-rubrique, et de nombreuses notions donnent lieu en outre à des fiches de renvois. La création des rubriques, des sous-rubriques et des renvois ne cesse jamais, elle se poursuit au fur et à mesure de l'apparition de nouvelles notions, de nouvelles associations d'idées qui provoquent des renvois et établissent des relations demeurées jusqu'alors inaperçues.

Le fichier, et l'index qui en résultera, contiendront donc différentes sortes de vedettes :
I° Les rubriques ou sous-rubriques qui comportent des listes de références (numéros de parution des analyses dans la Documentation analytique mensuelle).
2° Des rubriques ou sous-rubriques accompagnées de références mais complétées par l'indication d'un renvoi; ainsi, la sous-rubrique « Sol » de là rubrique « BACTÉRIES » (correspondant à la notion de bactéries du sol), comportera-t-elle une liste de références : 2658, 4980, 5904, etc., mais on lira avant ces références, le renvoi : « voir aussi MICROBIOLOGIE DU SOL et Sols à MICROORGANISMES. »
3° Des renvois, sans références, de termes quelconques à des synonymes (notions voisines ou associations d'idées), à des termes qui ont été arbitrairement choisis une fois pour toutes, afin d'y placer les références numériques, et que nous appelons : emplacements privilégiés.

Une part très importante a été faite aux renvois. Ces renvois se font donc : entre synonymes ou termes équivalents, entre rubriques ou sous-rubriques dont les sujets sont proches, entre rubriques ou sous-rubriques que réunissent des associations d'idées, etc. On comprendra mieux l'économie de cet index à propos d'un exemple. Prenons une analyse quelconque : elle porte le n° 10 685, Carences des pommiers et orangers en magnésium :

« Description des symptômes de cette carence sur pommiers et orangers. Remèdes : pulvérisations de sulfate de magnésium à 2 % sur les arbres; sur orangers ces pulvérisations peuvent être appliquées à n'importe quelle époque de l'année où il y a suffisamment de jeunes pousses sur l'arbre pour assurer l'absorption du magnésium. En sol acide et irrigué on pourrait appliquer de la magnésie au sol. La dolomite n'a pas donné de résultats en Australie. »

Nous lisons attentivement le résumé et nous sommes alors amenés à l'interpréter : il parle de symptômes de carences, sans préciser lesquels; il y a là une lacune qu'il faut combler. En se rapportant au document, on s'aperçoit qu'il s'agit de symptômes sur les feuilles (et non sur le tronc). Cette lecture nous permet alors de décomposer le texte du résumé par une manière d'analyse logique. Nous obtenons alors une liste de 9 notions :
I. symptômes foliaires de carence,
2. carence en magnésium,
3. lutte contre cette carence,
4. par pulvérisation,
5. à n'importe quelle époque,
6. cas de sol acide,
7. sur orangers,
8. sur pommiers,
9. en Australie.

Il s'agit maintenant de faire entrer chacune de ces 9 notions dans le fichier (ou l'index).

Cela signifie qu'on s'assurera si chacune de ces notions existe bien dans le fichier déjà constitué; ou bien elle n'existe pas sous une forme quelconque et il faut alors l'y introduire, ou bien elle existe, mais sous un autre terme que celui du document original, et alors il faut s'assurer qu'un renvoi a bien été fait du terme utilisé dans le document, au terme retenu comme entrée dans le fichier, et créer le renvoi s'il fait défaut. Ou bien la notion existe sous le même terme que celui du document, et il n'y a pas de problème.

Notion 1 : symptômes foliaires de carence.

Nous avons dans notre fichier-dictionnaire la fiche « FEUILLES, Symptômes de carence ». Nous inscrivons le n° 10 685 sur cette fiche dans le casier ago (orange) et dans le casier pm (pomme 2).

Notions 2 et 3 : carence en magnésium; lutte contre.

Notre dictionnaire porte au mot carences : « CARENCES EN GÉNÉRAL (voir aussi aux divers éléments pour les carences précisées) ». L'indication entre parenthèses m'informe que nous avons une fois pour toutes convenu de placer les carences en. magnésium à une sous-rubrique « Carences » de la rubrique « MAGNÉSIUM ». Nous nous reportons donc à « MAGNÉSIUM, Carences » et nous lisons :
« MAGNÉSIUM, Carences, lutte contre. »
« MAGNÉSIUM, Carences, symptômes. »

Nous portons donc le n° 10 685 aux deux cases ago et pm sur chacune de ces deux fiches.

Notion 4 : pulvérisation de magnésium.

