L'opposition millénaire archives/bibliothèques a-t-elle toujours un sens à l'ère du numérique ?

Cet article analyse les relations, autrefois claires et binaires entre archives et bibliothèques, puis l’irruption d’un troisième larron, la documentation. Il s’interroge sur les conséquences du séisme numérique dans la production de documents, leur statut, leur masse, leur organisation et sur l’évolution du cycle de vie de l’information. Il conclut sur la permanence, malgré l’évolution technique et sociale, d’une dualité de finalité et d’objectifs entre bibliothèques et archives.

The article sets out to analyse the relationship between archives and libraries, which was clear and distinct until documentation arrived as a new category, blurring the boundaries. The author studies how the advent of the digital era shaped the way documents are produced, their status, quantity, and organisation, and how the life cycle of information has evolved. She concludes that technological and social changes have not abolished the frontier between the use and objectives of libraries and archives.

Dieser Artikel analysiert die einstmals klaren und binären Beziehungen zwischen Archiven und Bibliotheken, dann das Eindringen eines lachenden Dritten, der Dokumentation. Er stellt sich Fragen über Konsequenzen der digitalen Erschütterung auf Medienproduktion, ihren Status, ihre Masse, ihre Organisation und über die Weiterentwicklung des Lebenszyklus der Information. Er schließt ab mit der Fortdauer eines Dualismus der Zweckbestimmung und der Ziele zwischen Bibliotheken und Archiven trotz der technischen und sozialen Weiterentwicklung.

Este artículo analiza las relaciones, antaño claras y binarias entre archivos y bibliotecas, enseguida la irrupción de un tercero en discordia, la documentación. Se interroga sobre las consecuencias del sismo digital en la producción de documentos, su estatuto, su masa, su organización y sobre la evolución del ciclo de vida de la información. El artículo concluye sobre la permanencia, a pesar de la evolución técnica y social, de una dualidad de finalidad entre bibliotecas y archivos.

Cet article est un libre propos autour de la notion d’archives et de la notion de bibliothèque après trente-cinq ans d’études et d’expérience professionnelle dans le monde de l’écrit et de la mémoire, période marquée au niveau international par la révolution numérique et les changements qu’elle n’a pas encore fini d’opérer.

Nourrie de la triple opposition archives/bibliothèque – opposition formelle (la liasse manuscrite face au livre imprimé), méthodologique (la diplomatique et la codicologie) et professionnelle (les conservateurs des archives étaient naguère encore bien séparés des conservateurs des bibliothèques) –, je suis aujourd’hui confrontée quotidiennement à des écrits qui ne sont ni manuscrits ni imprimés, j’utilise des méthodes qui sont d’abord dictées par la réalité du numérique, je croise de nombreux professionnels qui s’occupent d’archives et de bibliothèques sans être conservateurs… De quoi y perdre mon latin !

Il n’y a qu’une chose qui ne change pas, c’est le changement, a fortiori lors des révolutions. Mais qu’est-ce qui a vraiment changé ? Le sens des mots ? La réalité des choses ? Leur représentativité dans la société ? Les usages ? Les professions ?

Archives et bibliothèques : un couple millénaire

Les archives et les bibliothèques ne remontent pas tout à fait à l’invention de l’écriture mais sont apparues dès que les écrits ont été suffisamment nombreux pour qu’on leur assigne une place spécifique dans les palais puis dans les villes. Car la première caractéristique des archives et des bibliothèques est bien la création d’un lieu dédié à l’organisation d’un ensemble de supports d’écriture pour faciliter leur gestion, c’est-à-dire leur conservation et leur consultation. C’est la notion que l’on trouve dans la définition classique et étymologique du mot bibliothèque (« lieu où est rangée une collection de livres ») et dans un des sens du mot archives (« lieu où l’on conserve des archives »), les archives étant une collection de pièces et titres. L’usage du mot collection (résultat d’un regroupement) dans l’un et l’autre cas vient conforter l’importance de la dimension physique et de la visibilité du regroupement  1.

Cela étant dit, archives et bibliothèques sont deux choses bien distinctes. La différence entre les deux collections tient avant tout à la finalité des écrits qui les composent. Les bibliothèques sont constituées d’écrits dont le but est, dès l’origine, de transmettre des connaissances à un public, de faire connaître des faits ou des idées, de première main ou reformulés, à une communauté scientifique ou apprenante, dans un but collaboratif, prosélyte, lucratif ou pédagogique, dans tous les domaines de connaissance : religion, philosophie, sciences, techniques, poésie… ; la bibliothèque se compose de livres qui sont des objets finis, identifiés, mis à disposition. À l’opposé, les archives sont constituées d’écrits qui fondent le droit des personnes et la mémoire administrative, autrement dit des traces de l’activité qui légitiment le pouvoir ; ces traces peuvent être publiques (les lois, les décisions officielles) ou confidentielles (les accords, les rapports) ; elles sont prioritairement des traces validées, signées, datées.

