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BU cherche généreux mécène…

L’expérience des BU de l’UVSQ

Nathalie Watrin

Elle travaille à l’UVSQ depuis 2008, d’abord comme responsable du pôle SID, puis comme directrice du SCD (dénommé DBIST) depuis le 1er janvier 2014.

Tandis que beaucoup de budgets d’universités ont connu ces dernières années des baisses importantes, voire des difficultés, une crise financière sans précédent a frappé en 2014 l’université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines, impactant considérablement le fonctionnement des BU et les pratiques des bibliothécaires. Retour sur ces événements.

Université au bord de la faillite : les BU touchées de plein fouet par les restrictions budgétaires

Université dynamique de la banlieue parisienne, l’université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines (UVSQ) a fêté ses 20 ans d’existence en 2011. Pluridisciplinaire, elle accueille 19 000 étudiants, et son SCD, dénommé Direction des bibliothèques et de l’information scientifique et Technique (DBIST), regroupe six bibliothèques universitaires réparties sur les sites que couvre l’université dans les Yvelines et les Hauts-de-Seine.

Le 10 novembre 2013, alors que tous les services passaient leurs dernières commandes avant la clôture du budget, un mail du président de l’UVSQ annonce l’arrêt de toute nouvelle dépense d’ici à la fin de l’année : plus aucun engagement n’est possible et toutes les commandes en cours sont annulées. Les BU de l’UVSQ se retrouvent alors, comme tous les services, obligées de contacter les fournisseurs avec lesquels des commandes sont en attentes : libraires, prestataires de services, bibliothèques du réseau de PEB. Tout est à l’arrêt, jusqu’au budget 2014 nous dit-on.

Cet arrêt brutal avait cependant été précédé de signaux d’alerte : en mai 2013, une motion du conseil d’administration à la ministre de l’époque mentionnait un déficit de fonctionnement de 5,2 millions d’euros ; un plan de retour à l’équilibre était décidé dans la foulée de cette motion avec notamment des gels de postes. La mise sous tutelle de l’université intervient en novembre : pour payer les salaires de novembre et décembre, il faut 18 millions d’euros, il n’y en a que 15 en trésorerie. La fin de l’année 2013 ne laisse rien augurer de bon pour 2014, mais le pire n’étant jamais certain, les personnels sont loin d’imaginer ce que va être le budget 2014.

Un budget est ouvert dans le logiciel SIFAC le 20 janvier : le budget prévisionnel ayant été présenté en déficit, il n’a pas été accepté par le recteur. Ce dernier arrête alors un budget provisoire à hauteur de 25 % des prévisions de dépenses du budget primitif 2014 !

Il faut savoir que le budget des BU de l’UVSQ est organisé en trois centres financiers :

  • le premier, nommé DOC001, comprend toutes les dépenses dites de fonctionnement des bibliothèques (frais de missions, petite maintenance des bâtiments de Saint-Quentin et Versailles, petites fournitures, équipement des ouvrages…) et les dépenses pour la rémunération des vacataires ;
  • le second, DOC002, comprend les dépenses d’acquisitions de monographies, de reliure et le PEB ;
  • le troisième enfin, DOC003, regroupe les abonnements aux périodiques papier et tous les abonnements de documentation électronique.

Fin janvier 2014, les BU comme les autres services découvrent leur budget : sur le DOC001, 25 % de ce que nous avions demandé et une enveloppe insuffisante pour payer toutes les heures de vacations prévues ; une absence totale de budget sur le DOC002, donc principalement les achats de livres ; et environ 97 % du budget pour les abonnements (papier et électroniques).

Naïvement, nous sommes nombreux à penser que puisque ce budget est provisoire, il correspond à un trimestre de fonctionnement et qu’en avril nous aurons le complément nécessaire pour tenir toute l’année.

Naïvement encore, ou parce que cela relève de l’inconcevable pour tout bibliothécaire au service de ses usagers, nous pensons que nous obtiendrons un budget pour acheter des livres. Le conseil documentaire qui se réunit le 31 janvier 2014 examine d’ailleurs la possibilité de se désabonner de certaines bases électroniques pour tenter de compléter le budget que nous attendons pour les monographies. Le conseil vote alors le gel des renouvellements d’abonnements en attendant de connaître le budget définitif affecté à la documentation.

