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Papier et numérique

L’offre documentaire a l’université de Lille 3

Isabelle Westeel

Anne Morenvillé

« Et que dire de la bibliothèque ? Elle pourrait passer pour la plus archaïque de toutes les institutions. Cependant, son passé augure bien de son avenir car les bibliothèques ne furent jamais des entrepôts de livres, mais elles ont été et seront toujours des centres du savoir. Leur position au cœur du monde du savoir en fait des lieux idéalement adaptés pour servir d’intermédiaires entre les modes de communication imprimés et numériques. »

(Robert Darnton, Apologie du livre, Paris, Gallimard, 2012, p. 22)

L’université Lille 3  1 est une université de lettres, langues, arts, sciences humaines et sociales qui accueille 19 000 étudiants et emploie 830 enseignants-chercheurs. Le service commun de la documentation (SCD) est composé de la bibliothèque universitaire centrale et de 25 bibliothèques associées : 15 bibliothèques d’UFR, 4 bibliothèques affiliées à des centres de recherche et 6 autres bibliothèques et centres de documentation. Le nombre de documents conservés s’élève à plus de 750 000 volumes pour la bibliothèque centrale et 385 850 volumes pour les bibliothèques de composantes. La bibliothèque centrale gère environ 8 000 titres de périodiques, dont 1 200 titres vivants ainsi qu’une soixantaine de bases de données, 60 000 titres de périodiques en ligne et 14 000 livres numériques.

Une bibliothèque au tournant de son histoire

Une forteresse de l’imprimé

Le terme de « forteresse » fait référence à l’aspect monumental de la bibliothèque universitaire de Lille 3, un bâtiment qui s’affirme à l’entrée d’un campus resserré installé sur le territoire de la ville nouvelle de Villeneuve-d’Ascq à l’automne 1974, il y a presque quarante ans. Appelée à servir les lettres et le droit dans une vocation encyclopédique, la bibliothèque est alors, dans le vaste programme de construction des années 1945-1975 du ministère, la deuxième plus grande bibliothèque universitaire de France par sa superficie  2 après Nanterre.

Le bâtiment d’une surface totale de 17 000 m² répond aux instructions du 20 juin 1962 qui instaurent un nouveau type de bâtiment, « la bibliothèque à deux niveaux ». L’agencement des espaces est conforme aux objectifs de l’époque  3 : offrir des salles publiques capables d’accueillir assis un étudiant sur dix ; créer des magasins capables d’accueillir des collections durant vingt à vingt-cinq ans (en fonction des acquisitions annuelles de l’époque) ; permettre, le jour venu et si le terrain le permettait, une extension sur place, d’où l’édification de bâtiments indépendants de ceux de l’université... Ces préoccupations aboutissent très souvent à la construction de bâtiments à trois corps : celui des magasins (blocs ou tours), celui des salles publiques et celui des bureaux. D’où le nom parfois utilisé de parti architectural « ternaire ». Les instructions de 1962 distinguent aussi les salles de travail situées au 1er étage, pour les étudiants, et les espaces du 2e étage destinés aux étudiants avancés, aux professeurs et aux chercheurs, proposant en libre accès des livres et des périodiques classés par grandes disciplines selon la classification CDU (classification décimale universelle). Les étudiants accèdent à la documentation surtout par communication indirecte des ouvrages conservés dans les magasins.

Le magasin ou silo à livres, isolé physiquement, comporte huit niveaux dont l’un totalement enterré et un autre semi-enterré pour une surface totale d’environ 5 000 m², 29 km de rayonnages et 550 000 documents actuellement. En 1974, la bibliothèque universitaire avait donc tout loisir de s’étendre d’autant que les restrictions budgétaires dans les années 1980 n’ont pas favorisé les acquisitions. En 1995, la faculté de droit rejoint le centre de Lille, emportant environ 100 000 ouvrages. Pendant quarante années, la bibliothèque a donc fonctionné sur le mode de l’accumulation, n’effectuant pratiquement aucune politique d’élimination. Le changement majeur dans la gestion des collections fut la mise en place d’un accès libre de grande ampleur bénéficiant de vastes espaces : à ce jour, presque 200 000 volumes.