Archives et bibliothèques ne s’opposent pas réellement ; elles articulent leurs rôles spécifiques dans une vaste mémoire. Le Dictionnaire de l’Académie française de 1835 donne une formule très éclairante de cette relation, à l’article Bibliothèque : « On appelle les bibliothèques, les archives du génie, du savoir. » Logiquement, le critère de regroupement des bibliothèques est la pertinence des écrits aux yeux du responsable de la bibliothèque chargé des acquisitions ; le critère de constitution des fonds d’archives est la provenance, chaque personne ou entité ayant ses archives qui ne peuvent être celles du voisin.

Pendant des millénaires, la dualité archives-bibliothèques s’est épanouie sans ambiguïté. On trouve dans de nombreuses bibliothèques diverses éditions de : la Bible, l’épopée de Gilgamesh, l’Odyssée, la République de Platon, la Somme de saint Thomas d’Aquin, Le prince, La princesse de Clèves, L’esprit des lois, Manon Lescaut… On trouve dans un seul lieu d’archives : la (fausse) donation de Constantin, les contrats de mariage d’Anne de Bretagne, le journal de chasse de Louis XVI, etc.

Il n’est pas anodin de constater que la différence entre archives et bibliothèques se traduit dans la forme même des documents et dans les pratiques d’écriture. La dimension et les supports diffèrent, l’écriture également, la reliure, la façon de numéroter les pages, les abréviations. Elle se poursuit dans les méthodes de gestion des collections : les plans de classement de bibliothèques et d’archives ne sont pas les mêmes, le thématique l’emporte dans les bibliothèques, le chronologique dans les archives. En revanche, archives et bibliothèques ont divers points communs, par exemple, le fait d’avoir bénéficié des techniques d’imprimerie (même si cela est plus manifeste pour les livres que pour les actes), ou encore, le fait d’avoir un « sanctuaire » pour la partie la plus sensible des collections : documents vitaux et confidentiels dans le coffre des archives, ouvrages précieux ou licencieux dans la réserve de la bibliothèque.

Pendant des millénaires, archives et bibliothèques se partagent en bonne intelligence l’essentiel de la production écrite. Il n’y a pas de concurrence ; tout document a vocation, pour peu que son contenu présente un intérêt, à gagner le lieu-archives ou le lieu-bibliothèque, selon un circuit assez naturel inscrit le plus souvent dans la typologie des documents. Bien sûr, il y a au fur et à mesure du temps quelques interférences : par exemple les plans d’un immeuble peuvent hésiter dans leur destination ; tout dépend de la position institutionnelle du détenteur des documents et du poids de son regard, s’il les voit comme le support d’une construction précise, ou comme le support d’un style d’architecture. Mais ces exceptions ne font guère que confirmer la règle : les traces des activités qui engagent la responsabilité et sont nécessaires à la gestion des biens et des personnes sont destinées aux archives ; les sources formalisées de la connaissance sont accueillies dans les bibliothèques. Archives et bibliothèques en viennent peu à peu à élargir le spectre de documents conservés, avec de nouvelles formes et de nouveaux supports issus des techniques d’impression et de dessin, mais aussi selon le degré d’achèvement des objets : manuscrits d’ouvrages publiés ou non publiés pour les bibliothèques, documents préparatoires de textes officiels aboutis ou non aboutis pour les archives. Par ailleurs, les archives créent leur propre bibliothèque ; les bibliothèques produisent leur propre fonds d’archives. Tout va bien.

Le troisième larron : la documentation

Donc, tout allait bien dans la relation archives-bibliothèques, lorsque, sous l’influence du progrès technique et technologique, la documentation s’est immiscée entre les deux.

La documentation est une des conséquences de la démultiplication des acteurs de l’écrit, et donc de la matière écrite, depuis environ un siècle. Le nombre des acteurs et des utilisateurs d’archives et de livres a augmenté de façon exponentielle, en raison du développement économique, juridique, politique et culturel des sociétés. L’écrit se démocratise. Il n’est plus une affaire de spécialistes ou d’initiés.

