Un système international des données sur les publications en série : l'ISDS

L'ISDS est un système créé pour favoriser l'échange international d'informations bibliographiques sur les publications en série : il gère l'ISSN (numéro international normalisé), établit et diffuse des données précises et actualisées (titre-clé en particulier) servant à l'identification des périodiques, favorise la coordination entre les organismes qui utilisent ces données (éditeurs, distributeurs, bibliothèques et centres de documentation, etc.). Son organisation repose sur un réseau constitué par des centres nationaux et une agence nationale (le CIEPS), laquelle regroupe les enregistrements et les notices des publications en série dans un fichier central. Cette base de données donne lieu à des exploitations et à des produits qui se diversifient au fur et à mesure que se développe l'utilisation de l'ISDS comme instrument de base dans diverses réalisations concernant les périodiques.

ISDS is a system that was established to promote international exchange of bibliographical information on serial: it manages the ISSN (international standard serial number); it settles and disseminates specific and updated data (especially Keyterm) for serial identification; and it facilitates coordination between all users of these data (publishers, libraries and information centers, etc...). This system is organized into a network of national centers and one national agency (CIEPS), which collects all the serial accessions and entries into a central file. This data-base opens to utilizations and products which vary along with the developing use of ISDS system as a basic instrument for any action related to periodicals.

En 1967, une recommandation de l'Unisist - dans un rapport adressé à l'Unesco et à l'ICSU (Conseil international des unions scientifiques) - évoque pour la première fois de façon précise la nécessité d'établir « un registre international de périodiques scientifiques (....) comme base d'un système pour la normalisation des citations de la littérature périodique... ».

L'étude de faisabilité fut confiée à l'INSPEC (Information Services for the Physics and Engineering Communities) à Londres. Le rapport, paru en 1970, recommanda la création d'un Système international de données sur les publications en série (ISDS) et proposa les grandes lignes de son fonctionnement. Les recommandations du rapport furent adoptées.

En 1972, l'Unesco et le gouvernement français signèrent un accord créant le Centre international de l'ISDS, à Paris; la même année le Directeur général de l'Unesco adressa une lettre aux Etats membres les invitant à faire partie du système. Parallèlement ISO/TC 46 établissait une proposition pour un Numéro international normalisé des publications en série (ISSN), dont la gestion serait confiée au centre international. L'ISDS était né.

Objectifs et fonctionnement

L'idée de base à l'origine de l'ISDS était la reconnaissance de la nécessité, pour l'échange international d'informations bibliographiques, d'un code reconnu et unique qui identifie sans ambiguïté chaque titre de publication en série; l'idée corollaire était qu'un système était nécessaire pour créer et gérer ce code.

Trois objectifs principaux furent définis dès le départ, qui n'ont jamais varié :
1. le développement d'un code international pour les titres de périodiques;
2. l'établissement et la diffusion de données précises et actuelles sur les publications en série;
3. la promotion de la coordination entre éditeurs, distributeurs, bibliothèques, centre de documentation, et toutes institutions nationales ou internationales concernées par l'échange d'informations bibliographiques.

A l'inverse, certains principes initiaux subirent une modification, rapide ou progressive selon les cas:
- prévue pour les périodiques scientifiques et techniques, la couverture du système devint très vite exhaustive, le besoin de gestion des bibliothèques - qui comptèrent parmi les premiers utilisateurs de l'ISDS - ne pouvant se satisfaire d'une numérotation partielle;
- d'une notice minimale conçue aux seules fins d'identification, on s'est acheminé progressivement vers un fichier porteur d'informations plus détaillées, afin d'épargner à un ensemble d'utilisateurs des recherches additionnelles;
- le système est ainsi devenu de plus en plus « hospitalier » aux participants et aux usagers. La conséquence est qu'une contradiction est apparue, qui s'est accentuée au fil des ans et qu'on n'a résolue que partiellement, entre la vocation initiale du système -l'identification et la numérotation immédiate d'un périodique -, et la fonction dont bon gré mal gré il s'est investi - la description plus détaillée de la publication, dont certains utilisateurs souhaitent même qu'elle devienne substitutive de tous les autres systèmes.

