Le catalogue collectif national des publications en série (CCN)

Le catalogue collectif national des publications en série a été mis en place entre 1980 et 1983 en intégrant les acquis de trois catalogues collectifs préexistants (AGAPE, CPI et IPPEC). Outil de localisation, il s'appuie sur le fichier international de l'ISDS pour le signalement des documents et sur les collections de 2 200 bibliothèques ou centres de documentation participants pour les localisations. Le CCN contient également un répertoire donnant les coordonnées des établissements et les services offerts. Le réseau du CCN s'ordonne en trois niveaux (local, régional et national) selon le double principe de la décentralisation des procédures, qui favorise la rapidité de la saisie et des mises à jour, et de la centralisation des contrôles, qui garantit la cohérence de la banque de données. En 1984, l'accès en ligne est généralisé progressivement à l'ensemble des établissements adhérents, puis des abonnés.

The CCN has been set up between 1980 and 1983 by gathering the content of 3 existing catalogues : AGAPE, CPI and IPPEC. As a localization means, it depends on the international ISDS file for the awareness of documents, and relies on the collections of 2 200 libraries on information centers for localization. The CCN also contains a directory which gives a list of the centers together with the services presented. The network of the CCN is arranged according to 3 levels (local, regional and national). It follows 2 rules : first, proceedings are decentralized, (which speeds up acquisition and uptodateness); second, supervision is centralized, (which ensures a coherent databank). In 1984, all the participating centers, and then the subscribers, can have a direct access to the CCN.

Le développement rapide de l'utilisation des banques de données bibliographiques en France a rendu flagrant l'archaïsme des outils de localisation des documents originaux dont disposaient les documentalistes. Compte tenu de la structure du système français de bibliothèques, la réalisation d'un outil permettant l'orientation des demandes s'avérait nécessaire, principalement pour les périodiques et, plus généralement, pour les publications en série, qui représentent 80 % des documents qui circulent entre les bibliothèques.

A partir de 1980 fut décidée la mise en place d'un catalogue collectif : les études menées par les administrations des bibliothèques 1 au ministère de l'Education nationale devaient déboucher sur la création du Catalogue collectif national des publications en série (CCN) : opérationnel depuis janvier 1983 le CCN est maintenant chargé sur le nouveau centre de calcul du ministère, le SUNIST (Serveur universitaire national de l'information scientifique et technique) à l'Isle d'Abeau.

Plus qu'une création ex-nihilo, le CCN représente une superstructure de coopération et un prolongement des acquis. En 1980, outre les catalogues de quelques grands centres documentaires, coexistaient trois systèmes de catalogues collectifs auxquels participaient la plupart des bibliothèques : AGAPE, CPI, IPPEC 2. Ces trois systèmes ont été appelés à s'intégrer au CCN pour lequel étaient proposés :
- un format des données commun, fondé sur celui de l'ISDS (International serials data system);
- un fichier de référence pour le catalogage, celui de l'ISDS;
- un logiciel de base, TEXTO, qui permettait un reformatage rapide de chacun des fichiers existants, et à partir duquel il serait possible de bâtir un système d'interrogation à distance;
- une codification des bibliothèques (différente de celle des catalogues existants) conçue pour faciliter les tris.

Un outil de localisation

Le catalogue collectif national des publications en série assure le lien entre l'interrogation d'une banque de données bibliographiques et la commande du document; outil de localisation, il répond donc à la question : où trouver la revue ou la collection dont on possède le signalement ?

C'est à la fois une banque de données bibliographiques puisqu'elle permet d'identifier une publication en série et une banque de données factuelles puisqu'elle donne immédiatement les coordonnées des bibliothèques et centres de documentation français auxquels l'utilisateur peut s'adresser.

Une banque bibliographique

Le CCN recense tous les titres, quelles que soient leur discipline et leur origine, signalés par les 2 200 bibliothèques participantes. Il signale également tous les titres ayant un ISSN même s'ils ne sont pas localisés, puisque le fichier international du réseau ISDS 3 alimente systématiquement le CCN. C'est ainsi que sur les 250 000 titres signalés, 120 000 seulement sont localisés. Le nombre de nouveaux titres n'excède pas 25 000 par an alors que le nombre de modifications de localisations peut dépasser 100 000.

Il convient cependant d'éviter toute ambiguïté; le CCN est d'abord un instrument d'aide à la fourniture de documents. En d'autres termes, il a été conçu pour prendre le relais d'une recherche bibliographique et non pour s'y substituer : à la différence d'autres banques de données bibliographiques, le CCN ne fait pas d'analyse de contenu mais décrit des objets qui sont nommés (cf. annexe 3 : Les Procédures d'interrogation).

