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L’insertion professionnelle, enjeu pour les universités :

des perspectives pour les services communs de la documentation

Sandrine Malotaux

Archiviste paléographe, titulaire du DCB, Sandrine Malotaux est responsable du SCD de l’Institut national polytechnique de Toulouse. Elle a auparavant dirigé la BU de pharmacie d’Aix-Marseille-2, les médiathèques françaises du Royaume-Uni, puis la BU de sciences de Toulouse-3. Elle a écrit « La place des bibliothèques publiques dans la politique du gouvernement britannique » (BBF, 1999, no 6).

L’insertion professionnelle peut sembler l’une des missions naturelles de l’enseignement supérieur mais, reconnaît le rapport Hetzel  1 publié suite au débat national Université-Emploi en octobre 2006, cette mission est peu ou mal reconnue jusqu’au sein même de l’université. L’action menée par les universités, si elle est réelle, reste dispersée, inégale et perfectible. Les chiffres sont éloquents : un an après l’obtention de leur diplôme, 53 % des diplômés universitaires à bac + 4 recherchent toujours un emploi  2. Trois ans après leur sortie, 11 % des diplômés sont encore au chômage  3.

Une des priorités des universités

Le rapport de la commission Université-Emploi fait de l’insertion professionnelle l’une des priorités des universités et propose un véritable plan d’action : améliorer l’orientation, favoriser la réussite des étudiants à l’université – préalable indispensable –, renforcer la professionnalisation des diplômes (particulièrement la licence) pour améliorer l’« employabilité » des jeunes diplômés, resserrer les liens entre universités et monde professionnel.

L’insertion professionnelle est l’un des maîtres-mots de la réforme en cours des universités, et cette priorité est affichée au plus haut niveau : le directeur général de l’enseignement supérieur (DGES) lui-même deviendrait sous peu DGES-IP (directeur général de l’enseignement supérieur et de l’insertion professionnelle)  4.

L’insertion professionnelle est devenue depuis la loi sur les libertés et responsabilités des universités (LRU) l’une des six missions officielles des universités, elle est maintenant inscrite au Code de l’éducation, article L-123-3 : « Les missions du service public de l’enseignement supérieur sont : 1o la formation initiale et continue ; 2o la recherche scientifique et technologique, la diffusion et la valorisation de ses résultats ; 3o l’orientation et l’insertion professionnelle ». Un bureau d’aide à l’insertion professionnelle (BAIP) sera selon la loi créé dans chaque université afin de coordonner la mise en œuvre de cette nouvelle mission.

Celle-ci s’ajoute également aux missions confiées aux enseignants-chercheurs dans le projet de décret modifiant leur statut : « Ils assurent la direction, le conseil et l’orientation des étudiants et contribuent à leur insertion professionnelle 5. » L’insertion professionnelle est, enfin, l’un des piliers du plan pluriannuel pour la réussite en licence (ou plan licence) lancé en 2008, qui a pour ambition de faire de la licence une formation « ouverte sur les métiers », « qualifiante », et un diplôme « tremplin pour un emploi ». Toutes ces mesures sont inspirées des propositions du rapport Hetzel.

Malgré l’impression de nouveauté que peut donner l’ébullition médiatique récente autour de ce thème, les universités s’intéressent depuis longtemps à la question du devenir professionnel des jeunes diplômés. L’arsenal de mesures présentées par le rapport Hetzel s’inspire majoritairement des « bonnes pratiques » de certaines universités ; son principal intérêt est de les rassembler, de les mettre en cohérence, et d’avoir suscité un mouvement de fond qui pourrait permettre leur généralisation.

Avant la réforme : une action réelle…

Depuis 1986, les universités peuvent se doter d’un service commun universitaire pour l’information, l’orientation et l’insertion professionnelle (SCUIO-IP)  6. Le rôle de ces services est d’informer les étudiants sur les différentes filières d’études et leurs débouchés, de les aider à construire leur parcours, de les former enfin à la recherche d’emploi. Ils proposent des entretiens avec des conseillers d’orientation, organisent des ateliers de rédaction de CV et lettres de motivation, voire des simulations d’entretien. Ils disposent d’un fonds documentaire concernant les entreprises, la recherche d’emploi et les métiers. Dirigée par un enseignant, l’équipe du SCUIO est constituée de conseillers d’orientation-psychologues et de documentalistes.