Or, ce budget provisoire sera, hélas, définitif : ne seront ajoutés en cours d’année qu’un reliquat pour les heures des vacataires et ce qui manquait pour renouveler tous les abonnements électroniques. Fin mars, nous avons confirmation : il a été décidé une année blanche pour les acquisitions d’ouvrages.

Maintenir le fonctionnement des services
et la motivation des équipes

Après trois mois d’incertitude, la réalité budgétaire nous tombe dessus et abat l’ensemble du personnel de la DBIST, de sa directrice jusqu’aux équipes de magasiniers, et ce, sur tous les sites. Nous avons tous bien conscience que c’est l’ensemble de l’université qui se trouve en difficulté, mais nous ne pouvons pas nous empêcher de vivre ces restrictions comme la remise en cause de nos missions, telles qu’elles sont décrites dans le décret 2001-996 qui régit tous les SCD et principalement :

  • mettre en œuvre la politique documentaire de l’université, ou des établissements contractants, coordonner les moyens correspondants et évaluer les services offerts aux usagers ;
  • acquérir, signaler, gérer et communiquer les documents et ressources d’informations sur tout support ;
  • développer les ressources documentaires numériques, contribuer à leur production et favoriser leur usage ; participer au développement de l’information scientifique et technique notamment par la production, le signalement et la diffusion de documents numériques.

Les décisions s’imposent d’elles-mêmes : fermeture de certains services, notamment le PEB (le budget PEB étant dans le DOC002) ; limitation des déplacements des agents, aussi bien d’une BU à l’autre, que pour des formations externes ou des missions.

Le comité de direction de la DBIST reprend la discussion qui avait été amorcée lors du conseil documentaire : désabonner des bases de données pour remettre du budget sur les acquisitions de monographies ? Beaucoup des encadrants sont pour, ne réussissant pas à accepter l’absence totale d’acquisitions de livres pendant un an. On sait que sera ainsi pénalisé un de nos publics, celui des étudiants, usagers que nous côtoyons tous les jours à la BU à qui il va falloir expliquer en banque d’accueil qu’ils n’auront pas la dernière édition du code Dalloz nécessaire à leurs études, ou qu’ils ne pourront pas travailler la préparation de leurs ECN avec les dernières collections sur ce sujet. Très vite, il est clair que nous ne pourrons pas récupérer beaucoup de budget en désabonnant des bases de documentation électronique. En effet, la plupart de nos abonnements font partie de groupements de commandes pour lesquels l’université s’est engagée sur trois ans.

De plus, ne pas abonder la ligne budgétaire pour les acquisitions de monographies est un choix politique de l’université. Choix politique imposé par les circonstances exceptionnelles, mais la DBIST devait-elle alors essayer de limiter les effets de cette décision et le pouvait-elle vraiment ? Le peu que nous pourrions récupérer sur des désabonnements ne permettrait pas de satisfaire toutes les demandes d’acquisitions ; il faudrait alors gérer du mécontentement de la part de l’ensemble de nos usagers : pas assez de livres et des abonnements de documentation électronique arrêtés. Or, pendant les trois mois d’incertitude budgétaire, comme nous n’avions par prudence pas renouvelé les abonnements qui n’étaient pas dans le cadre de groupement de commandes, certains éditeurs de ces bases avaient joué le jeu et maintenu les accès ; d’autres, moins compréhensifs ou moins commerciaux, avaient coupé les accès. Cela avait donné lieu à beaucoup de plaintes de nos usagers, surtout du côté des juristes.

Nous avons donc informé nos usagers qu’il n’y aurait pas d’achats de monographies dans les BU de l’UVSQ en 2014. L’annonce également de fermetures anticipées des BU de Saint-Quentin et Boulogne, du fait de l’insuffisance de budget pour les heures de vacations, a déclenché la grogne des étudiants. Cela a accéléré la recherche d’autres leviers pour financer d’éventuelles acquisitions d’ouvrages et l’université s’est tournée vers la récente Fondation UVSQ pour mettre en œuvre une opération de mécénat.