Le développement technique et technologique favorise toujours plus la production de nouveaux documents. Plusieurs siècles après l’invention de l’imprimerie, la photographie, l’enregistrement du son, les images animées, la capture des signaux, engendrent de nouvelles formes de documents pour transmettre le savoir ou étayer des dossiers : les Archives de la planète d’Albert Kahn, les dossiers médicaux de la seconde moitié du siècle avec les radios et les électrocardiogrammes, pour ne prendre que deux exemples. La reproduction mécanique des documents, en particulier le photocopieur dans la seconde moitié du XXe siècle, offre des possibilités sans précédent pour manipuler des documents en dehors des bibliothèques et des archives. La copie nourrit la documentation. Du reste, on ne collecte pas la documentation (comme on le fait des archives ou des livres) ; on la rassemble.

L’histoire de la documentation (discipline assez hexagonale au demeurant) est associée aux noms de Paul Otlet et Henri Lafontaine avec leur grand projet de Répertoire bibliographique universel et la création de la Classification décimale universelle (CDU), deux démarches proches du monde des bibliothèques  2. On note au passage que le rêve encyclopédique a hanté plus d’un bibliothécaire au cours des âges et peu d’archivistes.

Mais aujourd’hui, le métier de documentaliste (associé à la documentation comme celui d’archiviste est associé aux archives et celui de bibliothécaire aux livres) a délaissé ces ambitions universelles et se positionne d’abord comme un service à l’utilisateur. Le bibliothécaire catalogue, l’archiviste trie, et le documentaliste cherche pour un tiers. Cette formule lapidaire n’est pas une caricature. Elle veut juste mettre en évidence la place qu’ont prise ces dernières décennies les centres de documentation, à côté et en dehors des archives et des bibliothèques. Le documentaliste cherche pour les utilisateurs qui ne savent pas chercher ou qui n’ont pas le temps de le faire (population qui n’existait pas autrefois). La documentation s’intéresse aux contenus et non aux objets livres ou aux actes originaux (et elle peut le faire grâce aux facilités de production et de reproduction de la fin du XXe siècle). La documentation a partie liée avec l’informatique dont elle exploite les outils pour trouver plus vite, plus juste, au plus près de ses utilisateurs. Le documentaliste est essentiellement un intermédiaire entre les documents, toujours plus nombreux et variés, et leurs utilisateurs potentiels, toujours plus pressés et souvent désemparés devant la masse documentaire.

La documentation « prend des parts de marché » aussi bien aux archives qu’aux bibliothèques, de par sa proximité avec les utilisateurs qui apprécient d’avoir un document rapidement, peu importe que ce ne soit qu’une copie ou un extrait, dès lors que l’information répond au besoin. Mais la documentation a surtout un statut propre, au travers de tous les documents qu’elle gère qui ne sont ni des livres ni des archives traditionnels mais plutôt des documents entre-deux, des documents qui tracent une activité mais que leurs auteurs ou détenteurs ne voient pas comme des archives, ou des documents qui présentent des connaissances mais qui n’ont pas été formalisés et finalisés dans une publication, ou qui souvent ne sont que des copies, n’ont pas le statut d’original ou d’exemplaire qui caractérisait initialement les documents d’archives et les livres de bibliothèque.

La photocopieuse puis la bureautique (l’ordinateur individuel) font naître de nouveaux gisements documentaires, en dehors des institutions patentées, par exemple, les fonds associatifs où l’on regroupe, hier dans des armoires, aujourd’hui sur des sites internet, tout document, quelles que soient sa forme et sa provenance, dont le contenu concerne l’association, son objet ou ses membres. Indice précurseur d’une dérive en marche, on appelle volontiers archives ces groupes documentaires bien qu’ils n’aient pas été produits et reçus dans l’exercice de l’activité associative (définition des archives) et seulement pendant l’exercice de cette activité.

La littérature grise s’impose ainsi comme un pilier des centres de documentation d’entreprise : il s’agit des publications internes qui échappent au circuit du dépôt légal, l’agent rabatteur des bibliothèques. Ceci expliquant cela, les documents « gris » sont parfois incomplets au regard des exigences du livre et du document d’archives : l’auteur n’est pas précisé, il n’y a pas d’éditeur ou de commanditaire, le titre est parfois sibyllin, la pagination absente, et on cherche vainement la date dans le corps du document ; tous ces éléments sont évidents pour ceux qui les produisent le jour où ils les produisent et ils n’éprouvent pas le besoin de le préciser : on commence à vivre dans l’immédiateté…

Une autre notion apparaît alors, celle de la fraîcheur de l’information : la documentation se doit d’exploiter les documents les plus récents. L’utilisateur, dans son travail, a besoin de données techniques ou administratives « à jour » : on ne prend pas de décision sur la base de chiffres qui ne sont pas actualisés. Mais déduire de là que la valeur d’un document réside prioritairement dans sa date (à supposer qu’il en ait une !) est une idée reçue perverse. C’est confondre la connaissance et l’information.