La fréquentation : un déclin inexorable ?  4

L’étude des statistiques des dix dernières années rejoint des tendances observées au niveau national : une fréquentation (nombre d’entrées comptabilisées) en baisse tendancielle régulière depuis 2000 et accélérée à partir de 2004-2005. La moyenne journalière des passages est très affectée : de plus de 3 000 en 2000-2001 à moins de 2000 en 2009-2010. La chute des inscrits est constante et inquiétante. La dégradation commencée en 2005 (de 17 300 en 2004 à moins de 15 000 en 2005 et moins de 9 500 lecteurs en 2010) n’a fait que s’accentuer et bien au-delà de la baisse d’effectifs constatée par l’université, lesquels remontent d’ailleurs depuis trois ans : le taux d’étudiants de Lille 3 inscrits à la bibliothèque, passé de plus de 70 % à moins de 45 % en huit ans, en atteste.

Les prêts et consultations sur place sont également très fortement à la baisse. En dix ans, les prêts ont diminué de plus de 50 % passant de près de 300 000 à moins de 150 000. Pour les consultations sur place, la chute est encore plus brutale : – 70 %, de près de 70 000 en 2000 à un peu plus de 21 000 en 2010. À partir de 2011, on observe un renversement de cette tendance : la progression des inscriptions a repris, en suivant celle des inscrits à l’université. Certains usages sont difficilement quantifiables, ainsi les collections numériques et électroniques sont consultables à distance par les usagers de Lille 3 via l’ENT (espace numérique de travail) sans condition d’inscription préalable à la bibliothèque universitaire.

À la veille de la programmation du Learning Center

Après quarante ans d’existence et plusieurs projets avortés, la bibliothèque universitaire de Lille 3 est à un tournant de son histoire et à la veille d’un vaste projet de rénovation et de construction d’un Learning Center dans le double cadre du plan Campus Grand-Lille et du contrat de projets État-Région 2007-2013. Sous maîtrise d’ouvrage du conseil régional Nord-Pas-de-Calais, le projet s’inscrit dans un réseau régional de Learning Centers, vecteurs d’attractivité régionale tant territoriale et culturelle que socio-économique  5. L’originalité du programme réside dans le choix de thématiques pour chaque établissement concerné.

À l’université de Lille 3, le Learning Center à thématique archéologie/égyptologie s’adossera à la bibliothèque universitaire et associera des laboratoires et bibliothèques de recherche et un espace grand public autour des trois axes suivants : l’accueil et l’orientation du visiteur ; la visibilité et l’ouverture des connaissances et des collections scientifiques ; la construction d’un dialogue entre spécialistes, acteurs de la société civile et publics divers. La rénovation de la bibliothèque universitaire permettra d’accompagner les profondes mutations des enseignements, des pratiques des étudiants, de l’offre documentaire et des missions des bibliothèques liées à l’essor du numérique, pour devenir un lieu de convergence attractif et convivial, inspiré du concept anglo-saxon fondé sur une pédagogie active et sur l’autonomie de l’étudiant.

Quelle politique ?

L’ouverture du bâtiment est prévue à échéance 2016/2017 après une fermeture pour travaux de deux à trois ans. Il ne peut y avoir de programme de cette ampleur sans reconsidération des services, des espaces et des collections. Les études préliminaires sur les coûts du projet (déménagement, stockage, gestion...) amènent à engager une réflexion sur les collections du magasin et sur la documentation papier en général : à l’heure du numérique, une université SHS doit-elle conserver de la documentation papier désormais disponible en ligne ? La question se pose de façon prégnante pour les périodiques. La bibliothèque universitaire de Lille 3 est-elle une bibliothèque de conservation ? Le silo, dans sa configuration actuelle, est considéré comme suffisamment dimensionné pour accueillir le stockage projeté sur vingt ans et les travaux, s’ils doivent permettre la mise en sécurité du magasin et des collections et garantir de meilleures conditions de conservation, n’en accroîtront pas la capacité. Cela doit-il inciter à repenser l’équilibre entre conservation et enrichissement des collections, notamment par l’intégration de fonds nouveaux ?