Fondation UVSQ

Création : 2011

Budget : 400 000 €

Objectifs

– Attirer les meilleurs chercheurs et étudiants (prix jeune talent, bourses internationales, collège de droit).

– Développer un enseignement de qualité pour tous (fonds documentaire, programmes handicap étudiant et seconde chance).

– Favoriser l’interdisciplinarité en recherche (mobilité pour tous).

– Participer à l’innovation dans les Yvelines (cluster de compétences, Versailles sciences lab).

Site internet : http://www.fondation.uvsq.fr

Véronique Raoult

Directrice générale de la Fondation

    En parallèle, le comité de direction de la DBIST travaillait activement à montrer aux agents des bibliothèques que l’absence d’acquisitions ne signifiait pas pour autant absence de travail : le circuit des documents était à l’arrêt et c’est une des missions principales des agents de catégorie B et C qui ne pouvait plus être effectuée. Mais il y avait des dons d’ouvrages reçus depuis parfois plusieurs années qui attendaient d’être traités ; il y avait surtout des formations documentaires à repenser, à améliorer, et des compétences nouvelles à travailler pour mieux assurer ces formations. Une série de manifestations culturelles sur le thème de la guerre de 14 pouvait aussi être organisée.

    On a repris le slogan bien connu : « quand on n’a pas de pétrole, on a des idées » et il devint « quand on n’a plus de budget, on a des idées ». Et les bibliothécaires ne manquent jamais d’idées…

    La campagne de la Fondation UVSQ pour les bibliothèques

    Faire appel à du mécénat via une collecte de dons est complètement inhabituel pour les bibliothèques universitaires. D’ailleurs, la réaction du personnel des BU fut à l’avenant : certains étaient très sceptiques sur la réussite d’une telle entreprise, d’autres y étaient carrément hostiles craignant que cette ingérence du privé pour faire fonctionner un service public n’ait pour conséquence un désengagement de l’université dans le financement du fonctionnement et des missions de ses BU.

    La première réunion, en juillet 2014, qui met en présence directrice de la Fondation et membres du comité de direction, eut lieu dans un climat glacial. Celle qui réunit en septembre cette même directrice avec l’ensemble du personnel donne lieu à des réactions négatives, voire très hostiles. Pour la directrice de la DBIST, l’absence de budget étant certaine, la perspective d’obtenir éventuellement des financements par le biais d’une campagne de mécénat n’était pas à écarter par principe ; mais ce n’est pas aux bibliothécaires d’aller démarcher entreprises ou particuliers pour obtenir des dons. Par contre, expliquer en quoi consiste notre travail d’acquisitions, donner les bonnes informations sur nos besoins, laisser la liberté aux collègues de devenir des « ambassadeurs » de la Fondation, pourquoi pas ! Il faut redonner un peu d’espoir et de motivation aux équipes.

    La campagne de la Fondation commence en octobre 2014 avec une campagne de communication qui est très mal perçue par les enseignants de l’université. Comme les personnels des BU, les enseignants craignent qu’à terme l’appel à des dons se substitue définitivement à un budget de l’établissement pour l’achat d’ouvrages. La confusion entre Fondation et Direction des bibliothèques est faite par tous et il fallut alors faire preuve de pédagogie : beaucoup, même au sein de l’université, ne savaient pas ou n’avaient pas compris qu’aucun budget n’était attribué cette année-là pour les acquisitions d’ouvrages. Nous avons souvent rappelé le rôle de la Fondation à côté de l’UVSQ. Et surtout, nous avons insisté pour présenter cette campagne comme une action ponctuelle n’ayant pas vocation à remplacer un vrai budget, mais solution pour tenter de limiter les dégâts. En cela, la DBIST, la Fondation et la présidence de l’UVSQ ont tenu le même discours.

