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Nouveau dépôt des thèses, nouveau positionnement pour les bibliothèques ?

Les retours d’expérience des services communs de la documentation de Lille 2 et Valenciennes

Perrine Cambier-Meerschman

Solenn Bihan

Sabrina Granger

L’adoption du dépôt électronique national des thèses  1 joue le rôle de catalyseur pour les bibliothèques en les incitant à redéfinir leur positionnement par rapport à la recherche. Les bibliothèques, en tant qu’actrices réglementaires du dépôt, du signalement, de la reproduction, de la diffusion et de la conservation des thèses selon l’arrêté du 7 août 2006  2, jouent de fait un rôle central dans la mise en place du nouveau circuit.

Comment la dynamique induite par l’adoption du dépôt électronique des thèses peut-elle se traduire sur le terrain pour les bibliothèques ? Les exemples des services communs de la documentation (SCD) de Lille 2  3 et de Valenciennes  4 en constituent deux illustrations. À Lille 2, la mise en place du dépôt électronique des thèses a permis au SCD de rationaliser le circuit, de renforcer sa visibilité auprès des autres services de l’université et de valoriser des compétences parfois méconnues. En effet, le passage au dépôt électronique des thèses a exacerbé les problématiques liées à la production et à la diffusion de l’information scientifique et technique. Or, si le SCD est clairement reconnu comme un fournisseur de documentation, il est en revanche plus difficilement identifié comme un partenaire de la production scientifique. Le retour d’expérience du SCD de Lille 2 montre aussi comment l’offre de formation s’est adaptée à l’évolution induite par le dépôt électronique des thèses.

Le cas du SCD de Valenciennes met lui en lumière une forme de partenariat où les relations entre bibliothèque, doctorants et services de l’université se jouent au quotidien. À l’heure de la « désintermédiation  5 », des liens se renouent grâce au projet de dépôt électronique des thèses.

Le SCD et le dépôt électronique à Lille 2 : de l’ombre à la lumière

À l’université de Lille 2 comme dans beaucoup d’autres établissements, la mise en place du dépôt électronique des thèses a été pilotée par le service commun de la documentation. En effet, la bibliothèque est apparue assez naturellement comme légitime pour assurer cette nouvelle fonction : d’abord, en raison de son statut de service commun de l’université ; ensuite, grâce à son expertise reconnue en matière de signalement normalisé et de communication efficace des documents ; enfin, grâce à une longue expérience de collaboration au sein d’un réseau national sous l’égide de l’Agence bibliographique de l’enseignement supérieur (Abes)  6.

Traditionnellement, c’était le SCD qui assurait le signalement des thèses. Aujourd’hui encore, via le rôle de correspondant Star  7, c’est le SCD qui paramètre et sélectionne les métadonnées de la thèse, dans le respect de la recommandation TEF  8. En outre, il répartit entre ses partenaires les différents rôles dans la saisie des données : en l’occurrence, à Lille 2, les données administratives sont saisies par les écoles doctorales et importées automatiquement dans Star avec l’aide du centre de ressources informatiques (CRI) qui gère le logiciel de gestion de scolarité.

Le SCD gérait certes déjà les modalités de conservation et de diffusion des thèses (thèse confidentielle, disponible ou non pour le prêt entre bibliothèques, envoi à l’Atelier national de reproduction des thèses – ANRT,...), mais cette tâche était souvent méconnue des doctorants, voire des écoles doctorales elles-mêmes : d’aucuns se représentaient les exemplaires déposés au SCD comme des documents destinés à prendre la poussière sur une étagère au fond d’un magasin.

À Lille 2, les doctorants doivent désormais prendre rendez-vous avec le bibliothécaire référent pour venir déposer leur thèse et préciser leur choix quant à sa diffusion en ligne  9. C’est l’occasion pour le bibliothécaire d’avoir un contact direct avec les doctorants, d’expliquer l’importance du dépôt et du signalement, et de présenter les différentes modalités de diffusion prévues à Lille 2. Enfin, le correspondant Star représente l’université auprès de l’Abes et des autres établissements par le biais du réseau des correspondants Star.