Même si l’acquisition et la prise en compte des ressources électroniques sont déjà anciennes, l’établissement reste culturellement, et en raison de la volumétrie importante des collections, essentiellement tourné vers la documentation papier.

La pression budgétaire : des choix nécessaires

Sans atteindre les niveaux critiques de certains services communs de documentation qui ne parviennent plus à acquérir de la documentation papier ou qui sont contraints de faire des choix drastiques entre la documentation « enseignement » et la documentation « recherche », le SCD de Lille 3 commence à connaître des restrictions budgétaires qui impactent le budget de la documentation. Après avoir réussi à maintenir et à sanctuariser un budget documentaire correct – 60 % environ du budget total – au cours des cinq dernières années, l’impact du passage aux RCE (responsabilités et compétences élargies) et la crise économique générale imposent pour 2013 – comme à tous les services et composantes – une baisse budgétaire de 5 % à 7 %. La hausse tendancielle bien connue du coût des ressources électroniques accentue l’effort demandé et contraint à faire des choix. Il devient très difficile de continuer à maintenir le niveau du budget documentaire tout en menant des projets de valorisation des contenus, comme par exemple la mise en ligne d’une bibliothèque numérique.

Une réflexion collective a été entamée au sein des équipes pour proposer des orientations à l’arbitrage de l’exécutif de l’université. Il y a deux ans encore, la répartition des crédits documentaires entre les achats de monographies imprimées, les abonnements de périodiques papier et les ressources électroniques, était équilibrée à 30 % pour chaque type de ressource. Les prévisions 2013 accentuent la part de l’électronique, correspondant sensiblement à la moyenne nationale  6 : monographies imprimées (31,5 %), périodiques imprimés (24,8 %), ressources électroniques (43,7 %) pour un budget global de 620 000 euros environ. Des questions de transferts de charge se posent. Jusqu’en 2009, certaines ressources électroniques comme JSTOR, Project MUSE ou ScienceDirect étaient financées par le service de la recherche de l’université. Le coût de ces ressources a augmenté de près de 50 % entre 2009 et 2012. En 2011, le passage du papier au tout-électronique (e-only) pour ScienceDirect (Elsevier) a augmenté les coûts sans transfert de charge des bibliothèques de composantes qui ont pu procéder à des désabonnements.

Les restrictions budgétaires exigées pour 2013 contraignent à des choix qui devront être consolidés et validés politiquement. Pour l’électronique, la stratégie repose sur des critères scientifiques et économiques : désabonner les ressources électroniques qui ne sont pas au cœur des disciplines enseignées à l’université ou qui font doublons (bases de presse) ou réduire le périmètre d’abonnement de ressources trop peu consultées et dont les coûts de téléchargement semblent trop élevés : Project MUSE (7,58 euros/téléchargement) par exemple. La prise en charge financière des ressources très spécialisées par la recherche a été suggérée. Les statistiques 2012, portant sur les consultations à distance via l’ENT, montrent la stagnation de certaines ressources : Francis, Academic Search Premier et JSTOR en hausse tendancielle faible après une augmentation de 188 % entre 2010 et 2011.

Vers une politique documentaire pleinement assumée

Doit-on conserver et continuer à acquérir des collections de périodiques papier en bibliothèque SHS ? Pour les périodiques papier, des désabonnements secs de périodiques très coûteux ont été opérés selon des indicateurs liés au taux de rotation collectés depuis plus de dix ans : à titre d’exemple, sur un échantillon de 15 périodiques parmi les abonnements les plus coûteux (de 650 à 1 220 euros, pour un coût total annuel de 11 800 euros pour 15 titres), le plus consulté ne totalise guère plus d’une dizaine de demandes de communication (pour l’ensemble des fascicules de la collection) cumulées sur les dix dernières années, le plus emprunté trente prêts sur quinze ans ; mais dans les deux cas, aucune demande sur les volumes les plus récents (depuis 2009). Certains de ces titres n’ont jamais été consultés. Ces périodiques sont pour la plupart édités par les gros éditeurs scientifiques : Taylor, Springer, Wiley, Sage, Cambridge. Un certain nombre d’entre eux affichent un taux d’inflation annuel du coût de l’abonnement de plus de 20 %.

