Les bibliothèques départementales et la prestation

Les bibliothèques départementales offrent des prestations aux autres bibliothèques : fourniture de documents, formation, conseil et expertise. Sont-elles pour autant des prestataires ? Quelles sont les particularités de leurs relations avec leurs propres prestataires ? Une enquête réalisée en 2007 par l’Association des directeurs de bibliothèques départementales de prêt permet de préciser quelques aspects de la singularité des bibliothèques départementales dans ce domaine.

Regional libraries (bibliothèques départementales) in France provide services to other libraries such as document supply, training, consultancy and expertise. Can they therefore be seen as service providers? What are the particularities of their relationship with their own service providers? A survey carried out in 2007 by the Association des Directeurs de Bibliothèques Départementales de Prêt highlights some of the peculiarities of regional libraries in this field.

Die regionalen Leihbibliotheken bieten anderen Bibliotheken Dienstleistungen an: Dokumentenlieferung, Fortbildung, Beratung und Expertise. Sind sie trotzdem Dienstleister? Welche sind die Besonderheiten in ihren Beziehungen mit ihren eigenen Dienstleistern? Eine 2007 von der Vereinigung der Bibliotheksdirektoren realisierte Untersuchung ermöglicht, einige Aspekte der Besonderheit der regionalen Leihbibliotheken auf diesem Gebiet hervorzuheben.

Las bibliotecas departamentales ofrecen prestaciones a las otras bibliotecas: suministro de documentos, formación, consejo y peritaje. ¿Son por lo tanto prestatarias? ¿Cuáles son las particularidades de sus relaciones con sus propios prestatarios? Una encuesta realizada en el 2007 por la Asociación de directores de bibliotecas departamentales de préstamo permite precisar algunos aspectos de la singularidad de las bibliotecas departamentales en este ámbito.

Les bibliothèques départementales 1 sont et ne sont pas des bibliothèques comme les autres. Elles le sont parce qu’elles gèrent une collection documentaire qu’elles destinent à des publics. Oui, mais lesquels ? Le prêt direct se fait rare. Elles prêtent surtout à d’autres bibliothèques et leur proposent bien d’autres services.

Ces établissements sont-ils donc des prestataires ? Et leurs propres prestataires sont-ils ceux des autres bibliothèques ? Telles sont les questions qui seront ici abordées. Pour aider à y répondre, nous avons interrogé l’ensemble des bibliothèques départementales fin décembre 2007 et recueilli 38 réponses sur 96, ce qui permet de considérer les résultats comme représentatifs.

Les prestations des bibliothèques départementales

La fourniture de documents

La tradition, ça laisse des traces. L’ordonnance de 1945 qui a créé les bibliothèques centrales de prêt indique : « Les expériences françaises et étrangères ont montré qu’à l’octroi de subventions ou à des dons de livres, il fallait préférer un dépôt temporaire et renouvelable de livres. Ce ravitaillement doit être assuré dans chaque département par une bibliothèque centrale disposant d’un bibliobus  2 . » Les BCP ont été décentralisées le 1er janvier 1986, mais le ravitaillement sous sa forme moderne, la « desserte », demeure.

Trois logistiques de transport sont à l’œuvre :

• le bibliobus, qui fit les beaux jours du prêt direct à l’usager, sert très majoritairement pour le seul prêt aux bibliothèques et parfois aux écoles primaires et maternelles ; il demeure majoritaire mais est en constante régression ;
• le choix dans des locaux de la bibliothèque départementale, centrale ou annexe, ou dans une bibliothèque lui servant de relais, qui implique le transport de caisses par la bibliothèque bénéficiaire ou par la bibliothèque départementale ;
• la navette de livraison des réservations, mensuelle ou bimensuelle, en constante progression depuis quelques années.

Le « ravitaillement » concerne principalement les livres. Les autres types de documents ne sont pas tous présents dans les bibliothèques départementales (87 % de fonds audio et 71 % de fonds vidéo dans notre enquête). Certaines bibliothèques départementales ont franchi l’étape de la création d’un fonds vidéo de DVD sans être passées par l’acquisition de documents sonores. Et nous n’en sommes qu’à l’aube de la fourniture, dans des bibliothèques partenaires, d’accès sur place à des ressources numériques en ligne (trois départements concernés).

La formation

La formation est aujourd’hui une constante de l’activité des bibliothèques départementales, ce qui n’était pas encore le cas en 2001 3.