Dès les années 1990, plusieurs universités ont mis en place un dispositif proche du projet personnel et professionnel (PPP), l’une des mesures recommandées par le rapport Hetzel. Les instituts universitaires professionnalisés (IUP) ont souvent été novateurs dans ce domaine et ont constitué le « laboratoire » d’expérimentation des dispositifs d’insertion. C’est ainsi le cas des IUP de l’université Toulouse-3, où ce projet, piloté par les enseignants, a démarré au milieu des années 1990. Il s’agit d’assurer un accompagnement de l’étudiant pendant ses premières années d’études, tout en travaillant à son orientation, et de le préparer à la recherche d’emploi. Ce dispositif a évolué au fil des années, au gré d’échanges d’expérience avec d’autres universités engagées dans le même processus (Poitiers, Grenoble-1, Valenciennes, Strasbourg).

Dans sa version finale, le projet personnel et professionnel de l’étudiant conçu à Toulouse-3 combine des entretiens individuels réguliers, une initiation à l’environnement universitaire et à la méthodologie du travail universitaire, la réalisation par l’étudiant d’un « portefeuille d’expériences et de compétences » (depuis 2007), préalable indispensable à la rédaction d’un CV et d’une lettre de motivation qui font l’objet d’ateliers, et enfin une recherche de stage. Il s’agit donc clairement, par une démarche progressive, d’assurer d’abord toutes les conditions de la réussite de l’étudiant, son orientation, puis de le former à la recherche d’emploi. Ce dispositif s’applique maintenant à tous les étudiants et se prolonge pendant les trois années du cursus licence, en associant le SCUIO et le SCD.

Le rapport Hetzel insiste également sur le développement de compétences pratiques indispensables à l’exercice professionnel : langues étrangères et maîtrise de l’outil informatique. Les universités s’en sont préoccupées avant le débat Université-Emploi : des cours de langues existent depuis fort longtemps dans les cursus et, depuis 2003, le certificat informatique et internet (C2i) mis en place dans chaque université doit permettre aux étudiants d’acquérir un niveau minimum de compétences informatiques. Cette dernière mesure a un objectif professionnalisant manifeste, puisqu’« il s’agit de pouvoir établir que [les étudiants] maîtrisent des compétences qui les aideront à s’insérer dans le monde des activités professionnelles 7 ».

… mais insuffisante

Malgré tout, l’action des universités en matière d’insertion professionnelle demeure insuffisante, parfois mal organisée et s’avère très disparate d’une université à l’autre.

Faute de personnel, les horaires d’ouverture des SCUIO restent très insatisfaisants : huit demi-journées par semaine en moyenne, rarement au-delà de 17 heures. L’équipement informatique de ces services est parfois dérisoire, leur fonds documentaire est réservé à une consultation sur place. La gestion des stages se fait le plus souvent au niveau des filières, et non de manière coordonnée, d’où une inégalité entre étudiants des différentes filières. Enfin, la mise en place du projet personnel et professionnel peut susciter des résistances de la part de certains enseignants, plutôt partisans d’un enseignement purement « disciplinaire ». Dans certaines universités, il ne s’est développé que dans le cadre de quelques formations et a du mal à se généraliser. L’intégration du C2i aux cursus n’est pas obligatoire (mais « souhaitable 8 »), donc pas toujours réalisée. Quant aux cours de langues, ils ne sont pas toujours dispensés dans les meilleures conditions : effectifs trop nombreux, laboratoires de langue insuffisants. Notons pour terminer que les services communs de la documentation (SCD) sont souvent les grands oubliés du dispositif.

La création des bureaux d’aide à l’insertion professionnelle vise à mieux coordonner cette action. Les BAIP reprennent une partie des missions des SCUIO (avec lesquels ils se confondent parfois) ; ils sont chargés de coordonner la gestion des stages, tâche rendue prioritaire par la généralisation des stages en entreprises portée par le plan licence. Ils sont aussi chargés d’évaluer l’insertion professionnelle des jeunes diplômés, et de publier les taux d’insertion par filière et métier. Selon le rapport Uhaldeborde  9 publié récemment, les BAIP doivent être considérés comme un « dispositif à géométrie variable », prenant en compte les caractéristiques de chaque université : ils peuvent centraliser toutes les missions autrefois réparties entre différents services ou, au contraire, se contenter de les coordonner. Le rapport insiste sur la nécessité de renforcer les partenariats et cite expressément les services communs de la documentation.