L’exercice est très déstabilisant car l’on constate que ces collections sont très peu utilisées au regard du budget et du coût humain de traitement qu’elles requièrent. L’établissement est conscient du manque d’usage au regard du coût et de l’inflation. Il s’agit d’une remise en cause assez difficile – voire vertigineuse – que de constater que ces collections auxquelles on consacre temps, compétences et budget sont finalement si peu utilisées et pourraient tout aussi bien être arrêtées… et ce, depuis quand ?

C’est aussi remettre en question un des fondements du prestige revendiqué des collections de la bibliothèque universitaire de Lille 3, c’est tailler dans l’épais portefeuille d’abonnements qui justifie le travail de tout un service, et l’attention que porte à l’établissement notre agence d’abonnements… Quel sens y aurait-il à travailler autant pour deux fois moins d’abonnements ? Une telle démarche, qui impacte l’organisation et l’organigramme, ne peut donc se légitimer que par une politique documentaire globale à l’échelle de l’établissement, portée au plus haut niveau et pleinement assumée.

Plus globalement, la faillite du papier pour les périodiques paraît inéluctable à moyen terme, au regard de la fragilité économique manifeste de l’activité « traditionnelle » des agences d’abonnements. L’université devra tôt ou tard assumer le désabonnement (voire le désherbage ?) des titres historiques et majeurs de la recherche en sciences humaines et sociales, quand ils sont accessibles sous forme électronique. Passer à l’acte est encore difficile tant la légitimité du papier est ancrée dans les esprits. La fermeture du bâtiment pour trois ans pourra aider l’établissement à franchir le pas.

La poursuite de cette rationalisation des collections à plus grande échelle et de manière plus systématique passera par la définition de critères d’éligibilité au désabonnement. Le critère économique conduit naturellement à examiner et écrêter en premier lieu les abonnements les plus coûteux, critère arbitraire mais efficace. Le critère de l’usage incite à hiérarchiser les titres en fonction de leur taux de consultation et de prêt, encore faut-il déterminer quel taux d’usage justifiera la poursuite d’un abonnement. L’existence d’une version numérique, ou d’une ressource en ligne alternative, sera forcément décisive. Mais des préoccupations plus larges doivent aussi guider les choix. Le critère de l’ancienneté de la collection dicte de préserver les collections dont l’antériorité est la plus grande, au regard de l’histoire de chaque périodique, et – par comparaison des états de collections dans le Sudoc – assigne de facto une mission de conservation à la bibliothèque qui détient la collection la plus complète. La préservation des domaines disciplinaires historiques de l’université s’impose également. L’évolution des collections de périodiques imprimés de la bibliothèque centrale (collections de conservation ?) s’assimilera vraisemblablement à un recentrage sur ses domaines d’excellence.

Au final, la question à laquelle il importe de répondre est de décider quelle est la mission de conservation de la bibliothèque universitaire au regard de ses propres collections, mais aussi d’une carte documentaire régionale et nationale à définir. Hormis le dispositif du PCPP (Plan de conservation partagée des périodiques) au niveau régional et celui des Cadist, dont Lille 3 fait partie, le maillage du territoire n’a pas été officiellement défini. Le développement des projets nationaux fournira un cadre à la réflexion : conservation partagée, évolution des Cadist, licences nationales…

Enfin, la programmation du Learning Center sera forcément structurante par la confrontation à des questions incontournables : quels espaces pour l’imprimé ? Où placer le curseur entre libre accès et magasin, entre collections et vastes espaces de travail réclamés aussi par les usagers ? L’exercice est d’autant moins commode qu’il consiste à anticiper des usages en constante évolution pour une ouverture attendue dans quatre ans.