Dans notre fichier dictionnaire, nous trouvons au mot pulvérisation : « PULVÉRISATION ANTIPARASITAIRE » et « PULVÉRISATION DES ENGRAIS ». C'est « PULVÉRISATION DES ENGRAIS » qui nous intéresse. Or nous nous apercevons que cette rubrique n'est pas accompagnée de références et qu'elle renvoie simplement à « ENGRAIS , Épandage par pulvérisation » (c'est un exemple des choix qui ont été faits entre plusieurs postes, on a préféré grouper toutes les références à « ENGRAIS », mais le lecteur qui cherche à « PULVÉRISATION DES ENGRAIS » sera aussi orienté et ne risquera pas de passer à côté de sa bibliographie).

Nous écrivons donc la référence 10 685 dans les cases ago et pm de la fiche « ENGRAIS, Épandage par pulvérisation sur les plantes ».

La notion 5 (à n'importe quelle époque), trouvera sa place dans la même rubrique « ENGRAIS », à la sous-rubrique « Épandage, époque ». Et ainsi de suite...

Pour les 9 notions de l'analyse, nous aurons en tout 12 entrées, mais il faut en plus tenir compte des fiches de renvoi et de liaison 3. Chaque notion se trouve au centre d'un réseau d'orientation qui guide vers elle des usagers de provenances différentes, et en outre les réfléchit vers d'autres directions. Nous pouvons schématiser toute l'indexation de l'analyse 10 685 de la manière suivante :

Les notions d'épandage et de pulvérisation nous amènent à « ENGRAIS, Épandage par pulvérisation sur la plante », où se trouve la bibliographie essentielle. Et de là l'usager est invité à explorer « ENGRAIS LIQUIDES », « SOLUTIONS NUTRITIVES », et même « MILIEU ARTIFICIEL ».

Il est possible d'aller encore plus loin dans la particularisation du document, en ajoutant, entre parenthèses, après le n° de référence, l'indication du sujet qui n'est pas compris dans la rubrique ou la sous-rubrique, mais ajoute une précision supplémentaire. Ce sujet ne saurait faire l'objet d'une autre entrée à une rubrique ou sous-rubrique, parce que son sens se modifie quand on le sépare du sujet de la rubrique ou sous-rubrique où le document a été placé. L'expérience d'autres modes de classements nous a appris que la multiplication des entrées constitue aussi un écueil à éviter.

Les références de notre exemple 10 685 s'écrivent donc ainsi :
« FEUILLES. Symptômes de carence » 10 685 (Mg).
« MAGNÉSIUM. Carence. Lutte contre» 10 685 (sulfate pulvérisé, magnésie au sol, dolomite inefficace en Australie).
« MAGNÉSIUM. Carence. Symptômes » 10 685 (feuilles, Australie).
« ACIDITÉ. Sol » 10 685 (Australie : et fumure Mg).
« ORANGE. Maladies par carence » 10 685 (Mg en Australie : symptômes, lutte).
« POMME. Fumure » 10 685 (Mg en Australie : époque, épandage, sols acides ; dolomie inefficace).
« AUSTRALIE. Maladies par carence » 10 685 (Mg : symptômes, lutte).
« AUSTRALIE. Fumure » 10 685 (Mg : sulfate, magnésie; dolomie inefficace).

Cette indication complémentaire donne à l'index un caractère encyclopédique. On remarquera que la juxtaposition de la rubrique, de la sous-rubrique et de l'indication mise entre parenthèses, permet de reconstituer une partie importante de l'analyse du document.

Nous n'insisterons pas sur ce développement idéologique de la référence qui a l'avantage de situer très exactement le document, de donner à la table un caractère encyclopédique au-delà de la sélection, mais qui a l'inconvénient de grossir dans des proportions considérables le volume de l'index. Il ne faut pas oublier que les évaluations de prix de revient, données en fin de cet article, ont été établies d'après une expérience qui comporte ces compléments. Sans ces indications complémentaires mises entre parenthèses à la suite de chaque référence numérique, le volume de l'index serait réduit des deux tiers environ. On conçoit que cet effort peut être tenté dans le cas de documentations très spécialisées. Il donne alors d'excellents résultats.

L'indexation que nous venons de décrire est la partie la plus importante, et la plus délicate de la préparation d'une table. Nous allons maintenant étudier les opérations matérielles qui vont transformer les fiches de travail, tenues par l'ingénieur documentaliste, en un index imprimé et cumulatif. La méthode la plus pratique et la plus économique est celle qui utilise l'offset.

La matrice sera constituée par des petites fiches, dactylographiées d'après les fiches de travail, repiquées chaque année, et chaque année montées par chevauchement ; c'est le montage qui est photographié et imprimé. Nous reproduisons ici une fiche de travail, la fiche « DÉSHYDRATATION », qui a été prise comme exemple et se retrouve sur la photo d'une page de l'index en cours de montage (p. 245, h.-t.).

