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La bibliothèque de la Sorbonne

Vers un nouvel équilibre entre collections et services

Pascale Issartel

Automne 2003 : après une visite de contrôle, le 23 août 2003, la commission de sécurité de la préfecture de police de Paris émet un avis défavorable à l’exploitation du site de la Sorbonne et demande la fermeture de la bibliothèque.

Automne 2013 : la bibliothèque ouvrira à nouveau ses portes en Sorbonne après trois ans de travaux.

Dix ans auront donc été nécessaires pour mener à bien ce chantier de mise en sécurité, largement assumé financièrement par la ville de Paris, propriétaire des locaux, en partenariat étroit avec l’État et avec la collaboration active de l’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne, à laquelle la bibliothèque interuniversitaire de la Sorbonne est rattachée pour sa gestion.

Durant ces dix années, la bibliothèque interuniversitaire de la Sorbonne va saisir l’occasion de cette refonte complexe du bâtiment pour s’engager dans un véritable projet de rénovation globale, qui va faire évoluer considérablement son offre de collections mais surtout de services, et modifier son fonctionnement interne.

Si les premières étapes de cette rénovation ont d’abord pour objectif de préserver la place des collections, les suivantes visent clairement à accroître la place faite aux lecteurs et en particulier aux chercheurs.

Sans remettre en cause la primauté de la fonction documentaire, pivot de l’établissement, l’affirmation du nécessaire développement pluridimensionnel de la bibliothèque est au centre du projet d’établissement « Sorbonne 2013 », mis en œuvre depuis février 2011 afin de préparer la réouverture. Un des enjeux majeurs a été de pouvoir traduire ces ambitions nouvelles en faisant évoluer un projet architectural conçu près de dix ans auparavant, et dont le but premier était la mise en sécurité du bâtiment. Or, des learning centers aux bibliothèques « troisième lieu », en passant par la virtualisation accélérée des collections et la médiation numérique grâce aux technologies du web 2.0, sur fond de LRU, RCE, PRES…, le paysage documentaire et universitaire a connu des évolutions notables durant la dernière décennie.

Adapter un bâtiment du XIXe siècle aux exigences d’une bibliothèque du XXIe siècle en intégrant les apports récents les plus pertinents, voire en anticipant les usages à venir des chercheurs de demain : plus qu’un défi, une gageure !

Les collections, pivot de la BIS  1

Le fondement de sa notoriété

L’examen rapide de la presse professionnelle est révélateur et emblématique : les trois articles majeurs consacrés à la bibliothèque interuniversitaire de la Sorbonne concernent tous les collections  2.

Dans le cadre de l’élaboration de sa charte graphique, la BIS a diffusé, en juin 2012, un questionnaire succinct aux lecteurs inscrits dans le but d’évaluer leur perception de la bibliothèque. Sous forme de question ouverte, il était notamment demandé aux usagers : « Qu’est-ce qui caractérise, selon vous, le mieux la bibliothèque de la Sorbonne ? » Les collections arrivent largement en tête (125 occurrences) des 355 réponses. Un lecteur a produit un commentaire judicieusement synthétique en écrivant que la caractéristique principale de la BIS était « la qualité et l’étendue de son fonds aussi bien ancien que récent grâce à une politique d’achat qui demeure ambitieuse ».

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Logotype de la BIS. © BIS

L’attribution à la BIS de plusieurs centres d’acquisition et de diffusion de l’information scientifique et technique (Cadist) est venue reconnaître la richesse des fonds, et a conforté sa mission nationale par l’attribution de moyens supplémentaires (341 035 euros en 2012) pour soutenir l’effort d’enrichissement d’une documentation de niveau recherche. Lui ont ainsi été attribués : le Cadist d’histoire médiévale et moderne en 1992 (après un premier Cadist d’histoire moderne en 1983), celui de géographie en 1988, développé par la bibliothèque de l’institut de géographie rattachée depuis 1976 à la BIS, et plus récemment, en 2008, le Cadist Antiquité (conjointement avec l’École française d’Athènes et en coopération avec les bibliothèques de l’Institut national d’histoire de l’art et de l’École normale supérieure). Aujourd’hui, la BIS est l’établissement documentaire français qui concentre le plus de Cadist.