Pour mettre en oeuvre l'ISDS, s'est imposé dès l'origine le concept d'un réseau constitué par une agence centrale et des agences locales. Les agences locales devinrent les « centres nationaux de l'ISDS » établis aujourd'hui dans' 42 pays, et l'agence centrale fut instituée sous le nom de « centre international de l'ISDS » à Paris où elle est plus connue sous le sigle CIEPS (20, rue Bachaumont 75002 PARIS).

Les centres nationaux sont désignés dans chaque pays par le gouvernement. Ils sont souvent structurellement liés à la bibliothèque nationale. Ce sont eux qui ont la responsabilité des enregistrements des publications en série éditées sur leur territoire, et par là même du contrôle bibliographique national. Les enregistrements - c'est-à-dire l'attribution du code ISSN et la création d'une notice -se font soit de manière systématique, avec priorité aux titres nouveaux et changements de titre puis aux titres courants, soit en réponse à des demandes d'utilisateurs.

Le Centre international traite sur demande les publications des organisations internationales, ainsi que celles des pays qui n'ont pas encore établi de Centre national. Toutes les notices ainsi établies sont groupées dans un fichier central maintenu par le Centre international.

L'ISSN et la notice ISDS

L'ISSN

L'ISSN (International Standard Serial Number = Numéro international normalisé des publications en série) est un code que l'ISDS attribue à chaque titre de périodique. C'est un numéro de 7 chiffres suivis d'un caractère de contrôle (soit un chiffre de 1 à 9 soit la lettre X).

Le code ISSN est délibérément numérique et non alphabétique pour avoir un caractère universel. Il ne véhicule aucune signification, ne comporte pas par exemple d'indicatif relatif au pays, pour éviter d'y introduire des éléments variables, la littérature périodique étant par essence mouvante. Il est organiquement associé à une forme « clé » du titre du périodique. Lorsque celui-ci change de titre, il se voit attribuer un autre ISSN. A cet égard, l'ISDS développe des règles très élaborées pour distinguer les changements majeurs du titre nécessitant un nouvel ISSN et les changements mineurs qui n'affectent pas l'ISSN et se soldent par l'introduction du nouveau titre dans le fichier comme titre de renvoi.

Une norme ISO prescrit l'impression de l'ISSN sur chaque fascicule d'un périodique, en 2 groupes de 4 chiffres précédés du sigle (ex. : ISSN 0750-8743).

La notice ISDS

Les principaux éléments d'identification d'un périodique que contient la notice sont, à part l'ISSN, le titre-clé et le titre abrégé.

Le titre-clé est le titre de la publication, tel que l'ISDS le normalise et le rend unique. Le titre clé est souvent tout simplement le titre de la publication : Le Monde ou Washington Post, par exemple. Lorsque deux titres se retrouvent identiques dans le fichier de l'ISDS, ils sont obligatoirement rendus uniques par l'addition d'un élément distinctif. C'est de préférence la ville de publication (Libération (Paris) et Libération (Nouméa)), sauf si le titre est une expression générique, auquel cas on distingue les titres par la collectivité éditrice (Note d'information, Banque de France et Note d'information, Académie de Dijon).

Le titre-clé abrégé est établi d'après la norme ISO 4 sur les règles d'abréviation et conformément à la Liste normalisée d'abréviations de mots de titres de périodiques dont le Centre international de l'ISDS a la responsabilité de la maintenance depuis 1973. Les autres éléments de données décrivent la publication (autres formes du titre, pays, langue, périodicité, adresse, etc...), son contenu (indice de classification); elles indiquent son auteur (collectivité éditrice), ses liens avec d'autres publications (titre précédent, supplément, etc.), de même que les revues où elle se trouve indexée ou analysée.

Les données sont toujours en langue originale. Les diverses écritures sont translittérées en alphabet latin.