On trouve partout dans les catalogues de formation des bibliothèques départementales des stages « d’initiation à la gestion d’une petite bibliothèque » de plusieurs jours. La commission Formation de l’ADBDP, Association des directeurs de bibliothèques départementales de prêt, a établi un programme type pour ces stages 4.

Mais s’est également développée une forte activité de stages thématiques souvent d’une demi-journée ou d’une journée, portant tantôt sur un aspect de la gestion des bibliothèques comme le classement ou les questions juridiques, tantôt sur un contenu tel qu’un genre littéraire ou musical.

Les bibliothèques départementales assurent de véritables programmes de formation et sont parfois les seules à le faire dans certains départements ou régions qui ne disposent pas de centre de formation aux carrières des bibliothèques. Les bénéficiaires sont en partie des salariés, la plupart faisant valider des journées de formation dans le cadre des formations statutaires post-recrutement. Signalons aussi que sept bibliothèques départementales sont des centres de formation au diplôme d’auxiliaire de bibliothèque délivré par l’ABF.

Le conseil et l’expertise

Traditionnellement, on distingue le travail de sensibilisation des élus locaux aux nécessités et conditions de développement de la lecture publique, généralement mené par les directeurs (un véritable « travail de VRP », a-t-on parfois dit), et l’aide de proximité aux équipes des petites bibliothèques, allant du conseil prodigué lors d’une visite ou d’une tournée à la démarche spécialisée sur un aspect particulier de la gestion, comme l’assistance au désherbage ou l’informatisation. Mais l’organisation d’un nombre croissant de bibliothèques départementales en équipes ou référents territoriaux, qui va parfois de pair avec une abolition de la pertinence de la limitation d’intervention aux communes de moins de 10 000 habitants, tend à étendre le champ de l’expertise en termes de thématique, de procédures (on peut parler d’accompagnement de projet ou même d’assistance à maîtrise d’ouvrage) et de bénéficiaires, qui peut concerner des communes ou intercommunalités non concernées par le prêt de documents.

Les prestations aux bibliothèques départementales

La fourniture de documents

Ce n’est guère que dans le domaine des acquisitions documentaires que les prestations aux bibliothèques départementales ne constituent pas un marché ou segment particulier. Mais le positionnement au sein de ces grandes collectivités que sont les conseils généraux comme le volume de leurs acquisitions ne dédouanent pas les bibliothèques départementales de l’obligation de respect des règles de la législation sur la commande publique.

Pour les livres, cela n’empêche pas que tout ou partie des lots soient remportés par des fournisseurs locaux, c’est-à-dire situés dans la ville centre dans laquelle, ou à proximité de laquelle, la bibliothèque départementale est implantée, ou du moins dans la grande ville la plus proche, parfois située dans un département voisin. Une seule des BDP ayant répondu au questionnaire ne fait pas appel à un fournisseur local.

Pour acquérir des documents audiovisuels, les bibliothèques départementales ont généralement recours aux grands noms de la distribution aux collectivités (Gam, CVS, Colaco, CD-Mail, Adav). Seules 18 % des bibliothèques départementales ayant répondu font appel à des fournisseurs locaux pour les documents sonores et 5 % pour les DVD.

Les prestations spécifiques aux bibliothèques départementales

Les notices bibliographiques

Ce que les bibliothèques départementales demandent généralement aux fournisseurs de notices, c’est de pouvoir céder les notices bibliographiques qu’elles leur achètent aux bibliothèques de leur réseau. Il est admis qu’elles le fassent à titre temporaire, le temps que leurs documents séjournent dans une bibliothèque. Mais beaucoup souhaitent aussi jouer le rôle de réservoir de notices pour permettre aux bibliothèques de leur réseau de récupérer les données pour le catalogue de leurs propres fonds. La cession temporaire relève d’une tolérance admise. Mais la cession définitive suppose une acceptation explicite, voire un tarif particulier, du fournisseur de notices, si celui-ci en fait commerce.

Les bibliothèques départementales ont les mêmes fournisseurs que les autres bibliothèques, comme le révèle le tableau 1 relatif aux notices de livres, établi d’après notre enquête.

Électre demeure très majoritairement l’outil d’information utilisé par les bibliothèques départementales. Moccam-en-ligne 5, qui permet la récupération automatique des notices de la BnF, fait une percée significative. Deux BDP déclarent ne récupérer aucune notice, dont une utilise Électre et Moccam-en-ligne pour des recherches bibliographiques.