L’importance quantitative des collections (près de deux millions de volumes), leur profondeur (le plus ancien manuscrit conservé date du xie siècle), leur couverture linguistique et géographique (68 % de titres étrangers sur les 14 358 titres acquis en 2011), la richesse des fonds patrimoniaux (3 600 manuscrits, 7 000 estampes et photographies, environ 100 000 ouvrages imprimés avant 1801, dont 565 incunables), l’ampleur des fonds de périodiques (17 750 titres dont 3 889 titres vivants incluant 2 889 titres étrangers), la diversité de l’offre de ressources électroniques (13 500 revues en ligne, environ 250 ressources payantes ou gratuites et 300 000 e-books) sont des caractéristiques documentaires largement appréciées.

Cette offre déjà très conséquente est complétée depuis 2000 par une offre moins bien connue de documents numérisés par la BIS. Plus de 163 000 fichiers sont actuellement conservés par la bibliothèque mais, paradoxe ou symptôme : aucun des corpus patrimoniaux numérisés n’a, à ce jour, été mis en ligne faute d’une plateforme de diffusion propre à la bibliothèque.

Parallèlement, depuis 2009, la BIS a amorcé une politique d’édition électronique dans le cadre d’un partenariat avec le consortium Persée qui lui permet de contourner judicieusement l’obstacle d’absence d’outils de diffusion.

La bibliothèque mobilise des moyens humains et financiers importants pour poursuivre l’enrichissement des collections. Sur le budget de fonctionnement de 3 467 230 d’euros dépensés en 2012 (hors masse salariale), 1 900 000 euros ont été consacrés aux achats documentaires dont 360 965 euros pour la documentation électronique. Et sur 129 emplois de titulaires, près de 80 concourent à la sélection, au traitement et à la gestion des collections.

À partir de 2006 et surtout de 2010, sans pour autant négliger les disciplines et thématiques connexes, la bibliothèque s’engage dans la voie d’une plus grande spécialisation en centrant ses acquisitions sur ses pôles d’excellence : les sciences de l’antiquité, l’histoire médiévale et moderne, la philosophie, la langue et la littérature française ainsi que la littérature générale et comparée  3.

Des professionnels de la documentation et des bibliothèques, aux lecteurs en passant par les tutelles, les avis convergent donc pour plébisciter les fonds de la BIS.

Cependant, cette unanimité est à nuancer comme en témoigne ce commentaire dissonant de William Marx paru dans un article du BBF, dans lequel il caractérise les bibliothèques qu’il fréquente : « Bibliothèque de la Sorbonne, aux collections immenses préservées des regards par des cerbères redoutables et un système désuet de bulletins 4. » Ces propos, certes à l’emporte-pièce, posent, néanmoins, la question pertinente de la médiation entre les collections et le public de la bibliothèque.

La place des collections en question

Fin 2003, un sursis est accordé pour la fermeture de la bibliothèque de la Sorbonne mais la ville de Paris, propriétaire des locaux, et le recteur, responsable de la sécurité et de l’entretien du bâtiment, sont enjoints de réaliser une mise aux normes complète. Jugés prioritaires par la commission de sécurité mandatée par la préfecture de Police, les travaux de la bibliothèque s’inscrivent dans le cadre du schéma directeur de mise en sécurité de la Sorbonne.

Le 14 décembre 2004, le Conseil de Paris adopte une délibération lançant le chantier de mise aux normes de la bibliothèque de la Sorbonne. D’un montant alors estimé à 14,7 millions d’euros, ces travaux seront réalisés par la ville de Paris, selon un programme élaboré en concertation avec le rectorat, la bibliothèque interuniversitaire et l’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne.

Le 24 mai 2005, le marché de maîtrise d’œuvre est notifié à Thierry Algrin, architecte en chef des monuments historiques, et Alain Del Zotto, architecte DPLG.

En octobre 2005, un premier diagnostic propose de concentrer les magasins en un seul silo, ce qui permet de dégager le deuxième silo pour y installer la majorité des bureaux des agents de la bibliothèque. Les flux de documents, de personnel et de public sont bien distincts et les circulations sont fluidifiées. Cette restructuration induit une perte des capacités de stockage, ce qui provoque de vives inquiétudes dans le personnel de la bibliothèque qui tente alors d’alerter les usagers et la communauté universitaire. Catherine Gaillard, directrice de la bibliothèque, fait part de ses questionnements dans un article de Livres Hebdo : « Les travaux de mise en sécurité vont supprimer entre 25 et 30 % de l’espace. Or notre capacité d’accroissement des magasins est terminée dans deux ans. Où stockerons-nous les livres ?… C’est ce qui nous préoccupe le plus. Les étudiants et les chercheurs retrouveront leur place dans la bibliothèque modernisée, mais comment compenser celle que va perdre cette extraordinaire collection de sciences humaines utilisée chaque jour par les lecteurs français et étrangers  5 ? »

Ce problème de la perte de stockage va entacher durablement le projet de rénovation. Des années plus tard, lors d’un conseil de la bibliothèque, le 5 octobre 2011, un enseignant en histoire parlera de « collections déportées ».