Il y a une fiche de travail par rubrique, une par sous-rubrique, une par renvoi de synonymie ou d'équivalence ou d'emplacement privilégié.

Le fichier a été commencé en 1956 pour une durée quinquennale. Les entrées de 1956 ont été écrites par l'ingénieur sur les fiches de travail à l'encre bleue, celles de 1957 à l'encre rouge, celles de 1958 à l'encre verte, celles de 1959 à l'encre violette; les entrées de 1960 sont portées à l'encre noire. Prenons la fiche de travail « DÉSHYDRATATION », elle comporte :
I° une indication de plusieurs renvois aux autres endroits du fichier où il est aussi question de déshydratation;
2° à la suite, les numéros de référence des analyses qui traitent de la déshydratation sans application particulière à des fruits déterminés;
3° dans des cases réservées, les nombres des références des analyses qui traitent de la déshydratation de certains fruits, de la pomme, du litchi, etc.

Cette fiche manuscrite va être au début de chaque année confiée à une dactylographe qui, au moyen d'une bonne machine à écrire aux caractères assez épais pour supporter sans risques une réduction de près de moitié, reportera ces données sur une série de petites fiches de format 80 X 175 mm, en papier très blanc (90 gr). On a une idée de ce passage de la fiche de travail manuscrite aux fiches-matrices dactylographiées, en se reportant au cliché de la page 245, qui représente le montage d'une page de l'index à l'aide de ces fiches-matrices. La fiche manuscrite de travail « DÉSHYDRATATION » a donné lieu entre 1956 et 1959 à la création de 5 fiches-matrices destinées à l'impression.

La première fiche-matrice contient : la rubrique en capitale (DÉSHYDRATATION), les renvois (« voir aussi »...), la série des références qui ne comportent pas une application particulière à un ou plusieurs fruits. Cette série s'arrêtait à la fin de 1956 au n° 1263. Elle a été complétée en 1957 de 2847 à 4924; en 1958, de 5168 à 7361; en 1959, de 7704 à 10 050. Une fois par an, on ajoute les références de l'année en cours, à la suite de celles des années précédentes. La correction ne porte donc que sur les références de l'année en cours. Cette remarque est d'une grande importance.

La 2e fiche-matrice contient les références qui ont trait à plusieurs fruits à la fois. Elle a été créée seulement en 1959, pour l'analyse 7730. Il n'y avait pas lieu de la prévoir tant que l'occasion d'une analyse ne s'était pas encore présentée.

La 3e fiche-matrice contient les références qui ont trait à la cerise. Elle a été créée en 1956, mais n'a reçu depuis aucun complément.

La 4e fiche-matrice, créée en 1959, traite du litchi.

La 5e fiche-matrice, qui traite de la pomme a été créée en 1957; on n'y a rien ajouté en 1958. Par contre, en 1959, on a ajouté l'analyse 8232.

Les fiches 2, 3, 4 et 5 correspondent donc aux applications à des fruits de la rubrique ou sous-rubrique qui sert de vedette à la fiche de travail.

Dans l'exemple que nous avons pris, il n'y a que 3 fruits qui apparaissent, la cerise, le litchi, la pomme. Si, aujourd'hui, nous retenions deux documents sur l'ananas, et la banane, leurs numéros seraient portés dans les cases ananas et banane de la fiche de travail « DÉSHYDRATATION » et ensuite reportés sur deux fiches-matrices nouvelles ananas et bananes, qui seraient montées à leur place alphabétique, entre « plusieurs fruits » et « cerise ».

La décomposition de la fiche de travail unique en plusieurs fiches-matrices s'explique par la nécessité où l'on est de prévoir la possibilité d'intercaler par la suite de nouveaux fruits à leur place alphabétique.

Si nous poursuivons la lecture de la rubrique « DÉSHYDRATATION », nous passons à la sous-rubrique : « Accidentelle » (déshydratation accidentelle). Celle-ci ne comporte pas de référence, elle renvoie seulement à : « Physiologie, perte de poids », sous-rubrique de « FRUITS ENTREPOSÉS ». Elle correspond à une fiche de travail et aussi à une fiche-matrice, faites une fois pour toutes.

Nous retrouvons de telles sous-rubriques de renvoi à « Air des locaux », à « Aliments », à « Cryodessiccation ».