Le rôle des services communs de la documentation

Jusqu’à présent, les SCD n’apparaissent pas toujours aux universités comme des partenaires pertinents dans ce domaine : ils sont peu associés au dispositif d’aide à l’insertion, qui relève des enseignants et des SCUIO. Pourtant, les SCD peuvent et doivent y jouer un rôle central ; l’inscription de cette nouvelle priorité à leur agenda renforcera leur position au sein de l’université. Une rapide enquête menée auprès d’une dizaine de SCD montre une dynamique en ce sens.

Formation à la recherche documentaire

L’une des actions à mener concerne bien entendu la formation à la recherche documentaire. Comme le souligne un récent rapport de l’Unesco  10, la maîtrise de l’information est « d’une importance capitale […], afin que les citoyens soient compétitifs et productifs dans la société mondiale de l’information ». L’information occupe une place de plus en plus centrale au sein de l’entreprise et devient toujours plus complexe et multiforme. La capacité à s’informer vite et bien, ou, pour faire court, l’autonomie documentaire, contribue à accroître la compétitivité des jeunes diplômés issus de l’université et renforce leur « employabilité ». L’action menée par les SCD en ce domaine est ancienne : la méthodologie documentaire est enseignée dans -toutes les universités, avec des bonheurs divers. Souvent intégrée aux cursus, le nombre d’heures dont elle bénéficie par diplôme varie considérablement d’une filière à l’autre. Certaines situations sont particulièrement favorables : à Paris Sud, Valenciennes ou Lyon-1 par exemple, une partie des enseignements du C2i est confiée au SCD ; à Toulouse-3, la formation à la recherche documentaire niveau licence est intégrée au projet personnel et professionnel de l’étudiant (PPPE), et concerne donc l’ensemble des étudiants.

Ces formations sont toutefois de nature plutôt académique, liées au travail universitaire (catalogues, bases de données, ressources électroniques académiques, rédaction d’une bibliographie) et peu en prise avec le monde professionnel – à l’exception notable des filières économiques et juridiques. Il s’agit donc d’ajouter à l’offre traditionnelle des formations plus orientées « métier ». Pour la licence, le C2i et le PPPE en sont le cadre idéal ; les BAIP-SCUIO, des partenaires indispensables, afin d’acquérir la connaissance des débouchés et milieux professionnels concernés. Le cas des écoles d’ingénieurs peut sembler différent, et pourtant, le SCD de l’Institut national polytechnique de Toulouse vient de lancer une réflexion sur les formations documentaires, afin de les généraliser et de les rendre plus professionnalisantes, en y introduisant notamment la question des brevets et de l’information économique. L’opportunité d’une formation plus générale aux médias (ce terme désigne ici tous les supports de la communication), incluant la création de contenus sur le web, est également à l’étude.

Documentation sur les métiers

Le domaine de l’information et de l’aide à la recherche d’emploi peut aussi être exploré par les SCD. Cette mission est en principe confiée aux SCUIO, mais, de fait, de nombreuses bibliothèques universitaires l’exercent aussi sans le dire. Partant des besoins de leurs lecteurs, les bibliothèques ont créé des fonds documentaires sur les métiers. Ces fonds sont en partie redondants avec ceux des SCUIO, mais largement plus utilisés : les ouvrages sont acquis en exemplaires multiples et surtout, ils sont empruntables ; autre raison de ce succès, la bibliothèque universitaire est ouverte plus souvent, plus longtemps et plus tard que le SCUIO. Si, pendant longtemps, les relations documentaires entre SCUIO et SCD ont été très distendues, un mouvement de rapprochement à l’initiative des SCD est en cours dans plusieurs universités. La mise en place d’une politique documentaire commune s’esquisse par exemple à Lyon-1, Poitiers, Marne-la-Vallée ou à l’université du Littoral. À Toulouse-3, la bibliothèque de sciences a établi un partenariat associant le SCUIO à sa politique documentaire : le SCUIO participe au choix des titres du fonds « métier », conçu comme un prolongement de son action au sein de la bibliothèque universitaire. Enfin, l’intégration du fonds du SCUIO au catalogue du SCD, réalisée à l’université de Metz, est en cours à Poitiers, Lyon-1 et Marne-la-Vallée.