La documentation vise tout support qui informe l’utilisateur des faits et expressions d’un maximum d’acteurs sur les sujets susceptibles de l’éclairer dans son travail. La documentation n’est pas un support de connaissance universelle et atemporelle mais un support d’information immédiate pour une action précise. De ce point de vue, la documentation s’inscrit dans la société de consommation et justifie pleinement le métier de documentaliste en tant que spécialiste de la recherche des sources d’information et professionnel de leur mise à disposition des utilisateurs, au travers d’outils spécifiques (logiciels documentaires) et de techniques ad hoc (indexation, classement, requêtes, diffusion ciblée…).

Le centre de gravité de l’écrit s’est déplacé de la collection pérenne vers l’utilisateur autour de qui se construit le service documentaire. À côté des collections qui structurent la connaissance et la mémoire, l’information s’installe et prend de plus en plus de place, sans qu’un lieu bien défini lui soit attribué ; elle occupe par défaut le reste de l’espace.

Faites vos jeux, rien ne va plus !

En dissociant l’information de son support, le numérique consacre bien évidemment la prédominance du contenu sur l’objet. En même temps, il instaure la primauté des outils dans la gestion de l’information, avec la dictature du logiciel qui domestique les utilisateurs. L’outil est un intermédiaire obligé de production et surtout d’accès à l’information : un intermédiaire très serviable et infatigable si on se plie à ses règles ; un machin muet et obtus si on ne sacrifie pas à ses désirs.

Bien plus que l’informatique en tant que telle (qui transforme le document en données), ce sont les réseaux numériques qui donnent un énorme coup d’accélération à la démocratisation de l’écrit, en facilitant la production de traces et d’expressions les plus diverses de tous les temps : photographies géolocalisées, enregistrement et sauvegarde du moindre fichier, démultiplication fulgurante d’un tweet, échanges instantanés sur outils collaboratifs ou des sites internet et ainsi de suite.

Internet est plus qu’une révolution. C’est un séisme ! L’organisation de la trace et du savoir est plus que chamboulée. Des montagnes se fissurent, des lacs se forment, des avenues très fréquentées deviennent des no man’s lands, de nouvelles affluences se font jour, les repères changent. Les mots tentent de s’adapter mais attrapent surtout le tournis…

Le numérique réactive forcément le rêve d’universalité du savoir, ou du moins des sources de connaissance avec des initiatives telles qu’Internet Archive ou la bibliothèque numérique mondiale de l’Unesco, parmi bien d’autres. Chaque site internet a ses « Archives » qui ne sont qu’un empilement chronologique de ce qui a plus d’une semaine ou un mois, sans lien avec ce que sont les archives dans leur essence. Les archives ouvertes accueillent et mettent à disposition des publications ou des pré-publications de recherche ; il s’agit en réalité de bibliothèques et aucunement d’archives dans le sens d’il y a quelques décennies. La Bibliothèque nationale de France « archive » le web, au grand dam de certains archivistes qui se sentent dépossédés de leurs prérogatives…

Depuis quelques décennies, le mot archive au singulier connaît une faveur dans les milieux des sciences de l’information et de la communication, faveur globalement équivalente à la défaveur du mot archives au pluriel dans le monde de l’entreprise  3. Le dernier congrès de l’Association française des enseignants et chercheurs en cinéma et audiovisuel, en juillet 2012, en fournit un exemple parmi d’autres. On peut lire dans le programme : « Des sources aux réseaux : tout est archive » et « Quand le document devient-il archive ? Internet a-t-il dévalué l’importance de l’archive ? Les fonds traditionnels sont-ils “dépassés” par les nouvelles formes d’archives ? », ou : « Comment faire face à l’immensité des archives, encore accrue par Internet ? Comment leur donner sens et les utiliser au mieux, en évitant qu’elles limitent la liberté de réflexion et d’interprétation ? L’archive fait-elle le chercheur ? 4 »