L'ISDS a toujours eu le souci de la plus grande conformité de ses enregistrements avec les autres systèmes internationaux, de même qu'avec les pratiques nationales. C'est ainsi que la plupart des éléments de données ont une définition, un codage ou une syntaxe basés sur les normes et règles de l'ISO, de l'Unisist ou de l'ISBD (S), à l'élaboration ou à la révision desquelles d'ailleurs les centres ISDS ont souvent contribué. En ce qui concerne plus particulièrement l'ISBD (S), la collaboration est d'autant plus suivie et le besoin de compatibilité plus sensible que dans de nombreux pays, les centres nationaux de l'ISDS sont étroitement liés à l'agence bibliographique nationale.

A ce propos, il est utile de préciser, d'une part que le rapprochement entre les deux formats bibliographiques a abouti aujourd'hui à des définitions similaires de certaines zones communes à l'ISDS et l'ISBD (S), comme à l'introduction dans l'un ou l'autre format de zones propres à l'autre système (ainsi l'ISDS vient d'ajouter le « titre propre » aux éléments de sa notice), mais que d'autre part la notice ISDS est tout à fait apte à servir de notice de base à tout système national plus détaillé ou autrement structuré qui peut l'utiliser, la développer et l'appréhender à loisir.

Base de données, produits et services

La base de données de l'ISDS contient à l'heure actuelle 200000 enregistrements, identifiant autant de titres de périodiques. Les notices sont fréquemment mises à jour. Toute correction, modification ou addition au niveau de n'importe quel élément de donnée entraîne la création d'une notice nouvelle qui se substitue à l'ancienne. Le fichier s'accroît en moyenne de 30 000 enregistrements nouveaux par an.

La base de données de l'ISDS est disponible sur bande magnétique en format d'échange normalisé. Les mises à jour sont fournies aux abonnés en moyenne 3 à 4 fois par an. Des extraits de la base (ex : par pays) peuvent aussi être obtenus. L'accès direct - par l'intermédiaire d'un système serveur international - est à l'étude.

Le contenu de la base est également diffusé sur microfiches sous le titre Registre de l'ISDS, dont les index se cumulent annuellement, qui s'accroît en cours d'année de mises à jour bimestrielles sous le titre Bulletin de l'ISDS.

Le Centre international publie également la Liste internationale normalisée des abréviations de mots de titres de périodiques. Une édition cumulative est en préparation, qui comportera environ 25 000 vocables, dans une grande variété de langues. Les mises à jour seront produites annuellement.

De nombreux centres nationaux éditent des publications propres (liste de titres nouveaux,...).

Enfin, le Manuel de IISDS, paru fin 1983 et dont la partie technique traite des règles et normes en usage à l'ISDS, sert de manuel de référence ou d'instrument de travail à plusieurs institutions pour le traitement bibliographique de leurs publications en série.

Les applications

Lorsqu'on a reconnu il y a plus de 15 ans la nécessité d'un « registre international... pour la normalisation des citations de la littérature périodique », l'on savait déjà quels types de services l'ISDS allait pouvoir rendre et quelles catégories d'utilisateurs en tireraient profit.

On ne devinait pas assez l'ampleur du développement que le système allait connaître, ni certaines applications spécifiques que des techniques nouvelles allaient susciter.

Dès l'origine l'ISDS a été conçu pour servir les utilisateurs suivants :
- les bibliothèques et les agences bibliographiques,
- les centres de documentation et autres services d'analyse et d'indexation,
- les éditeurs et les distributeurs.

Et aussitôt opérationnel, ces 3 catégories - à des degrés divers -ont bénéficié de ses services. Mais il faut bien dire ici que périodiquement les uns ou les autres nous ont fait grief de faire évoluer le système dans un sens qui « privilégiait les autres usagers à leurs dépens ». Il est vrai que les agences bibliographiques voudraient que la notice de l'ISDS contienne le plus grand nombre possible d'éléments de données requis par les bibliographies nationales. Inversement, un éditeur ou un distributeur est uniquement intéressé par l'obtention sans délai d'un ISSN pour son titre. Il est également vrai que les services d'analyse souhaiteraient que l'ISDS serve à les alerter sur les nouveaux titres parus dans la discipline qu'ils couvrent, alors que les bibliothèques qui pratiquent l'ISDS pour gérer leur fonds s'intéressent autant à un titre courant qu'à un titre ayant cessé de paraître. Autant d'utilisateurs, autant d'exigences particulières et de priorités spécifiques dont le caractère souvent divergent interdit à l'ISDS de trop s'y conformer sans altérer sa vocation qui est d'être un outil irremplaçable à usages multiples.