Aide à la rédaction de CV

Allons plus loin : l’une des missions des SCUIO est la formation à la rédaction de CV et lettres de motivation, généralement réalisée par les documentalistes. Ces formations sont dispensées sous forme d’ateliers facultatifs qui connaissent des succès divers, ou dans le cadre du PPPE. Mais, souvent, c’est à la bibliothèque, ouverte en continu jusque tard le soir, parfois le samedi, et où l’on trouve facilement un ordinateur ou un accès wi-fi, que les étudiants rédigent leur CV. Les bibliothécaires se mettent à acquérir les guides appropriés et se voient de plus en plus sollicités par les étudiants.

Plutôt que de centraliser cette action au SCUIO, il semble donc naturel, par souci d’efficacité, de proposer une aide à la rédaction du CV dans les lieux les plus fréquentés par les étudiants, là où ils se livrent à cette activité, au moment où ils en ont besoin. Réalisée sous le contrôle du SCUIO, qui peut former les bibliothécaires, cette action doit être conçue comme complémentaire des ateliers et prendre la forme d’un service nouveau : une aide professionnelle personnalisée délocalisée, disponible à la demande. De tels services existent dans les bibliothèques universitaires étrangères, en Espagne ou en Grande-Bretagne par exemple. Ils sont encore presque inexistants en France. Œuvrant à la mise en place d’un tel service, la bibliothèque de sciences de l’université Toulouse-3 a dû d’abord convaincre le SCUIO qu’il ne s’agissait pas d’une concurrence, mais bien d’une complémentarité. À Aix-Marseille-1, la bibliothèque de sciences travaille activement sur un projet similaire.

Centres de ressources en langues

Autre terrain exploitable par les SCD, l’aide à la pratique des langues étrangères : des centres de ressources en langues fleurissent actuellement dans les universités. Dans les cas les plus favorables, ils sont installés dans les bibliothèques (par exemple à La Rochelle, Toulouse-1, Metz) et bénéficient ainsi de leurs heures d’ouverture étendues ; dans d’autres cas, le SCD est associé à la politique documentaire (université de Valenciennes). Dans ce domaine, l’établissement d’un partenariat avec le SCD semble davantage aller de soi, mais ce n’est pas encore une généralité.

Plus généralement, on peut se poser légitimement la question de l’efficacité d’un tel éclatement des services aux étudiants dans les universités. Plutôt que d’épuiser des moyens à faire ouvrir des centres documentaires une trentaine d’heures par semaine, il y a beaucoup à gagner d’un rapprochement entre centres de langues, SCUIO et bibliothèques universitaires. Dans le cas des SCUIO, la mission documentaire pourrait être confiée au SCD, l’aide à la recherche d’emploi partagée entre le SCD et le SCUIO, le tout coordonné par le BAIP. Ce serait valider ce qui est déjà partiellement une réalité, et permettrait d’amplifier singulièrement l’action des SCUIO. Ce rapprochement est déjà en cours dans certaines universités : ainsi, à l’université du Littoral, le bureau des stages et le bureau d’insertion professionnelle organisent des permanences dans les locaux de la bibliothèque universitaire. À Toulouse-3, le partenariat établi vise à obtenir une « délégation » de mission de la part du SCUIO.

Proposant une gamme de services étendue et des horaires d’ouverture inégalables dans l’université, à la fois salles de travail, lieux de culture, de sociabilité et de détente, les bibliothèques universitaires jouent un rôle central dans l’animation des campus. À l’image des médiathèques publiques dont elles peuvent avantageusement s’inspirer, c’est en diversifiant leur offre de services, en relayant l’action de tous les partenaires impliqués en faveur de la réussite des étudiants qu’elles renforceront leur rôle au sein de l’université. La priorité donnée à l’insertion professionnelle leur en donne l’un des moyens.