    Premier public ciblé dans cette campagne de la Fondation : les familles des étudiants ; il est vrai qu’à Versailles la situation sociale de certains d’entre eux le permet. Les parents sont ainsi nombreux à réagir, inquiets de l’avenir de l’université dans laquelle leurs enfants étudient, mais aussi sensibles au sujet même de la bibliothèque et des livres. Autres publics ciblés par la campagne : les partenaires de l’UVSQ et les entreprises des Yvelines. La Fondation, à travers sa directrice et ses ambassadeurs, va rencontrer ces donateurs potentiels. La bibliothèque n’est pas forcément le sujet auquel ils sont le plus sensibles, mais les liens existant depuis longtemps entre ces entreprises et l’UVSQ auront force de conviction.

    Ambassadeurs de la Fondation UVSQ

    Si nous avions décidé d’être ambassadeurs de la Fondation, c’était tout d’abord pour montrer l’intérêt que la bibliothèque portait à un projet mené pour elle par un acteur extérieur. Un certain nombre de collègues voyaient cette campagne de mécénat d’un mauvais œil. Ce n’était pas notre cas. Bien sûr, nous comprenions les risques que pouvaient impliquer des financements privés réguliers pour l’indépendance et la neutralité des choix documentaires. Mais cette campagne devait être ponctuelle. Nous étions sensibles aussi aux questions éthiques sous-jacentes. Était-il concevable en France de faire appel à la générosité des étudiants et de leurs familles pour pallier les faiblesses de budget de l’Enseignement supérieur ? Cependant, il n’y avait là rien de contraignant. Ensuite, restait le problème de l’impact de cette action sur l’image des bibliothèques. Au début, il y eut quelques maladresses dans la communication, qui suscitèrent à juste titre l’indignation du personnel et de la communauté universitaire. Mais, sur le long terme, aux yeux de la présidence, la bibliothèque en sortit comme un service incontournable, sachant mobiliser les énergies et les fonds en sa faveur. Enfin, surtout, par les sommes qu’elle allait rassembler, il nous semblait que cette campagne permettrait d’éviter des lacunes irréversibles dans nos collections, et donc de mieux remplir notre mission de mise à disposition d’une documentation pertinente. Ainsi, ce projet méritait qu’on lui témoignât de l’intérêt. Comment pouvait-il réussir sans adhésion de la principale intéressée ?

    Pour nous, personnels des bibliothèques engagés dans la campagne de la Fondation, il s’agissait également de permettre le dialogue entre les deux instances, le réseau des bibliothèques et la Fondation, en traduisant les besoins de la bibliothèque en des termes compréhensibles par des communicants étrangers aux problématiques de documentation. À plusieurs reprises, nous avons dû servir d’intermédiaires pour expliquer les enjeux d’une politique documentaire, tel le fonctionnement des acquisitions en bibliothèque universitaire. Les critères de sélection des documents, les contraintes des marchés publics et celles des logiciels de gestion des bibliothèques, les délais de traitement des collections… : autant de sujets techniques auxquels il fallait sensibiliser nos interlocuteurs. Nous avons aussi servi de guides de visites privées organisées à l’occasion de la soirée donnée pour remercier les donateurs. En tant que personnels, nous avions davantage de clés pour faire comprendre les espaces et leurs usages que n’en auraient eues les ambassadeurs étudiants. Être ambassadeurs, c’était donc pour nous aussi être des traducteurs.

    Une question demeure : cette campagne était-elle un événement isolé, ou bien s’agissait-il d’un élément révélateur d’une tendance de recours croissant au mécénat, que l’on constate déjà dans des bibliothèques étrangères et dans d’autres établissements culturels français ? La plaque des donateurs dévoilée lors de la soirée de la Fondation sera-t-elle bientôt perdue dans la masse des hommages à nos mécènes ?

    Karine Pellerin, bibliothécaire

    Aleth Tisseau des Escotais, conservateur

      La DBIST, de son côté, est sollicitée par la Fondation pour fournir des chiffres : quels sont nos besoins ? Certains domaines sont-ils prioritaires ? Ces données sont nécessaires lors des rencontres avec les donateurs potentiels : ils sont demandeurs d’éléments concrets.

      Les collègues en charge de la politique documentaire, qui avaient initié fin 2013 un gros travail de mise à jour du Plan de développement des collections (PDC) repartent des éléments de ce PDC pour indiquer, dans un tableau facilement compréhensible par le non-initié à la bibliothéconomie, les domaines couverts par les acquisitions de monographies, les collections prioritaires et donc les besoins budgétaires pour répondre à ces priorités. Deux collègues de catégorie A se sont portées également volontaires pour devenir « ambassadeurs » de la Fondation et contribuer à titre personnel à aider à la levée de fonds pour les BU.