À la recherche des métrages perdus

Le manque de place pour des collections en expansion constante est une problématique récurrente qui se pose rapidement après l’achèvement, en 1897, de la bibliothèque construite par Henri-Paul Nénot. Deux magasins de cinq étages sont initialement prévus par l’architecte, l’un dévolu aux lettres et l’autre aux sciences. En 1932, les magasins sont surélevés de trois étages chacun. De 1972 à 1977, un troisième magasin est construit en sous-sol.

Entre 2005 et 2007, période d’élaboration du programme, les architectes mandataires, confrontés à la perte de stockage induite par les travaux de mise en sécurité, vont tenter de trouver des solutions alternatives. Ils proposent d’abord d’installer des magasins automatisés. Cette solution peu expérimentée en France, et seulement dans des locaux neufs, est écartée par la direction de la bibliothèque. Soutenue par le président de l’université Paris 1, cette dernière milite pour un projet de silo de stockage enterré sous la cour d’honneur de la Sorbonne. Un architecte réalise une étude fin 2004 mais le projet est abandonné durant l’année 2005.

Les architectes, Thierry Algrin et Alain Del Zotto, proposent dans un second temps d’annexer à la bibliothèque des locaux jusque-là affectés à l’École pratique des hautes études, ce qui permet de disposer de deux salles supplémentaires. Le rectorat valide cette solution en mars 2008 mais une perte de 38 % des locaux de stockage est actée. Le recours à des rayonnages mobiles est également retenu pour optimiser l’espace en magasin. En 2013, des rayonnages mobiles électrifiés accueillent 57 % du métrage total des collections.

Après l’échec de la construction du silo sous la cour de la Sorbonne, la bibliothèque formule, dès 2006, dans le cadre de la préparation du contrat de plan État-Région 2007-2013, une demande de construction d’un magasin excentré (6 400 m², 30 kml  6) sur les terrains du Centre technique du livre de l’enseignement supérieur (CTLES). Ce projet ne connaîtra pas une suite favorable dans les formes initialement prévues. Cependant, quelques années plus tard, en février 2010, Bernard Larrouturou, dans un rapport sur l’enseignement supérieur parisien, préconise d’« accroître les capacités de stockage du CTLES de 100 km linéaires et développer son offre de services aux bibliothèques parisiennes pour leur permettre de délocaliser une part substantielle de leurs magasins, en garantissant un bon accès aux ressources stockées à distance, en vue de développer l’accès libre et d’accroître le nombre des places assises 7 ».

En août 2013, lorsque l’ensemble des collections aura été déménagé, la répartition des collections sera la suivante : en Sorbonne, 19 500 ml (auxquels s’ajoutent 1 500 ml en libre accès), à la crypte de l’église Notre-Dame-du-Liban, 4 000 ml, et au CTLES, 13 000 ml.

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Répartition des documents

Le rapport Larrouturou et la demande convergente de la bibliothèque interuniversitaire de la Sorbonne aboutiront à une extension du CTLES qui devrait être achevée en septembre 2015. Les collections de la BIS aujourd’hui conservées à la crypte Notre-Dame-du-Liban ont vocation à rejoindre ce nouveau silo de 108 000 ml, ce qui permettra à la BIS de réaliser une économie substantielle  8. Pour achever cette épopée qui aura mobilisé la BIS pendant plusieurs années, une donnée est à retenir : compte tenu de leur accroissement, la moitié des collections de la bibliothèque de la Sorbonne sera stockée à distance (20 000 ml environ).

Le projet Sorbonne 2013  : changement de perspective

Une conduite de projet participative

Au début de l’année 2011, la direction de la BIS souhaite faire preuve d’anticipation et décide de démarrer la réflexion sur la préparation du retour de la bibliothèque dans ses locaux historiques. Elle opte pour le choix d’une méthodologie – la démarche projet – et le choix d’une formalisation – un projet d’établissement.