La mise en place du nouveau circuit des thèses s’est donc traduite à l’université de Lille 2 par une reconnaissance des compétences déjà exercées précédemment par le SCD, une meilleure visibilité de son action et une légitimité renforcée par rapport à ses partenaires tant au sein de l’université (scolarités, informaticiens, doctorants) qu’à l’échelle régionale (écoles doctorales) et même nationale (réseau des correspondants Star).

La formation des doctorants : du consommateur au producteur

Le travail entre l’école doctorale 74 des sciences juridiques, politiques et de gestion  10 et la bibliothèque de droit-gestion du SCD de Lille 2 est aujourd’hui fort de plusieurs années de collaboration. Inscrites au catalogue des formations de l’école doctorale depuis 2006, obligatoires pour tout doctorant inscrit à l’ED 74 depuis la rentrée 2009-2010, deux formations ont été d’abord mises en place, dans le droit fil des sessions établies dans les années antérieures de la scolarité, pensées comme un cycle de formation. La première consiste à former à la maîtrise des outils documentaires disciplinaires de niveau recherche. La seconde vise à sensibiliser les doctorants à la rédaction de la bibliographie, en appréhendant les normes à partir d’exercices pratiques. Une troisième, facultative et plus récente, propose la prise en main du logiciel de gestion bibliographique Zotero.

Ces formations déterminantes, pérennisées grâce au travail d’écoute et de dialogue entre le SCD et l’école doctorale, restent marquées du sceau de la formation à la recherche et à la méthodologie documentaire : le bibliothécaire est un formateur, cela ne surprend (presque) plus personne, qui a pour but de former des doctorants en demande de formation. Sa légitimité à prendre en charge ces questions a été acquise au fil des ans.

La possibilité de voir son travail diffusé en ligne, notamment pour les thèses, marque un tournant déterminant dans le statut du doctorant : de consommateur d’informations, il passe de manière concomitante à celui de producteur d’informations – et cela sans même compter sur les incitations nombreuses à publier pendant et après son travail de thèse.

Cette bascule statutaire interroge nécessairement le travail du bibliothécaire-formateur. En effet, ce dernier doit trouver des réponses à ces nouveaux besoins induits par une évolution même du « métier » de doctorant. L’éventail des nouvelles interrogations est très large, et s’étend de « Comment faire pour proposer un article à une revue ? » à « Comment connaître l’impact de mon travail dans d’autres publications ? ». Autant de questions auxquelles le bibliothécaire-formateur est sensibilisé par sa connaissance de la naissance et du traitement du document et de l’information, mais pour lesquelles il entre en concurrence directe avec les éditeurs, les juristes, les enseignants, les doctorants eux-mêmes.

Comment alors traduire ces questions par des contenus de formations ? Doit-on former selon les modalités adoptées pour les formations décrites plus haut (le format classique du TD méthodologique) ? Et, surtout, comment rester dans ce contexte un acteur efficace de la formation des doctorants ? La réponse du SCD de Lille 2, se veut, en la matière, pragmatique. Le bibliothécaire, s’il est formateur, n’est pas un enseignant, pas un juriste, pas un éditeur, pas systématiquement un doctorant. Par contre, il est le seul à avoir tous ces acteurs pour interlocuteurs directs, si bien qu’il se trouve dans une position de force pour organiser, par exemple, une journée d’étude qui pourra tous les rassembler, en s’appuyant sur son réseau professionnel et interprofessionnel  11, et qui sera organisée par le pôle de recherche et d’enseignement supérieur (PRES) Université Lille Nord de France, signe que ces aspects de la formation gagnent à être envisagés à une échelle dépassant un seul établissement documentaire ou une seule école doctorale.

Est-ce là abandonner son travail, son statut et sa légitimité de formateur, gagnés de si haute lutte dans la communauté universitaire ? La question reste posée et suscite un réel débat. Il reste que la capacité à être force de proposition, à coordonner les actions de différents interlocuteurs, est une réelle compétence. Une nouvelle corde s’ajoute donc à l’arc du bibliothécaire-formateur.