La sous-rubrique « Déshydratants » est plus longue. Elle se comporte exactement comme la rubrique « DÉSHYDRATATION » que nous avons étudiée plus haut. Elle comporte : I° une série de références sans allusions à des fruits déterminés; 2° les références citron; 3° les références orange; 4° les références pêche; 5° les références tomates. Les 5 parties de la sous-rubrique « DÉSHYDRATATION. Déshydratants » sont contenues dans une seule fiche de travail. Elles sont réparties à la dactylographie entre 5 fiches-matrices.

Lorsque le fichier de travail est ainsi traduit en fiches-matrices dactylographiées, la composition de l'index est terminée. Cette composition se fait tous les ans : on reporte chaque année, sur les fiches-matrices existant déjà, les références de l'année en cours à la suite de celles des années précédentes et on crée de nouvelles fiches-matrices, correspondant aux nouveaux besoins nés pendant l'année : nouvelles rubriques, nouvelles sous-rubriques de rubriques existantes, nouvelles divisions « fruit » des rubriques ou sous-rubriques, nouveaux renvois.

Les fiches-matrices ont été montées sur deux colonnes, les unes au-dessous des autres, de telle sorte que le texte de la fiche inférieure masque toujours la partie blanche de la fiche supérieure. On se rendra bien compte de la technique de montage « en ardoise de toiture » en se reportant à la reproduction ci-contre, où les fiches ont été volontairement soulevées à gauche, et où la pose a été très courte, pour ne pas effacer la trace des tranches des fiches. Chaque colonne est constituée de 40 à 50 fiches environ. Les fiches sont retenues sur une feuille de carton, grâce à un papier légèrement adhésif tendu à plat sur cette feuille. Le montage terminé, la feuille de carton est photographiée avec un taux de réduction de 0,55; on obtient alors un typon qui sera reporté sur plaque offset de métal ou de matière plastique : il ne reste plus qu'à tirer.

Les fiches-matrices sont alors récupérées et rangées soigneusement : l'année suivante, on les reprendra pour les repiquer, on ajoutera s'il le faut des fiches-matrices nouvelles, d'après les indications des fiches de travail de l'ingénieur documentaliste, on les montera, photographiera et imprimera à nouveau.

On observera donc que l'opération de dactylographie (correction comprise) porte seulement sur les références de l'année, alors que le montage, la photographie et l'impression portent sur toutes les références des années précédentes, depuis l'année origine. A l'I. F. A. C. nous avons fait une Ire édition 1956 en 1957, une 2e édition 1956-1957 en 1958, une 3e édition 1956-57-58 en 1959, et nous éditons cette année en fascicules séparés la 4e édition 1956-57-58-59.

Nous avons l'intention de nous arrêter en 196I avec l'édition de 1956 à 1960 Nous procéderons à un tirage plus important, et nous considérerons cette édition quinquennale comme définitive. Nous reprendrons ensuite une édition 1961 puis 196I-1962, etc. Nous conserverons cependant les fiches-matrices de l'édition 1956-60, afin de pouvoir les monter avec celles de la 2e édition quinquennale 196I-66, et obtenir ainsi un index décennal.

Nous donnerons pour terminer le tableau des estimations de prix de revient. Nous avons calculé en unités de matériel ou d'heures de travail, afin d'éviter l'ambiguïté des prix en francs. Il sera facile aux spécialistes d'interpréter.

Nos estimations sont basées sur les dimensions suivantes de l'index : format 21 X 27, et sur un tirage de 500 exemplaires (n'oublions pas que l'index de chaque année périme celui de l'année précédente, comme l'édition d'un annuaire).

1956 98 pages 21 X 27.
1957 178 pages 21 X 27.
1958 256 pages 21 X 27.
1959 340 pages 21 X 27.
1960 430 pages 2I X 27.

On n'oubliera pas que les compléments mis entre parenthèses représentent environ 2/3 du volume.

On s'étonnera que les postes « dactylographie » « et montage » ne soient pas constants puisqu'ils ont été prévus pour un nombre annuel à peu près fixe d'analyses. Il faut cependant tenir compte de la manipulation des fiches-matrices qui augmentent avec le temps.

Les estimations ne comportent ni l'amortissement du matériel, ni les frais généraux, ni les marges bénéficiaires du commerce.

L'index ainsi imprimé va partir sur les bureaux, dans les laboratoires des chercheurs les plus éloignés. Ceux-ci peuvent désormais l'interroger à leur guise, et suivre les itinéraires prévus par ses nombreux renvois.

Illustration
Figure 1

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Figure 2

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Tableau

  1. (retour)↑  Ces documents sont présentés au public en supplément de la Revue mensuelle Fruits (Fruits d'Outre-Mer).
  2. (retour)↑  Un modèle de cette fiche de travail est donné en hors-texte, p. 244.
  3. (retour)↑  Le nombre des entrées ne tient pas compte de la subdivision par fruits.