Début février 2011, le projet d’établissement intitulé « Sorbonne 2013 » est lancé. Pour le mener à bien, la méthode de la conduite de projet a été retenue afin de garantir un respect des délais, et parce qu’elle favorise un travail collectif, intercatégoriel et réactif. Une organisation transversale propre à la conduite du projet est mise en place qui se greffe sur le nouvel organigramme de la bibliothèque officiellement effectif depuis le 7 février 2011. Un comité de pilotage spécifique est créé. La participation au projet d’établissement est valorisée dans les fiches de poste et les entretiens professionnels des agents.

Un plan de communication interne est défini pour le projet Sorbonne 2013, dispositif essentiel pour que l’accompagnement au changement n’en reste pas au seul stade de la bonne intention.

Six axes stratégiques pour un public mieux ciblé

Réuni en séminaire en février 2011, le comité de pilotage établit un auto-diagnostic des forces et des faiblesses de la bibliothèque interuniversitaire de la Sorbonne. Un constat partagé s’impose : les collections sont indéniablement l’atout majeur de la bibliothèque mais les leviers d’amélioration sont à rechercher du côté de la médiation avec les lecteurs et du développement de services adaptés au public que l’on souhaite cibler.

L’ambition générale du projet est de faire de la bibliothèque interuniversitaire de la Sorbonne une bibliothèque au service de la recherche en lettres et sciences humaines.

Six axes stratégiques sont définis :

  • réinstaller une nouvelle bibliothèque en Sorbonne ;
  • bâtir une bibliothèque virtuelle ;
  • moderniser l’accueil du public et développer les services aux chercheurs ;
  • développer l’accès, la pertinence et la valorisation des collections ;
  • améliorer le fonctionnement interne ;
  • renouveler l’image de la bibliothèque.

Le projet Sorbonne 2013 se construit dans un temps très court (cinq mois). Un document de synthèse, assorti d’un rétroplanning et d’une évaluation financière, est rédigé par la direction et servira, notamment, lors de la recherche de financements avec les tutelles.

La question du public à cibler par la bibliothèque apparaît comme un préalable à la mise en œuvre du projet d’établissement. La redéfinition du « public cible » est entérinée par le vote favorable du conseil de la bibliothèque du 5 octobre 2011. Les objectifs sont d’opérer un recentrage thématique en lien avec les évolutions de la politique documentaire et de privilégier le niveau recherche. L’accueil des étudiants en niveau L3 est maintenu mais restreint aux cursus de lettres et sciences humaines des universités ou écoles co-contractantes  9. L’accueil des étudiants en master est lui aussi centré sur le périmètre des lettres et sciences humaines, mais élargi à l’ensemble des universités françaises. Les doctorants, enseignants et chercheurs français et étrangers sont accueillis sans restriction.

En 2012, sur 14 517 inscrits, la bibliothèque de la Sorbonne compte 18 % d’étudiants de niveau L3, 41 % d’étudiants en master, 14 % de doctorants et 25 % d’enseignants et de chercheurs.

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Répartition des inscrits à la BIS

Une meilleure prise en compte du public et de ses attentes irrigue l’ensemble de la réflexion, du comité de pilotage aux groupes projets qui mobilisent largement le personnel.

Le premier chantier lancé en janvier 2011 est celui de la création d’un site intranet. Baptisé IBIS (intranet de la bibliothèque interuniversitaire de la Sorbonne) lors de son ouverture en janvier 2013, il est largement centré sur les procédures et informations utiles au personnel en situation d’accueil du public.

Neuf projets composent l’axe stratégique intitulé « moderniser l’accueil du public et développer les services ». Cet axe est affiché comme un enjeu majeur du projet Sorbonne 2013. Il s’agit à la fois de réformer l’accueil sur place, les inscriptions et la communication des documents, de développer la formation des lecteurs, et de mettre en place une gamme de services adaptés (y compris à distance) aux chercheurs dans les pôles d’excellence de la bibliothèque.

Un groupe projet spécifique est chargé d’élaborer des propositions concernant les services à développer  10. Les contours du public de niveau recherche ont fait l’objet de débats et, sur proposition du groupe, une définition opérante a été validée. Le public chercheur est segmenté en « chercheur étudiant » (master 2 en lettres et sciences humaines et doctorants non rémunérés), chercheur professionnel (doctorants-enseignants, enseignants-chercheurs, chercheurs employés par un établissement français d’enseignement supérieur ou de recherche), chercheur professionnel étranger. Les services proposés pourront s’adresser de manière différenciée aux différents segments ainsi définis. Un poste de chargé de mission pour les services aux publics (incluant dans un premier temps la formation des lecteurs) a été créé mais le poste ne sera pourvu que le 1er septembre 2013. Faute de ce renfort essentiel, toute la gamme des services ne sera pas proposée à l’automne 2013 et ce projet sera activement poursuivi au-delà de la réouverture.

