C’est en périphérie de Reims, sur le campus Croix-Rouge, que se situe la bibliothèque la plus importante de l’université, en termes de collections, de publics et de personnels, et que s’est décliné le projet de construction de la bibliothèque Robert de Sorbon. Destinée à servir les publics de trois unités de formation et de recherche (UFR Droit et sciences politiques – Sciences économiques et gestion – Lettres et sciences humaines), soit 9 000 étudiants inscrits, elle abrite également les services centraux du service commun de la documentation.

Le projet de reconstruction d’une nouvelle bibliothèque, auquel ont été associés très largement les utilisateurs, nous a permis de repenser globalement, précisément et dès l’origine, le mode de fonctionnement de la bibliothèque ainsi que la politique documentaire à mettre en œuvre pour mieux répondre aux besoins de nos publics. La région Champagne-Ardenne (qui a obtenu la maîtrise d’ouvrage), le cabinet de programmation et l’architecte ont été parfaitement à l’écoute de nos attentes et ont su tracer dans les espaces des orientations fortes en matière de gestion des collections et d’accueil des publics.

L’ancienne bibliothèque occupait un bâtiment de 5 700 m2 ayant fait l’objet d’avis défavorables répétés pour son exploitation normale. Une expertise réalisée en 1996/1997 avait révélé un grand nombre de désordres sur la structure du bâtiment. Elle avait conduit à l’abandon des projets d’extension, à l’étaiement des vides sanitaires et au déménagement de 40 % des collections dans des magasins délocalisés. C’est dans le cadre du contrat de plan État-Région 2000-2006 qu’est donc programmée la reconstruction de la bibliothèque universitaire.

Une dominante pour les collections : les sciences de l’homme et de la société

L’ambition de ce projet est d’affirmer la future bibliothèque Robert de Sorbon comme l’un des lieux de référence de l’université. Adaptée aux nouvelles technologies de l’information, elle est voulue comme un soutien puissant à la recherche, à l’enseignement, à la culture et à la pédagogie. Comme l’école doctorale, comme le très nouveau « bâtiment-recherche », elle consacre dans ses thématiques la dominante sciences de l’homme et de la société (SHS), et favorise la transdisciplinarité. Les deux sections Lettres et sciences humaines, Droit et sciences économiques ont fusionné. L’ensemble des services a été réorganisé de façon à répondre aux besoins. Dès l’entrée dans la bibliothèque, se lisent des parcours documentaires, des espaces de référence clairement identifiés.

La phase de préparation de ces différentes réorganisations a été longue et montre la difficulté, l’ampleur des opérations à mettre en œuvre. Les enjeux sont importants et l’objectif principal reste d’améliorer l’accueil et le service apporté aux usagers. Les besoins sont manifestes : l’ensemble des collections relatives aux sciences de la société et de référence doivent faire l’objet d’une attention particulière. Il s’agit de coordonner, à partir des deux collections existantes, une ligne directrice en matière d’acquisition, évitant tout à la fois lacunes et « doublons » inutiles.

Jusqu’en janvier 2006, la mise en œuvre de ce projet a entraîné la création d’une organisation transversale superposée aux deux sections déjà en place. Le groupe Dewey, du nom de la classification que nous avons choisi d’adopter, est chargé de la coordination du travail sur les collections, que cinq groupes de travail thématiques se répartissent. Ce groupe Dewey est la pierre angulaire du projet. Il a préparé les conditions scientifiques, techniques et matérielles de la fusion et de l’organisation des collections dans la future bibliothèque. Quinze personnes en faisaient partie, la participation était volontaire, chaque agent continuant à assumer les tâches qui lui étaient confiées dans sa section. Un conservateur et un bibliothécaire adjoint spécialisé avaient été missionnés par la direction pour assurer la coordination du groupe : organisation des réunions, contacts privilégiés avec les coordinateurs des groupes de travail, suivi des travaux et du calendrier. Chacun est invité à participer au débat selon son expérience.

Les groupes de travail sont des émanations du groupe Dewey : ils sont chargés de traiter de questions précises et de faire des propositions pour décision. Chaque groupe a des objectifs spécifiques, qui sont tous complémentaires : inventaire et récolement, désherbage, définition des pôles, table de correspondance CDU/Dewey, magasins. L’ampleur de la tâche se lit aussi dans les chiffres : 150 000 documents auront été recotés.

Cette organisation permet au personnel de participer directement au projet et de s’impliquer selon son intérêt et le temps qu’il peut dégager : il est souvent difficile de s’organiser et de répartir son temps entre travail courant et « projet ».

La bibliothèque verte

La région a souhaité aussi que ce bâtiment soit l’une des premières bibliothèques s’inscrivant dans une démarche de HQE (haute qualité environnementale). Cette démarche a permis de retenir des cibles visant principalement le confort intérieur et la qualité des matériaux choisis, le développement durable. Elle met l’accent sur des points auxquels les bibliothécaires sont particulièrement sensibles. Une véritable attention a été portée aux questions de confort visuel, acoustique et hygrothermique (notamment le confort d’été sans climatisation). Ces questions ont été traitées avec des budgets complémentaires et, une fois n’est pas coutume, tout ne s’est pas joué à l’économie mais pour l’économie future du bâtiment.

Il est offert aux publics et aux personnels des lieux de travail cohérents, fonctionnels, capables de préserver le silence tout en permettant des réunions de travail en commun, ainsi que des espaces dédiés à la formation.

Ouverture au public

La bibliothèque Robert de Sorbon a ouvert ses portes le 11 septembre 2006 et dès l’ouverture fait l’admiration de tous. Plus de 4 000 entrées chaque jour et une fréquentation en hausse de 75 % pour le mois d’octobre sont les faits marquants de cette rentrée universitaire. L’équipement informatique important en nombre et en qualité – 175 places multimédias (dont 90 postes « clients légers » permettant une gestion centralisée), prises réseaux et électriques en grand nombre sur les tables de lecture, 8 bornes wifi, 12 imprimantes réseau – répond à un fort besoin et nous permet de mettre en valeur les ressources électroniques et d’y donner accès.

La bibliothèque est devenue aussi un des lieux de vie préféré de ce campus. Bien entendu, cette fréquentation accrue a des conséquences : la fonction accueil et formation des usagers devient plus que jamais prioritaire et doit être prise en charge aux dépens parfois des fonctions internes. La préparation du déménagement et le travail sur les collections ont permis d’anticiper une partie de ce changement, mais la bibliothèque, dans sa configuration actuelle, révèle, avec encore plus d’acuité aussi, les besoins en personnel et en collections.