Émergence d’un nouveau besoin : l’aide à la diffusion

Le développement de formations collectives et structurées ne suffit pas à répondre à tous les besoins des doctorants. Ainsi, au travers des multiples questions qui parviennent aux SCD (questions soit directement formulées par les doctorants, soit réorientées par les écoles doctorales, ou encore via la liste des correspondants Star), se dessine la nécessité d’un accompagnement des doctorants plus quotidien et personnalisé dans les différentes étapes de leur thèse, et en particulier dans le domaine du droit d’auteur et des perspectives de diffusion. Ces questions révèlent en effet une grande ignorance du statut juridique de la thèse, une inquiétude persistante quant au risque de plagiat et une méconnaissance du rôle des thèses dans la diffusion et la valorisation de la recherche française.

Or, il apparaît qu’aucun interlocuteur lié au circuit des thèses (scolarité, écoles doctorales, Abes, PRES, SCD…) ne semble légitime pour prendre en charge à lui seul ces demandes émergentes, car elles font appel à des compétences nouvelles, que personne ne maîtrise complètement à ce jour, puisqu’il faut connaître précisément le statut juridique complexe de la thèse  12 ainsi que son évolution dans le cadre de la loi Dadvsi  13. De plus, des connaissances juridiques théoriques ne suffisent pas : il faut être en mesure de proposer aux doctorants des solutions pragmatiques et applicables à leur propre cas. Enfin, il faut être conscient de l’importance de la diffusion des thèses en ligne, ce qui suppose une certaine familiarité avec l’économie de la documentation électronique et les divers modes de diffusion de la recherche. S’il est clair que les formations collectives et structurées destinées aux doctorants constituent une forme de réponse, elles ne comblent cependant pas un besoin de suivi individualisé et réactif.

Pour répondre à ces demandes émergentes, le SCD est en définitive le service le plus indiqué, en agissant non pas seul, mais en s’appuyant sur le réseau de ses partenaires.

De fait, il est naturellement sollicité par les doctorants, compte tenu de son rôle de premier plan dans la mise en place de Star, mais aussi parce que la bibliothèque est souvent le service le plus ouvert et le plus accessible de l’université, aussi bien sur place qu’à distance. Par ailleurs, en tant qu’acquéreur, utilisateur et producteur de ressources électroniques, le SCD connaît les enjeux de la publication scientifique et des archives ouvertes : il a donc une certaine légitimité pour présenter le paysage de la documentation électronique et promouvoir la diffusion des thèses en ligne. Ainsi, le SCD de Lyon 2, pionnier dans ce domaine, assume pleinement cette mission depuis plusieurs années  14 et s’engage encore davantage dans cette voie, puisqu’il propose à ses doctorants de diffuser leur thèse sous une licence Creative Commons  15.

Enfin, bien que n’étant pas spécialiste du droit d’auteur appliqué aux documents électroniques, la bibliothèque est néanmoins constituée de professionnels de la recherche d’information, c’est-à-dire d’interlocuteurs capables de retrouver toute la documentation disponible par une veille documentaire efficace, d’identifier un réseau de spécialistes (service juridique, professeurs de droit…) vers qui réorienter les demandes qui dépassent ses compétences, et de capitaliser toutes les réponses apportées dans des bases de connaissances ou des foires aux questions.

Un nouveau souffle pour le service des thèses du SCD de Valenciennes : d’une logique administrative à une logique de services

Les services des thèses des bibliothèques sont souvent réduits à une dimension strictement administrative. Les interactions entre ces services et leur public sont rares, et se produisent essentiellement au moment de la procédure de dépôt à la bibliothèque.

Le projet de dépôt électronique des thèses a permis à ce service du SCD de Valenciennes de se positionner comme un véritable partenaire de la recherche grâce à la création de « Points info thèses » sur chaque site accueillant des doctorants. L’objectif est de rassembler en un lieu clairement identifiable par les usagers une sélection de documents répondant aux questions que peuvent se poser les doctorants tout au long de leur parcours. Il ne s’agit pas de dupliquer l’offre des autres services mais au contraire d’établir des partenariats au sein de l’établissement en orientant les doctorants vers les services ad hoc. Concrètement, les doctorants peuvent consulter de la documentation sur : les conventions Cifre (Conventions industrielles de formation par la recherche), les associations de docteurs, la procédure de dépôt de thèse, l’insertion professionnelle des docteurs, etc. Chaque « Point info thèses » est géré par un responsable formé pour être en mesure d’apporter aux usagers tous les compléments d’information nécessaires et de faire de la veille pour enrichir l’offre de documents.