Mettre en œuvre une démarche qualité de l’accueil

La BIS a fait le choix, en 2011, de s’inscrire dans la vague 3 du déploiement national du référentiel Marianne proposé par la direction générale de la modernisation de l’État (DGME) aux dix plus grandes universités françaises. À partir d’une autoévaluation de l’accueil à la BIS, un plan de 65 actions a été élaboré. Il est contrôlé par un « référent Marianne » interne.

Un apport essentiel de cette démarche est d’améliorer l’évaluation des attentes des lecteurs. Une première enquête de satisfaction auprès des usagers a été réalisée en mai 2011. La deuxième a été conduite entre le 4 février et le 14 mars 2013. Les usagers ont notamment été interrogés sur les services proposés par la BIS à sa réouverture. En tête de liste, dans le « top 5 » des services, arrivent : des horaires d’ouverture élargis, plus de documents en prêt, plus de collections récentes en libre accès, plus de confort dans les salles de lecture, un catalogue plus performant.

Le chantier ouvert sur les modalités de l’accueil du public et de la communication des documents propose, là encore, d’instaurer des pratiques nouvelles afin de traduire les ambitions du projet Sorbonne 2013. L’objectif est de permettre aux chercheurs d’être accueillis et renseignés dans les salles de lecture devenues thématiques par des interlocuteurs spécialisés dans les disciplines phares de la bibliothèque. Ces personnels seront spécifiquement et régulièrement formés sur les ressources des différentes disciplines et sur l’actualité de la recherche. Ce changement radical aura pour conséquence d’augmenter le temps hebdomadaire consacré à l’accueil du public par les agents de catégories A et B dans un cadre adapté à une bibliothèque de recherche.

Le recours à la technologie RFID va également apporter des changements notables dans le fonctionnement de la BIS qui a obtenu un financement de 120 000 euros de la part du ministère de l’Enseignement supérieur pour mener à bien ce chantier. Environ 100 000 documents seront équipés de puces RFID à l’ouverture et ensuite les puces seront appliquées sur les documents au moment de leur communication. En complément de leur fonction antivol, elles permettront aux lecteurs d’utiliser quatre automates de prêt et de retour des documents répartis dans la bibliothèque. À terme, la technologie RFID sera également utilisée pour évaluer la consultation des collections et deviendra un outil de la gestion dynamique des collections, autre projet ambitieux et complexe mené par la BIS.

Ce chantier, très lié à celui de l’implantation des collections, est une tentative de réponse originale au problème de capacité de stockage de la BIS sur son site principal. Un des objectifs est de favoriser l’adéquation entre l’offre documentaire et les usages afin que les documents les plus demandés soient au plus près des lecteurs malgré la complexité de cette approche dans une bibliothèque de recherche. Cela suppose une implantation des collections qui ne soit pas définitivement figée et une gestion des flux de documents entre le libre accès, les magasins sur site et les magasins distants, en rupture avec une logique d’accumulation des collections par « sédimentation ». Dans le cadre de ce projet, le désherbage est appelé à devenir une pratique pérenne afin d’optimiser l’espace pour les collections en Sorbonne, en prenant, notamment, en compte l’offre électronique.

La BIS à Sainte-Barbe : laboratoire de nouveaux services

Le 9 avril 2010, la bibliothèque de la Sorbonne a fermé ses portes sur son site historique pour ouvrir le 25 mai 2010 sur le site Sainte-Barbe.

Durant ces trois dernières années, la BIS a dû s’adapter à ce nouveau contexte : reconquérir son public, accueillir de nouveaux lecteurs, faire évoluer ses pratiques, gérer des collections distantes et développer ses services.

Dès le 2 juin 2010, les ressources électroniques ont été accessibles à distance pour tout lecteur inscrit. Essentielle pour la BIS, à un moment où son implantation physique était réduite et contrainte, cette opération a été réalisée avec l’accord préalable de chacun des éditeurs  11.

