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Du fournisseur au partenaire

typologie de la prestation en bibliothèque

Yves Alix

Yves Desrichard

Les bibliothèques sont aujourd’hui en relation avec une grande variété de prestataires, privés et publics. Si on cherche une définition de la prestation dans le dictionnaire, on voit que le mot trouve son origine dans le verbe praestere, qui veut dire fournir. Dans le domaine qui nous concerne, la filiation entre fourniture et prestation est donc évidente. Les bibliothèques, de tout temps ou quasiment (c’est-à-dire, chaque fois qu’on leur a donné les moyens nécessaires), ont eu des fournisseurs ; aujourd’hui, elles ont des prestataires. Le glissement n’est-il qu’étymologique ? Ne faut-il pas plutôt considérer que la nature de la relation, au fil des ans, a changé ?

Deux raisons, d’ailleurs liées, peuvent aider à comprendre ce glissement progressif de sens. La première tient naturellement au développement des bibliothèques et à leur modernisation. La seconde, plus récente, à l’encadrement toujours plus strict des achats de toute nature faits par ces bibliothèques : c’est le code des marchés publics. La conjonction de ces deux facteurs a fait évoluer progressivement la relation entre les bibliothèques et les sociétés qui leur vendent documents, produits, outils de gestion, services ou encore conseils, du strict niveau commercial à un échange plus complexe. Pour analyser la nature de cet échange, nous proposons, pour introduire ce dossier, de dresser une typologie de la prestation, et de poser quelques questions – sans pouvoir nécessairement y répondre.

Éventail des prestations, diversité des prestataires

Les familiers des congrès annuels de l’ABF (Association des bibliothécaires de France) et de l’ADBU (Association des directeurs et personnels de direction des bibliothèques universitaires et de la documentation) le constatent : les salons professionnels sont un des attraits majeurs de ces journées. Vitalité, développement, diversité toujours croissante des exposants, place donnée à l’innovation, mais aussi surenchère des services proposés dans un contexte de concurrence croissante, autant de traits qui démontrent le caractère aujourd’hui quasi inévitable de la relation des bibliothèques de toutes tailles, de toutes catégories et de tous statuts avec une multitude d’organismes spécialisés. Pour en proposer une classification à la fois simple et opératoire, on peut faire une première distinction par type d’organisme, une seconde par type de fonction.

Prestataires par type d’organisme

Ils peuvent être privés ou publics.

Les prestataires privés peuvent avoir un statut commercial (sociétés), ce qui sera le cas de la grande majorité des fournisseurs et des prestataires de services, ou être des structures associatives (exemples : agences de coopération, organismes spécialisés en littérature jeunesse, formateurs, éditeurs, associations professionnelles…).

Les prestataires publics peuvent être l’État lui-même, soit directement, soit à travers des établissements publics dont une partie – ou la totalité – de l’activité relève de la prestation (Abes, CTLes, BnF, BPI, etc.). Mais les collectivités territoriales elles-mêmes peuvent exercer ce rôle. On verra par exemple en quels termes se pose la question pour les bibliothèques départementales 1. Dans le cadre nouveau de l’intercommunalité, la relation entre les bibliothèques peut comporter un aspect proche de la prestation, ou même clairement défini comme tel, par exemple entre la bibliothèque de la ville centre et les établissements satellites ou périphériques. Le statut des EPCI, établissements publics de coopération intercommunale, facilite cette approche. Certains réseaux de grandes villes, comme Paris ou Lyon, ont développé des structures où le service commun est orienté dans une perspective de prestation. C’est le cas par exemple avec le service central de la ville de Paris 2.

Pour les prestataires publics, il faut aussi mentionner les établissements de formation, depuis l’Enssib, École nationale supérieure des sciences de l’information et des bibliothèques, jusqu’au CNFPT, Centre national de la fonction publique territoriale, en passant par les CFCB, centres régionaux de formation aux carrières des bibliothèques. Tous agissent aujourd’hui en tant que prestataires, en particulier pour les formations post-recrutement et la formation continue, dans un contexte marqué désormais par le nouveau code des marchés publics.

Enfin, on ne saurait faire le tour des prestataires, publics comme privés, sans mentionner qu’ils peuvent être français (au niveau national, régional ou local), mais aussi étrangers, et que le contexte européen est désormais déterminant.

Prestataires par type de fonction

Cette première approche selon le statut du prestataire se double d’une distinction, sensiblement plus complexe, par type de fonction. Le tableau ci-après permet de synthétiser cette approche. Il convient toutefois de garder à l’esprit que cet inventaire n’est évidemment pas exhaustif et, par ailleurs, n’entre pas dans le détail de chaque fonction ou de chaque catégorie de prestation.