L’équipement des documents

Notre enquête indique que 47 % des bibliothèques départementales font appel, au moins occasionnellement, à des prestataires extérieurs pour l’équipement des livres, dont près de la moitié à des ateliers protégés (CAT, établissements pénitentiaires). L’incitation à l’externalisation a souvent été promue dans les départements comme solution aux difficultés de personnel, de même que l’appel à des prestataires sociaux (de type chantiers d’insertion), dans le cadre des importantes compétences sociales des conseils généraux. On peut légitimement établir un rapprochement entre ces politiques et l’évolution du mode de travail en bibliothèques départementales.

Les SIGB, systèmes intégrés de gestion de bibliothèque

Les bibliothèques départementales prêtent en grand nombre (parfois plusieurs milliers d’exemplaires) à des collectivités ; elles ont besoin de gérer des plannings de rendez-vous ou de tournées de bibliobus et, phénomène montant, de tournées de navettes de réservation.

Dans les bibliobus, elles ont besoin d’effectuer du prêt déporté à l’aide de micro-ordinateurs portables, connectés ou non. Non connectés, les bibliobus doivent embarquer une partie de l’application et des données, puis être connectés au système central pour une mise à jour réciproque. Connectés, ils doivent fonctionner à faible débit. Les applications Fullweb dispensent d’utiliser un ordinateur portable de la BDP, sous réserve que la collectivité visitée ait un accès à internet, ce qui n’est pas encore généralisé.

Les bibliothèques départementales ont besoin, à chaque prêt, d’exporter les données bibliographiques et d’exemplaires concernées vers les bibliothèques à qui elles prêtent des documents, en respectant la Recommandation établie en commun en 1995 avec les associations professionnelles et les fournisseurs de SIGB 6. Cette fonctionnalité a sa réciproque : s’est développé un marché spécifique du logiciel de bibliothèques recevant des documents de sa bibliothèque départementale, avec fonctionnalité d’importation des notices mais aussi des données d’exemplaire, et fonction d’écrasement à la restitution des documents 7.

Dans les années 1990, trois éditeurs de logiciels se partageaient à parts approximativement égales l’essentiel du marché des bibliothèques départementales : MultiLIS, Opsys et Orphée. Le système canadien Multi-LIS jouissait d’une aura liée au fait qu’il équipait les BCP québécoises (rebaptisées depuis CRSBP puis Réseaux Biblio), ce qui l’avait conduit à servir une bonne trentaine de bibliothèques départementales françaises au début des années 1990. Mais des rachats successifs par des sociétés américaines ont handicapé son adaptation au développement du marché français. Il n’existe plus aujourd’hui qu’un quasi-duopole d’Opsys et d’Orphée, qui ont su faire progresser leur offre. Ce qui ne veut pas dire que la situation ne peut pas évoluer dans l’avenir : conquérir une place significative sur le marché des BDP (éventuellement étendu à celui des bibliothèques desservies) peut être un défi à relever pour un fournissuer de SIGB. Ceci vaut en particulier pour les logiciels libres.

Les réponses obtenues lors de notre enquête reflètent l’état national du marché (tableau 2).

La gestion du réseau

Les bibliothèques départementales ont un besoin spécifique : gérer des données factuelles et des statistiques assez fines sur les bibliothèques de leur réseau, voire sur l’ensemble des bibliothèques du département. Dans les années 1990, le développement sous Acces d’Evalbib, par Alain Caraco, alors directeur de la bibliothèque départementale de la Savoie, a permis à de nombreux établissements de disposer d’un produit gratuit, d’autres utilisant des tableaux Excel ou d’autres expédients 8.

Les bibliothèques départementales d’Indre-et-Loire et du Val-d’Oise ont fait développer sous Oracle ou MySQL un produit spécifique, Gébib, qui gère les statistiques mais aussi la formation, voire la circulation de l’information au sein de l’établissement et contient l’amorce d’un logiciel de gestion de projet.

Enfin, Orphée, dans le cadre du module « Prêt bibliothèques départementales », et Opsys sous l’appellation « Fotorézo » ont chacun développé au sein de leur SIGB la gestion des informations sur le réseau et des formations, tandis que leur portail web comporte des fonctionnalités permettant aux bibliothèques desservies de consulter les informations les concernant.