Le service des thèses du SCD de Valenciennes a également intégralement revu le contenu du guide qui était distribué aux usagers, toujours dans cette même logique d’accompagnement du doctorant. La procédure de dépôt de thèse y est détaillée, et le guide s’est enrichi d’une foire aux questions traitant les thèmes de la diffusion, du droit d’auteur, du devenir de la thèse après soutenance, des moyens pour améliorer la visibilité de la thèse dans le Sudoc, de la production de la thèse comme document. Des entretiens avec des doctorants et des enseignants-chercheurs ainsi qu’un travail de rédaction impliquant l’ensemble du service ont permis de cibler les questions récurrentes autour de la thèse. Document d’information, ce guide du doctorant est aussi un outil de communication pour le service des thèses puisqu’il permet de valoriser les compétences de l’équipe et de positionner le SCD sur le thème de l’aide à la diffusion de la recherche. Dans une logique de partenariat, le guide est diffusé dans les autres services en contact avec les doctorants, et est disponible sur le portail documentaire et sur le site de l’université dans la rubrique « Recherche  16 ».

Un impact considérable

La mise en place du dépôt électronique national des thèses a un impact considérable sur les différents services et métiers de l’université. Et le SCD, en tant qu’acteur réglementaire du dépôt des thèses, tire pleinement parti de cette nouvelle configuration. Au cœur de toutes les interactions, il est en mesure d’identifier les acteurs, actuels comme potentiels, et de les fédérer. Si les bibliothèques ont acquis une nouvelle visibilité à l’échelle de leur établissement, il n’en demeure pas moins qu’elles doivent encore la conquérir à l’échelle régionale, en trouvant entre autres une place dans le paysage complexe de la formation doctorale. Cette question est particulièrement prégnante pour les bibliothèques d’établissements membres d’un PRES doté de compétences dans la formation doctorale, comme le PRES ULNF dont font partie les universités de Lille 2 et de Valenciennes.

L’effort de coopération régionale peut s’appuyer sur de multiples leviers. Ainsi, dans le cadre du PRES ULNF et à l’initiative du SCD de Valenciennes, un groupe de travail réunissant les SCD de la région a été formé afin de recenser les dispositifs mis en place dans chaque établissement, d’envisager les bases possibles d’une action mutualisée et de cartographier les domaines de compétence de chacun.

À travers les exemples des SCD de Lille 2 et de Valenciennes, on constate que, si les solutions d’accompagnement aux doctorants se déclinent de manière locale, il n’en demeure pas moins qu’à l’échelle nationale on assiste à l’émergence de questionnements communs aux professionnels des bibliothèques. La liste de diffusion des correspondants Star témoigne de cette convergence autour de thématiques récurrentes : comment organiser le nouveau circuit de dépôt des thèses ? Quelles formations proposer pour accompagner les doctorants ? Comment apporter une réponse concrète aux problèmes juridiques exacerbés par la diffusion des thèses sur internet ? etc. Les professionnels des établissements engagés dans le passage au dépôt électronique national des thèses bénéficient de ce lieu d’échanges qu’est le réseau Star, mais on peut se demander quels pourraient être les autres espaces de dialogue nationaux autour des problématiques de production et de diffusion de la recherche. De plus, si les bibliothèques veulent jouer pleinement le rôle de partenaires de la recherche, elles doivent mobiliser et développer de nouvelles compétences. Ainsi, la question de la formation continue constitue le centre de ce nouveau positionnement des bibliothèques. Nouveau dépôt des thèses, nouveaux acteurs, nouveaux rôles, nouveaux partenariats : autant de défis à relever pour les bibliothèques universitaires.

Novembre 2010