Illustration
Prestataires par type de fonction

D’une phase à l’autre

On remarquera la diversité des fonctions énumérées. Rien que de très compréhensible, compte tenu de la diversité des activités des bibliothèques elles-mêmes. C’est d’ailleurs un motif de satisfaction, le témoignage éloquent de leur dynamisme comme de leur ancrage social. Et, si on se place cette fois du côté des prestataires, la preuve également de la vitalité du marché des bibliothèques (et, plus largement, de la documentation).

Au-delà de cette première répartition, par type d’organisme et par fonction, d’autres distinctions sont possibles. Les plus pertinentes seraient à notre sens :

* Une ventilation selon que le prestataire est spécialisé ou non dans le marché des bibliothèques. Le spectre est large, il va de la société travaillant exclusivement pour les bibliothèques, bénéficiant donc d’un marché plus ou moins captif et clairement identifié, mais que cette exclusivité peut fragiliser en cas de forte concurrence ou de récession du marché, à la grande entreprise ayant développé un département spécialisé ; l’inverse est possible, c’est-à-dire la petite entreprise très spécialisée qui a pu s’adosser à un grand groupe pour « assurer ses arrières ».

* Une ventilation selon que la prestation relève du « cœur de métier » (en anglais core function) ou non. Or, comme pour les musées, et dans une moindre mesure les archives sans doute, les fonctions spécifiques, tout particulièrement les fonctions documentaires, ne se retrouvent pas de manière équivalente dans d’autres secteurs. Le cœur du marché des bibliothèques délimite des prestations parfois très particulières, qui ne se sont dégagées de leur réputation de « non-transposabilité » (si on veut bien nous pardonner ce jargon) que très lentement. Aujourd’hui, tout, du catalogue au SIGB, de l’équipement pour l’identification et le prêt à la gestion statistique, entre dans des standards industriels, où l’application aux bibliothèques n’est qu’une déclinaison parmi d’autres de process classiques de gestion de données, de flux, d’archivage ou de transaction. Mais il n’en a pas toujours été ainsi, et les traces subsistantes de la culture antérieure sont encore manifestes ici ou là.

Ainsi, le marché de la prestation pour les bibliothèques reste-t-il un marché étroit, et fragile.

En effet, si toutes les prestations énumérées ci-dessus peuvent aujourd’hui être assurées par des prestataires externes à la bibliothèque, une bonne part, pourtant, était assurée en interne par les bibliothèques, sur leurs propres forces, il n’y a pas si longtemps. Plus encore, beaucoup ont été conçues et souvent développées à l’intérieur des bibliothèques. On pourrait presque dire que leur prise en charge, dans un second temps, par des prestataires a constitué une première phase d’externalisation, avant celle que nous connaissons aujourd’hui, telle qu’elle est fournie par des sociétés de « -service intégré » comme ekz ou NBD/Biblion (voir encadré), ou telle qu’elle se répand par exemple aux États-Unis, comme le montre l’article de Cécile Touitou 3.

Des sociétés de services intégrés aux bibliothèques

NBD/Biblion (Pays-Bas)

Historique

L’entreprise actuelle est née de la fusion, en 2003, de deux entités distinctes :

* NBD, Nederlandse Bibliotheekdienst ou Service néerlandais des bibliothèques, créé à l’initiative du secteur des bibliothèques en 1973, pour centraliser et rationaliser l’achat, l’équipement, le catalogage et la distribution des livres sur le territoire national. Organisation sans but lucratif à l’origine, NBD est ensuite devenue une société commerciale privée, au statut proche d’une SARL. La moitié des parts appartient aux bibliothèques, 25 % aux libraires et 25 % aux éditeurs.

* Biblion, organisme de services faisant partie de l’Association des bibliothèques publiques et dépendant du NBLC, Nederlands Bibliotheek en Lectuur Centrum, organisme public. Une partie des activités de NBLC a été dotée d’un statut privé et commercial sous le nom de Biblion en 1998. Mais cette première privatisation a finalement tourné court et NBD a racheté les actions de Biblion et les deux structures ont été intégrées, avec le statut de « BV », c’est-à-dire de société privée.

L’entreprise emploie près de 300 personnes et réalise un chiffre d’affaires de l’ordre de 52 millions d’euros. L’essentiel du CA provient de la vente de livres, plus de 2 600 000 volumes par an et, en quantité beaucoup plus restreinte, de CD et cédéroms (en forte baisse) ainsi que de DVD (en hausse).