Ouvert au public en février 2011, le service de réservation en ligne des documents s’est lui aussi imposé comme un service indispensable dans le cadre de la communication différée. Ces nouvelles modalités améliorent un service majeur de la BIS qui la distingue d’autres grands établissements documentaires : le prêt des documents auquel ont droit 76 % des lecteurs inscrits. La bibliothèque a étendu les possibilités d’emprunt à la rentrée 2012. Les doctorants ont obtenu les mêmes droits de prêt que les enseignants-chercheurs. Cette extension du nombre et de la durée de l’emprunt des documents devrait être amplifiée à la réouverture de la bibliothèque en Sorbonne.

La BIS a également poursuivi sa participation à « Rue des facs », service de réponses à distance des bibliothèques universitaires franciliennes. Elle est l’une des premières bibliothèques « répondantes » pour l’histoire et la philosophie, en particulier.

Enfin, un poste de chargé de mission pour la communication interne et externe, créé en juillet 2010, a permis d’améliorer la visibilité de la bibliothèque (en particulier sa e-réputation) et l’information à destination des usagers, dans une période où beaucoup pensaient la bibliothèque de la Sorbonne fermée. La page Facebook, le blog Extra-muros, l’envoi régulier de mailings sur l’actualité de la bibliothèque… autant d’actions qui participent de la volonté de développer une médiation renouvelée entre la bibliothèque, ses collections, ses services et son public.

L’adaptation des espaces publics aux ambitions du projet Sorbonne 2013

L’évolution du projet

Le chantier démarré en septembre 2010 se terminera en juin 2013.

Dans le programme des architectes validé en 2008, les espaces publics de la bibliothèque (1 767 m²) sont déjà nettement améliorés. La circulation du public gagne grandement en cohérence et en fluidité. Le hall d’accueil accessible depuis la cour d’honneur est agrémenté d’une verrière (voir photo ci-dessous) et d’un escalier à double volée qui donne accès au principal niveau de la BIS. L’annexion de locaux de l’EPHE permet la création de plusieurs salles en complément de la grande salle de lecture dont la capacité est réduite à 265 places (contre 400 auparavant) afin d’améliorer le confort des lecteurs mais également parce que les contraintes de sécurité ne permettent pas d’accueillir plus de lecteurs qu’avant les travaux. Une nouvelle salle de consultation de la Réserve est également aménagée par l’architecte Thierry Algrin. Un vaste espace est destiné à accueillir l’unique banque de communication des documents adossée aux magasins. Deux salles de travail en groupe et une salle de formation sont prévues.

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La grande salle de lecture en cours de restauration. © BIS

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La verrière du nouveau hall d’accueil de la BIS. © BIS

Durant l’année 2011, la bibliothèque a mené des négociations avec les architectes, la ville de Paris et le rectorat afin de faire évoluer les espaces pour mieux prendre en compte les besoins des usagers.

La direction de la bibliothèque consacre une large part de l’année 2012 à la recherche de financements destinés, notamment, à l’équipement en mobilier non prévu dans le cadre du chantier centré sur la mise en sécurité du bâtiment. Une subvention d’un million d’euros est versée par le rectorat de Paris. Le ministère de l’Enseignement supérieur et de la Recherche apporte un financement complémentaire qui s’élève à 1 170 000 euros.

Si un réseau filaire d’ampleur a bien été prévu dans les espaces publics de la BIS, il n’est pas assorti de planchers techniques, ce qui compromet grandement la modularité des espaces et les évolutions possibles en termes d’aménagement. Alerté par la direction de la bibliothèque sur cette situation pénalisante, le vice-chancelier des universités y a remédié en débloquant des crédits supplémentaires d’un montant de 537 000 euros. Des planchers (salle de formation, de réunion et salle de la réserve) et des caniveaux techniques, ainsi aménagés, permettent un renforcement des réseaux électriques et informatiques. De plus, le câblage nécessaire au raccordement de bornes wifi est installé à cette occasion. Le recours à un réseau sans fil était encore peu développé dans la phase d’élaboration du projet et sujet à controverses mais cette technologie s’impose désormais pour répondre à l’évolution des usages (essor d’équipements type tablettes…).