Si l’on s’en tient à la terminologie, archives et bibliothèques ont tendance à se rejoindre, à se confondre dans la même réalité de ressources pour la recherche. À cet égard, la fusion en 2004 de la Bibliothèque nationale du Canada et des Archives nationales du Canada est significative : les administrateurs de ces institutions « ont compris que, la frontière traditionnelle entre les archives et les bibliothèques étant de plus en plus floue, il est temps pour les deux institutions de devenir une ressource unique au service de l’ensemble des Canadiens 5 ». Rien ne justifie de limiter ce constat au Canada ; il est naturellement extensible à tous les pays. Il convient toutefois de préciser que le mot archives doit s’entendre ici au sens d’archives historiques (comme pour les Archives nationales de France), même si ladite institution est également compétente pour la « gestion de l’information » dans les services du gouvernement. Pour rebondir sur l’illustration de la définition de bibliothèque citée au début de l’article, on pourrait suggérer à une prochaine version du Dictionnaire de l’Académie française cette formule : « Les archives historiques sont la bibliothèque de l’histoire. »

S’en tenir à ce constat est oublier l’impact du numérique sur les processus de fabrication des archives et des livres. Tout écrit, toute trace, tout enregistrement numérique, n’a pas vocation à devenir un document de référence, un document à partager, un document à conserver. Ce qui différencie le monde numérique du monde d’avant n’est pas le support mais la masse, la masse informelle, la masse de graisse informationnelle qui provoque l’infobésité  6. Contrairement à ce qu’on entend souvent, l’enjeu majeur n’est pas l’enjeu technique de la conservation numérique, pour laquelle il existe des réponses technologiques satisfaisantes et en progrès. L’enjeu est organisationnel, politique, managérial, social avec la nécessité de qualifier l’information, de sélectionner celle qui a du sens, de détruire celle qui n’apporte rien. Ce qui a changé, c’est que nous sommes passés d’un désert de l’écrit où chaque brin de document était précieux, à une jungle d’informations luxuriante et menaçante à la fois. Ceci vaut pour les bibliothèques en tant que collection des sources du savoir, comme pour les archives en tant que traces de l’activité.

Le point d’attention dans ce nouveau monde de l’information est sans doute moins l’organisation des lieux numériques de connaissance que l’organisation des processus numériques de production de traces pertinentes, un accompagnement responsable du cycle de vie de l’information (conception, production, qualification, diffusion, sélection, conservation, destruction), d’abord pour assurer la protection des personnes physiques ou morales, ensuite pour nourrir les sources du savoir collectif. C’est tout ce pan de la gestion de l’information que la mode appelle « gouvernance de l’information » mais qui dans le fond n’est qu’une e-adaptation du sens initial des archives (traces écrites des droits et de la mémoire métier mises en sécurité et conservées), modernisé entre-temps par les Anglo-Saxons avec le records management 7.

Conclusion

Le numérique s’installe, est déjà installé, et il serait illusoire de le refuser. La forme et l’usage des livres s’en trouvent profondément modifiés ; la forme et l’usage des archives aussi. Mais les mots traditionnels d’archives, de bibliothèque, de documentation, se prennent les pieds dans le tapis. Oui, les archives historiques et les bibliothèques se rejoignent dans la fonction de ressources culturelles et scientifiques, de support de connaissance, de patrimoine commun, mais toutes les archives ne sont pas historiques, et l’empilement anarchique de textes et d’images ne constituent pas une bibliothèque.

L’écrit (au sens large de discours ou témoignage enregistré sur un support, avec du texte, du son et/ou de l’image) perdure obstinément dans ses deux dimensions atemporelles, celle de support de l’activité au travers des actes, des décisions, des contrats et de tous les documents et données de gestion qui les justifient, et celle de support de l’expression des idées et des connaissances. Archives et bibliothèques ont fondamentalement pour rôle d’organiser ces deux dimensions, de construire des collections au service de la connaissance et de la mémoire, avec discernement, c’est-à-dire sans mélanger au matériau de construction les mauvaises herbes qui traînent par là et les gravats alentour.

L’opposition ou, plus exactement, la différenciation millénaire entre la mémoire des actes qui engagent vis-à-vis des tiers (sens initial du mot archives) et les collections organisées d’ouvrages sources du savoir (sens initial de bibliothèque) est donc plus que jamais pertinente. L’opposition n’est plus dans le support (elle ne l’a finalement jamais vraiment été) ; elle est et elle reste dans la finalité de l’écrit, dans le statut des documents vis-à-vis de leurs auteurs et de leurs utilisateurs, dans le financement de la gestion, dans les objectifs et les risques de l’organisation et de la gestion de l’écrit pour les générations à venir.

Face à ce constat, les querelles corporatistes sont stériles. L’urgence est de redéfinir les métiers de l’information autour de valeurs immuables des civilisations de l’écrit : la trace des responsabilités et la diffusion du savoir, sans négliger la formation et l’assistance des utilisateurs. •

Août 2012