Une gestion informatique en réseau ?

La question d’une gestion globale des bibliothèques d’un réseau départemental est posée depuis longtemps, comme en témoigne un ouvrage aujourd’hui épuisé publié en 1994 par l’ADBDP 9.

Trois modèles émergent aujour-d’hui, limités ou non au réseau de desserte de la BDP, qui suscitent des propositions techniques de la part de fournisseurs :

• l’imposition ou la proposition, à tout ou partie des bibliothèques du réseau, d’un même SIGB installé chez chacune, ce qui peut faciliter la réalisation d’un catalogue collectif réel ou virtuel comprenant ou non la bibliothèque départementale ;
• le portage d’un système unique pour les bibliothèques du réseau en Fullweb, avec constitution d’un catalogue collectif départemental par extraction 10 ;
• la réalisation d’un catalogue collectif départemental constitué par extraction périodique des données des bibliothèques participantes dotées de systèmes divers 11.

La formation

La formation des personnels bénévoles et salariés des bibliothèques de leur réseau, voire de tout le département, est évidemment un volet important de l’activité des bibliothèques départementales. Même si nombre de leurs personnels ont acquis des compétences de formateurs, notamment lors de stages lancés par l’ADBDP, un nombre croissant d’entre elles sous-traitent la réalisation d’un certain nombre de stages à des formateurs qui se sont spécialisés, principalement et exclusivement, sur ce marché. Cela suscite aujourd’hui la publication d’appels à concurrence dans le cadre de la réglementation sur la commande publique, et certains centres régionaux de formation aux carrières des bibliothèques (CRFCB) répondent à ces appels.

Les consultants

L’appel à un consultant pour un cahier des charges informatique n’a rien de particulier, même si celui-ci doit tenir compte des spécificités décrites plus haut.

Plus original est le marché qui se constitue pour la réalisation d’états des lieux et l’élaboration de préconisation pour la refonte des missions de la bibliothèque départementale et/ou pour la mise en place par le conseil général d’un plan de développement de la lecture publique. Si aucun consultant ne s’est spécifiquement spécialisé sur ce segment de marché, certains ont pu y affiner leur offre.

Les bibliothèques départementales sont-elles vraiment des prestataires ?

Nous avons énuméré les différents types de prestations offertes par les bibliothèques départementales et montré en quoi leurs propres prestataires avaient dû adapter leur offre à ce segment de marché, ou s’y étaient spécialisés. Mais peut-on véritablement considérer ces établissements comme des prestataires ?

Ils le sont si l’on se place du point de vue des bénéficiaires dans la mesure où l’offre bédépiste est un élément d’un univers concurrentiel. On alimente son fonds par les dons, les acquisitions et aussi les prêts de la BDP. On se forme auprès du Centre national de la fonction publique territoriale (CNFPT) ou de la BDP. On prend conseil auprès d’un consultant ou de la BDP. Mais on voit bien que ce prestataire est d’un genre très particulier : il est gratuit ! On pourra parler d’effet d’aubaine ou de distorsion de la concurrence.

Non seulement il est gratuit, mais il distribue souvent de l’argent : les bibliothèques départementales instruisent en effet généralement les subventions départementales en matière de lecture publique. Quel est le coût de cette gratuité, de ces subventions ? C’est la prescription. Dans les réseaux départementaux, le client n’est pas roi : il est formé et conseillé. Les bibliothèques départementales dispensent des services à leurs propres conditions. Même la fourniture de documents est souvent conditionnée au respect de quotas destinés à préserver un équilibre des fonds mis à disposition 12.

Toutefois, les bibliothèques départementales se présentent volontiers comme prestataires de services agissant pour satisfaire un public de bibliothèque, et non d’usagers, et veillant à la qualité des prestations donc à la satisfaction de leurs bénéficiaires.

Une autre approche consiste à ne considérer comme usagers, en termes de politique publique, que les personnes physiques fréquentant les bibliothèques. Dans cette optique, les bibliothèques desservies, formées, conseillées, deviennent des partenaires avec qui est passé, formellement ou non, un contrat d’objectifs en vue de la satisfaction de la population 13. Ce contrat, s’il existe, fait souvent -l’objet d’une convention passée entre le conseil général et la commune, quand bien même les acteurs qui mettent en œuvre cette convention sont la bibliothèque départementale d’une part et la bibliothèque locale 14 d’autre part.

Février 2008