De nouveaux espaces pour de nouveaux services

La BIS s’intègre dans un environnement où les espaces publics, professionnels et même privés sont comptés pour les universitaires et les étudiants. Au sein du quadrilatère de la Sorbonne, les chercheurs travaillent dans des conditions souvent difficiles du fait de la vétusté des locaux. En 2011, le choix est fait de revoir la répartition initiale des espaces et des services et d’aller au-delà de leur simple translation dans la bibliothèque rénovée. L’objectif est de proposer une offre d’espaces adaptés à différents usages qui inclut des lieux alternatifs à ceux réservés à des pratiques studieuses.

Il a ainsi été décidé de transformer un espace de 70 m², initialement dévolu aux photocopieurs et à l’accueil du service de prêt entre bibliothèques, en un espace de détente où seront installés des distributeurs de boissons et de restauration légère. Cette décision suscite des débats internes à la fois en termes de légitimité et de régulation de ce nouvel espace. Elle répond à la prise en compte de la durée des consultations souvent longues et répétées dans une bibliothèque de recherche. Elle s’appuie sur le constat récurrent établi par les grandes enquêtes triennales réalisées par la BnF et confirmé par les résultats de la dernière enquête de 2008 : « La satisfaction des lecteurs se maintient à un niveau relativement élevé, mais les attentes demeurent quant aux possibilités de se restaurer ou de se détendre (thème également très présent parmi les usagers du Haut-de-jardin) et au sujet des services liés à la reproduction des documents, en particulier pour les photocopies 12. » Enfin, cette proposition constitue une réponse pragmatique à la gestion toujours difficile des sorties temporaires.

Une salle de réunion, initialement réservée au personnel, a, par ailleurs, été convertie en salle de travail en groupe réservable par le public des chercheurs professionnels ou étudiants, pour y tenir par exemple des rendez-vous de suivi de thèse, des séminaires…

La salle de formation adjacente sera équipée d’un tableau blanc interactif et il est envisagé de mutualiser son usage avec d’autres établissements et notamment avec l’université numérique régionale d’Île-de-France. Cet espace permettra de développer une véritable offre de formation des lecteurs.

L’ancienne salle des professeurs de la Sorbonne, incluse dans le périmètre de la bibliothèque, va être réaménagée afin de proposer une quinzaine de places de type carrels, réservables par des chercheurs professionnels, sur une durée éventuellement longue. Disposant d’une entrée indépendante, cet espace présente l’avantage d’être potentiellement accessible hors des horaires d’ouverture de la bibliothèque. La restauration de cette salle à fort caractère patrimonial ne sera vraisemblablement pas achevée à l’automne 2013 et les chercheurs devront, sans doute, attendre janvier 2014.

Les salles thématiques : lieu de médiation

L’annexion de locaux de l’EPHE a permis de disposer de nouvelles salles dont l’objectif premier était de disposer de métrages supplémentaires pour des collections présentées en libre accès. Aux mezzanines initialement prévues qui figeaient l’organisation et dont l’accès par les lecteurs n’était pas garanti, il a été préféré une implantation qui favorise la capacité maximale de présentation des documents.

La réflexion sur le contenu de ces salles a démarré dès 2006 et le choix a alors été fait de mettre en valeur les pôles d’excellence de la bibliothèque conformément aux évolutions de la politique documentaire. L’instruction a ensuite été relancée par la mise en place d’un groupe projet spécifique dans le cadre du projet Sorbonne 2013. L’offre documentaire en libre accès n’a pas pour but de constituer une nouvelle collection mais vise à améliorer l’accessibilité des fonds existants.

Une salle (193 m², 34 places) est dédiée à l’Antiquité (7 500 volumes) et à l’histoire médiévale (7 500 volumes) et une autre, adjacente (197 m², 34 places), est consacrée à l’histoire générale, moderne et contemporaine (15 000 volumes). L’offre de documents imprimés est constituée de sources, de corpus de textes, d’usuels, d’études thématiques et de périodiques. Une cinquantaine de titres de nouveautés sera régulièrement présentée dans chacune de ces salles situées le long de la rue Saint-Jacques. Grâce à un effort supplémentaire de la ville de Paris, les fenêtres vont être changées avant la réouverture, ce qui va grandement améliorer le confort des lecteurs.

Deux salles sont consacrées à la philosophie. La première présentera un fonds de 7 000 volumes (54 m², 10 places). D’abord prévue comme lieu de stockage et de consultation des microformes (finalement consultables dans la grande salle de lecture), la seconde salle a été transformée pour proposer l’actualité de la discipline. Outre 200 titres de périodiques (sur trois années), les 2 000 nouveaux ouvrages acquis chaque année en philosophie seront présentés, par session de quatre-vingt, tous les quinze jours.