      Peu à peu, les dons arrivent et l’équipe de direction de la DBIST suit ces arrivées via le compteur sur le site de la Fondation. Mais le chemin administratif pour que ces dons se concrétisent en budget sur le compte de la DBIST est un chemin complexe : la promesse de dons doit se transformer en don véritable, perçu alors par la Fondation. Les comptes de cette Fondation doivent être vérifiés avant que l’argent puisse être donné à l’université et mis sur la ligne budgétaire des bibliothèques. Ce n’est alors qu’en 2015, que ces dons se transforment en acquisitions d’ouvrages. 2014 restera une année sans entrée d’ouvrages, si ce n’est ceux liés à des factures que nous n’avions pas pu régler fin 2013.

      Un premier versement nous est fait en mars 2015, d’un montant de 33 480 € ; il sera suivi de deux autres : en juin, 56 755 €, et en septembre, 63 377 € (le dernier versement est attendu début 2016 : 26 400 €). Après une année blanche pour les acquisitions d’ouvrages, la DBIST a repris début 2015 ses achats avec deux sources de financement : l’université a rétabli un budget pour l’acquisition des livres, budget bien inférieur à nos besoins mais budget quand même. Et les apports successifs de la Fondation permettent un fonctionnement quasiment normal sur l’année budgétaire 2015. Le total de ces deux budgets permet de couvrir les parutions 2015 ; mais nous ne pouvons pas « rattraper » ce qui n’a pas été acheté en 2014.

      Les personnels de BU, si réticents au départ à l’idée de faire appel à du mécénat pour les acquisitions d’ouvrages, ont vu en 2015 la concrétisation des apports de cette campagne de dons. Les donateurs, avant de donner, avaient demandé des informations très concrètes sur notre fonctionnement et nos besoins. Il nous semblait légitime qu’ils puissent demander après coup des « preuves » des achats faits grâce à leur générosité. Il faut préciser cependant que peu de dons furent « fléchés » pour des achats dans un domaine défini.

      Un « budget Fondation » a été créé dans notre SIGB Aleph, parallèlement au budget habituel, qu’on pourrait appeler UVSQ. Nous avons fait faire un tampon « Fondation UVSQ » et tous les livres achetés via la Fondation ont été marqués avec ce tampon. Ainsi, nous pouvons éditer des listes des titres achetés sur budget Fondation, mais aussi donner à voir chaque livre acheté via l’opération de mécénat. Les parents donateurs furent très sensibles à cette attention-là lorsqu’ils vinrent à la bibliothèque pour la soirée de clôture de la campagne.

      Cette soirée de clôture et de remerciements avait été envisagée dès le début de la campagne. Elle eut lieu le 22 septembre 2015, à la BU de Guyancourt. À l’arrivée de chaque donateur, il leur fut remis une carte de bibliothèque factice, leur permettant de revenir à la BU et, s’ils le souhaitaient, se faire faire une véritable carte d’emprunteur. La soirée commença par des visites de la BU, aussi bien les espaces publics, que « l’arrière-boutique » : les bureaux, les espaces d’équipement et de traitement des ouvrages, et le magasin. La plupart des donateurs découvraient la BU pour la première fois. Les discours succédèrent aux visites et une plaque reprenant tous les noms de tous les donateurs fut dévoilée.

      Cette soirée a eu son importance pour l’image de l’université et la valorisation du rôle de la Fondation UVSQ mais elle fut capitale pour la DBIST car, pour la première fois, bibliothécaires et donateurs se retrouvaient ensemble, les premiers assez fiers de présenter leurs missions, leur travail, et les seconds heureux – les parents encore plus que les entreprises – de voir leur nom sur une plaque à l’entrée de la bibliothèque, étonnés de découvrir le back-office et fiers d’avoir contribué à leur manière au développement des collections.