L’importance des indicateurs

La politique documentaire, qui a déjà fait l’objet de nombreux travaux au sein de l’établissement, n’a jamais pu être finalisée et validée politiquement. Elle fait l’objet actuellement d’un chantier collectif au sein de la bibliothèque universitaire et s’étendra à l’ensemble du SCD dans quelques mois. Elle concerne tous les supports (livres, périodiques, ressources électroniques) et toutes les collections, rétrospectives et courantes, payantes et gratuites. La première étape de ce chantier est la collecte accentuée d’indicateurs  7 par requêtes dans le SIGB (Horizon 7.5) pour les ressources papier et requêtes statistiques (EZ-Proxy) pour les ressources électroniques. Une première recherche permet de savoir que pour l’ensemble des collections (575 138 documents empruntables), 42,2 % n’ont pas été empruntés depuis quinze ans et l’installation du SIGB.

D’autres sondages montrent que la tranche chronologique des collections de périodiques la plus consultée sur place est – de loin – la tranche 2000-2004 (30 % des consultations), puis la tranche 1995-1999 (14 %). L’étude de ces indicateurs permettra de mettre en place un vaste plan de désherbage et de répartition des collections avant la fermeture de l’établissement et le transfert des collections. La possibilité de remplacement d’une ressource papier par une ressource électronique sera examinée de près. Cette politique sera communiquée et clairement affichée  8.

La récente mise en service d’un module du SIGB permettant d’émettre des demandes de communication des documents en magasin à partir du catalogue en ligne (sur place ou à distance), se substituant au traditionnel remplissage puis dépôt de fiches remplies à la main par le lecteur, a eu un effet dopant sur le recours aux documents du magasin. Un premier bilan sur quatre mois montre le doublement des demandes de consultation des ouvrages conservés en magasin entre 2011 et 2012. L’analyse de ces demandes permettra de déterminer si la progression observée porte sur le périmètre des collections consultées ou la fréquence du recours aux collections habituellement consultées.

La connaissance des usages

En octobre 2012, le SCD a confié à la société Savoir Sphère la réalisation d’une enquête qualitative (entretiens, focus groups) auprès du public sur les usages et les attentes relatifs à la bibliothèque universitaire de Lille 3 dans le cadre du projet Learning Center. En voici les premiers résultats.

Les entretiens avec les étudiants ne montrent aucune tendance forte concernant la modification de l’équilibre documentation papier/électronique. Ceux qui éventuellement abordent ce point émettent plutôt le souhait de conserver la documentation papier, surtout s’il s’agit de livres, même lorsqu’une documentation en ligne est disponible. La plupart des étudiants souhaitent que la presse généraliste reste disponible sous forme papier.

Plusieurs raisons peuvent expliquer cette position conservatrice. Très peu d’étudiants sont équipés d’une liseuse ou d’une tablette (5 %). Ils possèdent majoritairement un ordinateur portable, mais l’emportent rarement à l’université parce qu’ils le trouvent trop lourd, trop encombrant, par crainte des chocs ou du vol ou parce qu’il n’y a pas assez de prises électriques. La consultation des ressources à la bibliothèque est très problématique (très peu de postes) et les possibilités d’impression excessivement limitées. En outre, tous ne disposent pas d’une imprimante à leur domicile et le coût des cartouches est souvent jugé prohibitif. L’usage d’un document électronique pendant les cours est tout aussi problématique.