Bibliographie

Des lecteurs spécialisés (800 sur le territoire) dépouillent, analysent et décrivent les nouveautés, pour les livres mais aussi les médias audiovisuels. Les données bibliographiques sont diffusées aux bibliothèques, qui peuvent ensuite passer commande à NBD.

Production et logistique

La centrale d’achat, qui travaille pour la quasi-totalité des bibliothèques du pays, réceptionne les ouvrages. Les ateliers assurent la reliure ou l’équipement de tous les médias commandés par les bibliothèques. Les documents sont livrés avec codes-barres, puces RFID, cote (établie selon le système national SISO), vignette de genre, etc. La facturation inclut, en plus du prix du livre, le coût du traitement et de l’équipement. La société affiche clairement une politique de prix très ajustés (CITATION« les plus bas possibles »/CITATION dit son directeur Henk Das), pour une qualité optimale.

Édition

L’entreprise a aussi une activité de maison d’édition. Elle publie des documentaires et des romans pour la jeunesse à petits tirages.

Développement et innovation

Des départements spécialisés permettent d’intégrer les dernières innovations technologiques et de développer de nouveaux produits et services pour les bibliothèques : RFID, automates, impression à la demande, services en ligne (avec un portail d’accès aux livres électroniques annoncé pour 2008). Une des innovations les plus spectaculaires est sans doute Mediamaat.

C’est un automate de prêt/retour conçu pour fonctionner à l’extérieur de la bibliothèque, sur le modèle des guichets automatiques des vidéo-clubs. De faible encombrement, il permet de stocker jusqu’à 600 références (livres, livres audio et DVD) et reste accessible 24 h sur 24.

L’entreprise a également développé pour ses ateliers des machines spécifiques, qu’elle commercialise et dont elle assure l’entretien : machines à relier, à plastifier, à équipement ou à conversion RFID, etc.

NBD/Biblion, qui se présente comme « la force cachée » des bibliothèques néerlandaises, est une structure de rationalisation et d’économie d’une efficacité remarquable, qui contribue pour une grande part à leur efficacité.

* NBD/Biblion

Veursestraatweg 280

2265 CL Leidschendam

PO Box 437

2260 AK Leidschendam

Pays-Bas

Tél. : 31 (0)70 33 77 733

Fax : 31 (0)70 33 77 839

E-mail : info@nbdbiblion.nl

Le site : www.nbdbiblion.nl

Merci à Marian Koren, de l’Association des bibliothèques néerlandaises, et à Henk Das, directeur général de NBD/Biblion, pour leur aide et les informations qu’ils nous ont communiquées.

Sur les bibliothèques néerlandaises, et notamment leur organisation au niveau national, voir l’article d’Amandine Triboulet-Jacquet et Vincent Bonnet, « Les bibliothèques publiques au Pays-Bas, BBF, 2008, no 1.

EKZ (Allemagne)

La société allemande « ekz.bibliotheksservice GMbH » (ekz-service aux bibliothèques), installée à Reutlingen, une ville moyenne (environ 100 000 hab.) du Land de Bade-Wurtemberg a été fondée à l’initiative de bibliothécaires en 1947, en tant qu’entreprise regroupant différentes collectivités territoriales. Elle compte parmi ses vingt-deux associés, aux côtés de sociétés privées, des bibliothèques municipales ainsi que des acteurs publics qui financent les bibliothèques : villes, cantons, Länder et fondations. Elle emploie plus de 200 personnes.

La société a aujourd’hui une dimension internationale : les bibliothèques d’Europe et d’ailleurs peuvent bénéficier de ses services. On trouve des succursales en Autriche et en France ; en Suisse, l’ekz est associée à la « SBD. Service aux bibliothèques ag ».

Offre documentaire

Par le biais de l’ekz, les bibliothèques peuvent acquérir tous les livres disponibles sur le marché. Les ouvrages commandés sont livrés reliés et équipés pour le prêt.

Cassettes, CD, DVD et jeux sont également disponibles, ainsi que des méthodes de langue et des programmes d’apprentissage.

La société offre aussi différentes ressources numériques aux bibliothèques sous la forme d’une bibliothèque virtuelle grâce à DiViBib GmbH.

Service de catalogage

L’ekz fournit les notices des documents commandés sous forme imprimée ou électronique. Le service de catalogage pour les bibliothèques publiques existe aussi sous forme d’abonnement – par courrier électronique, en ligne, sur disquette ou bien sur fiches.

Préparation des documents pour le prêt

La bibliothèque publique peut recevoir pour tous les types de documents les fournitures liées au catalogage et à l’enregistrement du prêt. L’ekz peut aussi prendre en charge la préparation complète des documents pour le prêt.