Une adaptation mutuelle a donc lieu en permanence entre le système et ses usagers. Ces derniers ont progressivement admis qu'au lieu de réclamer un service « à la carte » il était bien plus souhaitable de voir toutes les catégories concernées par la gestion et le contrôle des publications en série avoir accès à un système unique de numérotation.

De son côté l'ISDS, une fois ses structures de base mises en place et son fonctionnement rodé, s'est efforcé de développer ses activités dans le sens des besoins divers exprimés par sa clientèle. C'est ainsi que:
- l'exploitation de la base de données se diversifie, et par là-même les produits : l'on envisage par exemple l'accès au fichier par indices de classification, ou la production d'un index titres-clés/titres-clés abrégés;
- des nouvelles procédures sont mises en place, par exemple des circuits d'attribution urgente d'ISSN aux éditeurs qui font une requête pré-publication.

En conséquence, l'usage de l'ISDS comme instrument de base de nombreuses réalisations est aujourd'hui très répandu. Un grand nombre de bibliothèques et centres de documentation à travers le monde se servent de sa base de données pour l'établissement et la gestion de leurs fichiers de périodiques. Un nombre toujours croissant de catalogues collectifs s'édifient, basés sur les enregistrements ISDS. Ces catalogues sont pluridisciplinaires, nationaux ou régionaux tels le CCN pour la France ou le NOSP (Nordisk samkatalog over periodika, Scandinavian union list of serials) pour les pays scandinaves. Ils sont également internationaux par sujets, telle la Liste mondiale des périodiques spécialisés dans les sciences sociales, ou par type d'organismes, tel le Registre des publications en série des Nations-Unies.

Quant à l'ISSN, il est de plus en plus la clé principale de systèmes de gestion et de contrôle des publications en série. Il est souvent l'élément unique de citation d'un titre, pour une référence, pour l'échange inter-bibliothèques ou inter-services d'information, pour la gestion d'une collection (abonnement, réclamations), pour la communication entre éditeurs et distributeurs et de manière plus générale pour le contrôle de la distribution d'un périodique, etc.

Aux Etats-Unis d'Amérique, par exemple, la présence de l'ISSN sur le périodique est nécessaire pour que lui soit accordée une réduction de la franchise postale.

Ajoutons également que des travaux sont en cours en ce moment - aussi bien à l'ISO que par le SISAC aux Etats-Unis (Serials Industry Systems Advisory Committee) - pour l'établissement d'un code d'identification des articles de périodiques à des fins à la fois de copyright et de fourniture de documents par des services de dépouillement. La partie introductive de ce code sera l'ISSN de la publication.

Ajoutons enfin qu'un accord vient d'être signé entre le Centre international de l'ISDS et l'Association internationale de numérotation des articles pour l'adoption de l'ISSN dans le code barres appliqué aux publications en série. La vente d'un périodique va donc bientôt pouvoir s'enregistrer à la caisse d'une grande surface aussi facilement qu'aujourd'hui une boîte de petits pois. Le code barres offre également aux distributeurs de périodiques un outil exceptionnellement efficace pour la gestion automatique de la diffusion et des « retours » de leurs publications.

L'usage de cette technique est nécessairement appelé à se généraliser, contribuant ainsi à la réalisation de l'objectif final de l'ISDS. En effet, si l'ISDS offre aujourd'hui à la gestion et au contrôle bibliographique des publications en série un outil devenu indispensable, sa fonction ne sera cependant pleinement remplie que lorsque sa couverture sera exhaustive, c'est-à-dire le jour où la présence de l'ISSN sera garantie sur l'ensemble de la littérature périodique.