Une majorité d’étudiants (et même quelques enseignants-chercheurs) trouve que l’accès aux ressources électroniques est compliqué, ce qui ne les incite pas à utiliser ce type de support. Certains étudiants restent attachés à la version physique par principe et préférence du papier, considérant que celle-ci peut être appréhendée, feuilletée, marquée ou annotée plus aisément que la version électronique. Nombreux sont ceux qui aiment ou éprouvent le besoin d’examiner le contenu des rayonnages en accès libre à l’occasion d’une recherche sur un sujet donné, sans références précises. L’augmentation du nombre de documents disponibles en version électronique seule, notamment s’il s’agit de livres, doit donc s’accompagner d’une évolution de l’offre : plus d’ordinateurs et d’imprimantes, accessibles aisément sans changer de salle, voire de place ; plus de prises électriques ; le prêt de liseuses ou de tablettes ; un portail web facilitant la recherche et la découverte des documents numériques sans nécessairement séparer la documentation papier de la documentation électronique ; enfin davantage de médiation sur les ressources mais aussi sur les outils (logiciels de consultation : comment annoter, etc.).

Par leurs activités de recherche, les enseignants-chercheurs semblent plus ouverts à la documentation électronique. Néanmoins, quand ils ont le choix entre version papier et version électronique, ils semblent souvent privilégier la version papier. Un enseignant-chercheur a cependant indiqué qu’il s’accommoderait sans problème de plus de documents électroniques (pour lui-même et ses étudiants) si cela permettait de disposer d’une offre plus riche à budget égal. Un enseignant-chercheur qui enseigne uniquement à des étudiants en première année de licence précise qu’il ne donne à lire à ses étudiants que des documents qui existent sous forme électronique. Il souhaite éviter l’achat d’exemplaires imprimés de ces documents, trop chers pour ses étudiants mais aussi pour la BU (compte tenu du nombre d’exemplaires nécessaires, rapidement inutiles quand les cours changent).

De nombreux usagers, des enseignants en particulier, insistent sur l’importance de la prescription en bibliothèque et souhaiteraient pouvoir faire appel à un bibliothécaire référent ou ressource (l’équivalent du subject librarian dans les pays anglo-saxons), spécialiste d’une discipline et responsable des collections correspondantes. Au SICD 2 de Grenoble, ils sont appelés « experts documentaires ». De façon générale, leur rôle va bien au-delà de celui d’« acquéreurs » : acquisition de documents sur tous supports, rédaction de bibliographies, intervention dans les programmes de numérisation, et donc lien fort avec l’enseignement et la recherche.

Matérialité du papier et matérialisation du numérique

Les premiers résultats de cette enquête révèlent aussi la superposition des usages. Ils mettent parfois en lumière ce que nous savions déjà, en premier lieu la difficulté à trouver l’information électronique, cependant que le recours à l’Opac, catalogue des collections imprimées, est totalement intégré dans les pratiques. La recherche doit donc être la plus simple possible et couvrir l’ensemble des ressources disponibles  9, y compris les ressources numériques gratuites. Le système des lecteurs embarqués permet à présent d’enrichir facilement les catalogues de ces ressources. Dans une bibliothèque reposant encore sur une si forte tradition de l’imprimé, le challenge consiste sans doute à trouver le juste équilibre entre les collections physiques et numériques, à travailler à leur visibilité et à leur signalement de façon complémentaire.

Comment rendre compte de l’importance, de la richesse et de la matérialité des collections  10 alors que la notice dans un catalogue n’est qu’un artefact ? Faudrait-il rendre visible une partie des magasins comme dans le projet de la Bibliothèque nationale et universitaire de Strasbourg ? La matérialisation du numérique passe par la visibilité des possibilités de lecture, la médiation et la formation. Présenter côte à côte les collections papier et l’offre numérique serait sans doute pertinent, éventuellement au moyen d’étagères virtuelles présentant simultanément l’offre de livres électroniques et de livres physiques, donc propices à la recherche et aux découvertes fortuites.

La formation est certainement la clé de l’appropriation de l’électronique : formation des étudiants, des enseignants mais aussi des bibliothécaires ; formation aux ressources payantes, mais aussi aux corpus en accès libre et gratuit. Comment promouvoir la presse en ligne sans passer par Gallica ? Comment gérer de l’information scientifique et technique sans connaissance de l’Open Access ? « Une bibliothèque ne doit jamais oublier qu’elle est jugée d’abord et avant tout sur l’ensemble de ses collections 11. » •

Décembre 2012