      À la recherche de nouveaux modes de financement

      La soirée de remerciement des donateurs a eu un autre effet : faire prendre conscience aux bibliothécaires que, grâce aux dons, nous avions pu assurer notre mission : acquérir de la documentation et la mettre à la disposition de notre public étudiant. Même si c’est le mécénat qui a permis cela, même si nous n’étions pas d’accord initialement avec ce mode de financement.

      Les étudiants eux-mêmes avaient accepté, et sans doute plus rapidement que les bibliothécaires, cette campagne de dons : de nombreux étudiants avaient choisi de devenir ambassadeurs de la Fondation et leur travail de communication en direction de leurs camarades a certainement beaucoup contribué à sensibiliser les parents. Certains ont mis à disposition de la Fondation le carnet d’adresses et le réseau de relations de leurs familles. Les étudiants étaient également de bons « commerciaux » allant avec la responsable de la Fondation démarcher les grandes entreprises : ils travaillaient pour eux-mêmes, pour leur réussite. Ils ont toujours apporté leur soutien aux bibliothèques et aux bibliothécaires dans la crise de l’année 2014. Ces étudiants, dont on pense que la BU ne leur sert que de lieu de rendez-vous, ou que l’on a l’impression de passer notre temps à rappeler à l’ordre – « Parlez moins fort ! Ne buvez pas votre café dans la bibliothèque ! » –, se sont réappropriés leurs BU en les défendant via la presse, via le conseil d’administration, ou en s’investissant dans la campagne de la Fondation. Certains enseignants-chercheurs ont été aussi de bons relais dans la défense de la BU, même si leur rôle dans la campagne de mécénat est sans doute moins évident.

      Pour les collègues encadrants et pour la directrice, une certitude désormais : si nous voulons continuer à avoir des projets et à les réaliser, nous ne pouvons plus tout attendre du budget annuel que nous donne l’université. Une bonne dose d’imagination, une certaine force de conviction et la capacité à saisir les opportunités : voilà les ingrédients nécessaires dans ce contexte de restrictions budgétaires. Ne pas fermer non plus certaines portes, juste parce qu’elles heurtent nos principes et nos habitudes, mais voir comment cela pourrait servir les intérêts des communautés pour lesquelles nous travaillons : les étudiants et les enseignants-chercheurs de nos universités.

      Après, ou en parallèle de la campagne de mécénat, nous avons expérimenté d’autres « solutions ». Début 2015, alors que nous n’avions encore aucune idée du budget qui nous serait accordé, nous avions un anniversaire à fêter : celui des 10 ans de la BU de Saint-Quentin-en-Yvelines. Mais comment faire un anniversaire avec rien ? La BU ayant une place particulière dans la communauté d’agglomération de Saint-Quentin-en-Yvelines, les collègues sont partis à la recherche de partenariats au sein de cette communauté : les commerçants, les établissements d’enseignement, les professionnels existants autour de la BU. Par exemple, non loin de la BU se trouve le lycée hôtelier de Guyancourt : nous les avons contactés ; ils ont vu dans cette fête d’anniversaire où seraient présents des représentants de la ville et de la communauté d’agglomération une opportunité pour valoriser leur lycée et leurs élèves ; ils ont réalisé gratuitement des gâteaux d’anniversaire et envoyé deux élèves avec leur enseignant pour faire le service. Autre exemple : quelques jours avant cette soirée anniversaire, nous avons été contactés par un photographe, résidant à côté de la BU. Il connaissait bien la bibliothèque, en appréciait l’architecture et cherchait à réaliser un film dont il puisse se servir pour faire la promotion de ses compétences. Nous cherchions à valoriser notre bibliothèque et à marquer cet événement des 10 ans, nous sommes convenus avec lui d’un échange de services : il réalisait un film sur la BU de Guyancourt et nous le laissions exploiter ce film pour faire sa propre promotion. Nous acceptions ainsi de devenir une sorte de laboratoire pour son expérimentation.

      Grâce à lui et à cet accord, nous avons désormais deux films sur la BU de Guyancourt : financièrement, cela n’a rien coûté ni à la BU ni à l’université ; par contre, c’est un formidable outil de promotion de la bibliothèque et des services qu’elle offre  1.