Service de recenseurs

Pour faciliter la constitution du fonds des bibliothèques publiques, les « Services d’information-ekz » décrivent environ 14 000 titres différents par an et émettent des suggestions d’acquisition. Ils constituent la base pour la sélection de documents des bibliothèques publiques allemandes.

Plus de trois cents bibliothécaires, répartis sur le territoire, travaillent pour la Coopération de recension entre l’Association des bibliothèques allemandes, l’association professionnelle Information Bibliothek et l’ekz.

Matériel pour les bibliothèques

L’offre de l’ekz englobe plus de 1 600 articles pour l’organisation de la bibliothèque, la présentation et l’étiquetage, la gestion du catalogue et les prêts, la couverture et les réparations des livres, le traitement des données et les relations publiques. Cette gamme de produits est complétée par de nombreux services adaptés à chaque bibliothèque. L’ekz propose aux bibliothèques du matériel informatique (cartes d’usager, étiquettes code-barres, étiquettes de sécurité, scanner) et de la technologie RFID en coopération avec la société EasyCheck library technologies GmbH & Co. KG, dont elle est l’actionnaire majoritaire depuis 2006.

Aménagement de bibliothèque

En collaboration avec les architectes, les services d’urbanisme et les bibliothécaires locaux, les architectes d’intérieur de l’ekz planifient l’aménagement intérieur, conseillent sur la signalétique, le choix du mobilier ainsi que sur toute question concernant le design, le matériel et les couleurs.

Des rayonnages et une gamme diversifiée de produits pour la présentation des livres et des documents, de postes multimédia, de comptoirs de prêt et d’information, de sièges, de tables, de systèmes d’armoires et de meubles pour les bibliothèques jeunesse, sont également disponibles.

Développement, formation

Comme société de conseil, l’ekz offre aux bibliothèques conseil, expertise et conception dans différents domaines : gestion, marketing, organisation, construction, technologie… Elle organise des séminaires de gestion pour les bibliothécaires aux postes de direction. Sur internet, l’ekz met un forum d’apprentissage à la disposition des employés des bibliothèques, qui a été développé en coopération avec la -fondation Bertelsmann : http://www.bibweb.de

La palette des prestations dans le domaine de la gestion va jusqu’à la prise en charge complète de la gestion de la bibliothèque sous forme de SARL. Une telle bibliothèque a vu le jour à Siegburg avec l’engagement de l’ekz.

ekz-E-Shop

Le site internet de l’ekz offre de nombreuses fonctionnalités de recherche et de commande. Des nouveautés y sont continuellement présentées. Outre le calendrier et les programmes de formation, le site propose aussi des articles en téléchargement gratuit. Les notices documentaires peuvent être téléchargées à partir de la base de données.

Sont également présentées les différentes variantes d’envois d’office et de services de recension.

Partenariat

L’ekz est membre de Bibliothek & Information International, de fédérations allemandes du domaine des bibliothèques et de l’information ainsi que de l’Ifla. Elle est également membre bienfaiteur de la DBV, l’Association des bibliothèques allemandes et travaille étroitement avec l’association professionnelle Information Bibliothek. Elle organise aussi une série de séminaires de formation dans le cadre de son programme de partenariat, en collaboration avec les associations et les fédérations de bibliothécaires.

* ekz.bibliotheksservice GmbH

Bismarckstraße 3 72764 Reutlingen

Postfach 154272705 Reutlingen

Allemagne

Tél. : + 49 7121 144-0

Fax : + 49 7121 144-280

E-mail : info@ekz.de

Le site : www.ekz.de

* La filiale française, créée en 2001, est active dans l’aménagement en mobilier (BM et BU) et la fourniture de matériel.

ekz France

16 rue des Couturières

67240 Bischwiller

Tél. : 03 88 07 40 70

Cette présentation est adaptée d’un document d’information de l’entreprise, traduit pour le par Éric Berthiaume et Lise Rebout.

Merci à Claude Tinetty, directeur d’ekz France, pour son aide et la documentation mise à notre disposition.

    Cette première phase est celle où les fonctions spécifiques des bibliothèques, dans la période de leur développement et de leur modernisation (disons, depuis la fin de la Seconde Guerre mondiale), se sont elles-mêmes transformées, standardisées, automatisées, et parfois industrialisées. Cette transformation s’est accompagnée d’un déplacement progressif de l’axe du métier des collections vers les services aux lecteurs. Nous vivons dans un univers bibliothéconomique qui est le produit de cette évolution. Mais nous en vivons en partie la fin. Car, si la centralité du service au public reste fondamentale, la gestion de la bibliothèque se fond aujourd’hui dans un modèle plus vaste, celui de la gestion et du traitement de l’information. Il est aisé d’en déduire, sans prophétiser, que tous les types de prestation en seront transformés à brève échéance, après avoir vécu une première métamorphose, celle de l’informatique.