Un répertoire d'établissements

L'adhésion au CCN se fait sur la base d'un seul critère : assurer l'accessibilité des documents signalés (par communication directe ou au moyen du prêt-inter). Aussi le réseau des établissements qui alimentent la banque de données est-il à la fois important (plus de 2 200) et diversifié. Bien que reposant en grande partie sur des établissements universitaires et de recherche, il dépasse largement le monde universitaire. Il comprend des organismes de tous statuts administratifs et juridiques, de toutes tailles et de toutes disciplines : des bibliothèques d'entreprises, de chambres de commerce, d'archives départementales, des bibliothèques municipales, aussi bien que la Bibliothèque nationale et l'ensemble des bibliothèques universitaires.

Afin d'assurer une efficacité maximale, la banque de données est couplée avec un répertoire (RB-CCN) précisant les coordonnées de chaque établissement et les services offerts (horaires d'ouverture, public accueilli, modalités de prêt, spécialisation dans une discipline donnée, produits documentaires).

Décentralisation /centralisation

L'analyse des catalogues collectifs antérieurs montrait qu'un réseau centralisé avait l'avantage d'une bonne cohérence bibliographique, mais une incapacité à être mis à jour dans des délais corrects. A l'inverse, les réseaux décentralisés posaient des problèmes d'harmonisation bibliographique mais prouvaient leur efficacité à mettre à jour rapidement leurs données, ne serait-ce que parce que les partenaires se sentaient plus concernés par une entreprise proche d'eux.

Le réseau du CCN combine la décentralisation des procédures à la centralisation des contrôles. La décentralisation permet une mise à jour permanente et rapide des données locales et une saisie rapide des nouveaux titres. Les contrôles centralisés garantissent le maximum de cohérence de la banque de données.

Le caractère collégial de cette organisation est une des caractéristiques du CCN : les participants au CCN interviennent soit au niveau local (centres documentaires), soit au niveau régional (centres régionaux), soit au niveau national : Centre national, SUNIST, DBMIST et le CIEPS (Centre international d'enregistrement des publications en série).

Au niveau local

Toute bibliothèque qui participe au réseau CCN a le même statut quelles que soient sa taille et son affiliation administrative.

Pour appartenir au réseau, il faut être agréé par son centre régional et s'engager à rendre accessibles les documents signalés. Les obligations réciproques des partenaires sont formalisées dans une convention passée entre le centre documentaire candidat et l'établissement qui abrite le centre régional.

Chaque participant est alors responsable des données qui lui sont propres et peut non seulement interroger le CCN comme n'importe quel utilisateur, mais aussi gérer lui-même en conversationnel ses propres informations de localisation (créations ou corrections) pour des titres existant déjà dans la banque de données. Pour des titres nouveaux, il transmet à son centre régional un bordereau de catalogage (cf. annexe 2) accompagné d'une photocopie de la page de titre. Ces deux pièces permettront, au niveau régional, d'effectuer la saisie et, au niveau national, de la contrôler puis de demander au réseau ISDS l'attribution des ISSN nécessaires.

Au niveau régional

Trente-trois centres régionaux 4 ont été constitués, (un par académie en province et 11 en Ile de France) et couvrent tout le territoire national. Le rôle des centres régionaux est d'organiser la collecte de l'information dans leur région. Pour cela, ils doivent animer un réseau de centres documentaires ; ils assurent la formation de leurs participants et la transmission de l'information entre le centre national et les bibliothèques locales.

Les centres régionaux ont la charge de la saisie des enregistrements bibliographiques originaux. Ces enregistrements sont créés, vérifiés, corrigés dans des fichiers de travail qui leur sont propres puis transférés dans un fichier commun à l'ensemble des centres. C'est à partir de ce fichier intermédiaire que le centre national effectue ses vérifications et prépare les mises à jour. Pour optimiser la fonction de catalogage partagé, les données du fichier intermédiaire restent interrogeables par les centres régionaux jusqu'à leur mise à jour dans le CCN.

Enfin, les centres régionaux créent les enregistrements des centres documentaires de leur région dans le fichier « Répertoire des bibliothèques » et en assurent la mise à jour. Ils créent et gèrent la codification de ces bibliothèques.

Au niveau national

Un centre national assure la coordination de cette décentralisation : il veille au bon fonctionnement du système, réseau et banque de données.