Dans la grande salle de lecture (613 m², 265 places), sont proposés des fonds de référence élargis en littérature et langue (7 500 volumes) ainsi qu’un fonds de généralités et d’usuels dans différentes disciplines des sciences humaines et sociales (2 500 volumes). Cette salle emblématique était exclue du périmètre des travaux. Le rectorat a décidé d’en financer la restauration, ce qui parachève la rénovation de la bibliothèque. En partie centrale, l’imposant fichier imprimé laisse la place à un mobilier de création destiné à accueillir des collections, et le piédestal où siégeait le « président de salle » a également disparu.

L’originalité de ces salles thématiques réside moins dans l’offre documentaire finalement modeste (50 000 volumes à terme) que dans la volonté de faire de ces lieux un ancrage pour un public de chercheurs professionnels ou de chercheurs étudiants qui y trouvera un interlocuteur spécialisé dans sa discipline pour l’accompagner à la fois dans ses recherches bibliographiques, ses demandes de communication de documents, son utilisation des ressources électroniques, et qui sera également susceptible de lui proposer des services adaptés à son profil. En retour, la fréquentation, qu’on espère régulière, de ces lecteurs spécialistes permettra aussi aux bibliothécaires de mieux connaître leurs attentes et d’ajuster ainsi l’offre de la bibliothèque. La vision thématique et disciplinaire mise en œuvre dans la politique documentaire irrigue également les choix de médiation entre le public et les collections.

Ce projet est ambitieux lorsqu’on sait que la BnF y a, en partie, renoncé même en rez-de-jardin.

L’accès restreint aux magasins

« Je possède un privilège inouï, je peux aller prendre des livres dans les magasins. Vous n’imaginez pas ce que c’est… La bibliothèque de la Sorbonne va, m’a-t-on dit, fermer cet été pour réfection… et je sais que même si je suis encore en vie, en bonne condition physique et intellectuelle, au moment de sa réouverture, il est clair qu’un tel privilège ne sera pas renouvelé. » Ainsi s’exprime Jacques Roubaud, dans un ouvrage publié pour les vingt ans de l’Enssib  13.

L’accès aux magasins est une demande récurrente qui s’exprime systématiquement dans les conseils de la bibliothèque ou de l’université Paris 1 et dans les enquêtes menées par la BIS. Pour tenter de la satisfaire tout en respectant les contraintes de sécurité, seuls les chercheurs professionnels employés par un établissement français d’enseignement supérieur ou de recherche pourront accéder à six niveaux de magasin conservant les monographies nouvellement acquises et les périodiques. Cet accès sera limité à trente personnes simultanément. Une accréditation spécifique sera nécessaire et obtenue après une visite des espaces de stockage assortie d’une information sur les collections et une présentation du règlement de ce service (règles d’accès et d’évacuation, priorité aux demandes de communication traitées par les magasiniers, règles d’utilisation des documents…).

L’implantation des fonds a été réfléchie en tenant compte de ce service. En fonction de l’accroissement des collections, des mouvements seront nécessaires afin que les documents les plus récents restent accessibles dans les étages.

À la lecture de cet article, certains pourront penser que les différentes actions entreprises relèvent plus de la mise à niveau que de l’innovation et que la vieille dame s’est simplement offert une cure de jouvence et un bon lifting. Ce serait minimiser l’effort financier consenti par les partenaires institutionnels  14 ainsi que la forte mobilisation des équipes de la bibliothèque. Pour aller plus loin, la bibliothèque a entrepris une réflexion avec une assistance à maîtrise d’ouvrage afin de mettre en place un système d’information documentaire qui n’a pu être financé dans le cadre du projet « Sorbonne 2013 », mais fera l’objet d’une demande insérée dans le contrat d’établissement de l’université Paris 1 pour la période 2014-2018. La volonté est, notamment, de proposer l’accès à des ressources par des portails thématiques assortis de services numériques.

Du point de vue du chantier de mise en sécurité, la réouverture de la bibliothèque de la Sorbonne à l’automne 2013 marque un aboutissement. Du point de vue de l’évolution de ses services, elle n’est qu’une étape. •

Sans remettre en cause la primauté de la fonction documentaire, pivot de l’établissement, l’affirmation du nécessaire développement pluridimensionnel de la bibliothèque est au centre du projet d’établissement « Sorbonne 2013 » mis en œuvre afin de préparer la réouverture.