    Une relation étroitement surveillée

    Le développement du marché des bibliothèques et la multiplication consécutive des prestataires ont aiguisé l’enjeu de la concurrence. Or, acheteurs publics, les bibliothèques ont subi de plein fouet, depuis dix ans, les soubresauts de la réglementation de la commande publique. Aujourd’hui, plus d’achat, ou presque, qui ne soit un marché et n’obéisse à une procédure très contrainte. Comme on le verra dans le dossier, les conséquences pour les prestataires « historiques », libraires et relieurs, vont -toutes dans le même sens : l’impossibilité pour le client de nouer une relation de longue durée avec un prestataire apprécié, la remise en cause perpétuelle des choix techniques, l’alourdissement administratif, la suspicion et la méfiance entre clients et prestataires. Là aussi, on pourra dire, mais ce n’est guère une consolation, que c’était la rançon à payer du développement, qu’en somme la généralisation du passage par le corset du code des marchés publics marque l’entrée dans l’âge adulte du marché des bibliothèques.

    Au-delà de ce constat un peu désabusé, il faut en faire un autre : nous devons repenser nos relations avec fournisseurs et prestataires, en les fondant non plus sur la différence supposée de statut entre eux et nous (nous publics, eux privés), car les prestataires publics se multiplient et les services publics, lorsqu’ils diffusent des produits ou des services, sont invités à faire preuve d’un esprit entrepreneurial, mais en les construisant à partir du résultat souhaité, c’est-à-dire de la qualité du service rendu au public (le client final, en somme). Dès lors, après le premier glissement lexical, du fournisseur au prestataire, un second pourrait s’opérer de prestataire à partenaire.

    Un commentaire

    La France des bibliothèques, depuis une bonne vingtaine d’années, n’est pas une terre vierge de toute coopération. Les Cadist, centres d’acquisition et de diffusion de l’information scientifique et technique, le (défunt) Centre national de coopération de Massy, la Fédération française de coopération entre les bibliothèques, devenue depuis la Fill, sont des preuves éloquentes d’une volonté des professionnels de travailler ensemble à des réalisations ou des services communs. Plus près de nous, la mise en place des pôles associés par la BnF, du CTLes (Centre technique du livre de l’enseignement supérieur), la réussite remarquable de l’Abes, l’action du consortium Couperin, la création de Carel, les initiatives lancées par les bibliothécaires dans le cadre des régions ou des structures nées de l’intercommunalité, ou encore les structures internes des services centralisés des grands réseaux municipaux, à Paris ou à Lyon par exemple, sont autant de signes d’un esprit coopératif partagé autant par les services centraux de l’État que par les professionnels. Certes. Pourtant, comment ne pas regretter que jamais, depuis cinquante ans, on n’ait pu convaincre un nombre suffisant de bibliothécaires français de l’intérêt de créer sur notre territoire un organisme du type d’ekz en Allemagne ou de NBD aux Pays-Bas ? -Bien sûr, tout n’est pas transposable et de nombreuses raisons peuvent expliquer cette différence de situation : la structure du pays (l’Allemagne est un État fédéral), sa taille (les Pays-Bas sont un petit pays), le poids économique des bibliothèques (en France, avant 1980, il était pour ainsi dire nul), la capacité des sociétés citées à exporter, etc. On pourra objecter aussi qu’il existe en France, aujourd’hui, de nombreuses sociétés de service proposant des prestations comparables à celles des sociétés citées, même si aucune d’entre elles n’a le même caractère intégré. Il n’empêche : la réussite de ces deux entreprises qui, pour être devenues des structures privées et des sociétés commerciales, n’en ont pas pour autant perdu l’esprit de service public de leurs origines, et qui par ailleurs sont l’une et l’autre à la pointe de l’innovation et de la recherche, permet d’imaginer en creux ce qui aurait pu être réalisé chez nous avec un tel levier, et de rêver à toutes les pesanteurs, toutes les barrières et tous les archaïsmes qu’une NBD ou une ekz française auraient pu contribuer à faire sauter.

    Mais voilà, ici, chacun a toujours préféré « cuire sa petite soupe dans son petit coin sur son petit feu » (De Gaulle). Le génie français !

    Février 2008