      La crise nous a convaincus de chercher tous les moyens pour réaliser nos projets : nous envisageons maintenant de refaire appel à la Fondation UVSQ, mais pour nous aider à financer un projet de réorganisation de la BU de Saint-Quentin afin de l’adapter davantage à une logique de Learning Centre. De même, contacter des fournisseurs de mobiliers de bibliothèque ou de matériel et leur servir de vitrine ou de laboratoire afin de les aider à commercialiser leurs nouveautés est une piste que nous aimerions explorer. Nous avons également répondu à la proposition de la Commission du film en Ile-de-France : cette commission est à la recherche de lieux intéressants pour des tournages et nos locaux sont ainsi entrés dans leurs bases de données, même si pour le moment nous n’avons pas été sollicités pour un tournage.

      La crise de 2014 nous a aussi fait prendre conscience que la communication sur les bibliothèques devait être sérieusement revue et non pas laissée de côté comme nous le faisons trop souvent. Dans les BU, nous proposons beaucoup de services mais nous ne savons absolument pas communiquer sur ces services, les valoriser et, par là, valoriser nos établissements. La BU reste souvent cantonnée à une image un peu figée de supermarché de livres, mais pas à celle d’un service très novateur. Or, au sein des universités, les BU sont certainement les services qui ont le plus évolué ces quinze dernières années. Pour celles de l’UVSQ, quel chemin parcouru grâce à l’opportunité tout d’abord de s’installer dans de beaux bâtiments, à Guyancourt en 2005 et à Versailles en 2013, ce qui ne s’est pas fait sans une véritable politique de conduite du changement ! En parallèle, les projets n’ont pas manqué et leur succès est lié à une évolution des missions des agents et à une montée en compétences de tous. Le rapport d’activité 2014 a démontré que malgré les coupes budgétaires importantes, la DBIST avait maintenu une activité importante, toujours au service de ses usagers.

      Nous devons faire connaître cette activité et défendre notre place au cœur même de l’activité de l’université : soyons des « ambassadeurs », à l’image de ceux de la Fondation, inventifs et convaincants, nous appuyant toujours sur les relais que sont les étudiants et les enseignants-chercheurs, surtout ceux présents dans les conseils. Il nous faut apprendre à nous valoriser sans nous marginaliser, mais en nous adaptant aux exigences de l’université et à son nouveau mode de fonctionnement induit par les lois LRU et plus récemment ESR. Penchons-nous sur nos organigrammes et repensons-les pour les adapter à ces évolutions : celui de la DBIST a été refait en 2015, et y figurent désormais un pôle des services à l’enseignement et un pôle des services à la recherche, cohérent en cela avec les deux axes de l’université.

      Mais nous avons souhaité aussi la création d’un pôle de la promotion des services et des partenariats, en charge, d’une part, de la communication et, d’autre part, de la qualité. Celle-ci peut être un outil d’amélioration de nos services mais elle peut être aussi un outil de management : savoir s’évaluer, évaluer les services mis en place pour les faire évoluer mais aussi pour manager les équipes de façon plus concrète et surtout de façon plus motivante pour les agents eux-mêmes. La démarche qualité permet de prendre de la hauteur, du recul sur ce que chacun fait ; elle peut aider les agents à faire évoluer leurs pratiques ; mais surtout, la démarche qualité peut leur faire prendre conscience que notre activité ne dépend pas que d’un budget, même si celui-ci reste important et que son insuffisance peut être bloquante.

      Communication et démarche qualité sont appelées à se développer dans les bibliothèques universitaires et nous sommes convaincus qu’il faut mettre des forces vives sur ces missions, afin que nous connaissions mieux nos atouts et nos faiblesses et que nous donnions à voir notre travail aux publics auxquels il est destiné. Mais surtout, ce sont des outils à exploiter dans le dialogue avec nos tutelles universitaires pour sauvegarder les budgets pour la documentation, même s’il est possible de compléter ces derniers par d’autres sources de financement. Et nous pouvons appliquer aux bibliothèques cette réflexion de Jean Monnet : « Les hommes n’acceptent le changement que dans la nécessité et ils ne voient la nécessité que dans la crise. »