Il a en particulier un rôle important de formation et d'information vis-à-vis des centres régionaux. Dans ce type de réseau, l'information et la formation continue sont particulièrement essentielles.

C'est pourquoi les moyens d'information internes au réseau ont été multipliés:
- d'abord, une messagerie électronique permettant de communiquer immédiatement d'un point à un autre;
- ensuite, un meeting qui est une boîte aux lettres électronique commune à tous les participants;
- enfin, un bulletin d'information, le Bulletin CCN qui est diffusé tous les deux mois aux principales bibliothèques participant au réseau du prêt interbibliothèques.

En outre, le centre national contrôle la validité du contenu des informations qui sont dans le CCN et celles qui y entrent en mise à jour.

Le CIEPS, néanmoins, joue un rôle important dans le processus de validation des données du CCN puisque les notices qui proviennent des mises à jour de l'ISDS (en principe tous les deux mois) se substituent pratiquement aux notices temporaires enregistrées par les centres régionaux.

Le SUNIST, enfin, est le centre serveur du CCN qui permet l'édition des produits dont la commercialisation est effectuée par le centre national du CCN. Mais le SUNIST assure surtout la permanence de l'interrogation en ligne et en prend entièrement les aspects commerciaux pour ses abonnés.

A la DBMIST, le pilotage et la coordination globale du CCN relèvent du Bureau de l'informatisation des bibliothèques (Sous-direction des études et réalisations). La cellule étudie également les développements techniques du CCN tels l'accès en mode vidéotex qui devrait répondre à une logique d'utilisation « grand public » ou plus exactement, public non professionnel des chercheurs qui pourront le consulter directement de leur laboratoire ou de leur domicile. Elle synchronise également les développements du CCN en fonction des « projets » des autres services en particulier le projet « PIB », réseau de messagerie électronique servant à commander les documents d'un établissement à l'autre.

La gestion collégiale d'un tel catalogue accessible en conversationnel modifie la façon de travailler et d'appréhender les problèmes.

Il est nécessaire que tous les centres régionaux et le centre national aient conscience de faire partie d'un même ensemble dans lequel chaque élément doit avoir le même degré de connaissance et de compétence. Ce n'est que dans la mesure où les centres régionaux assumeront pleinement leurs responsabilités que le Centre national pourra effectuer des mises à jour rapides et que le CCN sera cohérent et homogène.

Il est d'autre part difficile, pour un personnel habitué à des catalogues édités, de travailler en fonction de procédures informatisées sur des fichiers continuellement en mouvement qui exigent plus de vigilance et proscrivent les interventions ponctuelles, tout en acceptant en permanence une qualité moindre.

Enfin, il faut s'habituer à considérer que dans la qualité du CCN, plusieurs entités sont co-responsables et qu'il faut que chacun en assume sa part : les centres régionaux, le centre national, le CIEPS et ses différents centres nationaux, les éditeurs...

Le CCN de demain

Si le CCN est opérationnel depuis plus d'un an, 1984 aura vu son passage à un niveau supérieur : chargement sur le centre de calcul du SUNIST, passage de la phase d'alimentation et mise en forme des fichiers à la phase de généralisation de l'accès en ligne à l'ensemble des utilisateurs adhérents mais aussi aux abonnés à partir de juillet 1984.

En effet, au-delà du réseau des organismes documentaires qui ont accepté d'être producteurs de données (et donc prêteurs des documents), le CCN intéresse des centres de documentation qui ont besoin de trouver des documents ailleurs que chez eux : ils peuvent s'abonner aux services du CCN auprès du SUNIST au tarif prévu par le serveur.

Cette extension du CCN avec ses prolongements, consultation en videotex et commande en ligne par messagerie, va poser le problème d'une adaptation plus grande des données du CCN à son public.

Jusqu'ici, le CCN s'est affirmé à vocation pluridisciplinaire, sans sélection de niveau et avec peu de sélection des centres documentaires.

Il apparaît clairement qu'une sélection plus rigoureuse des centres documentaires participants est nécessaire pour ne pas encombrer le CCN de localisations inutiles. Car la sélection sur les titres est difficile à effectuer dans la mesure où bien des bibliothèques attendent en contrepartie de leur participation au CCN d'obtenir leur fichier de périodiques.

Néanmoins une banque de données où coexistent des titres de tout niveau (de type recherche et lecture distractive) si elle a l'avantage de répondre à toutes les questions, atteint une dimension qui affecte les coûts d'interrogation et d'éditions. Il faut donc se poser le problème de son « dégraissage » de la partie la moins utilisée. Des statistiques des interrogations permettront de définir une politique en la matière.